Consumer Compliance Outlook

Consumer Compliance Outlook

Af Richele S. Brady, tidligere eksaminator, Federal Reserve Bank of San Francisco

Denne artikel blev første gang offentliggjort i 20091, hvor vi gennemgik almindelige problemer med overholdelse af kravene til escrow accounting i henhold til Regulation X og diskuterede praksis, som institutter kunne overveje for at hjælpe med at forhindre overtrædelser af escrow accounting.

Siden artiklen blev offentliggjort første gang, fortsætter Federal Reserve med at observere escrow accounting-problemer under overensstemmelsesundersøgelser, herunder overtrædelser som følge af brugen af software fra tredjeparter til at udføre escrow-beregninger, hvilket ikke tidligere blev diskuteret. Derfor genopfrisker vi artiklen for at gennemgå almindelige escrow-overtrædelser, diskutere måder at mindske risici på, når man benytter software fra tredjepart, og give en oversigt over en ændring fra 2013 til Regulation X, der tilføjede et krav om escrow-regnskabelse for tvangsplaceret forsikring for boliglån.

ESPROW OVERHOLDELSE AF KONTROL

Federal Reserve System undersøgelsesdata for statslige medlemsbanker viser, at flere af forordning X’s escrow-krav optræder blandt de almindelige overtrædelser, herunder følgende:

• Forståelse af escrow-regnskabsmetoder;
• Udarbejdelse af escrow-oplysningserklæringer;
• Bestemmelse af escrow-depotbeløb;
• Sikring af, at årlige analyser resulterer i korrekte kontosaldi; og
• Opfyldelse af problemer som følge af brug af leverandører.

Vi diskuterer disse spørgsmål nedenfor.

Escrow Accounting Methods

Når de finansielle institutioner opretter og vedligeholder escrow-konti, skal de gøre følgende:2

• Indføre en escrow-kontoanalyse, før der oprettes en escrow-konto, for at bestemme det beløb, som låntager skal indbetale på escrow-kontoen ved oprettelsen, og størrelsen af låntagers periodiske indbetalinger på escrow-kontoen;3
• Udarbejde og udlevere en første escrow-kontoopgørelse til låntageren;4
• Føre en analyse af den deponerede konto ved afslutningen af hvert beregningsår for den deponerede konto for at bestemme låntagers månedlige betalinger på den deponerede konto for det næste beregningsår;5
• Brug den indledende og den årlige analyse af den deponerede konto til at bestemme, om der er et overskud, et underskud eller en mangel, og justere kontoen;6 og
• Fremstille og fremsende en årlig opgørelse af den deponerede konto til låntageren.7

Disse escrow-opgaver skal udføres i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er fastsat i afsnit 17 i Regulation X (12 C.F.R. §1024.17). Desuden begrænser forordningen de beløb, der kan opbevares på escrow-konti, samt specifikke krav til indholdet af de indledende og årlige opgørelser. Særligt bemærkelsesværdigt er kravet i § 1024.17(c)(4) om, at långivere skal foretage en samlet analyse i stedet for en analyse af enkeltposter, når de foretager kontoanalysen. Ved en analyse af en enkelt post tages der hensyn til hver enkelt deponeringspost for sig, mens der ved en samlet analyse tages hensyn til kontoen som helhed for at beregne, om midlerne på den deponerede konto er tilstrækkelige. Sidstnævnte regel har skabt forvirring, hvilket har resulteret i ukorrekte beløb på de deponerede konti.

Initial Escrow Account Analysis and Disclosure

Den indledende analyse af den deponerede konto og den indledende oplysningserklæring danner grundlaget for den deponerede konto. Derfor er det vigtigt at overveje følgende, når kontoen oprettes:

• Initial Escrow Account Analysis (analyse af den indledende deponeringskonto). Overholdelse af de samlede regnskabsregler er nødvendig for at kunne beregne de krævede deponeringsbeløb nøjagtigt. Fejl kan opstå som følge af en kombination af overdreven afhængighed af automatiske systemer til at udføre de krævede beregninger og personale, der ikke er tilstrækkeligt fortrolige med reglerne. Eksempler på specifikke årsager er bl.a.:
• Oprindelige Escrow-indskud. Forordningen kræver, at serviceren skal foretage en analyse af en deponeringskonto, før der oprettes en deponeringskonto.8 Overbelastninger i forbindelse med opkrævning af de første deponeringer sker ofte på grund af fejl i denne første analyse. Serviceren kan opkræve låntageren et beløb, der er tilstrækkeligt til at betale omkostninger for den ejendom, der sikrer lånet, f.eks. skatter og forsikringer, som kan henføres til perioden fra den dato, hvor sådanne betalinger sidst blev betalt, til den første betalingsdato, med det mål at opnå en nulsaldo ved udgangen af det år, hvor den deponerede konto beregnes. Serviceren må dog ikke opkræve låntageren en pude, der er større end en sjettedel af den anslåede samlede sum af årlige betalinger fra deponeringskontoen.

Andre beregnings- eller systemindtastningsfejl kan resultere i fejl i de deponerede beløb. Nogle eksempler omfatter:

• Anvendelse af ukorrekte pudebeløb, der overstiger de lovbestemte begrænsninger;
• Inddrivelse af overskydende midler, når en ejendomsskatterate betales ved afregning;
• Inddragelse af pantforsikringspræmier (MI) i pudebeløbene, når MI-præmier betales månedligt;
• Anvendelse af ukorrekte udbetalingsdatoer ved fremskrivning af aktiviteten, f.eks. anvendelse af forfaldsdatoen i stedet for de forventede udbetalingsdatoer;
• Undladelse af at specificere separate poster på deponeringskonti; og
• Runding af justeringer til et lige beløb i dollar.

Årlig analyse og opgørelse af deponeringskontoen

Som fejl i den indledende analyse af deponeringskontoen ofte forårsager fejl i det indledende deponeringsbeløb, kan fejl i den årlige kontoanalyse også føre til ukorrekte beregninger, hvilket ofte resulterer i ukorrekte overskuds-, mangel- eller mangelsbeløb. Nogle typiske årsager omfatter:

• Udnyttelse af forkerte udbetalingsdatoer ved fremskrivning af aktiviteten for det næste år (f.eks, ændring af datoer for forventede udbetalinger kan resultere i projektioner af kontosaldi, der er ukorrekte);
• Projektion af overskud, mangler eller mangler baseret på ukorrekte kontosaldi;
• Analyse af en deponeringskonto baseret på en beregningsperiode på mere end 12 måneder;
• Sørge for, at der foretages en grundig gennemgang af forsikrings- og/eller skatteregninger med henblik på en nøjagtig fremskrivning af udbetalingsbeløbene for det kommende år;
• Holde ukorrekte pudebeløb, der overstiger de lovgivningsmæssige krav eller lavere begrænsninger, der er placeret i realkreditlånsdokumenter; og
• Underlade at refundere låntager(e) overskudsbeløb på over 50 $, hvor det kræves i § 1024.17(f)(2)(i). Dette gælder ikke, hvis en betaling ikke er modtaget inden 30 dage efter forfaldsdatoen.9

Sådan skyldes ukorrekte årlige deponeringsopgørelser generelt manglende oplysninger, f.eks. fordi de ikke indeholder alle de krævede elementer, eller fejl i den årlige analyse. Eksempler på oplysninger, der ofte mangler eller er ukorrekte i den årlige opgørelse, omfatter:

• Grunden til, at den forventede lave saldo (dvs, pude) ikke blev nået;
• De samlede beløb, der blev indbetalt til og udbetalt fra en deponeringskonto i det foregående år; og
• En eller flere anslåede betalinger eller udbetalinger, der mangler i kontoanalysen.

Indholdet af den årlige escrow-kontoopgørelse

Servicer er generelt forpligtet10 til at fremlægge en årlig escrow-kontoopgørelse, der omfatter en kontohistorik, som afspejler aktiviteten på escrow-kontoen i løbet af escrow-kontoberegningsåret, og en fremskrivning af aktiviteten på kontoen for det næste år.11

Kontohistorikken kan være ufuldstændig på grund af et skift i servicer i løbet af lånets løbetid. Når der sker ændringer i serviceringen, er det vigtigt, at den nye servicer sikrer sig, at den modtager kontohistorikken fra den tidligere servicer.

Risici ved at bruge software fra tredjepart til at udføre escrow-beregninger

Nogle finansielle institutioner er afhængige af software fra tredjepart til at udføre escrow-beregninger og oprette de krævede oplysninger. Softwareleverandører skal, som alle andre leverandører, forvaltes korrekt for at mindske risikoen for overtrædelser. I en tidligere artikel diskuterede Outlook dette spørgsmål:

“Mange banker bruger software fra leverandører til at generere forbrugeroplysninger for forskellige låne- og indlånsprodukter. Efter ændringer af reglerne om oplysning i de sidste mange år har nogle leverandører undladt at opdatere deres software, hvilket har resulteret i forskellige fejl på oplysningsformularerne. Problemer af denne art opstår, når bankens ledelse udelukkende stoler på sælgeren uden at foretage sin egen uafhængige gennemgang af oplysningskravene for at sikre, at de nødvendige ændringer er implementeret. “12

Dertil kommer, at pengeinstitutter som kontrol med jævne mellemrum kan verificere, at leverandørens software udfører escrow-beregninger korrekt.

Supplerende escrow-krav for låntagere med hazardforsikring: §1024.17(k)(5)

I en regeludformning fra 2013, der gennemførte Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act13 , tilføjede Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) en bestemmelse om tvangsplacering af forsikringer, der gælder for låntagere med deponeringskonti til betaling af fareforsikring.14 Når en låntager er mere end 30 dage forsinket med betalingen af sit realkreditlån, forbyder forordningen generelt en låneadministrator at købe tvangsplaceret forsikring. I stedet skal serviceren, medmindre serviceren er en “lille servicer” og opfylder visse betingelser eller er “ude af stand til at udbetale midlerne” (begge disse to punkter behandles i det følgende), betale præmien for den eksisterende forsikring fra låntagers deponeringskonto, selv om deponeringskontoen ikke har tilstrækkelige midler til at dække præmien.15 Hvis en servicer udbetaler midler i henhold til denne bestemmelse, kan den søge om tilbagebetaling fra låntageren.16

Forud for denne ændring kunne långivere tillade, at en risikoforsikringspolice bortfalder, når låntagerne var mere end 30 dage i restance med deres realkreditlån, og erstatte den med en tvangsplaceret forsikringspolice, som ofte er dyrere.17 I præamblen til den endelige regel forklarede BCFP sin bekymring over denne praksis:

Force-placed insurance generally provides substantially less coverage for a borrower’s property at a substantially higher premium cost than a borrower-obtained hazard insurance policy, as discussed below in connection with §1024.37. … Når en servicer modtager regninger for låntagers risikoforsikring i forbindelse med administrationen af en deponeringskonto, skader en servicer, der vælger ikke at udbetale forskud til en misligholdt låntagers deponeringskonto for at opretholde låntagers risikoforsikring og lader denne forsikring bortfalde, og derefter udbetaler et langt større beløb til låntagers deponeringskonto for at opnå en tvangsplaceret forsikringspolice, låntageren på urimelig vis. Afsnit 1024.17(k)(5) … beskytter låntagere mod uberettiget tvangsanbringelse af forsikringer, når en servicer ikke har et rimeligt grundlag for at pålægge låntageren dette gebyr.
– 78 Fed. Reg. på 10712

“Ude af stand til at udbetale midler”

Forbuddet i afsnit 1024.17(k)(5) mod at købe tvangsplaceret forsikring gælder ikke, når en servicer er “ude af stand til at udbetale midler.”

Dette sker, når en servicer har et rimeligt grundlag for at tro, at: 1) låntagers forsikring bliver annulleret (eller ikke fornyet) af andre årsager end manglende betaling, eller 2) ejendommen er tom. BCFP har medtaget undtagelsen for tomme ejendomme, fordi mange fareforsikringspolicer ikke dækker tab på tomme ejendomme.

Kommentaren til reglen indeholder eksempler på situationer, hvor en servicer har et rimeligt grundlag for at tro, at en låntagers forsikring er blevet annulleret af andre årsager end manglende betaling: (1) når en låntager meddeler en servicer, at låntageren har opsagt sin fareforsikring, og serviceren ikke har modtaget meddelelse om anden fareforsikring, (2) når en servicer modtager en meddelelse om opsigelse eller manglende fornyelse fra låntagers forsikringsselskab, inden der forfalder betaling på låntagers fareforsikring, eller (3) når en servicer ikke modtager en betalingsmeddelelse inden udløbsdatoen for låntagers fareforsikring.18 Når en af disse betingelser er til stede, vil en servicer kunne købe en tvangsplaceret forsikring i henhold til § 1024.17(k)(5).

Små servicer-undtagelse

En begrænset undtagelse gælder for “små servicere”, som defineret i 12 C.F.R. § 1026.41(e)(4)(ii). Små servicere kan opnå en tvangsplaceret forsikring, selv om den lille servicer er i stand til at udbetale midler fra en låntagers deponeringskonto, forudsat at omkostningerne for låntageren er mindre end det beløb, som den lille servicer ville skulle udbetale for at opretholde låntagerens eksisterende risikoforsikringspolice.

Håndtering af escrow-risici

Institutioner, der tilbyder escrow-konti, kan håndtere risici ved at gennemgå escrow-regnskabssystemer og -oplysninger for at sikre overholdelse af kravene i 12 C.F.R. §1024.17. Hvis du analyserer de escrowregnskabsproblemer, der er behandlet i denne artikel, og deres årsager, når du begynder denne proces, vil det være med til at sikre, at du ikke begår de samme fejl. Långivere, der har eller administrerer lån med deponeringskonti, kan også overveje følgende praksis for at hjælpe med at styre risici:

• Forstå forskellene mellem analyser af enkeltposter og aggregerede analyser. Denne sondring er en nøglefaktor i forbindelse med overholdelse af kravene til escrowregnskaber.
• Udfør regelmæssig uddannelse af personalet om escrowkravene og omfatter uddannelse i korrekt brug af den softwareplatform, der anvendes til at generere escrowkonto-oplysninger.
• Udfør regelmæssig systemtest for at sikre, at systemerne udfører escrowkonto-analyser nøjagtigt.
• Gennemgå realkreditlånsdokumenter for at finde ordlyden vedrørende pudebegrænsninger og sikre, at systemerne overholder enten de lovmæssige eller de kontraktmæssige pudebegrænsninger, alt efter hvad der er lavest.
• Udarbejde politikker og procedurer for krav til deponeringskonti.
• Udføre periodiske overensstemmelsesvurderinger og revisioner, der omfatter escrowregnskab samt escrowkontoopgørelser.
• Periodisk verifikation af, at leverandørens beregninger er korrekte, og at leverandøren gennemfører lovmæssige ændringer i escrowkravene.
• Samme opfølgning efter en systemopdatering eller softwareopgradering for at sikre, at parametre ikke utilsigtet blev ændret, hvilket resulterede i et tidligere ikke-eksisterende problem.

KONKLUSION

Den potentielle indvirkning på forbrugerne og de dermed forbundne risici for långivere gør overholdelse af kravene til indledende og årlige escrow-kontoopgørelser særligt vigtige. Selv om denne artikel indeholder nogle praktiske oplysninger, der kan hjælpe institutterne med at styre risici, behandler den ikke udtømmende alle regler vedrørende deponering og heller ikke alle kompleksiteterne i reglerne om deponeringsregnskaber. Specifikke problemer og spørgsmål bør tages op med kontaktpersonen for overholdelse af forbrugerlovgivningen i din reservebank eller med din primære tilsynsmyndighed.

Endnote

1 Richele Brady, “Escrow Accounting Rules: Are You in Compliance?” (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)

2 Kravene om deponering fremgår af 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 Kravet om deponeringserklæring gælder ikke, hvis lånet er i misligholdelse eller tvangsauktion, eller hvis låntageren har indgivet konkursbegæring. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd og Mark Jennings, “Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14. februar 2013)

14 78 Fed. Reg. på 10714