Organisationsstruktur

Har du någonsin sökt upp ett organisationsschema för ett företag, till exempel ONGC? En kort titt på organisationsdiagrammet ger dig massor av information om de olika avdelningarna, personerna i toppen, ansvarsfördelningen osv. I ett nötskal berättar det om företagets organisationsstruktur.

Föreslagna videor

Vad är en organisationsstruktur?

Först och främst måste vi komma ihåg att en organisationsstruktur är ett resultat av organiseringsprocessen. Organisationsstrukturen består av de olika arbetsuppgifterna, avdelningarna och ansvarsområdena i företaget tillsammans med definitionen av omfattningen av kontroll, ledning och auktoritet.

Den består också av relationerna mellan olika medlemmar i företaget. Sammantaget är en organisationsstruktur en ram inom vilken lednings- och verksamhetsuppgifter utförs. Detta beror på att den definierar ledningens omfattning eller spännvidd.

Se fler ämnen under Organisering

• Intro till organisation och dess betydelse
• Organiseringstyper
• Delegering
• Decentralisering

Med andra ord specificerar den auktoriteten genom att tydligt ange vilka som är underställda en överordnad och vilka som överordnad själv är underställda. I själva verket belyser detta ledningsnivåerna i ett företag och möjliggör korrelation och samordning mellan individer.

När man talar om betydelsen av en organisationsstruktur underlättar den tillväxt och förändringar inom ett företag. Faktum är att ett företag med en statisk struktur och därmed motstånd mot förändringar snart kan gå omodernt i den dynamiska affärsvärlden. Det är därför viktigt att inse att ett företag behöver en förändring av organisationsstrukturen när det expanderar och växer i komplexitet

En effektiv organisationsstruktur underlättar också en smidig affärsverksamhet. Slutligen underlättar den också samordning och reglering av ansvarsområden inom företaget. Detta gör det möjligt för företaget att fungera som en integrerad enhet.

Typer av organisationsstruktur

Avseende arten av den verksamhet som bedrivs delas organisationsstrukturen in i två:

• Funktionsstruktur
• Divisionsstruktur

Funktionsstruktur

Som namnet antyder, är grupperingen i en funktionsstruktur baserad på funktioner. Detta innebär att liknande arbetsuppgifter integreras i funktioner och större funktioner kategoriseras vidare som avdelningar som hanteras av respektive samordnande chefer. Dessa avdelningar kan vidare bestå av sektioner. Observera att funktionell struktur är en grundläggande och enkel organisationsstruktur.

Fördelar

• Då funktionell struktur kretsar kring funktioner är indelningen sådan att en anställd utför en specifik uppsättning uppgifter som en del av sin rutin. Detta skapar effektivt utrymme för jobbspecialisering och effektiv användning av arbetskraften.
• Alltså, eftersom liknande uppgifter grupperas tillsammans i en funktion och tonvikten läggs på specifika funktioner, underlättar denna struktur samordning och kontroll.
• I en funktionell struktur håller vi liknande uppgifter tillsammans och olika uppgifter åtskilda. Detta innebär att det inte finns något utrymme för dubbelarbete. Effektivt sett sänker detta kostnaderna.
• Då fokus mestadels ligger på ett specifikt och begränsat antal färdigheter blir det lättare att utbilda de anställda.
• Detta leder också till att ledningens effektivitet ökar, vilket i sin tur ökar vinstmarginalerna.
• Sist säkerställer den att alla olika uppgifter får en rimlig mängd uppmärksamhet.

Nackdelar

• En stor nackdel med den funktionella strukturen ligger i själva definitionen. Som redan nämnts lägger den tonvikten på en uppdelning baserad på ett företags funktioner. Eftersom den betonar de olika funktionerna leder den i allmänhet till att man i högre grad beaktar avdelningarnas intressen snarare än organisationens intressen som helhet. Tekniskt sett kan detta leda till uppkomsten av funktionella imperier och till och med till att intresset för organisationens mål minskar.
• Och eftersom avdelningarna är helt olika i sin verksamhet finns det ett stort hinder för kommunikationen mellan dem.
• Det kan uppstå en intressekonflikt mellan dessa avdelningar, som i stor utsträckning försöker uppfylla de individuella avdelningsintressena. Sådana konflikter kan hindra ett företags tillväxt. Vidare kan sådana konflikter uppstå i avsaknad av en tydlig ansvarsfördelning.
• När individer alltid sysslar med specifika uppgifter blir deras uppfattning snävare och de uppskattar inte de varierande synvinklarna. Följaktligen förblir de fixerade vid specifika idéer och misslyckas med att utvecklas som individer. Sammantaget leder detta till inflexibilitet.

I ljuset av ovan nämnda fakta kan vi konstatera att funktionell struktur är lämplig för ett företag som är stort, har ett stort antal aktiviteter att utföra och söker en hög grad av specialisering.

Divisionsstruktur

Divisionsstruktur, som namnet antyder, uppfattar ett företag som en integrering av självständiga divisioner. Vi måste notera att en sådan struktur antas i stora och komplexa företag som hanterar olika produkter. Detta beror på att även om en organisation tillverkar en homogen uppsättning produkter kan den handla med ett stort antal differentierade produkter. Återigen gör organisationen detta för att hantera komplexiteten.

Vi måste komma ihåg att i en sådan struktur är organisationen uppdelad i separata affärsenheter eller divisioner som är lite oberoende och multifunktionella i sin verksamhet. Varje enhet har en divisionschef i toppen som ser till all verksamhet inom en division.

Fortfarande utför varje division de flesta funktioner som produktion, ekonomi etc. för att uppnå ett gemensamt mål. Kort sagt är varje företag uppdelat i olika divisioner som ytterligare anpassar den funktionella strukturen. Till exempel har Reliance-koncernen olika produktlinjer som kläder, kommunikation, elektronik etc.

Fördelar

• Här tar varje divisionschef hand om alla aspekter av den division som är hans ansvar. Som ett resultat av detta utvecklar divisionschefen olika färdigheter i stället för att vara fixerad vid specialisering, vilket i slutändan gör honom till en lämplig kandidat för högre befattningar.
• Alltså är varje division helt och hållet under divisionschefens ansvar. Följaktligen tar divisionschefen hand om all verksamhet inom divisionen. Detta bidrar alltså till prestationsmätning. Dessutom är divisionschefen ansvarig för dåliga resultat i en division. Detta underlättar också snabba korrigerande åtgärder.
• Varje division fungerar som en självförsörjande och autonom enhet. Följaktligen främjar den flexibilitet, initiativförmåga och snabbare beslutsfattande.
• En anmärkningsvärd fördel med divisionsstrukturen är att den främjar expansion. Det är uppenbart att om ett företag försöker ta sig in på marknaden för en ny produkt kan det helt enkelt göra det genom att lägga till en ny division för den produktlinjen utan att störa den befintliga strukturen.

Nackdelar

• Den divisionella strukturen främjar framväxten av autonoma divisioner inom ett företag. Följaktligen kan en division försöka konkurrera med andra divisioner för att maximera sin vinst och därmed hindra tillväxten av den större enhet som organisationen är.
• Samma uppsättningar funktioner utförs i alla enheter. I det fallet finns det en överlappning av funktioner som leder till en övergripande ökning av utgifterna.
• Sluttningsvis ger denna struktur mycket makt till en divisionschef. Detta kan leda till att det uppstår en oberoende chef som kanske håller divisionens intressen högre än organisationens intressen.

Ett löst exempel för dig

Q: Beskriv kortfattat de två typerna av organisationsstrukturer.

Ans: Organisationsstrukturer är av två typer:

• Funktionell struktur: I denna typ av struktur grupperas liknande aktiviteter till en funktion och de större funktionerna kallas avdelningar.
• Divisionsstruktur: I denna typ av struktur grupperas liknande aktiviteter till en funktion och de större funktionerna kallas avdelningar: I den divisionella strukturen delas organisationen in i självständiga avdelningar som i sin tur uppvisar en funktionell struktur.