Privat wiki: Hur skapar man en visuellt tilltalande?

Skapa en wiki och upplev kraften i samarbete på distans.

Vi har alla hört talas om Wikipedia, folks första sida när de vill lära sig om något nytt eller läsa ett okänt ämne. Wikipedias uppdrag är att skapa en omfattande kunskapsresurs och skapas med hjälp av wikis. Wikis kan användas på många olika sätt och är snabbt på väg att bli den sökta tekniken för kunskapshantering och samarbete på distans.

Vet du att den genomsnittliga kunskapsarbetaren tillbringar nästan 2,5 timmar per dag, dvs. ungefär 30 % av sin arbetsdag, med att söka efter information?

En annan studie visade att nästan 20 % av en anställds arbetstid – motsvarande 1 dag i en arbetsvecka – går till spillo för att söka efter information som behövs för att utföra sitt arbete!

Organisationer måste samla in kunskap, organisera information från flera olika källor, dela erfarenheter och ge insikter för att göra det möjligt för sina anställda att utföra sitt arbete effektivt. Enligt McKinsey & Company kan en sökbar intern kunskapsbas öka de anställdas produktivitet med 35 %. Ett sätt för företag att skapa denna kunskapsbas är att använda wikis – sidor som organiserar information och kan delas med flera användare.

Oavsett om du vill lagra ditt företags arbete eller hantera personlig information kommer den här artikeln att introducera dig till vad en wiki är, fördelarna och nackdelarna med den. Vi förklarar också hur du skapar en wiki och hur du kan börja använda den effektivt på ditt företag.

Vad är en wiki?

Namnet ”Wiki” gavs av skaparen av den första wikin Ward Cunningham. Det är en förkortad form av det hawaiianska ordet ”wiki- wiki”, som betyder snabb.

En wiki är en webbsida som kan redigeras av flera användare med hjälp av en enkel webbläsare och en internetanslutning. Wikis är ett snabbt och enkelt sätt att skapa informationslager, söka information och samarbeta på samma sida.

Wikipedia definierar wikis som ”En textpublikation som redigeras och förvaltas gemensamt av sin egen publik direkt med hjälp av en webbläsare”. Detta innebär att wikis kan skapas och redigeras av alla som har tillgång till webbsidan.

En typisk wiki kan innehålla flera sidor om ett ämne och fungerar som en kunskapshubb för flera bidragsgivare.

Typer av wikis

Vi kan dela in de olika typerna av wikis baserat på syftet med skapandet och omfattningen av det eftersträvade samarbetet. Är din avsikt att skapa en kunskapshubb för hela världen att få tillgång till eller en personlig katalog där du kan söka i dina filer? Vill du begränsa vilka personer som kan lägga till eller redigera innehåll? Låt oss diskutera de tre huvudtyperna av wikis:

1. Offentliga wikis – Wikis som skapas för att fungera som en informationshubb där vem som helst kan skapa och redigera innehåll kallas offentliga wikis. De är öppna för samarbete med alla. Populära wikis som Wikipedia, Scholarpedia och WikiTravel är offentligt tillgängliga.
2. Privata wikis – Privata wikis används av företag som en intern kunskapsbas för att hantera intern information och göra det möjligt för grupper att enkelt dela kunskap och arbeta tillsammans. Det är en plats där ditt team kan lagra dokument om företagets policyer, processer, riktlinjer, SOP:er (Standard Operating Procedures), projekt, produktlistor, arbetsflöden, delade inloggningar, checklistor osv. Tänk på det som ditt interna Wikipedia gjort i privat regi för ditt företag. Vi kommer att gå igenom privata wikis i detalj i den här artikeln.
3. Personlig wiki – Du kan också använda wikis som en personlig wiki för att anteckna, som en kunskapsbank, dagbok, författarverktyg eller till och med projektledning.

Fördelar med wikis

I början kan en wiki vara ett effektivt sätt att samla in och distribuera information. Den kan förbättra samarbetet på distans mellan teammedlemmar och ge ett enkelt sätt att få ett team på samma sida. Några av de viktigaste fördelarna med wikis är följande:

• Alla kan skapa en wiki
• Lätt för vem som helst att redigera en wiki
• Enkel att lära sig och använda
• Lätt att uppdatera information
• Team kan arbeta på en enda webbsida tillsammans
• Delar och samarbetar enkelt kring dokument
• Kan. spåra gjorda ändringar och återgå till föregående version
• Flexibel struktur för att skapa en wiki enligt dina behov
• Vidare utbud av wikiprogramvara att välja mellan
• Låg kostnad att hantera

Vi ska gå igenom i detalj om privata wikis, som ofta kallas interna wikis eller företagswikis. En privat wiki, eller intern wiki, fungerar som en central informationshubb för att hantera och dela all företagets kunskap och information.

Läs mer: Vad är det bästa sättet att skapa en intern wiki

Behövs det en privat wiki?

För att börja med wiki-programvara är det viktigt att identifiera syftet med att skapa din wiki. Vilka är fördelarna med att skapa en wiki och dela kunskap på det här sättet?

Gör en lista över de olika avdelningarna, personerna, de informationsresurser som krävs och behovet av att människor samarbetar.

Låt oss titta på de viktigaste skälen till varför ditt företag kan behöva en privat wiki:

• Har du ett fjärrteam som behöver samarbeta?
• Vill ni skapa en kunskapshubb för alla anställda?
• Söker ni ett enkelt men kraftfullt sätt att skapa och redigera dokument tillsammans?
• Vill ni underlätta kommunikation och diskussion kring dokument?
• Behövs det att teamet snabbt kan söka och få tillgång till information?
• Behövs det ett snabbt sätt att importera och exportera intern eller extern information?
• Vill du se alla skriv- och redigeringssteg i ett dokument?
• Söker du ett snabbt sätt att ta ombord eller utbilda anställda?

Om du svarat ja på de flesta av ovanstående frågor kan du läsa vidare för att ta reda på hur du väljer en bra wiki-programvara.

Must-Haves in a Private Wiki Software

En wiki som du skapar kommer att användas av flera intressenter för att se till att den har alla de rätta funktionerna du behöver.

Låt oss diskutera de funktioner som ditt företags wiki måste ha:

1. Collaborative editor – Din wikiprogramvara måste stödja samarbete i realtid så att ditt team kan redigera samma dokument tillsammans. Du ska också kunna lägga till rich media som bilder, videor, filer etc.
2. Organiserad struktur och mappar – Arbetsutrymmen gör det enkelt att samarbeta, dela information och se till att rätt teammedlemmar eller kunder har tillgång till den. Du bör också kunna organisera dina wikis i mappar för en snygg och solid organiserad struktur.
3. Lagra och dela företagets tillgångar – En wiki bör ha ett innehållsbibliotek för att spara bilder, filer och digitalt innehåll som du lägger till i din interna wiki, så att alla enkelt kan komma åt och återanvända dem.
4. Rika inbäddningsalternativ – Du ska enkelt kunna bädda in webblänkar, mediefiler, molnfiler enkelt för att skapa interaktiva dokument.
5. Sökning – Sökning är en viktig faktor för att göra wikis enkla att använda. En wiki bör göra det möjligt för vem som helst att enkelt söka i dokument och det vore en bonus om den också kunde söka i innehållet inuti dokumenten.
6. Kommentarer – Om du behöver hjälp i en wiki eller har frågor om den bör du snabbt kunna göra en inline-kommentar utan att lämna dokumentet.
7. Länka samman dokument – Du måste kunna länka samman dokument kring olika ämnen och ämnesområden för att få allt att fungera tillsammans så att det blir lättare att dela med sig av kunskap.
8. Behörighetsnivåer & – Din interna wiki måste ha möjlighet att ställa in behörighetsnivåer för att se till att informationen kan nås av rätt personer.

Läs mer: Du behöver ett effektivt verktyg som hjälper dig att skapa, dela och samarbeta med intressenter och få arbetet gjort på ett effektivt sätt för att skapa wikis. Det är här Bit kommer in!

Bit.ai är ett nytt verktyg för dokumentation och kunskapshantering som hjälper team att samarbeta, dela, spåra och hantera all företagets kunskap på ett ställe.

Med Bit kan du enkelt lägga till bilder, kalkylblad, Google Slides, YouTube-videor, PDF-filer, kartor, diagram, grafer med mera i dina wikis för att göra dem visuellt fantastiska.

Nyckelfunktioner

1. Samarbetsredigerare i realtid – Bit har stöd för samarbete i realtid så att ditt team kan redigera samma dokument tillsammans. Plattformen har många funktioner, men har en enkel design och ett intuitivt gränssnitt, vilket gör det lätt för en ny användare att navigera. Du kan också lägga till rika medier som bilder, videor, filer etc.
2. Organiserade arbetsrum och mappar – Bit samlar all din information på ett och samma ställe genom att du kan organisera information i arbetsrum och mappar. Arbetsområden kan skapas kring projekt, team, avdelningar och kunder. Alla som läggs till i ett arbetsområde kan få tillgång till och samarbeta om dess innehåll. Inom varje arbetsutrymme kan du skapa ett obegränsat antal wikis och få tillgång till ditt innehållsbibliotek.
3. Innehållsbibliotek – Bit har ett innehållsbibliotek på arbetsutrymme-nivå där du kan lagra och dela företagets tillgångar. Du kan enkelt spara bilder, filer och digitalt innehåll så att hela teamet kan få tillgång till det när som helst.
4. Rika inbäddningsalternativ – Bit.ai integrerar med över 100+ webbapplikationer (t.ex. YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive etc.) för att hjälpa teamen att väva in information i sina wikis utöver text och bilder.
5. Smart sökning – Bit har en mycket robust sökfunktionalitet som gör att vem som helst kan hitta information snabbt. Du kan söka efter mappar, filer, dokument och innehåll i dina dokument i alla dina arbetsutrymmen.
6. Inline-kommentarer och utrop – Du kan göra inline-kommentarer i ett dokument och pinga en användare i arbetsutrymmet. Bit har möjlighet att skicka e-postmeddelanden för kommentarer som gjorts i ett dokument. Du kan också markera text och använda @mention för att tagga någon på vilken text som helst i ett dokument.
7. Länka samman dokument – Bit gör det möjligt för användare att skapa obegränsat antal dokument och länka samman dem för att skapa wikis som utökar kunskapsbasen. Markera bara orden så har du möjlighet att skapa ett nytt dokument.
8. Tillstånd & delningsåtkomst – Bit stöder funktioner som dokumentspårning, molnuppladdning, mallar, dokumentlåsning, dokumentförfall, lösenordsskydd, begränsning av filåtkomst osv. som hjälper till att hålla din viktiga företagsinformation säker.

Hur man skapar en wiki med Bit?

Om du har bestämt dig för att en wiki är rätt val för dig och vill snabbt skapa en wiki med ett enkelt gränssnitt, bra integrationer och ingen kodningshuvudvärk! Så här kan du enkelt komma igång med en:

Steg 1: Skapa ett Bit-konto

Gå till startsidan för Bit.ai och klicka på Get Started for Free eller Sign Up för att komma igång. Ange din e-postadress för att registrera dig. När du är inne kan du skapa din profil.

Steg 2: Skapa ett arbetsområde

När du har registrerat dig kommer du till din instrumentpanel, du vill gå till avsnittet arbetsområde! Klicka på knappen ”Create Workspace” till höger. Ett popup-fönster visas där du uppmanas att lägga till ett namn för ditt nya arbetsområde.

Du kan skapa ett arbetsområde kring ett team, en avdelning, ett stort projekt, en klient, en partner osv. och namnge det därefter.

Steg 3: Lägg till teammedlemmar

Bit gör det möjligt för dina teammedlemmar att samarbeta i realtid och få arbetet gjort tillsammans. Du kan bjuda in andra i ditt företag att ansluta sig till dig i ett arbetsområde och samarbeta med kunskap, projekt, dokument och innehåll i arbetsområdet.

Det är ett enkelt sätt att hantera projekt, skapa presentationer, brainstorma, hålla SOP:er, skapa planer och viktigast av allt dela med sig av företagsinformation och kunskap!

Steg 4: Skapa det önskade dokumentet

När du väl är inne i arbetsområdet klickar du på knappen ”Skapa nytt”. Du får ett tomt Bit-dokument som är redo att användas!

Del A: Intern wiki

Följ dessa anvisningar för att länka samman dina dokument:

1. Öppna ett Bit-dokument och börja skriva.

👉🏼2. Markera någon del av din text.

👉🏼3. Du ser ett verktygsfält för formatering visas. Klicka på ”Länk till dokument”

👉🏼4. Börja söka efter vilket dokument som helst med den här arbetsytan.

👉🏼5. När du har hittat det kan du lägga till det i ditt dokument och du kommer att se att den text som du ursprungligen markerade nu har en hyperlänk som leder användaren till det dokumentet.

Del B: Extern wiki

6. 👉🏼I rullgardinsmenyn väljer du ”Dela”.

7. 👉🏼Och aktivera delning öppnas. Klicka på ”Aktivera delning”.