En arbetsgivares årliga deklaration för Federal Unemployment Tax, IRS’ Form 940, är ett årligt formulär som lämnas in till IRS av företag med en eller flera anställda. Den används för att beräkna arbetsgivarens federala arbetslöshetsskatt baserat på företagets årliga lönesumma.
Understanding IRS Form 940
Varje år måste alla företag med anställda lämna in Form 940 för att beräkna hur mycket arbetslöshetsskatt som måste betalas på federal nivå. Denna löneskatt baseras på de första 7 000 dollar i lön för varje anställd (inklusive ägare till S-bolag som får lön för arbete som utförts för deras företag).
Formuläret är en enda ensidig deklaration som listar de totala betalningarna till alla anställda, reducerat med eventuella betalningar som är undantagna från Federal Insurance Contributions Act (FICA), såsom vissa fringe benefits, grupplivförsäkringar och assistans för vård av anhöriga.
Om en arbetsgivare har anställda i mer än en delstat kan den också behöva fylla i schema A i formulär 940 för att beräkna skatten om de finns i delstater som har en reducering av krediter för löner enligt lagar om arbetslöshetsersättning. Denna minskning av krediten på 5,4 % för statliga arbetslöshetsskatter uppstår när delstaterna har lånat från den federala regeringen för att täcka sina åtaganden för arbetslöshetsförmåner och ännu inte har betalat tillbaka dessa belopp.
Vad är formulär 940 och vad används det till?
Och även om arbetslöshetsförmåner för före detta anställda betalas av delstaterna, tillhandahåller den federala regeringen en backstop. Detta görs genom att samla in federal arbetslöshetsskatt för att tillhandahålla medel till delstaterna när det behövs för att uppfylla sina ersättningsskyldigheter. Den federala lagen om arbetslöshetsskatt (FUTA) skapade en löneskatt för detta ändamål, och IRS formulär 940 används för att rapportera arbetsgivarens årliga skattskyldighet.
Vad är skillnaden mellan ett 940- och ett 941-formulär?
Förväxla inte blankett 940, som är en årlig arbetsgivardeklaration för arbetslöshetsskatt, med andra arbetsgivardeklarationer, t.ex.:
- Blankett 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, som används för att rapportera löneavdrag för inkomstskatt samt de anställdas andel av socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatt (FICA), plus arbetsgivarens andel av FICA.
- Formulär 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Arbetsgivarens årliga federala skattedeklaration för anställda inom jordbruket), som används i stället för formulär 941 för att en gång om året rapportera beloppet av de innehållna federala inkomst- och FICA-skatterna (arbetstagarens och arbetsgivarens andel).
- Formulär 944, Employer’s Annual Federal Tax Return (Arbetsgivarens årliga federala skattedeklaration), som lämnas in i stället för de kvartalsvisa arbetsgivardeklarationerna om arbetsgivaren är ”liten”. Detta gäller för arbetsgivare med årlig skattskyldighet innehållen federal inkomstskatt, FICA (arbetstagarens och arbetsgivarens andel) som sammanlagt uppgår till 1 000 dollar eller mindre.
Inlämning av federal blankett 940
Blankett 940 lämnas in en gång per år, oavsett om företaget har sagt upp några arbetstagare och har meddelats av staten att anställningsförmåner har krävts. Det kan lämnas in på papper eller elektroniskt.
Behövs blankett 940 för mitt företag?
Ett företag måste lämna in blankett 940 om det betalade ut minst 1 000 dollar i löner under något kalenderkvartal (januari till mars, april till juni, juli till september och oktober till december) under innevarande eller föregående år. Den grundläggande federala arbetslöshetsskattesatsen är 6 % på de första 7 000 dollar av varje anställds lön för hela året. Det finns dock en kredit för statliga arbetslöshetsskatter på upp till 5,4 %, vilket ger en nettoskattesats på 0,6 %.
En arbetsgivare som har anställda i mer än en delstat eller som har ett kontor i en delstat där krediterna minskas måste lämna in schema A i blankett 940.
När ska blankett 940 lämnas in?
Din 940-skatteblankett ska lämnas in i slutet av januari efter det år då lönerna betalades ut. För 2019 är förfallodagen för blankett 940 den 31 januari 2020. Inlämningen av blanketten sker årligen även om skatteinbetalningar kan behöva göras kvartalsvis.
Hur och var du ska skicka in betalningen
Även om blankett 940 lämnas in en gång om året kan en arbetsgivare behöva göra skatteinbetalningar kvartalsvis. Om den federala arbetslöshetsskatten är mer än 500 dollar för kalenderåret måste minst en kvartalsbetalning göras. Inbetalningen måste göras senast den sista dagen i månaden efter kalenderkvartalets slut. Så om en arbetsgivares federala arbetslöshetsskatt uppgår till 600 dollar baserat på lönesumman för januari till mars måste skatten deponeras senast den 30 april.
Om den kvartalsvisa skulden är 500 dollar eller mindre under ett kvartal överförs den till nästa kvartal. Om skulden för årets första kvartal är 400 dollar överförs detta och läggs till skulden för det andra kvartalet för att avgöra om en betalning krävs.
Om kvartalsvisa betalningar krävs måste de deponeras hos den federala regeringen. Detta kan göras genom EFTPS, ett gratis och säkert federalt skattebetalningsprogram online.
För småföretag med 11 anställda eller färre räcker det med en årlig betalning av skatten eftersom tröskeln för kvartalsbetalning inte kommer att överskridas. Om du till exempel har fem anställda som under det första kvartalet får en ersättning på 10 000 US-dollar (endast de första 7 000 US-dollarsedlarna räknas), 8 000 US-dollar (endast de första 7 000 US-dollarsedlarna räknas), 6 000 US-dollar, 4 000 US-dollar respektive 1 000 US-dollar, ska ingen betalning ske för detta kvartal. Skatteskulden för detta kvartal är 150 dollar (25 000 dollar x 0,006), vilket är mindre än tröskelvärdet på 500 dollar för betalningsinbetalning.
Var lämnar företag in ett federalt formulär 940?
Formulär 940 lämnas in till skattemyndigheten. Om du lämnar in deklarationen på papper måste den skickas till den adress som anges i anvisningarna på blankett 940. Adressen baseras på var arbetsgivaren är belägen och om blanketten åtföljs av en betalning. Adressen kan ändras från år till år, så den bör kontrolleras innan den skickas.
Kan den lämnas in elektroniskt?
Du kan lämna in din 940-skatteblankett elektroniskt, och IRS uppmuntrar dig att göra det. Formulär som lämnas in på detta sätt görs genom IRS’ e-file-program. Det innebär att man köper en av IRS godkänd programvara för att fylla i deklarationen och skicka in den elektroniskt till myndigheten. Vanligtvis finns det en avgift för detta. Alternativt kan du använda dig av en skatteproffs eller en leverantör av lönetjänster.
Hur undviker jag straffavgifter för mitt företag?
Att sköta arbetsgivaransvaret för federal arbetslöshetsskatt kan hjälpa dig att undvika eventuella straffavgifter och räntor. Detta innebär:
- Att lämna in blankett 940 senast på förfallodagen (och se till att den är fullständig och korrekt).
- Insätta hela beloppet för federal arbetslöshetsskatt som ska betalas när det krävs (och se till att insättningarna godkänns av ditt finansinstitut som betalningarna tas ut från).
Instruktioner för blankett 940
Blankett 940 är en enkel blankett att fylla i så länge du har all nödvändig information till hands.
- Inför ditt företagsnamn, adress och ditt arbetsgivarnummer (EIN). Om du är en enskild firma anger du ditt namn på raden ”name” (namn) och ditt handelsnamn på raden ”trade name” (handelsnamn). Ingen uppgift behövs på raden för handelsnamn om företagets namn och handelsnamn är detsamma.
- Ange vid behov vilken typ av deklaration som lämnas in. Detta inkluderar att kryssa i en ruta för att visa att det är en ändrad deklaration, en deklaration för en efterträdande arbetsgivare, en deklaration utan skattskyldighet eftersom det inte betalades ut någon lön under året, eller om företaget har stängt och slutat betala ut löner (så att skattemyndigheten inte letar efter en icke inlämnad deklaration under det följande året).
- Beräkna skatten genom att skriva in de totala utbetalningarna till alla anställda, minska detta med utbetalningar som är undantagna från skatten (t.ex, arbetsgivarens betalningar för sjukförsäkring, arbetsgivarens bidrag till kvalificerade pensionsplaner), och ange sedan de totala betalningarna till varje anställd som överstiger 7 000 dollar för att komma fram till den beskattningsbara lönen. Multiplicera detta belopp med 0,006 för att fastställa skatten före justeringar.
- Gör eventuella nödvändiga justeringar, t.ex. kreditminskningsbelopp som beskrivits tidigare.
- Bestäm den slutliga skatten som ska betalas och om det finns ett saldo som ska betalas eller en överbetalning baserat på de insättningar som gjorts för året. Om ett eventuellt saldo som ska betalas är 500 dollar eller mer måste det deponeras (som förklarats tidigare). Om det utestående saldot är mindre kan betalningen göras tillsammans med deklarationen. Om det finns en överbetalning på grund av att för mycket redan har deponerats kan den återbetalas eller tillämpas på nästa deklaration (fyll i blankett 940-V, Payment Voucher) för att se till att betalningen krediteras ditt skattekonto.
Hålla reda på dina arbetslöshetsskatter
Ett av arbetsgivarens viktiga ansvarsområden är att hålla reda på arbetslöshetsskatterna och att lämna in skatteblanketten 940 i tid. Dessa ansvarsområden kan förenklas med hjälp av en leverantör av lönetjänster.