Produktivitet. Hur mycket du gör, när du gör det, hur du mäter det. Sätt ihop ett gäng skribenter och du kan garantera att det kommer att tas upp någon gång.
Så många företag frågar också hur man övervakar produktiviteten när anställda arbetar hemifrån, eftersom det kan vara mycket svårt att veta vad de gör. Detta är lätt den bästa lösningen som vi har hittat, så kolla in den.
Skriver du på morgonen? Är du mer produktiv på kvällen? Har du ett dagligt antal ord? Räknar du sidor när du redigerar? Hur balanserar du kraven från e-post, sociala medier, skrivande och (förhoppningsvis) resten av ditt liv?
För ett par veckor sedan frågade författaren Nova Ren Suma följande:
Fellow writers & freelancers: Hur håller du dig organiserad och gör det bästa av dina timmar och jonglerar ett dussin saker samtidigt? Tips?
– Nova Ren Suma (@novaren) April 16, 2014
Hon fick en mängd svar, och författaren R. J. Anderson gav ett episkt svar, som berättas här – jag rekommenderar att du läser det.
Jag började skriva mitt svar, men det blev så enormt att jag kommer att dela upp det på tre inlägg. I dag ska jag tala om tidsplanering. Närmare bestämt om att göra-listor och Pomodoro tekniken. Det kanske inte låter så sexigt, men tro mig, det kan vara en avgörande faktor. Det andra inlägget kommer att handla om uppgiftstyper, sociala medier och din arbetsdag. Det tredje kommer att handla om attityder och förhållningssätt till arbete.
Jag tycker att råd om produktivitet är ett riktigt intressant område, eftersom mycket av dem riktar sig till människor som arbetar på kontor, med arbeten där man faktiskt vet när man har slutfört en uppgift. Det är inte alltid fallet för författare. Så råden nedan är specifikt för författare (och andra kreatörer), och är baserade på år på en ideell organisation med ett mycket produktivt team, samt min egen erfarenhet av att studera, arbeta på heltid och skriva två trilogier samtidigt.
LISTOR
Jag pratar inte bara om en vanlig att-göra-lista här. Att sätta allt på en gigantisk lista är ett garanterat sätt att se på saken, bli överväldigad och sedan frivilligt kasta sig ner i ett Lizzie Bennet Diaries-kaninhål i stället för att göra något arbete. Det är en för stor informationsmängd för att absorberas på en gång och det ser ut som mer än vad du någonsin kan göra. Men en bra att-göra-lista kan förändra ditt liv, allvarligt talat. Den kan hjälpa till att se till att ingenting glöms bort, undvika rusningar i sista minuten och faktiskt minska din stress. Lova!
Det finns många olika tekniker och du bör välja en som fungerar för dig, men jag ska visa dig hur min ser ut. Nycklarna är:
- Det är tydligt att varje uppgift ska beskrivas
- Allokera ett uppnåeligt belopp till varje dag
- Lämna utrymme för det oväntade
- Planera i förväg
Jag förvarar min lista i ett utkast till ett e-postmeddelande, så att jag kan få tillgång till den från min telefon eller bärbara dator när som helst för att lägga till en punkt. När jag får en ny att-göra-uppgift hoppar jag inte på den samma dag om det inte är brådskande. Jag tilldelar den till en framtida dag och glömmer den tills det är dags att göra den. Jag kan inte nog säga hur mycket detta minskar stressen.
Jag listar varje dag i den kommande veckan och tilldelar uppgifter under den. Jag har sedan en rubrik för ”kommande datum”, en rubrik för ”nästa vecka” och en rubrik för ”framtida åtgärder”. Och sedan skriver jag varje dag för hand en lista över vad jag ska få gjort och lägger undan resten av listan. På så sätt behöver jag bara titta på mina små uppgifter och inte på vägen som sträcker sig framför mig. Min regel: Om jag inte kan få plats med min dagliga lista på en post-it, finns det för mycket på den för att jag ska kunna göra allt.
Det här är vad som ska stå under varje rubrik som jag använder:
Daglig rubrik: Endast de uppgifter som jag kommer att utföra den dagen. Dessa ska vara tydligt beskrivna och det ska inte vara för många.
Kommande datum: Möten eller åtaganden som jag inte får glömma och som jag vill föra in i nästa veckas lista.
Nästa vecka: Jag kommer inte att göra detta förrän jag vet hur veckan ser ut, med eventuella önskemål från mina redaktörer eller personliga åtaganden.
Framtida åtgärder: Saker som händer om ett tag och som jag inte vill glömma.
Och här är ett utdrag ur mina senaste att-göra-listor. Jag har bara listat två enskilda dagar för veckan, eftersom detta redan håller på att bli ett episkt långt blogginlägg.
MÅNDAG
- Skriva blogginlägg om Pub Crawl
- Sända e-post till (författarvän)
- Uppfylla frågeformuläret för författare
- Kritiskt läsa (CP:s roman) – 100 sidor
- Krit Megs kapitel
- E-post till Jay
TISDAG
- Skriv kapitel
- Postkontor
- Yoga
- Skicka faktura
- E-post agent
- E-post redaktör
- E-post (vän)
Närmaste datum
- 13 maj – This Shattered World avslöjar omslaget
- 15 maj – brainstorming med Jay
- 31 maj – 1 juni – Emerging Writers Festival (panel på söndag)
NÄSTA VECKAN
- Tweeta inför utgivningen av (bok som kommer ut)
- Email (namn), (namn) och (namn)
- Färdigställa kritisk läsning för (författare)
- Förmedla bio/headshot/intervjusvar till (konferensnamn)
- Emaila revisor
FRAMTIDA ÅTGÄRDER
Och det är så min att-göra-lista fungerar! Även om det ser komplicerat ut tar det ungefär sextio sekunder att ställa in. För mig är dess främsta styrkor att den är lättillgänglig, lätt att underhålla, gör att jag kan tilldela en uppgift till när jag behöver göra den och sedan glömma den, och innebär att jag varje dag vaknar upp med vetskapen om vad jag behöver få gjort den dagen! Oavsett om du väljer detta format, en app eller ett mer tekniskt system är det viktigt att ha ett sätt att hålla reda på alla bollar du har i luften. Ditt system ska vara flexibelt samtidigt som det ska se till att du vet vad du ska göra varje dag, och göra det möjligt för dig att fokusera på en dag i taget samt att se helheten.
POMODORO
När det är dags att ta itu med listan ovan svär jag på Pomodoro-tekniken. Det finns variationer i hur olika människor använder den, men jag ska ge dig en kort beskrivning av min – jag har delat den med andra författare, och många av dem har rapporterat att den verkligen hjälper dem också. Du kan hämta en gratis Pomodoro app till din telefon, eller göra detta med en vanlig kökstimer.
Tekniken kräver att du arbetar i 25 minuter, följt av en fem minuters paus. Du gör detta fyra gånger i rad och tar sedan en halvtimmes paus. Nyckeln för mig är att jag börjar min arbetstid med en lista över saker att göra, oavsett om det handlar om att skriva eller administrera eller marknadsföra. Jag tar itu med den första, arbetar tills den är klar och tar sedan itu med den andra. Under inga omständigheter när jag är i min 25-minutersperiod gör jag något annat än de uppgifter jag har fastställt. Absolut inga sociala medier, ingen kopp te, inget dagdrömmeri osv. Vad jag märker är att de 25 minuterna aldrig verkar oöverstigliga, så jag hoppar in, och förbudet mot andra aktiviteter gör att jag passerar den farliga tiden fem minuter in, när mina fingrar börjar krypa mot att öppna en ny flik för Twitter. Genom att passera den ”distraktionspunkten” får jag en massa gjort.
Det är lika viktigt att ta fem minuters pauser – tanken här är att vila upp dig innan du blir trött, så att du är redo att fortsätta under nästa 25-minuterspass. Under mina fem minuters pauser brukar jag sträcka ut mig, ta en drink, gå på toaletten eller göra ett tre minuters dansparty med hunden, vilket har den extra fördelen att jag får loss min rygg innan jag blir öm av att sitta för länge vid tangentbordet. När jag har 30 minuters paus brukar jag ta en promenad – det är viktigt att lämna tangentbordet under den pausen.
Jag får en massa gjort när jag använder den här metoden – om du är intresserad kan du prova!