Redaktörens anmärkning: I videon använder Brandon Vigliarolo Microsoft Office 365 och går igenom hur man bygger dynamiska diagram i Excel. Stegen är mycket lika följande handledning av Susan Harkins.
Om du vill utvecklas bortom dina vanliga färdigheter i kalkylblad är skapandet av dynamiska diagram en bra början på den resan. Nyckeln är att definiera diagrammets källdata som ett dynamiskt intervall. Genom att göra det kommer diagrammet automatiskt att återspegla ändringar och tillägg till källdata. Lyckligtvis är processen enkel att genomföra i Excel 2007 och 2010 om du är villig att använda tabellfunktionen. Om inte finns det en mer komplicerad metod. Vi ska utforska båda.
LÄR DIG MER: Office 365 Consumer priser och funktioner
Tabellmetoden
Först ska vi använda tabellfunktionen som finns i Excel 2007 och 2010 – du kommer att bli förvånad över hur enkel den är. Det första steget är att skapa tabellen. För att göra det väljer du helt enkelt datafältet och gör följande:
- Klicka på fliken Infoga.
- Klicka på Tabell i gruppen Tabeller.
- Excel visar det valda intervallet, som du kan ändra. Om tabellen inte har några rubriker måste du avmarkera alternativet Min tabell har rubriker.
- Klicka på OK och Excel formaterar dataområdet som en tabell.
Varje diagram du bygger på tabellen blir dynamiskt. För att illustrera detta skapar du ett snabbt kolumndiagram enligt följande:
- Välj tabellen.
- Klicka på fliken Infoga.
- I gruppen Diagram väljer du det första 2-D kolumndiagrammet i rullgardinsmenyn Diagram.
Aktualisera nu diagrammet genom att lägga till värden för mars och se diagrammet uppdateras automatiskt.
Den dynamiska formelmetoden
Du kommer inte alltid att vilja omvandla ditt datavärde till en tabell. Dessutom är den här funktionen inte tillgänglig i versioner av Office från tiden före Ribbon. När något av fallen är fallet finns det en mer komplex formelmetod. Den bygger på dynamiska intervall som uppdateras automatiskt, på samma sätt som tabellen gör, men bara med lite hjälp av dig.
Med hjälp av vårt tidigare ark behöver du fem dynamiska intervall: ett för varje serie och ett för etiketterna. Instruktioner för att skapa det dynamiska intervallet för etiketterna i kolumn A följer. Använd sedan dessa instruktioner för att skapa en dynamisk etikett för kolumnerna B till E. För att skapa det dynamiska intervallet för kolumn A gör du följande:
- Klicka på fliken Formler.
- Klicka på alternativet Definiera namn i gruppen Definierade namn.
- Inge ett namn för det dynamiska intervallet, MonthLabels.
- Välj det aktuella arket. I det här fallet är det DynamicChart1. Du kan använda arbetsbladet om du vill. I allmänhet är det bäst att begränsa intervall till arket, om du inte tänker använda dem på arbetsboksnivå.
- Inför följande formel: =OFFSET(DynamicChart1!$A$2,0,0,COUNTA(DynamicChart1!$A:$A))
- Klicka på OK.
Nu kan du upprepa instruktionerna ovan, och skapa ett dynamiskt intervall för varje serie med hjälp av följande intervallnamn och formler:
Det är viktigt att komma ihåg att du måste skriva in nya data på ett sammanhängande sätt. Om du hoppar över rader eller kolumner kommer den här tekniken inte att fungera som förväntat.
Du kanske undrar varför jag lade till Series-etiketten till varje intervallnamn. Att bara använda namnet kommer att förvirra Excel. Serierubrikerna i rad 1 är också namn. Eftersom diagrammets standardinställningar kommer att använda etikettrubrikerna i varje kolumn för varje serienamn kan du inte använda dessa etiketter för att namnge de dynamiska områdena. Använd inte samma etiketter för både dina serierubriker och dina dynamiska intervallnamn.
Nästan infogar du ett kolumndiagram som du gjorde tidigare. Om du lägger in nya data kommer diagrammet ännu inte att återspegla dem. Det beror på att diagrammet som standard hänvisar till ett specifikt dataområde, DynamicChart1:A1:E3. Vi måste ändra den referensen till de dynamiska intervall som vi just har skapat på följande sätt:
- Högerklicka på en kolumn i diagrammet.
- I den undermeny som visas väljer du Välj data.
- I listan till vänster väljer du Smith och klickar sedan på Redigera.
- (Kommer du ihåg namnkonflikten som jag nämnde? Excel använder kolumnrubriken (cell B1) för att namnge serien.)
- I den resulterande dialogrutan anger du en referens till Smiths dynamiska intervall i kontrollen Serievärden. I det här fallet är det =DynamicChart1!SmithSeries.
- Klicka på OK.
Upprepa ovanstående process för att uppdatera de återstående serierna så att de återspeglar deras dynamiska intervall: DynamicChart1!JonesSeries, DynamicChart1!MichaelsSeries och DynamicChart1!HancockSeries.
Nästan uppdaterar du diagrammets axeletiketter (kolumn A) enligt följande:
- I dialogrutan Välj datakälla klickar du på Januari (i listan till höger).
- Klicka sedan på Redigera.
- I den resulterande dialogrutan hänvisar du till axeletikettens dynamiska intervall, DynamicChart1!MonthLabels.
- Klicka på OK.
Du behöver inte uppdatera Februari; Excel gör det åt dig. Nu kan du börja mata in data för mars och se hur diagrammet uppdateras automatiskt! Kom bara ihåg att du måste skriva in data sammanhängande; du kan inte hoppa över rader eller kolumner.
Denna formelmetod är mer komplex än tabellmetoden. Var försiktig med att namnge de dynamiska områdena och uppdatera seriereferenserna. Det är lätt att skriva in skrivfel. Om diagrammet inte uppdateras ska du kontrollera seriereferenserna.
För en dynamisk diagramteknik som tar en annan väg, läs Skapa ett dynamiskt Excel-diagram och skapa en egen instrumentpanel. Excel-arbetsblad som visar dessa versioner av dynamiska diagram finns som gratis nedladdning.
Se även
- Så här lägger du till en rullgardinslista i en Excel-cell (TechRepublic)
- Så här blir du en molningenjör: 50 tidsbesparande tips för att påskynda ditt arbete i Microsoft Office (gratis PDF) (TechRepublic download)
- Kalkylator för kostnadsjämförelser: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
- Microsoft Office har förändrats, så hur du använder det bör också förändras (ZDNet)
- De bästa molntjänsterna för småföretag (CNET)
- De bästa apparna för att hantera uppgifter på alla plattformar (Download.com)
- Mer måste-lästa Microsoft-relaterade artiklar (TechRepublic on Flipboard)