10 trin til at organisere en vellykket familiesammenføring

Hvad enten du venter et dusin fætre og kusiner eller flere hundrede slægtninge, er det en udfordring at planlægge en meningsfuld, mindeværdig og sjov familiesammenføring. Det kræver tid, organisatoriske evner og humoristisk sans. Disse 10 trin vil hjælpe dig med at gøre din familiesammenkomst til en succes – og holde dig ved dine fulde fem.

Skab en plan.

Start med at vælge en dato og et sted. Den professionelle planlægger Bill Gunkel fra Reunions Unlimited anbefaler, at du begynder at planlægge mindst 12 måneder i forvejen. Det bedste første skridt, siger han, er at sende spørgeskemaer til familiemedlemmerne for at få input om hvornår, hvor og hvad de ønsker.

Saml et udvalg for at vælge tre mulige datoer og steder. Send spørgeskemaer og bed familiemedlemmerne om at rangordne mulighederne. Selv om du ikke kan opfylde alles behov, er en undersøgelse det bedste redskab til at finde ud af, hvad der fungerer for de fleste pårørende.

Rekruter og uddelegerer.

Ingen person kan styre alle aspekter af en familiesammenkomst. Omgiv dig med dygtige og entusiastiske udvalgsmedlemmer. Som formand skal du føre tilsyn med arrangementet, håndtere kommunikationen mellem udvalgene, koordinere de frivillige – og lejlighedsvis lege fredsmægler.

Til små arrangementer med 20 eller 30 personer har du kun brug for få frivillige. Store arrangementer kræver flere frivillige og udvalg.

Job til genforening

• Finansdirektør: Håndterer genforeningens checkkonto, vedligeholder budgettet, foretager indkøb
• Forbindelsesperson for indkvartering: Finder overnatningssteder og forhandler grupperabatter
• Maddirektør: Arbejder med cateringfirmaet eller håndterer potluck
• Korrespondanceansvarlig: Kommunikerer med familiemedlemmer
• Underholdningschef: Organiserer aktiviteter for forskellige aldersgrupper
• Reservationsansvarlig: Registrerer, hvem der kommer
• Indkøb af souvenirs: Samler souvenirs til udstilling
• Velkomstkomité: Laver navneskilte, dagsordener og skilte; bemander registrering; hjælper folk med at mingle

Skab en kommandocentral.

En genforening genererer papirarbejde: Selv med underudvalg har formanden for genforeningen brug for kopier af relevante oplysninger, f.eks. kontrakter med madleverandører, opdaterede tilmeldingsoplysninger og oplysninger om indkvartering.

Du kan opbevare alt i en simpel mappe, eller du kan have separate mapper for hvert udvalg i en arkivboks. Hold dine optegnelser organiseret – du vil ofte henvise til dem

Opbyg et budget.

Oprisen kan være en stor faktor for deltagelsen, siger Katy Anderson, ejer af Reunion Masters i San Jose, Californien. “Hold dine omkostninger nede eller prøv at give familien masser af tid i forvejen til at lægge et budget.” Hun anbefaler 12 til 18 måneder.

Giv en idé om prisen i den første kommunikation om genforeningen. For mere dyre sammenkomster som f.eks. krydstogter foreslår Anderson, at man tilbyder månedlige betalingsmuligheder.

I en efterfølgende opdatering er det en god måde at bede hver familie om at bidrage med et bestemt beløb i startkapital for at kompensere for startomkostningerne. Få mere dej med fundraisingprojekter, og medtag finansielle opdateringer i udsendelser.

Forbered en back-up-plan.

Hvis din genforening skal være udendørs, skal du reservere en pavillon, der kan rumme alle deltagerne i tilfælde af uventet vejr. Pak et par brætspil eller håndværk, som børnene kan lave indendørs.

Gør opmærksom på det hele.

Send invitationer så tidligt som muligt. Hvis du ønsker at sende dem med posten, kan du vælge en simpel flyer, et kort eller et postkort eller et udførligt familiebrev. En miljøvenlig løsning er en invitation, der leveres via e-mail fra Evite eller Punchbowl.

Indtil videre kan du gå på nettet for at formidle oplysninger og vække interesse. Du kan oprette en privat begivenhedsside på Facebook og invitere folk til at deltage, eller du kan give en person ansvaret for at sende enkle opdateringer pr. e-mail fra tid til anden. En anden idé er at bruge et familiecentreret websted som Geni som et knudepunkt for meddelelser.

Inddrag familie-trivia i din kommunikation! Opmuntre slægtninge til at sende historier, idéer og opdateringer til udsendelserne. Denne inddragelse fører ofte til et bedre fremmøde.

Byd noget for alle.

Byd en række aktiviteter for at imødekomme forskellige aldersgrupper og interesser. Du kan også have valgfrie udflugter som f.eks. golf, udflugter til indkøbscentre eller udflugter til historiske steder.

For børn skal du sigte efter en blanding af udendørs og indendørs aktiviteter. Teenagere kan organisere de yngre børns lege.

Start med et brag.

Linda Johnson Hoffman, forfatter til The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), foreslår isbrydere til at kickstarte genforeningen. “Det er vigtigt at få alle involveret, når de ankommer, for at sætte den rigtige tone”, siger hun.

Icebreaker-aktiviteter

• Lad en velkomstkomité hilse på de ankommende gæster.
• Opret et tomt stamtræ, og lad hvert medlem udfylde sine oplysninger.
• Sørg for en dagsorden med aktiviteter, så ingen bliver glemt.
• Skab velkomstbannere
• Giv gratis ting væk, f.eks. penne med påtryk eller notesblokke, ved tilmeldingen

Del din families historie.

Og uanset hvor forskellige dine slægtninge er, er din familiearv en ting, som I alle har til fælles. Fejr den ved at stille gamle fotos og memorabilia frem. Inddrag mad, musik og dekorationer fra din families fædreland.

Nyt lejligheden til at lave et familiefotoalbum (alle medbringer billeder og opretter en side), en bog med familiehistorier, en video med optagelser fra genforeningen eller en familieopskriftsbog.

Hold momentumet ved lige.

Efter genforeningen skal du planlægge at holde kontakten indtil den næste genforening. Familiens nyhedsbreve og websteder er gode til dette. Rekrutter frivillige til at sende et nyhedsbrev, opret og overvåg en side på Geni eller Facebook, eller byg et smukt websted om familiehistorie (vi kan vise dig hvordan)!

Relateret læsning

En version af denne artikel blev offentliggjort i april 2001-udgaven af Family Tree Magazine.