Criar um wiki e experimentar o poder da colaboração remota.
Todos nós já ouvimos falar da Wikipédia, a página das pessoas quando querem aprender sobre algo novo ou ler um tópico desconhecido. A missão da Wikipédia é criar um recurso abrangente de conhecimento e é criada usando wikis. Wikis’ pode ser usado de várias maneiras e está rapidamente se tornando a tecnologia procurada para a gestão do conhecimento e colaboração remota.
Você sabia que o trabalhador médio do conhecimento gasta quase 2,5 horas por dia, ou seja, cerca de 30% do seu dia de trabalho, procurando por informação?
Outro estudo descobriu que quase 20% do tempo de trabalho de um funcionário – o equivalente a 1 dia numa semana de trabalho – é desperdiçado na busca de informações necessárias para fazer seu trabalho!
As organizações precisam reunir conhecimentos, organizar informações de múltiplas fontes, compartilhar experiências e fornecer insights para permitir que seus funcionários façam seu trabalho de forma eficaz. De acordo com McKinsey & Company, uma base de conhecimento interna pesquisável pode aumentar a produtividade dos funcionários em 35%. Uma maneira que as empresas conseguem criar esta base de conhecimento é usando wikis – páginas que organizam informações e podem ser compartilhadas com vários usuários.
Se você quiser armazenar o trabalho da sua empresa ou gerenciar informações pessoais, este artigo irá apresentar-lhe o que é um wiki, as vantagens e desvantagens dele. Também explicamos como criar um wiki, e como começar a usá-lo efetivamente na sua empresa.
O que é um wiki?
O nome “Wiki” foi dado pelo criador do primeiro wiki Ward Cunningham. É uma forma abreviada da palavra havaiana “wiki- wiki”, que significa quick.
Um wiki é uma página web que pode ser editada por vários usuários usando um simples navegador web e uma conexão de internet. Wikis são uma forma rápida e fácil de criar repositórios de informação, procurar informação e trabalhar colaborativamente na mesma página.
Wikipedia define wikis como “Uma publicação de texto editada colaborativamente e gerida pelo seu próprio público directamente usando um navegador web”. Isto significa que os wikis podem ser criados e editados por qualquer pessoa com acesso à página web.
Um wiki típico pode conter várias páginas sobre um tópico e serve um centro de conhecimento para múltiplos colaboradores.
Tipos de Wikis
Podemos dividir os vários tipos de wikis com base no propósito da criação e na extensão da colaboração procurada. Sua intenção é criar um hub de conhecimento para o mundo acessar ou um diretório pessoal para você pesquisar seus arquivos? Você quer limitar as pessoas que podem adicionar ou editar conteúdo? Vamos discutir os 3 principais tipos de wikis:
- wikis públicos – Wikis criados para servir como um centro de informação onde qualquer pessoa pode criar e editar conteúdo são chamados wikis públicos. Eles estão abertos à colaboração com todos. Wikis populares como Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel, são acessíveis ao público.
- Wikis privados – Wikis privados são usados por empresas como uma base de conhecimento interna, para gerenciar suas informações internas, permitindo que as equipes possam facilmente compartilhar conhecimento e trabalhar em conjunto. É um lugar onde sua equipe pode armazenar documentos sobre políticas, processos, diretrizes, SOPs (Standard Operating Procedures), projetos, listas de produtos, fluxos de trabalho, logins compartilhados, listas de verificação, etc. Pense nisso como a sua Wikipédia interna feita em privado para a sua empresa. Nós analisaremos wikis privados em detalhes neste artigo.
- Wiki pessoal – Você também pode usar wikis como um wiki pessoal para tomar notas, como base de conhecimento, diário, ferramenta de escrita, ou mesmo gerenciamento de projetos.
Vantagens do Wikis
No início, um wiki pode ser uma maneira eficiente de coletar e distribuir informações. Ele pode melhorar a colaboração remota entre os membros da equipe e fornecer uma maneira fácil de ter uma equipe na mesma página. Algumas das principais vantagens dos wikis são as seguintes:
- Anyone pode criar um wiki
- Fácil para qualquer um editar um wiki
- Simples de aprender e usar
- Fácil de atualizar informações
- As equipes podem trabalhar juntas em uma única página web
- Partilhar e colaborar em documentos facilmente
- Can rastrear alterações feitas e reverter para a versão anterior
- Estrutura flexível para criar um wiki de acordo com suas necessidades
- Vasta gama de software wiki para escolher entre
- Baixo custo para gerenciar
Vamos rever em detalhes sobre wikis privados, muitas vezes chamados de wikis internos ou wikis da empresa. Um wiki privado, ou wiki interno, funciona como um centro de informação central para gerir e partilhar todo o conhecimento e informação da empresa.
Ler mais: Qual é a melhor maneira de criar um wiki interno
Você precisa de um wiki privado?
Antes de começar no software wiki, é importante identificar o propósito de criar seu wiki. Quais são os benefícios de criar um wiki e compartilhar conhecimentos desta forma?
Faça uma lista dos diferentes departamentos, pessoas, recursos de informação necessários e a necessidade das pessoas colaborarem.
Vejamos as principais razões pelas quais sua empresa poderia precisar de um wiki privado:
- Você tem uma equipe remota que precisa colaborar?
- Deseja criar um centro de conhecimento para todos os funcionários?
- Procura uma forma simples mas poderosa de criar e editar documentos em conjunto?
- Deseja facilitar a comunicação e discussão em torno de documentos?
- A sua equipa precisa de procurar e aceder rapidamente a informação?
- Deseja uma forma rápida de importar e exportar informação interna ou externa?
- Você quer ver todos os passos de escrita e edição de um documento?
- Você está procurando uma maneira rápida de embarcar ou treinar funcionários?
Se você respondeu sim à maioria das perguntas acima, leia mais adiante para saber como selecionar um bom software wiki.
Must-Haves in a Private Wiki Software
Um wiki que você criar será usado por vários interessados para garantir que ele tenha todas as características certas que você precisa.
Discuta as características que seu wiki da empresa deve ter:
- Editor colaborativo – Seu software wiki deve suportar colaboração em tempo real para que sua equipe possa editar o mesmo documento juntos. Você também deve ser capaz de adicionar mídias ricas como imagens, vídeos, arquivos, etc.
- Estrutura e pastas organizadas – Os espaços de trabalho facilitam a colaboração, compartilham informações e garantem que os membros ou clientes certos da equipe tenham acesso a elas. Você também deve ser capaz de organizar seus wikis em pastas para uma estrutura organizada e sólida.
- Armazenar e compartilhar ativos da empresa – Um wiki deve ter uma biblioteca de conteúdo para salvar imagens, arquivos e conteúdo digital que você adiciona ao seu wiki interno para que todos possam acessá-los e reutilizá-los facilmente.
- Opções ricas de incorporação – Você deve ser capaz de incorporar facilmente links web, arquivos de mídia, arquivos em nuvem para criar documentos interativos.
- Pesquisa – A pesquisa é um fator chave para tornar os wikis fáceis de usar. Um wiki deve permitir a qualquer um pesquisar facilmente documentos e seria um bônus se ele pudesse pesquisar o conteúdo dentro dos documentos também.
- Comments- Se você precisar de ajuda dentro de um wiki ou tiver dúvidas sobre ele, você deve ser capaz de fazer rapidamente um comentário inline sem deixar o documento.
- Interligar documentos – Você precisa ser capaz de interligar documentos em torno de vários tópicos e assuntos para ter tudo funcionando em conjunto, facilitando a partilha de conhecimentos.
- Permissão & níveis de acesso – O seu wiki interno deve ter a capacidade de definir níveis de permissão para garantir que as informações possam ser acessadas pelas pessoas certas.
Ler mais: Qual é a melhor maneira de compartilhar pesquisas com sua equipe?
Por que Bit é a melhor maneira de criar um wiki?
Para criar wikis, você precisa de uma ferramenta proficiente que possa ajudá-lo a criar, compartilhar e colaborar com as partes interessadas e fazer o trabalho de forma eficiente. É aqui que entra o Bit!
Bit.ai é uma nova era de documentação e gestão do conhecimento que ajuda as equipas a colaborar, partilhar, acompanhar e gerir todo o conhecimento da empresa num só local.
Com Bit você pode facilmente adicionar imagens, planilhas, Google Slides, vídeos do YouTube, PDFs, mapas, gráficos, gráficos e muito mais aos seus wikis para torná-los visualmente impressionantes.
Key Features
- Editor colaborativo em tempo real – Bit suporta colaboração em tempo real para que sua equipe possa editar o mesmo documento juntos. A plataforma é rica em recursos, mas tem um design simples e uma interface intuitiva, facilitando a navegação de um novo usuário. Você também pode adicionar mídias ricas como imagens, vídeos, arquivos, etc.
- Espaços de trabalho e pastas organizados – Bit traz todas as suas informações em um só lugar, permitindo que você organize as informações em espaços de trabalho e pastas. Os espaços de trabalho podem ser criados em torno de projetos, equipes, departamentos e clientes. Todos os adicionados a um espaço de trabalho podem acessar e colaborar em seu conteúdo. Dentro de cada espaço de trabalho, você pode criar um número ilimitado de wikis e acessar sua biblioteca de conteúdo.
- Biblioteca de conteúdo – Bit tem uma biblioteca de conteúdo no nível do espaço de trabalho onde você pode armazenar e compartilhar os ativos da empresa. Você pode salvar imagens, arquivos e conteúdo digital facilmente para toda a equipe acessar em qualquer ponto.
- Opções de incorporação rica – Bit.ai integra-se com mais de 100+ aplicativos web (Ex: YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, etc) para ajudar as equipes a tecer informações em seus wikis além de apenas texto e imagens.
- Pesquisa inteligente – Bit tem uma funcionalidade de pesquisa muito robusta que permite que qualquer pessoa encontre informações rapidamente. Você pode pesquisar por pastas, arquivos, documentos e conteúdo dentro de seus documentos em todos os seus espaços de trabalho.
- Comentário e chamada em linha – Você pode fazer comentários em linha dentro de um documento e pingar um usuário no espaço de trabalho. Bit tem a capacidade de enviar notificações por e-mail para comentários feitos em um documento. Você também pode destacar texto e usar @mention para marcar alguém em qualquer texto dentro de um documento.
- Interlink documents – Bit permite aos usuários criar documentos ilimitados e interligá-los para criar wikis que expandem a base de conhecimento. Basta destacar as palavras e você tem a opção de criar um novo documento.
- Permissão & compartilhamento de acesso – Bit suporta recursos como rastreamento de documentos, carregamento de nuvens, templates, bloqueio de documentos, expiração de documentos, proteção por senha, restrições de acesso a arquivos, etc. que ajudam a manter as informações importantes da sua empresa seguras.
Como criar um Wiki usando Bit?
Se você decidiu que um wiki é a escolha certa para você, e está procurando criar rapidamente um wiki com uma interface simples, grandes integrações, e sem dores de cabeça codificadoras! Aqui está como você pode facilmente começar com um:
Passo 1: Criar uma conta Bit
Vá para a página inicial do Bit.ai e clique em Get Started for Free ou Inscreva-se para começar. Digite o seu endereço de e-mail para se inscrever. Uma vez dentro, você pode criar seu perfil.
Passo 2: Criar um espaço de trabalho
Depois de se cadastrar você será levado ao seu painel de controle, você vai querer ir para a seção de espaço de trabalho! Clique no botão ‘Criar Espaço de Trabalho’, à direita. Um popup irá aparecer solicitando que você adicione um nome para o seu novo espaço de trabalho.
Você pode criar um espaço de trabalho em torno de uma equipe, departamento, grande projeto, cliente, parceiro, etc., e nomeá-lo de acordo.
Passo 3: Adicionar membros da equipe
Bit permite que os membros da sua equipe colaborem em tempo real e façam o trabalho juntos. Você pode convidar outros em sua empresa para se juntar a você dentro de um espaço de trabalho e colaborar com o conhecimento, projetos, documentos e conteúdo dentro do espaço de trabalho.
É uma maneira fácil de gerenciar projetos, criar apresentações, brainstorm, manter SOPs, criar planos e, mais importante, compartilhar informações e conhecimentos da empresa!
Passo 4: Crie o documento desejado
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Pós você estar no espaço de trabalho, clique no botão ‘Criar Novo’. Você terá um documento Bit em branco que está pronto para usar!
Parte A: Wiki Interno
Seguir estas instruções para interligar seus documentos:
1. Abra um documento Bit e comece a digitar.
👉🏼2. Destaque qualquer parte do seu texto.
👉🏼3. Você verá uma barra de ferramentas de formatação aparecer. Clique em ‘Link to Document’.’
👉🏼4. Comece a procurar qualquer documento com este espaço de trabalho.
👉🏼5. Uma vez encontrado, você pode adicioná-lo ao seu documento e verá que o texto destacado originalmente agora tem um hiperlink que leva o usuário a esse documento.
Parte B: Wiki Externa
6. 👉🏼 A partir do menu suspenso selecione ‘Share’.’
7. 👉🏼And enable sharing pop up will open. Clique em ‘Turn on Sharing’.
👉🏼8. Copie o link ao vivo, pegue o código embutido ou crie um link rastreável para compartilhar este documento.
Final Takeaways
Wikis são páginas colaborativas que podem ajudar sua empresa a compartilhar conhecimento, discutir idéias e colaborar remotamente. Antes de criar um wiki; defina claramente o propósito do negócio, possíveis casos de uso e requisitos de compartilhamento.
De acordo, então selecione o tipo apropriado de wiki e o software wiki para fazer o trabalho. Coloque em protocolos e regras de segurança claros para uso. Certifique-se de criar uma pasta organizada ou estrutura de links para que suas equipes possam expandir o conhecimento de uma maneira produtiva.