Ofta hör man att termerna referenskontroll och anställningsverifiering används omväxlande som om de vore samma sak.
Men det är en stor missuppfattning.
Både en referenskontroll och en anställningsverifiering kan användas för att bekräfta en anställningshistoria, men en referenskontroll kan användas till mycket mer.
Vad är en referenskontroll?
En referenskontroll är en del av anställningsprocessen där din kandidat (eller sökande) kontaktar det anställande företaget med professionella (och ibland personliga) arbetsreferenser för att samla in mer information om sig själva: deras arbetshistoria, arbetsuppgifter och resultat. Professionella referenser kan vara arbetskamrater, direkta chefer eller andra anställda som arbetat nära kandidaten.
Under en kontroll av arbetsreferenser ställer rekryteraren vanligtvis frågor om produktivitet, kommunikation och förmåga att lyssna, framgångar, misslyckanden, närvaro, kulturell anpassning, styrkor och svagheter.
Och även om mer värdefull information borde kunna erhållas under referenssamtalen genom att fråga rätt saker på rätt sätt, är rekryterare och rekryterande chefer ofta begränsade till att endast få kunskap om grundläggande fakta under dessa kontroller på grund av samtalens tidsbegränsning och bristen på uppriktiga svar från referenspersonerna.
Och helt enkelt på grund av att det kan vara tidskrävande att genomföra, sker traditionella referenskontroller ofta sent i intervjuprocessen, när företaget väl har valt ut en slutlig kandidat. Detta fungerar som en stor nackdel på grund av bekräftelsebias. Kontrollerna tenderar att bara vara ytliga vid den tidpunkten, snarare än att faktiskt ge användbar information för att bättre informera anställningsbeslut, och även negativ feedback är osannolikt att ändra den anställande chefens beslut i ett så sent skede av processen.
När man däremot använder en digital referenskontrollprocess eller en tjänst för referenskontroll kan jobbreferenskontrollerna göras snabbt och automatiskt tidigare i processen, vilket ger värdefulla insikter om kandidaterna redan från början, innan de kommer för långt.
Hur fungerar referenskontroller?
Traditionellt sett genomförs en referenskontroll ofta genom en långvarig telefonintervju. Under denna process är det inte ovanligt att rekryterare eller rekryterande chefer spenderar timmar av tid på att jaga referenser och verifiera uppgifter.
I dag har vi Checksters digitala referenskontroller, som gör det möjligt för sökande att skicka in referensförfrågningar online, direkt till sina kontakter. Eftersom processen är så enkel samlar Checksters kontroller i genomsnitt in feedback från 6+ referenser, vilket genererar datainriktade, användbara rapporter från uppriktig feedback från referenser för rekryterare och rekryterande chefer så att de kan förbättra sina anställningsbeslut.
Förutom att spara tid är det troligare att kontakter som uppmanas att ge feedback om kandidater online ger ärlig input, vilket leder till bättre kvalitet på insikter om kandidater samt snabbare svarstider.
Strategier för att utnyttja referenskontroller
När du genomför referenskontroller av anställningar bör du fundera på hur du kommer att använda dem för att fatta strategiska rekryteringsbeslut.
Vissa av de bästa frågorna för referenskontroll utmanar de antaganden som du ursprungligen gjorde om kandidatens kulturanpassning under intervjuerna eller avslöjar förbehåll för kandidatens interpersonella och kommunikativa färdigheter som du annars kanske inte skulle få reda på.
Användning av olika frågor för referenskontroll kan också avslöja svagheter som inte upptäcktes under intervjuprocessen.
En enkel fråga som denna kan samla in en mängd information:
Hur väl kommunicerade eller samarbetade kandidaten med resten av teamet?
En fråga som denna ger dig feedback om hur väl kandidaten arbetade med teammedlemmar eller om hen föredrog att arbeta självständigt. Baserat på lämplighet kan den här typen av återkoppling vara avgörande för ett anställningsbeslut.
Kontrollera referenser tidigt och ofta
En föråldrad metod som fortfarande är vanlig i många organisationer är metoden att kontrollera referenser i slutet av anställningsprocessen. Den felaktiga uppfattningen är att referenskontroller inte kan samla in mycket värdefull information och bör göras i slutet av processen, bara för att bekräfta att det inte finns några uppenbara röda flaggor i kandidatens arbetshistoria.
Det bästa tillfället att kontrollera referenser är dock faktiskt omedelbart efter den första eller andra rundan av personliga intervjuer och inte senare i processen. Innan man investerar för mycket tid i ytterligare intervjuer är det vid denna kritiska tidpunkt som insamling av rätt referensdata kan hjälpa till att bekräfta om en kandidat sannolikt kommer att bli en bra anställning och om det kommer att vara värt att fortsätta att intervjua honom eller henne, vilket tar mycket tid i anspråk för chefer, direktörer och verkställande direktörer.
Referenskontroller kan, när de är väl utförda, ge mycket värdefull information som direkt kan informera om nästa steg i rekryteringsprocessen. En digital referenskontroll kan till exempel avslöja att kandidaten är oseriös när han/hon samlar in referenser, att han/hon själv har förfalskat en eller att kandidaten faktiskt presterade dåligt i en liknande roll nyligen.
Den här typen av information som kommer in i slutet av beslutsprocessen för kandidater slösar bort allas vår tid. Om denna information istället avslöjas tidigt i processen, vilket är möjligt med digitala referenskontroller, kan ett företag spara tid och pengar genom att begränsa antalet kandidater och endast gå vidare med dem som får bra referenser.
Referenskontroller:
Referenskontrollen per telefon hör till det förflutna. Att gå över till digitala referenskontroller sparar tid, ger bättre återkoppling, säkerställer efterlevnad och är mycket bekvämare för alla inblandade parter.
Checksters digitala referenskontroller minskar den tid det tar att kontrollera referenser till 2 minuter per kandidat, och tar bort behovet av att leka telefonsamtal. Dessutom identifierar Checkster bedrägliga referenser under referenskontrollen, där den genomsnittliga bedrägeririsken i branschen kan vara så hög som 4 % av de sökande.
För att lära dig hur du kan få mer användbar anställningsdata från Checkster, registrera dig för en kostnadsfri demo här.
Vad är anställningsverifiering?
Vad innebär anställningsverifiering? Sysselsättningsverifiering är en process där en potentiell eller framtida arbetsgivare bekräftar en kandidats arbetslivserfarenhet hos en tidigare arbetsgivare.
Typiskt sett kommer företaget att kontakta tidigare arbetsgivare för att bekräfta jobbspecifika fakta: jobbtitlar, start- och slutdatum för varje jobb och orsaker till avgång/uppsägning (om tillämpligt).
I likhet med referenskontroller kan det vara tidskrävande att genomföra verifieringar av tidigare anställningar via telefon och ibland ge tveksamma eller begränsade resultat.
Hur utförs verifiering av anställning?
Arbetsgivarverifieringar utförs på samma sätt som referenskontroller. Rekryterare eller rekryterande chefer måste kontakta tidigare arbetsgivare via telefon för att verifiera informationen.
Detta görs vanligtvis mot slutet av rekryteringsprocessen, eftersom det är för tidskrävande att göra detta för alla första kandidater.
Du kan dock automatisera processen för kontroll av tidigare anställningar, vilket gör att den kan göras snabbare och därmed tidigare i rekryteringsprocessen. Rekryterare kan avslöja röda flaggor om en kandidats historia i ett tidigt skede, vilket sparar tid och gör att man undviker att göra dåliga anställningar. Dessutom hjälper Checkster företagen att hålla sig 100 % i enlighet med reglerna genom att samla in detaljerade rapporter från kandidatens arbetsgivare och lagra all dokumentation på en central plats. Denna typ av rapportspårning är nästan omöjlig med hjälp av telefonverifieringar.
Referenskontroll eller anställningsverifiering?
Verifieringar av tidigare arbetsgivare är bra, men bara för att validera att en anställd arbetade på ett tidigare företag i en specifik roll och arbetade under en specifik period.
Om du däremot vill ha mer feedback och recensioner om hur de sökande faktiskt utförde jobbet och om de kommer att passa bra in på ditt företag, är en referenskontroll rätt väg att gå.
Du bör strukturera processen för referenskontroll på ett sätt som standardiserar frågorna för alla sökande för att skapa en opartisk baslinje. Här är en kort lista över de punkter som vi rekommenderar att du standardiserar:
- Frågor för referensintervju
Frågor som kan ställas till alla referenser och som avslöjar värdefull information om kandidaterna.
- Kriterier för referenser
Kriterier för godtagbara, oacceptabla, fenomenala, undermåliga osv. referenser.
- Vetningsprocess
Hur referensernas trovärdighet och integritet kontrolleras.
- Tid per referens
Den tid som bör ägnas åt varje referenskontroll.