Definition: Ett inköpsrekvisitionsformulär är ett dokument som används av en avdelning för att begära att inköpsavdelningen beställer material eller varor. Med andra ord används blanketten av avdelningar för att meddela inköpsavdelningen att råmaterial behövs för produktionen eller att varor behövs för försäljningsgolvet.
Vad betyder inköpsrekvisition?
För att förhindra bedrägerier får avdelningschefer vanligtvis inte göra beställningar direkt hos leverantörer och förnödenheter för företagets räkning. Istället är det en annan avdelning som heter inköpsavdelningen som faktiskt lägger beställningarna hos tredjepartsleverantörerna. Inköpsrekvisitionsblanketterna används av avdelningscheferna för att informera inköpsavdelningen om vilka material som behövs.
När en avdelningschef ser att material håller på att ta slut fyller han eller hon i en rekvisitionsblankett som innehåller ett datum, chefens namn, kvantitet, modellnummer, detaljer om beställningen och leverantören. Rekvisitionsformuläret är bara ett steg i beställningsprocessen i ett kupongsystem. Låt oss titta på ett kort exempel på hur ett av dessa system fungerar.
Exempel
Först skapar en avdelning som behöver beställa material ett rekvisitionsformulär. Detta formulär meddelar inköpsavdelningen att material behövs. Inköpsavdelningen kan godkänna, ändra eller neka begäran från den andra avdelningen. Om beställningen godkänns skapar inköpsavdelningen en inköpsorder.
Denna beställningsblankett skickas till leverantören och meddelar att köparen vill köpa varor. Om säljaren godkänner beställningen producerar och levererar varorna med en faktura. Den mottagande avdelningen packar upp varorna och levererar mottagningsrapporten till bokföringsavdelningen som redan har fakturan och inköpsordern. När alla dessa dokument stämmer överens kan redovisningsavdelningen utfärda ett meddelande om godkännande av fakturan till kassörskan som anger att en betalning kan göras till säljaren.
Jag vet. Detta verkar vara en lång tråkig process. Det är det också, men den har införts för att förhindra bedrägeriköp och skydda företagets tillgångar från felaktiga beställningar.