Event management innebär att övervaka all logistik inför och under ett evenemang, oavsett om det är en konferens, ett bröllop eller någon annan organiserad sammankomst. Evenemangsledare genomför evenemangsplanerna genom att hantera personal, ekonomi, leverantörsrelationer med mera.
I yrket för evenemangsplanering är yrkestitlarna lika varierande och många som de tjänster som erbjuds, och det kan ofta vara svårt att skilja den ena från den andra. Det kan vara en utmaning när man förbereder en portfölj för evenemangsplanering, söker arbete eller arbetar med en kund som inte har rätt förståelse för dina arbetsuppgifter och ansvarsområden. Lär dig mer om vad evenemangshantering innebär och om det är rätt för dig.
Vad är evenemangshantering?
Event management omfattar en mängd olika funktioner för att genomföra storskaliga evenemang, som kan omfatta konferenser, kongresser, konserter, mässor, festivaler och ceremonier. Det innebär att hantera den övergripande logistiken för evenemanget, arbeta med personalen och genomföra projektledning av evenemanget som helhet.
Att hantera budgeten och de team av personer som är ansvariga för varje funktion samt att övervaka genomförandet av evenemanget kan vara ytterligare uppgifter. Evenemangschefer övervakar också tjänsterna från alla externa leverantörer och yrkesverksamma, inklusive evenemangsplanerare.
Hur evenemangsledning fungerar
Specifika ansvarsområden för en evenemangsledare kan vara följande:
- Välja och boka lokaler
- Samordna externa leverantörer
- Anlita talare eller underhållning
- Avtala transport och parkering
- Inhämta nödvändiga tillstånd och lämpliga försäkringar
- Kompetens. hälso- och säkerhetsnormer
- Utarbetande av beredskapsplaner för nödsituationer
- Kris- och situationshantering vid evenemanget
- Utarbetande av en säkerhetsplan
- Övervakning av evenemanget
Denna förteckning är inte på något sätt uttömmande. Beroende på evenemangets omfattning och de andra anlitade yrkesutövarna kan arbetsuppgifterna variera. I huvudsak ansvarar evenemangsansvarig för att samordna all logistik som behövs för ett evenemang.
Evenemangsansvarigas roll
Evenemangsansvariga företag anlitas ofta för att planera och genomföra storskaliga företagsmöten och särskilda evenemang. Även om bröllop och konserter är vanliga evenemang för en event management-proffs, är sportevenemang, återföreningar och stora fester också tillfällen som kan dra nytta av event management.
Statliga enheter, ideella organisationer, föreningar och företag använder alla event management-företag för att samordna viktiga evenemang och möten. Evenemangshanteringsfunktionen kan ofta hittas inom ett företags marknadsförings- eller PR-avdelning eller som en del av deras personal för särskilda evenemang.
Färdigheter för att lyckas
Som med de flesta funktioner för evenemangsplanering kräver evenemangshantering utmärkta organisatoriska färdigheter för att lyckas. Det är viktigt att kunna utföra flera arbetsuppgifter och jonglera med många rörliga delar, och tillsammans med denna förstklassiga organisation krävs det effektiva färdigheter i tidshantering.
Att kunna prioritera och hålla sig till uppgiften är det som leder till ett lyckat evenemang. Evenemangshantering kräver att man ser visionen för evenemanget fram till genomförandet, vilket kräver uthållighet, kreativitet och flexibilitet.
Eftersom projektledning är en viktig del och innebär att man inte bara leder funktioner utan även grupper av människor, är det också viktigt med interpersonella färdigheter. Interaktion med personer på alla nivåer i en organisation är en del av jobbet, så att vara bekväm, personlig och en stark kommunikatör kommer att vara till stor hjälp för att utveckla dessa relationer.
Evenemangshantering vs. evenemangsplanering
Även om de är mycket nära besläktade, tjänar evenemangshantering och evenemangsplanering två olika funktioner. Enkelt uttryckt skapar evenemangsplanerare visionen och många av de preliminära planerna för ett evenemang, medan chefer utför detaljerna före och under evenemanget.
Detta sagt kan evenemangsplanerare också planera aspekter av evenemang, och evenemangsplanerare kan hantera vissa delar av evenemangsplaneringsprocessen. De två arbetar sida vid sida och deras ansvarsområden kan överlappa varandra. Många personer kan uppfylla båda rollerna, särskilt om de driver ett eget företag eller arbetar i ett litet företag för evenemangsplanering. Utbildningen och de färdigheter som krävs för varje position är ändå något olika.
Här är några exempel på några av de viktigaste skillnaderna:
| Event Managers | Event Planners |
|---|---|
| Gör platsbokningar | Väljning av teman för evenemanget och. koncept |
| Koordinera med leverantörer | Välja plats |
| Anställa och hantera personal | Menyplanering |
| Och-Under evenemanget | Att ordna underhållning eller gästföreläsare |
Key Takeaways
- Event management är övervakningen av många administrativa detaljer för evenemang, t.ex. konferenser, festivaler eller bröllop.
- En evenemangsansvarig arbetar med personal och leverantörer för att se till att evenemanget genomförs enligt plan.
- Medan evenemangsplanerare tenderar att arbeta med det övergripande evenemangskonceptet, tar evenemangsansvariga hand om detaljerna i genomförandet.
- Event managers måste bland annat vara organiserade, skickliga med människor och flexibla.