13 garanterede metoder til at blive en bedre skribent — Hurtigt

Kommunikationsevner er vigtigere end nogensinde, men hvad nu hvis din grammatik ikke er helt i orden?

For 50 år siden ville du være gået hen til din kollegas skrivebord eller have ringet op på anden sal for at stille et spørgsmål. Nu er det standardpraksis, uanset om dine kolleger sidder i kuben ved siden af eller en halv verden væk, at sende dem en e-mail, en chatbesked eller en sms.

Dette skift i den grundlæggende kommunikation har gjort skrivefærdigheder afgørende for, at man bliver lyttet til dem.

Et stigende antal medarbejdere “arbejder med folk, de aldrig har mødt, og kommunikerer med dem stort set via e-mail”, siger Will Ellet, adjungeret professor i skrivning ved Brandeis International Business School, til CNBC.

Og uanset hvilket format din skriftlige kommunikation tager, skal den være klar og præcis. Misforståelser kan føre til dyre fejltagelser. I betragtning af, at den gennemsnitlige erhvervsdrivende sender og modtager mere end 100 e-mails om dagen, er der ingen, der har tid til at læse fortravlede beskeder, der ikke hurtigt kommer til sagen.

Vi kunne alle bruge en lille genopfriskning af vores skrivefærdigheder på forretningsområdet. Og takket være et væld af gratis kurser og ressourcer på nettet kan vi forbedre vores grammatik og skrivefærdigheder fra vores egen skrivebordsstol – uden at bruge en krone.

For at komme i gang har vi samlet en liste med tips til hurtigt at forbedre dine skriftlige kommunikationsevner. Tjek dem ud. (Og hvis du er på udkig efter mere, er her en fremragende liste over nyttige websteder og værktøjer, der behandler almindelige grammatiske spørgsmål og fejl.)

Udvikl en daglig skrivevane.

Ovelse gør mester, så sæt blot 10 eller 15 minutter af hver dag til at skrive frit. Frit skrivning er en sund daglig vane, der giver dig mulighed for at få dine tanker ned på papir (eller computer) uden at bekymre dig om at skitsere eller læse korrektur på dine idéer. Tænk på det som en dagbog, men fokuser din daglige post på personlig udvikling eller et emne, som du ønsker at blive – eller blive betragtet som – ekspert i.

Når du er færdig med at skrive hver dag, kan du bruge et værktøj som Grammarly til at hjælpe dig med at opdage fejl og huske dem til den næste dag.

Forsøg at læse hver dag.

Ud over at skrive hver dag er en daglig læsevane også afgørende for at øge dit ordforråd og udvide dit skriverepertoire.

Vær dog selektiv med hensyn til dine valg af læsning. Selv om læsning generelt hjælper dig med at indtage nye synspunkter, kan det indhold, du læser, have den største indflydelse på, hvad du får ud af det. Ifølge en undersøgelse fra University of Florida kan læsning af akademiske tidsskrifter og litterær fiktion faktisk gøre dig i stand til at gennemføre mere komplekse skriveprojekter end læsning af simpelt, kurateret eller popkulturelt webindhold.

Så pak en roman sammen med din frokost eller gennemse et magasin. Selv brancheblogs kan være en god kilde til kvalitetsskrivning (hvis vi selv skal sige det).

Kapitaliser, når du skal.

Se, hvordan University of Florida offentliggjorde den undersøgelse, som der blev henvist til i det forrige tip. Og læg mærke til, hvordan “University of Florida” skrives med store bogstaver.

Det kan virke pedantisk at belære dig om grundlæggende grammatiske regler, men det er ikke altid klart, hvad der fortjener at blive skrevet med store bogstaver, og hvad der ikke gør. Her er to typer af tekster, som du altid bør undersøge nøje, når du sætter store bogstaver på dine ord:

• Egentlige navneord. Hvis der er tale om et officielt navn på en person, en by, en virksomhed, et produkt, en bog, en publikation, et land, et kontinent, en statslig stillingsbetegnelse eller en skole (vi mangler sikkert nogle på denne liste), skal du skrive det med stort. Disse ord henviser til specifikke personer, steder eller ting, og bør skrives med stort for at afspejle det.
• Titelbetegnelse. Når du giver en ny historie, bog, artikel eller endog et nyt afsnit af en artikel en titel, skal du bruge store bogstaver for at skelne det. Det betyder, at emnelinjer i e-mails, overskrifter på blogindlæg og endda rapporttitler skal skrives med store bogstaver. Tjek Associated Press Stylebook for at lære en populær måde at gøre det på.

Undgå at bruge udråbstegn.

Ofte bruger vi udråbstegn for meget som en krykke.

“Bed ikke tegnsætning om at gøre et ords arbejde,” advarer Beth Dunn, chefskribent og redaktør på HubSpot’s produktteam. “Det udvander dit budskab.” Hun foreslår i stedet at arbejde på at få vores ord til at formidle mere præcist, hvad du ønsker at sige. Når du er i tvivl om, hvorvidt du skal bruge et udråbstegn, kan du konsultere dette flowdiagram.

Tænk altid på din målgruppe.

Du kan være afslappet over for dine kolleger og kollegaer, men når du kommunikerer med ledelsen eller kunderne, er det en god idé at skrive med en mere formel grammatik.

Hold dig for øje, at “formel” ikke nødvendigvis betyder stiliseret eller gammeldags. Det kræver snarere, at du bruger sammentrækninger sparsomt (“det er” i stedet for “det er”), vælger dine hilsenord med omhu (“hello” og “hi” er mere formelle end “hey”) og vælger din humor med omtanke.

Det er meget sværere at formidle tonen i form af ord, end det er personligt – med de ovenfor beskrevne former for formalitet kan du kompensere for dette og sikre, at dine tilhørere ikke føler sig respektløst behandlet.

Spar på fyldord og buzzwords.

Svært formulerede vendinger som “på grund af at” bør udskiftes med deres enklere, mere ligefremme synonymer. (I dette tilfælde er “fordi” tilstrækkeligt.)

Visse buzzwords er måske trendy, men det betyder ikke nødvendigvis, at de er effektive til at kommunikere idéer klart. Fjern dem fra din virksomhedskommunikation, medmindre du er sikker på, at alle forstår præcis, hvad “synergi” betyder.

Tilmeld dig et gratis skrivekursus online.

Du vil blive overrasket over, hvad du kan lære af et gratis online skrivekursus. Massively open online courses (MOOCs) bliver kun flere og flere, og du kan finde gratis kurser, der udbydes af Coursera, Udemy og edX samt universiteter som Harvard, Stanford og MIT.

Brug skriveskabeloner.

Skabeloner kan spare dig for en del tid og kræfter. Hvis du regelmæssigt skal sende lignende breve eller notater ud, kan du oprette en skabelon med felter, der kan tilpasses. Du kan altid personliggøre din kommunikation med en sætning eller to.

Her er 78 gratis skabeloner til indholdsoprettelse til e-bøger, pressemeddelelser, SlideShares, infografikker og meget mere, som kan hjælpe dig i gang.

Sørg for at tiltale folk korrekt.

Undgå at fornærme nogen ved et uheld ved at tjekke navne, køn, personlige pronominer og titler tre gange.

Dustin Wax fra Lifehack skriver: “Hvis du ikke er sikker på stavemåden af nogens navn, deres stillingsbetegnelse (og hvad den betyder) eller deres køn, skal du enten a) tjekke med en person, der ved det (f.eks. deres assistent), eller b) i tilfælde af køn, bruge et kønsneutralt sprog.”

Studér almindeligt misbrugte ord og vendinger.

Og tag aldrig fejl.

Er det “peek”, “peak” eller “pique”? Hvilket er korrekt: “først til mølle” eller “først til mølle”? Der findes en masse almindeligt misbrugte ord og sætninger, som du bør kende.

For eksempel, hvad er forskellen på “that” og “which”? Kort sagt introducerer “at” væsentlige oplysninger, dvs. de ting, der ville gøre din sætning til noget vrøvl, hvis du tog det ud. Det får ikke et komma. På den anden side introducerer “which” ikke-essentielle oplysninger og får et komma foran sig. (For en uddybende forklaring kan du læse dette indlæg fra Grammar Girl.)

Når du er i tvivl, kan du lave en hurtig søgning på Google. Det er det hele værd.

Slet ordet ‘very’ fra dit ordforråd.

Florence King skrev engang: “‘Very’ er det mest ubrugelige ord i det engelske sprog og kan altid komme ud. Mere end ubrugeligt er det forræderisk, fordi det uvægerligt svækker det, som det er beregnet til at styrke.”

Du vil blive overrasket over den forskel, som det gør i dine tekster at fjerne ordet “very”. Her er et par eksempler:

• Softwaren blev bygget af en meget passioneret gruppe ingeniører.
• Jeg glæder mig meget til at komme i gang med vores næste projekt.
• Den data, som marketingteamet modtog, var meget sigende for hjemmesidetrafikken fra sidste måned.

I alle tre sætninger ovenfor udvander “meget” styrken af det ord, der kommer efter det. Læs nu hver sætning uden “meget”. Lyder de ikke meget bedre?

Hvis du ønsker, at dine tekster skal tale til dit publikum, så lad være med at tilføje “meget” – tilføj et bedre tillægsord. Når du først vedhæfter “meget”, giver du adjektivet en karakter, som det ikke har brug for.

Læs dit skrift højt.

Hvis du sender noget vigtigt, skal du læse det hurtigt igennem højt, før du sender det. Det virker måske lidt mærkeligt, men at læse dine tekster højt er en af de mest effektive måder at opdage stavefejl, grammatikfejl og akavede formuleringer på.

Søg efter feedback fra dine kolleger.

Dette er måske det vigtigste tip af alle til at blive en bedre skribent. Hvis du læser dine egne tekster tilstrækkeligt mange gange, bliver det pludselig bare en væg af ord, der spiller i dit hoved uden nogen reel mening. Den bedste måde at finde ud af, hvordan dine tekster vil falde i dine læseres ører, er ved at få en anden til at læse dem.

Det at få dine kolleger og kollegaer til at give dig feedback på dine tekster giver dig et indblik i, hvordan andre mennesker – som alle har forskellige erfaringer og måder at fortolke tingene på – opfatter dine idéer. For eksempel kan et afsnit, som du syntes var krystalklart, forvirre din direkte kollega totalt. Jo oftere du tager imod denne kritik, jo bedre vil du være i stand til at styrke din stemme og identificere dig med dit publikum.

Disse tips til selvstudium i eget tempo vil hjælpe dig med at forbedre dine skrive- og kommunikationsevner på ingen tid.

Originalt offentliggjort 2. oktober 2018 20:08:00 PM, opdateret 03. oktober 2018