Program för modernisering av e-post

UW har påbörjat ett program för att modernisera sina e-post- och produktivitetsplattformstjänster – Email Modernization Program (EMP). Målen med EMP är att se till att nuvarande studenter, lärare, personal och anställda vid UW Medicine har tillgång till de senaste epost- och produktivitetsplattformstjänsterna som står till deras förfogande, att underlätta svarsförmågan på registerförfrågningar och att skydda känsliga data. I detta meddelande förklaras skälen till EMP och hur det kommer att påverka olika UW-grupper och tidigare UW-grupper.

På denna sida

• Vad detta innebär för användare av UW Deskmail och UW Windows Live
• Vad detta innebär för avgående anställda och kommande pensionärer
• Vad detta innebär för nuvarande pensionärer
• Utantag för pensionärer
• Vad detta innebär för alumner
• E-post. Modernization Program Timeline
• Resurser för UW Deskmail-användare
• Resurser för pensionärer och tidigare anställda
• Resurser för alumner och tidigare studenter
• EMP FAQ

Beslutet att modernisera UW:s e-post- och produktivitetsplattformstjänster fattades efter en noggrann granskning av kostnaderna, teknik och resurser som krävs för att leverera e-post- och produktivitetsplattformstjänster samt efter att ha övervägt vilka effekter EMP kommer att ha på en mängd olika användare. Beslutet grundar sig också på råd från UW:s Office of the Attorney General, Institutional Privacy Official och Records Management Services. UW-IT-personal kommer att vara tillgänglig för att hjälpa avdelningar och personer som migrerar från UW:s e-post- och produktivitetsplattformstjänster som dras tillbaka till andra e-post- och produktivitetsplattformstjänster som erbjuder en mer uppdaterad och sammanhängande upplevelse.

Se EMP tidslinje och programresurser

Klicka här för mer information om EMP tidslinje och programresurser.

Förändrad teknik

E-post- och produktivitetsplattformstjänsterna har förändrats dramatiskt under de år som gått sedan UW införde och utvecklade sina egna hemmabyggda system (dvs, Deskmail, Alpine och Pine). I synnerhet Google och Microsoft har blivit de dominerande leverantörerna och har investerat kraftigt i uppgradering och integrering av molnbaserade e-post- och produktivitetsplattformstjänster. Samtidigt har det blivit oöverkomligt för UW att uppgradera sina egenutvecklade lösningar så att de håller jämna steg med de standarder för e-post- och produktivitetsplattformstjänster som fastställts av Google och Microsoft.

Rättslig efterlevnad

UW:s e-post- och produktivitetsplattformstjänster omfattas av ett stort antal delstatliga och federala lagar, t.ex. Public Records Act, FERPA, HIPAA och andra regleringssystem. Dessa lagar och förordningar kräver ett omsorgsfullt skydd av viss information, genomtänkt registerhantering och noggrann granskning och utlämnande eller avslöjande av information för myndighets-, utrednings- och andra ändamål. Med tanke på den enorma ökningen av användningen av e-post och produktivitetsplattformstjänster under de senaste åren har det blivit alltmer betungande för UW att följa dessa krav.

The Email Modernization Program (EMP)

UW har påbörjat sitt Email Modernization Program (EMP) för att ta itu med den föränderliga tekniken och dessa rättsliga problem. Syftet med EMP är att se till att nuvarande studenter, lärare, personal och anställda vid UW Medicine har tillgång till de senaste e-post- och produktivitetsplattformstjänsterna och att minska bördan och kostnaderna för efterlevnad av lagstiftningen. De grundläggande delarna av EMP är:

• UW Deskmail och UW Windows Live kommer att dras in den 31/12/18.
• UW kommer att tillhandahålla e-post- och produktivitetsplattformstjänster med UW Exchange Online (som en del av produktivitetsplattformen UW Office 365) och med UW Gmail (som en del av produktivitetsplattformen UW G Suite by Google).
• UW Office 365 och UW G Suite kommer endast att göras tillgängliga för nuvarande UW-studenter, fakultet, personal och anställda vid UW Medicine, med förbehållet att UW G Suite inte är HIPAA-kompatibelt – klicka här för mer information.
• UW-pensionärer, med undantag för emeriti-fakultet och emeriti-bibliotekarier, och UW-alumner kommer inte längre att ha tillgång till UW:s e-post- och produktivitetsplattformstjänster, även om de kommer att behålla privilegier för vidarebefordran av e-post.

Vad det här innebär för användarna av UW Deskmail och UW Windows Live

UW Deskmail (även kallad Alpine, Pine) och UW Windows Live kommer att vara helt pensionerade den 31/12/18. Tillgången till konton kommer att upphöra och alla data kommer att raderas. Användare av dessa e-post- och produktivitetsplattformstjänster är ansvariga för att migrera sin e-post och sina filer till UW Office 365 och/eller UW G Suite, och se till att bevara UW:s arkiv enligt vägledning för arkivhantering och den allmänna arkivförvaringsschemat eller UW Medicine Records Retention Schedule.

Vad det här innebär för avgående anställda och kommande pensionärer

Avgående anställda och kommande pensionärer måste samarbeta med sin hemavdelning eller enhet för att ta bort och behålla officiella UW-handlingar som inte har nått slutet av sin arkivförvaringsperiod från sina UW-konton inom 30 dagar efter avgången. Efter 30 dagar kommer de inte längre att ha tillgång till kontot och alla uppgifter kommer att raderas. Eftersom UW:s policy tillåter personlig användning av UW-IT:s datatjänster i mindre omfattning måste anställda som slutar sin anställning och kommande pensionärer också migrera sådana personliga uppgifter i mindre omfattning till en personlig tjänst om de vill bevara dem. De får inte migrera några officiella UW-dokument till en personlig tjänst.

Vad detta innebär för nuvarande pensionärer

Alla pensionärer som använder UW Deskmail, UW Office 365, UW G Suite och/eller UW Windows Live måste samarbeta med sin tidigare hemavdelning eller enhet för att ta bort och behålla officiella UW-dokument som inte har nått slutet av sin dokumentbevarandeperiod. De kommer också att behöva migrera alla de minimis-personuppgifter till en personlig tjänst om de vill bevara dem. De får inte överföra några officiella UW-dokument till en personlig tjänst. Tillgången till kontona kommer att upphöra och alla data kommer att raderas.

Undantag för pensionärer

Emeriti-fakulteter och emeriti-bibliotekarier kommer att ha fortsatt tillgång till UW Office 365 och UW G Suite. Om de för närvarande använder UW Deskmail och/eller UW Windows Live måste de migrera sina data till UW Office 365 eller UW G Suite. Andra tidigare anställda eller pensionärer kan fortsätta att använda UW Office 365 eller UW G Suite om de årligen tillhandahålls för åtkomst av en UW-anställd som fortfarande utför en tjänst för UW – klicka här för mer information.

Vad detta innebär för alumner

Alumner kommer inte längre att vara berättigade till UW:s e-post- och produktivitetsplattformstjänster. De som för närvarande använder en tjänst bör migrera personliga filer och e-post till en personlig tjänst om de vill bevara dem. Om de har dem får de inte migrera några officiella UW-handlingar till en personlig tjänst och måste samarbeta med sin tidigare hemavdelning för att ta bort eventuella kvarvarande officiella UW-handlingar. Tillgången till kontona kommer att upphöra och alla data kommer att raderas.

Läs vidare för att få information om programmets tidslinje och de resurser som finns tillgängliga för att stödja användarna när de övergår till nya tjänster för e-post och produktivitetsplattformar, och se EMP FAQ.

Email Modernization Program Timeline

Important Milestones

• 7 december 2017: Officiellt tillkännagivande av e-postmoderniseringsprogrammet, inklusive avveckling av UW Deskmail och avveckling av e-posttjänsten Alumni/Retiree.
• 30 april 2018: Åtkomst inaktiverad och alla återstående Deskmail ”Data Storage”-brevlådor inaktiverade. ”Data Storage”-användare måste slutföra postmigrering (enligt önskemål) och manuell kontodeaktivering före detta datum.
• 31 juli 2018: Pensionärer, tidigare personal, alumner och tidigare studenter UW Deskmail, UW Office 365 och UW G Suite e-post- och produktivitetsplattformstjänster inaktiverade och alla data raderade. Användarna måste slutföra migreringen av de minimis personlig e-post och data (enligt önskemål) till en privat e-post- och produktivitetsplattformstjänst före detta datum.
• 31 december 2018: UW Deskmail och UW Windows Live-konton och data raderas. Nuvarande anställda måste slutföra migreringen av data från e-post- och produktivitetsplattformen före detta datum.

UW Deskmail-abonnenter

UW Deskmail (alias UW Email, Alpine, Pine) kommer att dras in för hela universitetet den 31 december 2018. Tillgången till konton kommer att upphöra och alla data kommer att raderas från och med det datumet. Användare av Deskmail är ansvariga för att migrera sin e-post och sina filer och se till att bevara UW:s dokument i enlighet med riktlinjer för dokumenthantering och General Records Retention Schedule eller UW Medicine Records Retention Schedule.

Resurser för UW Deskmail-abonnenter

• Vilket e-postsystem ska du använda
• Mer om UW Exchange Online (Office 365)
• Mer om UW Gmail (UW G Suite)
• Ändra UW Email forwarding (välj Forward to (vidarebefordra till) och ange din privata e-postadress i rutan för att vidarebefordra e-post som skickas till din @uw.edu e-postadress till din privata e-postadress)
• Kopia av e-postmeddelande till UW Deskmail-abonnenter

Pensionärer och tidigare anställda

Pensionärer (med vissa undantag som anges nedan) och tidigare anställda är inte längre berättigade till UW:s e-posttjänst, inklusive användare av UW Deskmail, UW Exchange Online, UW Gmail och UW Outlook Live. Tillgången till kontona upphörde och alla data raderades med verkan från och med den 31 juli 2018. Möjligheten att få tillgång till eller logga in med sitt UW NetID påverkas inte, och inte heller möjligheten att vidarebefordra sin UW-e-postadress till en privat e-posttjänst.

Avskilda anställda och kommande pensionärer

• Inom 30 dagar efter avskiljandet måste kommande pensionärer och avskiljande anställda, inklusive studentanställda, samarbeta med sin hemavdelning eller enhet för att ta bort och behålla officiella UW-handlingar, och se till att bevara UW-handlingar i enlighet med vägledning för hantering av handlingar och General Records Retention Schedule eller UW Medicine Records Retention Schedule.
• Efter 30 dagar kommer de inte längre att ha tillgång till kontot och alla data kommer att raderas.
• Då UW:s policy tillåter de minimis personlig användning, måste de också migrera alla personliga filer och e-post till en personlig tjänst om de vill bevara dem. De får inte migrera några officiella UW-handlingar till en personlig tjänst.

Aktuella pensionärer

• Alla pensionärer som använder någon av UW:s e-posttjänster måste samarbeta med sin tidigare hemavdelning eller enhet för att ta bort och behålla officiella UW-handlingar, och se till att bevara UW-handlingar enligt vägledning för hantering av handlingar och den allmänna tidtabellen för lagring av handlingar eller UW Medicins tidtabell för lagring av handlingar.
• De måste också migrera alla personliga filer och e-postmeddelanden av mindre betydelse till en personlig tjänst om de vill bevara dem. De får inte migrera några officiella UW-handlingar till en personlig tjänst.
• Access till kontona upphörde och alla data raderades med verkan från och med den 31 juli 2018.

Utantag för pensionärer

• Emeriti-fakulteter och -bibliotekarier kommer att ha fortsatt tillgång till UW Exchange Online (och UW Office 365) och UW Gmail (och UW G Suite).
• Om de för närvarande använder UW Deskmail (även kallad UW Email, Alpine, Pine) måste de migrera till antingen UW Exchange Online eller UW Gmail.
• Andra tidigare anställda eller pensionärer kan fortsätta att använda en UW-tjänst om de har tillgång till den av en nuvarande UW-anställd som fortfarande utför en tjänst för UW. Se här för mer information.

Resurser för pensionärer och tidigare anställda

Pensionärer och tidigare anställda kan utforska följande resurser när det gäller e-posttjänster och migreringsalternativ:

• Sätt upp en privat e-posttjänst
• Migrerar från UW Gmail till personlig Gmail
• Migrerar från UW Gmail till Outlook.com
• Migrerar från UW Office 365 till Outlook.com
• Ändra vidarebefordran av UW e-post (välj Vidarebefordra till och ange din privata e-postadress i rutan)
• Förmedla datatjänster till UW-anslutna företag
• Kopia av e-postmeddelande till pensionärer och före detta anställda

Alumner och före detta studenter

Alumner och före detta studenter är inte längre berättigade till UW:s e-posttjänst, inklusive användare av UW Deskmail, UW Exchange Online, UW Gmail och UW Outlook Live. Tillgången till kontona upphörde och alla data raderades med verkan från och med den 31 juli 2018. Möjligheten att få tillgång till eller logga in med sitt UW NetID påverkas inte, inte heller möjligheten att vidarebefordra sin UW-e-postadress till en privat e-posttjänst.

Avgångsstudenter och avgångsstudenter

• På den 10:e dagen i det andra kvartalet då de inte är registrerade som studenter kommer avgångsstudenter och avgångsstudenter att få ett meddelande via e-post om att deras datortjänster, inklusive e-postkontot, kommer att upphöra att gälla om 14 dagar. Efter datumet för e-postmeddelandet + 14 dagar kommer de inte längre att ha tillgång till sitt e-postkonto och alla uppgifter kommer att raderas.
• De kommer att behöva migrera alla personliga filer och e-post till en personlig tjänst om de vill bevara dem.
• De får inte migrera några officiella UW-handlingar till en personlig tjänst och måste samarbeta med sin hemavdelning eller enhet för att ta bort och behålla officiella UW-handlingar, och se till att bevara UW-handlingar i enlighet med vägledning för hantering av handlingar och General Records Retention Schedule eller UW Medicine Records Retention Schedule.

Aktuella alumner och tidigare studenter

• De som för närvarande använder en e-posttjänst från UW bör migrera personliga filer och e-post till en personlig tjänst om de vill bevara dem.
• De får inte migrera några officiella UW-handlingar till en personlig tjänst och måste samarbeta med sin tidigare hemavdelning för att ta bort eventuella kvarvarande officiella UW-handlingar, och se till att bevara UW-handlingar i enlighet med vägledning för hantering av handlingar och General Records Retention Schedule eller UW Medicine Records Retention Schedule.
• Åtkomsten till kontona upphörde och alla data raderades med verkan från och med den 31 juli 2018.

Utantag för alumner och före detta studenter

• Alumner och före detta studenter kan fortsätta att använda en UW-tjänst om de tillhandahålls för åtkomst av en nuvarande UW-anställd som fortfarande utför en tjänst för UW. Mer information finns här.

Resurser för alumner och tidigare studenter

Alumner och tidigare studenter kan undersöka följande resurser för e-posttjänster och migreringsalternativ:

• Sätt upp en privat e-posttjänst
• Migrerar från UW Gmail till personlig Gmail
• Migrerar från UW Gmail till Outlook.com
• Migrerar från UW Office 365 till Outlook.com
• Ändra UW:s e-post vidarebefordran (välj Vidarebefordra till och ange din privata e-postadress i rutan)
• UW NetID godkännande
• Kopia av e-postmeddelande till alumner och före detta studenter

EMP FAQ

Varför ändrar UW sina e-posttjänster?

UW moderniserar sina e-posttjänster av tre huvudsakliga skäl:

• För att se till att nuvarande studenter, lärare och personal har tillgång till de senaste verktygen för e-postsamarbete och produktivitet
• För att underlätta svar på förfrågningar om offentliga handlingar
• För att skydda känsliga uppgifter

Detta beslut fattades efter en noggrann genomgång av den teknik och de resurser som krävs för att leverera dessa tjänster, samt efter övervägande av den förväntade påverkan på våra alumner, före detta studenter och tidigare personal. Beslutet återspeglar också råd från UW:s Office of the Attorney General, Institutional Privacy Official och Records Management Services.

Förlorar jag min @uw.edu e-postadress?

Nej, du kommer inte att förlora din @uw.edu e-postadress. Du kan fortsätta att använda din @uw.edu-adress för att skicka och ta emot e-post, men du måste vidarebefordra e-post som skickas till din @uw.edu-adress till en privat e-posttjänst, t.ex. Google eller Microsoft, och ställa in möjligheten att skicka från din @uw.edu. Se nedan för instruktioner.

Vad är skillnaden mellan en e-postadress och en e-posttjänst?

En e-postadress är inte samma sak som en e-posttjänst. En e-postadress är din @uw.edu-adress. En e-posttjänst avser den tekniska infrastruktur som lagrar och levererar din e-post, till exempel Deskmail, Microsoft Exchange Online/Office 365 eller Gmail. Även om UW inte längre kommer att tillhandahålla e-posttjänster till tidigare studenter, lärare och personal kommer de nuvarande förändringarna inte att påverka din förmåga att skicka och ta emot e-post från/till din @uw.edu-adress. Du kommer att behålla din UW e-postadress. Du kommer dock att behöva vidta åtgärder för att få e-post som skickas till dig på din @uw.edu-adress vidarebefordrad till en privat e-posttjänst.

Kan jag fortfarande ta emot e-post från min @uw.edu-adress?

Ja, du kommer att kunna fortsätta att ta emot e-post som skickas till din @uw.edu-adress. För att göra detta måste du vidarebefordra e-post som skickas till din @uw.edu-adress till en privat e-posttjänst, till exempel Google eller Microsoft. Detta innebär att när någon skickar ett e-postmeddelande till din @uw.edu-adress kommer du att få detta e-postmeddelande i din nya e-posttjänst. Avsändaren behöver inte ändra din e-postadress. Du kan ställa in vidarebefordran för din @uw.edu-adress här: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward.

Kan jag fortfarande skicka e-post från min @uw.edu-adress?

Ja. Många e-postleverantörer låter dig skicka från din @uw.edu-adress, men du måste först ställa in denna tjänst hos din nya e-postleverantör. När du har slutfört inställningen kommer e-postmeddelandet att komma från din @uw.edu-adress. Google har instruktioner om hur du gör detta här. Instruktioner för att använda Outlook.com finns här.

Vill jag förlora min UW NetID med det här programmet?

Nej, du kommer inte att förlora din UW NetID med det här programmet.

Hur påverkar kostnaderna beslutet när e-posttjänsterna i molnet är gratis?

Och även om Google och Microsoft erbjuder högre utbildningssamhället en del tjänster till låga eller inga avgifter, innebär tillhandahållandet av tjänsterna kostnader för UW. Tjänsterna från Google och Microsoft omfattar inte stöd till slutanvändare, ingenjörstid för att integrera dem med universitetets informationstekniska system eller den personal och de resurser som krävs för att följa statliga och federala lagar. Dessa utgör betydande och snabbt ökande kostnader, eftersom Googles och Microsofts tjänster har komplexa funktioner, använder sig av snabbt skiftande tekniska arkitekturer och innehåller enorma datamängder jämfört med UW:s enkla, egenutvecklade e-postsystem.

Vad har efterlevnaden av lagar och regler med e-posttjänster att göra?

Google och Microsofts e-post-, samarbets- och produktivitetstjänster som erbjuds av UW omfattas av ett stort antal delstatliga och federala lagar, t.ex. Public Records Act, FERPA, HIPAA och andra bestämmelser. Dessa lagar och förordningar kräver ett omsorgsfullt skydd av viss information, genomtänkt arkivhantering samt noggrann granskning och utlämnande av information för tillsyns-, utrednings- och andra ändamål. Med tanke på den enorma ökningen av användningen av dessa e-post-, samarbets- och produktivitetstjänster under de senaste åren, har det blivit alltmer tidskrävande och dyrt att låta pensionärer och alumner fortsätta att använda dessa UW-tjänster, vilket har gjort det alltmer tidskrävande och dyrt att uppfylla dessa krav.

Varför är min e-post ett integritetsbekymmer?

E-post och data i UW:s eposttjänster kan bli föremål för rättslig upptäckt eller för begäran om offentliga handlingar som görs till UW. Detta innebär att UW kan vara juridiskt förpliktigad att lämna ut dina uppgifter till den som begär dem, även om de är av personlig karaktär. Denna exponering gäller alla e-postmeddelanden som du skickar och tar emot via en av UW:s e-posttjänster. En fördel med att flytta din e-post till en privat e-posttjänst är att dina uppgifter inte kommer att exponeras på detta sätt.

Det har dessutom under de senaste åren skett en enorm ökning av ansträngningarna och kostnaderna för att besvara förfrågningar om utlämnande av uppgifter, inklusive personalen för att sortera och tillhandahålla dessa uppgifter, eller för att försvara beslutet att inte lämna ut uppgifter. Dessa utmaningar i fråga om efterlevnad och sekretess är bara några exempel, och de är drivande för de frågor som berör UW:s Office of the Attorney General, Institutional Privacy Official och Records Management Services.

Kan jag behålla min UW-e-posttjänst om jag är aktivt involverad i arbetet vid UW?

Vi förstår att många alumner, före detta anställda och andra i vårt bredare samhälle bidrar till UW:s uppdrag. För att stödja detta arbete kommer UW att göra det möjligt för alumner, volontärer eller pensionärer som fortfarande arbetar aktivt med UW att behålla sina UW Microsoft- eller Google-tjänster, så länge de årligen godkänns av en nuvarande UW-anställd. Verktyget för att ge detta godkännande kommer att finnas tillgängligt i mars. Länken till verktyget kommer att finnas på webbsidorna för programmet Email Modernization.

Kan jag betala för UW:s e-posttjänst?

Nej, enligt statens policy är detta inte tillåtet. Enligt lagen i delstaten Washington, RCW 28B.63, och UW Administrative Policy Statement, APS 59.5, kan UW inte sälja UW Microsoft- eller Google-tjänster till alumner eller pensionärer. Att göra det skulle också bryta mot universitetets avtal med dessa företag.

Varför avvecklas Deskmail?

E-posttjänsterna har förändrats dramatiskt under de år som gått sedan UW utvecklade och införde sina egna hemmaskapade system (dvs. Deskmail, Alpine, Web Alpine och Pine). I synnerhet Google och Microsoft har blivit de dominerande leverantörerna för högre utbildning, myndigheter och företag. Båda företagen har gjort stora investeringar för att uppgradera och integrera molnbaserade e-posttjänster och kopplat dem till ett stort antal samarbets- och produktivitetsverktyg. Samtidigt har UW:s egenutvecklade lösningar ålderstigna kodbaser som inte längre underhålls aktivt och som körs på hårdvara som är uttjänt, vilket ökar risken för systemfel med tiden. Som ett resultat av detta är det oöverkomligt för UW att uppgradera sina egenutvecklade lösningar så att de håller jämna steg med de e-posttjänster och tekniska standarder som fastställts av Google och Microsoft.

Vad behöver jag göra om jag har officiella UW-handlingar i min e-post?

Om du har frågor om hur du ska göra, vänligen kontakta [email protected].

Som alumn, medlem i UWAA eller pensionär, har jag då inte UW:s e-posttjänster på livstid?

Du kommer att behålla din @uw.edu-adress och kan fortsätta att använda den för att skicka och ta emot e-post. Du måste dock vidarebefordra e-post som skickas till din @uw.edu-adress till en privat e-posttjänst, till exempel Google eller Microsoft. Du kan ställa in vidarebefordran för din @uw.edu-adress här: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward. Dessutom måste du ställa in möjligheten att skicka från din @uw.edu-adress. Google har instruktioner om hur du gör detta här. Instruktioner för att använda Outlook.com finns här.

Hur är det med Emeriti-fakultet och Emeriti-bibliotekarier?

Emeriti-fakultet och Emeriti-bibliotekarier betraktas som aktiva medlemmar av UW-samhället och kommer att kunna fortsätta att använda UW:s e-posttjänst (UW Exchange Online/Office 365, UW Gmail) om de inte använder Deskmail. Om så är fallet måste Emeriti Faculty och Emeriti Librarians flytta till antingen UW Exchange Online/Office 365 eller UW Gmail.

Slutsats

UW-IT erbjuder en rad online-resurser och migreringsverktyg för att hjälpa alla användare med genomförandet av EMP och de övergångar som krävs. Berörda användare får e-postmeddelanden från EMP med detaljerad programinformation och instruktioner om hur de ska gå vidare med migreringen av data innan tillgången till konton upphör och data raderas.

Vänligen kontakta [email protected] om du har några frågor eller funderingar.