En arbetsorder är en uppgift eller ett jobb för en kund som kan schemaläggas och tilldelas någon. Termen används vanligen inom fälttjänstbranschen, där arbetsorder eller jobb tilldelas fälttekniker. Arbetsorder tilldelar fälttekniker olika uppgifter, t.ex. installationer av utrustning, reparationer eller underhållsarbeten
I vanliga fall är arbetsorder resultatet av en kundförfrågan. I många fall kan arbetsorder dock vara en uppföljningsåtgärd från en inspektion eller revision som utförts tidigare. Här är några exempel som betecknar en faktisk arbetsorder:
- En fastighetsinspektion kan visa att det finns behov av flera reparationer – tak, VVS, landskapsarkitektur, el etc. Här kan varje reparation vara en enskild arbetsorder.
- En bedömning av hälsa och säkerhet på arbetsplatsen ( OSHA-inspektion) visar att det finns behov av att byta ut skyltar, ändra belysning, ta bort farligt material, avlasta trappor osv. – var och en av dessa punkter kan vara en arbetsorder.
- En planerad underhållskontroll av tillverkningsutrustning visar på behovet av att byta delar, lägga till smörjmedel och trimma komponenter – vilket kan vara en eller flera arbetsorder.
En arbetsorder innehåller en beskrivning av detaljerna i ett arbete. Arbetsorderuppdrag kan vara enkla. En enkel arbetsorder kräver endast de fem element som visas i guld i figuren nedan. Alla andra element är valfria.
Användningen av formulär och mallar underlättar hanteringen.
Formulär är till exempel inte nödvändigt, men ett eller flera formulär kan användas för att organisera eller dokumentera aktiviteter med anpassade och återanvändbara checklistor. Formulär kan innehålla sidor som kan användas för att ge ”logik” åt vilka objekt i ett formulär som kommer att presenteras.
Andra valfria objekt, som visas i grönt, t.ex. en uppskattning (eller offert), kan ingå i en arbetsorder. När en gemensam uppsättning valfria objekt används ofta kan de grupperas som en del av en namngiven mall för att påskynda inkluderingen i arbetsordern.
En enkel arbetsorder definierad
Nedanstående exempel från fastighetsförvaltningsbranschen för bostäder ger dig en grov uppfattning om hur en enkel arbetsorder planeras och utförs med hjälp av en programvara för arbetsstyrning.
Tänk på exemplet nedan, från branschen för förvaltning av bostadsfastigheter.
- Joe, teamets arbetsledare, får en förfrågan från en kund om hjälp med trädgårdsskötsel i hans/hennes lokaler.
- Joe skapar en arbetsorder och tilldelar den till Tim, som arbetar i Joes team. Det finns många sätt att tilldela en arbetsorder – via telefonsamtal, SMS eller genom att använda ett professionellt program för arbetsorder som ReachOut. Med hjälp av ett verktyg som ReachOut blir det lättare för Joe att fastställa ett lämpligt datum och en lämplig tid, och även att ge Tim adressen, koden till låskassan och annan information som han kan behöva för att slutföra arbetsordern.
- Tim registrerar informationen från Joe och åker till kundens fastighet på det överenskomna datumet för att utföra de planerade trädgårdsanläggningsarbetena, t.ex. att rensa bort skräp. En programvara för arbetsorder som ReachOut kan se till att Tim kommer till kundens exakta plats vid det datum som anges i hans kalender med en uppsättning instruktioner. ReachOut arbetar med kartor för att hjälpa Tim att hitta den bästa vägen till kundens fastighet. ReachOut skickar också meddelanden, så att Tim får en påminnelse om arbetsordern i rätt tid.
- I de flesta professionella fälttjänstföretag skulle fälttekniker som Tim fylla i ett formulär med information om det arbete som utförts på fastigheten. Ett sådant formulär kan innehålla – tider för incheckning och utcheckning, en checklista för arbetet och några anteckningar. Vissa företag kan kräva att kunderna skriver under formuläret för att bekräfta att arbetet har utförts. All denna information kan samlas in på papper eller med hjälp av en app för hantering av arbetsorder på Tims smartphone. Med hjälp av ReachOut kan Tim också ta foton med GPS-koordinater för att vid behov kunna bevisa arbetet.
- När arbetsordern är utförd av Tim kan Joe fakturera kunden för ett väl utfört arbete. Programvara för arbetsorder som ReachOut hjälper till att skapa och skicka fakturor till kunderna på ett enkelt sätt.
Omvandling med programvara för arbetsorder
Traditionellt sett tilldelades arbetsorder via telefonsamtal. Instruktioner och formulär hanterades med hjälp av papper och penna. Vissa företag använder bärbara datorer för att registrera formulär. I dag uppgraderar dock serviceföretag till programvara för arbetsorder och programvara för hantering av fältservice som ReachOut. ReachOut finns som en webbakt och tillhörande mobilapp och gör det möjligt för fälttekniker att ta emot instruktioner, formulär, meddelanden och adresser via sina smartphones eller surfplattor.
”Det är dags att serviceföretagen går vidare med tekniken och att implementera en programvara för arbetsorder är ett steg i den processen. Nivån av bekvämlighet som det ger tillsammans med effektivitetsförbättringar och arbetsflödesoptimering hjälper till att få mer gjort på kortare tid tillsammans med pluspoängen av ökad kundtillfredsställelse.” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite
De kan enkelt lägga till jobbinformation, kommentera bilder, ta kundunderskrifter och hantera sitt eget arbete med lätthet. Sådana system ger arbetsledare möjlighet att hantera sina team var som helst i världen. Dessutom gör ReachOut det möjligt för företagare att skapa flera team med olika handledare.
Arbetsorder är kärnan i en organisation. Därför blir det nödvändigt att upprätthålla ett strömlinjeformat och problemfritt system för arbetsorder för att säkerställa en organisations tillväxt. En smart programvara för arbetsorder som ReachOut underlättar inte bara upprätthållandet av arbetsorder utan förhindrar också slöseri med tid och pengar.
Fortsatt läsning:
- Lägga till en arbetsorder
- Tilldela/avsluta en arbetsorder
- Förklara arbetsorder online
- Vad är ett arbetsorderpaket
- Hemvyn för arbetsorder
- Hur anpassar du inställningar för arbetsorder
- Hur du ändrar status för en arbetsorder
- och mer