Effektiv planlægning

Det er slutningen af endnu en travl arbejdsdag, og selv om du kom tidligt på kontoret og gik sent hjem, føler du ikke, at du har opnået noget væsentligt.

Det er alt for nemt, at det kan ske. Stillet over for endeløse møder, hyppige afbrydelser og presserende opgaver i sidste øjeblik kan du nemt have travlt hele dagen uden at gøre fremskridt med højt prioriterede projekter og mål.

Det er derfor, det er så vigtigt at vide, hvordan du planlægger din tid korrekt. I denne artikel ser vi på de trin, du kan tage for at gøre dette og dermed få tid til det arbejde, der virkelig betyder noget, samtidig med at der stadig er tid til personlig udvikling, familie og venner.

Vigtigheden af planlægning

Planlægning er kunsten at planlægge dine aktiviteter, så du kan nå dine mål og prioriteringer i den tid, du har til rådighed. Når det gøres effektivt, hjælper det dig med at:

• Forstå, hvad du realistisk set kan opnå med din tid.
• Sørg for, at du har tid nok til væsentlige opgaver.
• Sæt tid til “det uventede” ind.
• Undgå at påtage dig mere, end du kan klare.
• Arbejd støt hen imod dine personlige og karrieremæssige mål.
• Hav nok tid til familie og venner, motion og hobbyer.
• Få en god balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Tid er den eneste ressource, som vi ikke kan købe, men vi spilder den ofte eller bruger den ineffektivt. Planlægning hjælper dig med at tænke over, hvad du vil opnå i løbet af en dag, uge eller måned, og det holder dig på sporet til at nå dine mål.

Sådan planlægger du din tid

Sæt et fast tidspunkt til at lave din planlægning – f.eks. i starten af hver uge eller måned.

Der findes en række forskellige værktøjer at vælge imellem. En enkel og nem måde at holde en tidsplan på er at bruge pen og papir og organisere din tid ved hjælp af en ugeplanlægger. (Klik her for at få en gratis downloadbar skabelon til en planlægger, så du kan komme i gang.)

Du kan også bruge apps og software som Google Calendar®, MS Outlook® og Business Calendar. Vælg et planlægningsværktøj, der passer til din situation, den nuværende struktur i dit job, din personlige smag og dit budget.

Det vigtigste, når du vælger din planlægger, er, at du nemt kan indtaste data, og at den giver dig mulighed for at se et passende tidsrum (dag/uge/måned) i den detaljeringsgrad, du har brug for.

Når du har besluttet dig for, hvilket værktøj du vil bruge, skal du forberede din planlægning på følgende måde:

Stræk 1: Identificer ledig tid

Start med at fastlægge den tid, du ønsker at stille til rådighed for dit arbejde.

Hvor meget tid du bruger på arbejdet bør afspejle udformningen af dit job og dine personlige mål i livet.

Hvis du f.eks. stræber efter at blive forfremmet, kan det være klogt at arbejde ud over normal arbejdstid hver dag for at vise din dedikation. Hvis du på den anden side ønsker at have masser af tid til aktiviteter uden for arbejdet, kan du beslutte at udføre de timer, du har fået tildelt, og ikke mere.

Stræk 2: Planlæg de vigtigste handlinger

Næst skal du blokere de handlinger, du absolut skal udføre for at gøre et godt stykke arbejde. Det vil ofte være de ting, du bliver vurderet i forhold til.

For eksempel, hvis du leder folk, skal du sørge for, at du har tid nok til at tage dig af teammedlemmernes personlige problemer, coaching og tilsynsbehov. Du skal også afsætte tid til at kommunikere med din chef og nøglepersoner omkring dig.

Strin 3: Planlæg højt prioriterede aktiviteter

Gennemgå din To-Do List , og planlæg højt prioriterede og hastende aktiviteter samt vigtige vedligeholdelsesopgaver, der ikke kan uddelegeres eller undgås.

Forsøg at placere disse på de tidspunkter af dagen, hvor du er mest produktiv – nogle mennesker er f.eks. mest energiske og effektive om morgenen, mens andre fokuserer mere effektivt om eftermiddagen eller aftenen. (Vores artikel “Er dette en morgenopgave?” kan hjælpe dig med at identificere dine bedste tidspunkter på dagen.)

Stræk 4: Planlæg tid til uforudsete situationer

Så skal du planlægge lidt ekstra tid til at klare uforudsete situationer og nødsituationer. Erfaringen vil fortælle dig, hvor meget du skal afsætte – generelt gælder det, at jo mere uforudsigeligt dit job er, jo mere uforudsigelig tid har du brug for. (Hvis du ikke planlægger denne tid ind, vil der stadig opstå nødsituationer, og du vil ende med at arbejde sent.)

Fraktuelle afbrydelser kan æde af din tid. Hvis du lærer at håndtere dem, kan du reducere den mængde uforudsete tid, du skal sætte til side. Nogle afbrydelser vil være svære at forudsige, men hvis du lader noget åbent rum i din planlægning, får du den fleksibilitet, du har brug for til at omlægge opgaver og reagere på vigtige spørgsmål, når de opstår.

Stræk 5: Planlæg diskretionær tid

Den plads, du har tilbage i din planlægger, er “diskretionær tid”: tid, der er til rådighed til at levere dine prioriteter og nå dine mål. Gennemgå din prioriterede To-Do-liste og dine personlige mål , vurder den tid, du har brug for til at nå dem, og planlæg dem.

Strin 6: Analyser dine aktiviteter

Hvis du, når du når til trin fem, finder ud af, at du kun har lidt eller ingen diskretionær tid til rådighed, skal du gå tilbage til trin to, tre og fire og sætte spørgsmålstegn ved, om alle de opgaver, du har skrevet ind, er absolut nødvendige. Det kan være, at nogle ting kan uddelegeres eller tackles på en mere tidseffektiv måde.

En af de vigtigste måder, hvorpå du kan skabe succes, er ved at maksimere den løftestangseffekt, du kan opnå med din tid. Øg mængden af arbejde, du kan udføre, ved at uddelegere til andre mennesker, outsource vigtige opgaver eller bruge teknologi til at automatisere så meget af dit arbejde som muligt. Dette vil frigøre dig til at nå dine mål.

Hvis du finder ud af, at din diskretionære tid stadig er begrænset, skal du måske genforhandle din arbejdsbyrde eller bede om hjælp . Brug din nyligt udarbejdede tidsplan som bevis på dine store forpligtelser. Det viser din chef, hvor velorganiseret du er, og det kan gøre ham eller hende mere modtagelig over for din anmodning!

Download arbejdsark