Om du är professionell och vill uppfattas som professionell måste du ha en professionell e-postadress. Det är väl logiskt, eller hur?
Föreställ dig att du hittar den tjänst du behöver och sedan upptäcker att deras företagsadress var Om du var kund skulle en sådan anpassad e-postadress definitivt inte bidra till att vinna ditt förtroende.
Det är så enkelt; allt du behöver göra är att sätta dig i kundernas skor och skapa en professionell e-postadress som inte får ditt företag att framstå som helt oprofessionellt eller till och med som en bluff.
Amelia vet exakt hur man ställer in och hanterar professionella e-postmeddelanden som är avsedda att skickas till dina kunder. Oavsett vad detta kan vara – ett tidsbeställningsmail eller en påminnelse, kan du få hjälp.
Hur man skapar en professionell e-postadress
Få din e-postadress att se ut som den här pampiga killen.
Låt oss snabbt gå igenom några saker du bör göra när du skapar professionella e-postadresser (och några du bör undvika när det är möjligt).
Använd ditt varumärkesnamn
När du skapar affärsmässiga e-postmeddelanden bör du aldrig bara använda en e-postnamnsgenerator och vara klar med det. Du måste tänka igenom det.
En av de bästa sakerna att göra är att använda ditt varumärkesnamn för att göra ditt varumärke lätt igenkännligt. På så sätt finns det en större chans att dina kunder faktiskt läser dina e-postmeddelanden när det gäller att skicka ut kampanjer och liknande i stället för att markera dem som skräppost.
Kundtjänst
När du lanserar din webbplats och förser människor med all grundläggande kontaktinformation kan du förvänta dig att din kundtjänst kontaktas mest.
För den anledningen bör du faktiskt använda orden ”kundtjänst” som en del av ditt e-postmeddelande. Om du gör det kommer kunderna omedelbart att förstå vem de pratar med.
Använd din egen anpassade domän
Att köpa en egen domän är en bra idé om du vill att ditt företag ska verka mer professionellt.
Anpassade domäner är billigare än någonsin och de kommer att bidra till att skapa förtroende mellan dig och dina kunder. Dina kunder kommer omedelbart att känna sig mer säkra på ditt arbete om de tror att du tar det du gör på allvar.
Använd namn i stället för smeknamn och nummer
När det är möjligt bör du försöka undvika att använda smeknamn, nummer och liknande för professionell e-post. Att använda ditt namn är alltid bättre.
Här är några exempel på hur du kan skapa en professionell e-postadress med ditt för- och efternamn:
Fullständigt namn + ditt domännamn =
Du kan också implementera specialtecken om ditt namn redan är upptaget, men det borde inte vara något problem om du använder din egen domän. Om det ändå händer kan du skapa ett anpassat e-postmeddelande som detta –
Förnamn + Ditt domännamn =
Att bara använda förnamnet är en bra idé eftersom det, även om det är professionellt, också ger en personlig kontakt med kunden. Detta kan dock bli ett problem om du har flera anställda med samma namn. I så fall bör du använda något av följande två format:
Förnamn och efternamn + ditt domännamn =
Förnamn och efternamn + ditt domännamn =
Använd generiska namn för specialtjänster
Och även om det är bra att använda personliga namn för att etablera relationer på en mer personlig nivå med klienterna, finns det vissa fall där du bör välja generiska namn.
I vissa fall vill kunderna kontakta en specifik avdelning eller filial på ditt företag. De kommer inte att veta att det är företagets e-post som tillhör försäljningschefen. Istället måste du göra det tydligt genom att välja det generiska namnet.
Här är några exempel på professionella e-postadresser med generiska namn:
Detta är ett e-postadressformat för företag som du ska använda för att ge allmän information och svara på allmänna frågor. Folk kommer omedelbart att veta vad det betyder eller, om de får ett e-postmeddelande, kommer de att veta vem det är från.
Vi pratade om detta lite tidigare, men att ha en separat e-postadress för din kundtjänst är alltid en bra idé. Detta kommer förmodligen att vara företagets mest använda e-postadress.
Håller du exemplet med Liam Smith, försäljningschefen? Om Liam använder e-postadress är det kanske inte den bästa professionella e-postadressen för företag. Kunderna vet inte att Liam är din försäljningschef, de vet inte att de behöver kontakta honom om de har försäljningsrelaterade frågor.
Du har förmodligen förstått poängen vid det här laget så du förstår när och varför du ska använda generiska namn istället för personliga namn.
Saker att undvika
Nu när vi har pratat om de saker du bör göra när du väljer bra e-postnamn ska vi också nämna de saker du bör undvika.
Nummer och smeknamn
Inte att nummer och smeknamn på något sätt är stötande eller dåliga men ett enkelt e-postkonto kommer alltid att vara mer professionellt.
Du kan återigen kontrollera de idéer för e-postadresser som listas ovan för att se de olika variationerna av en e-postadress för företag som du kan använda om flera personer i ditt företag har samma namn.
Titlar, befattningar och diverse regalier
Så du har arbetat hårt för att få din ingenjörsexamen och nu vill du att alla ska veta att du verkligen är kvalificerad för att göra det jobb du gör.
Till slut, om folk ser e-postnamn som , kommer de att veta att du är en professionell person. Eller hur?
Det visar sig att – NEJ. Kunderna bryr sig faktiskt inte alls om det. Med det i åtanke bör du alltid undvika att använda titlar, positioner och diverse regalier.
Könskaraktärs- eller könsmärken
Det finns namn som vanligen används av både män och kvinnor. Om du till exempel får ett e-postmeddelande från , kan du inte vara 100 procent säker på att Avery är en man.
Det betyder dock inte att du bör använda könsmärken när du bestämmer dig för att skaffa en professionell e-postadress. Istället kan du enkelt förklara det i e-postsignaturen.
Personliga övertygelser, ras, religion etc.
Din ras, religion, personliga övertygelser och liknande har inget att göra med din förmåga att utföra jobbet. Att reflektera över dem i e-postadresser är inte alls professionellt.
När vi nu vet hur man skapar en professionell e-postadress kan vi fokusera på hur man skriver professionella e-postmeddelanden.
Hur man skickar ett professionellt e-postmeddelande
När vi nu har sett idéer för professionella e-postadresser, låt oss tala om några andra viktiga delar av det bästa affärsmailet.
Professionellt svar
Du kan ha det bästa e-postdomännamnet i världen, men det kommer att göra dig föga till ingen nytta om ditt svar inte också är professionellt. Svara på kundernas förfrågningar i tid och håll alltid kommunikationen professionell.
Säkerhet
Om du driver ett företag måste du se till att ditt e-postkonto är så säkert som möjligt. Överväg att använda ytterligare säkerhetsalternativ, t.ex. de som tillhandahålls av ditt webbhotell … eller använd bara G-Suite. När det gäller att blockera hackningsförsök och liknande kan man aldrig vara för försiktig.
Spam
Om du vill att dina e-postmeddelanden faktiskt ska bli lästa i stället för att automatiskt flaggas som skräppost måste du tänka på det redan innan du skapar en e-postadress.
Du måste se till att kunderna känner igen ditt varumärkesnamn och att de vet vem e-postmeddelandena kommer från. Använd därför ditt varumärkesnamn som en del av din e-postadress. Använd det helst för ditt anpassade domännamn.
Att ha coola e-postnamn är… Ja, coolt, men det är inte alltid den bästa vägen att gå. Du behöver ditt e-postnamn för att återspegla en viss grad av professionalism och du behöver det för att matcha din webbplats, dina produkter, dina sociala profiler osv. Om det inte gör det kommer du bara att fylla folks skräppostmappar när du börjar skicka ut kampanjer.
Sluttande tankar om att skapa en professionell e-postadress
I artikeln ovan förklarade vi hur man skapar en företags e-post och professionella e-postnamn. De tips vi nämnde är inte tänkta att begränsa din kreativitet på något sätt. Men om du vill ha kreativa e-postnamn bör du alltid hålla dem professionella och undvika att gå över gränsen.
Det beror från företag till företag och alla företag behöver inte gå på samma sätt när de skapar en professionell e-postadress. Med det i åtanke kan du överväga de råd vi gav dig och sedan själv se vilken väg att gå som är den rätta för dig och ditt företag.
Här finns också några tips på hur du kan skapa gratis företagsmejl med din befintliga domän.
Om du gillade att läsa den här artikeln om hur man skapar en professionell e-postadress bör du också läsa dessa:
- Företagsutmaningar som konsulter måste veta hur man löser
-
Hur man blir konsult och erbjuder affärsrådgivning
-
Hur man minskar antalet övergivna varukorgar på sin bokningswebbplats
.