Korrigerande åtgärder förklaras [med procedur]

Vad är en korrigerande åtgärd?

En korrigerande åtgärd innebär att inse och definiera ett problem, begränsa problemet, fastställa dess orsak och vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att det inträffar igen.

En korrigerande åtgärd är reaktiv
– den tar itu med problemet EFTER händelsen. Korrigerar det.

En förebyggande åtgärd är proaktiv
– behandlar problemet INNAN det inträffar. Förebygger det.

Innehåll

• Vad är en korrigerande åtgärd?
• Steg för en process för korrigerande åtgärder
• Definiera problemet
• Innehåll problemet
• Identifiera grundorsaken
• Plan för korrigerande åtgärder – Förhindra upprepning
• Förfarande för korrigerande åtgärder

En korrigerande åtgärd bör betraktas som ett reaktivt svar på ett problem eftersom den vidtas när en avvikelse upptäcks (till exempel, ett kundklagomål).

Process för korrigerande åtgärder

Följande steg hjälper dig att skapa en process för korrigerande åtgärder:

• Definiera problemet
• Inrätta en utredningsgrupp
• Välj en tillfällig begränsningsåtgärd
• Verifiera den tillfälliga begränsningsåtgärden
• Identifiera grundorsaken
• Företa en jämförande analys
• Utarbeta en grundorsaksanalys
• .Cause Theories
• Verify the Root-Cause
• Determinate and Verify the Escape Point
• Implement & Validate Permanent Corrective Actions
• Preventing Recurrence

Om nödvändigt, tillhandahålla en nödåtgärd för att skydda kunden och inleda processen.

Definiera problemet

Beskriv det interna/externa kundproblemet genom att identifiera vad som är fel och beskriv problemet i detalj i kvantifierbara termer Definiera, verifiera och implementera den tillfälliga inneslutningsåtgärden för att isolera problemets effekter från alla interna/externa kunder tills permanenta korrigerande åtgärder (PCA) har genomförts. Validera effektiviteten hos begränsningsåtgärderna.

Inrätta en utredningsgrupp, med:

• Process- och/eller produktkunskap
• Allokerad tid
• Handlingsbehörighet för att lösa problemet och genomföra korrigerande åtgärder
• Kompetens inom de tekniska discipliner som krävs
• A. utsedd gruppledare

Innehåll problemet

Välj en tillfällig begränsningsåtgärd

En tillfällig begränsningsåtgärd hålls på plats tills en verifierad permanent korrigerande åtgärd kan genomföras. I vissa fall kan den tillfälliga inneslutningsåtgärden vara densamma som eller likartad med nödåtgärderna. En nödåtgärd genomförs dock med minimala stöddata. En tillfällig begränsningsåtgärd ger större möjligheter till utredning.

Verifiera den tillfälliga begränsningsåtgärden

Alla tillfälliga begränsningsåtgärder som du genomför måste skydda kunden från problemet utan att nya problem uppstår. Det kan också hända att en enda tillfällig begränsningsåtgärd inte är tillräcklig. Du kan behöva genomföra mer än en tillfällig begränsningsåtgärd för att skydda kunden fullt ut.

En tillfällig begränsningsåtgärd kan vara vilken åtgärd som helst som skyddar kunden från problemet. Innan du genomför en tillfällig begränsningsåtgärd måste du dock kontrollera att den tillfälliga begränsningsåtgärden kommer att fungera. För att verifiera den tillfälliga begränsningsåtgärden:

• Var före genomförandet bevisar du att den skyddar kunden från problemet
• Föreslå en jämförelse före och efter
• Varför bevisar du att den tillfälliga begränsningsåtgärden inte kommer att införa några nya problem.

Metoder för verifiering kan omfatta:

• Ett test för att fastställa den önskade prestandanivån
• Ett bevis för att ändringarna har eliminerat problemet utan att skapa ett nytt problem
• En jämförelse mellan den tillfälliga inneslutningsåtgärden och liknande beprövade åtgärder
• .
• En granskning för att utvärdera om den tillfälliga begränsningsåtgärden var effektiv
• Att försäkra sig om att den tillfälliga begränsningsåtgärden inte medförde ett nytt problem
• Implementera en ICA

Utför provkörningar när det är möjligt. I vissa situationer kan dock din verifiering helt enkelt vara en fråga om sunt förnuft. Om en tillfällig begränsningsåtgärd till exempel innebär att man stoppar leveranserna av alla produkter kan du vara säker på att kunderna kommer att sluta uppleva problemet.

Du och ditt team måste överväga alla kompromisser som är kopplade till din tillfälliga begränsningsåtgärd. En viktig del av genomförandet av en tillfällig begränsningsåtgärd är att planera hur du ska genomföra åtgärden.

För att genomföra en tillfällig begränsningsåtgärd följer du denna ledningscykel:

• Planera (omplanera)
• Gör (genomför)
• Kontrollera (övervaka)
• Aktivera (utvärdera)

Identifiera grundorsaken

Isolera och verifiera grundorsaken genom att testa varje möjlig orsak mot problembeskrivningen och testdata. Isolera och verifiera också den plats i processen där effekten av grundorsaken borde ha upptäckts och begränsats (escape point).

Färdigställ en jämförande analys – rapport om korrigerande åtgärder

Problembeskrivningen ska beskriva problemen i termer av vad, var, när och hur stora. Beskrivningen bör innehålla fakta; t.ex. observationer och dokumentationsbevis och inte antaganden. All information måste samlas in innan identifiering av grundorsaken kan påbörjas. Kontrollera att båda ovanstående faktorer är sanna innan du går vidare till nästa steg. Beakta all ny information som teamet kan ha samlat in sedan det slutförde den första problembeskrivningen.

När du har gått igenom problembeskrivningen kan du påbörja en jämförande analys. En jämförande analys hjälper dig att identifiera relevanta förändringar i en förändringsinducerad situation. Då kan du minska antalet möjligheter som du måste överväga för att fastställa grundorsaken.

För att slutföra en jämförande analys:

Fråga dig själv; vad är unikt, märkligt, annorlunda eller ovanligt med symptomen?

• Konsultera egenskaper som människor, processer, material, maskiner och miljö
• Lista alla fakta utan fördomar om den möjliga orsaken

Konsultera varje skillnad som du listat och leta efter förändringar, fråga dig själv:

• Vad har förändrats för att ge upphov till denna skillnad?
• Håll i minnet att varje skillnad kanske inte har en motsvarande förändring
• Lista upp förändringarna bredvid skillnaden
• Se på datumen då varje förändring inträffade
• Eliminera vissa förändringar om de inträffade efter det att problemet startade
• Konsultera kategorier av människor, maskiner, processer eller mätningar

Om problemet är förändringsinducerat måste grundorsaken vara resultatet av en förändring i förhållande till en eller flera av de identifierade förändringarna. Det är viktigt att komma ihåg att man ännu inte har lämnat processens ”observationsfas”. All information som du tar fram under den jämförande analysen måste vara faktabaserad, inte åsiktsbaserad och måste vara sann endast när det gäller informationen om symptomen. Uteslut inte fakta som kan vara giltiga svar. Om det är ett faktum och det svarar på frågan, skriv ner det.

Utarbeta grundorsaksteorier

Nu när du har begränsat de möjliga grundorsakerna måste du utveckla teorier om hur problemet uppstod. Teorier är påståenden som beskriver hur en förändring kan ha skapat problemet.

För att utveckla grundorsaksteorier

• Använd brainstorming-tekniker för att generera idéer
• Fråga: ”Hur kan denna förändring ha orsakat problemet?
• Fortsätt att ställa frågan tills alla möjliga teorier har utvecklats
• Lista minst en teori för varje förändring
• Lista varje teori individuellt på ett arbetsblad
• Lista alla möjligheter, oavsett hur konstigt eller osannolikt
• Förkasta eller kvalificera inte någon teori
• Start med den enklaste teorin om en enda förändring först
• Ta dig sedan upp till mer komplexa teorier
• Var specifik; Använd inte generaliseringar som ”dålig kvalitet” eller ”fungerar inte”

Testa teorierna

• Fråga: ”Förklarar den här teorin symtomen och uppgifterna, och i så fall hur?’
• Testa teorin mot varje enskilt tillstånd

Om en teori förklarar problemet, men saknar den information som behövs för att förklara varför det hände, samla in mer data:

• Samla in mer data för att bevisa eller motbevisa dessa teorier
• Testa enkla (en enda förändring) teorier först
• Testa mycket komplexa eller interaktiva teorier sist.

Rotorsaken måste förklara alla kända data. Alla teorier som klarar testkörningen är de mest sannolika orsakerna. Om endast en teori klarar testkörningen ska denna teori verifieras som grundorsak. Mer än en teori kan dock klara testkörningen. I dessa fall (och när det är praktiskt och genomförbart), samla in och analysera alla saknade data för osäkra teorier och granska informationen på nytt för att lösa osäkerheterna.

Om ytterligare information avslöjar att en teori inte helt och hållet kan förklara varför problemet inträffade, eliminera den från övervägande. Om det inte är möjligt att samla in och utvärdera ytterligare information, försök att verifiera varje återstående teori. Börja verifieringen med den teori som bäst förklarar symtomen.

Verifiera grundorsaken

När du har fastställt den eller de mest sannolika orsakerna ska du verifiera att den faktiskt orsakar problemet. Verifiering är det bevis du behöver för att bekräfta att du har identifierat grundorsaken. Verifiering sker både passivt och aktivt. Passiv verifiering görs genom observation:

• Leta efter förekomsten av grundorsaken utan att ändra något
• Om du inte kan bevisa grundorsaken är den identifierade orsaken inte grundorsaken

Aktiv verifiering görs genom att manipulera grundorsaksvariabeln:

• Implementera och ta bort rotorsaksvariabeln för att få problemet att ”komma och försvinna”
• Både ”komma” och ”försvinna” är viktiga tester för att bekräfta rotorsaken.orsak
• Det kan finnas mer än en verifierad grundorsak

Bestäm och verifiera flyktpunkten

När du har bestämt och verifierat grundorsaken, måste du bestämma problemets utgångspunkt för processen för korrigerande åtgärder. En escape point är den punkt närmast grundorsaken där problemet kunde ha upptäckts men inte gjordes.

Ett kontrollsystem är ett system som används för att övervaka produkten/processen och säkerställa att kvalitetskraven uppfylls. Ett kontrollsystem består av ansvarsområden, förfaranden och resurser. En kontrollpunkt är en plats inom kontrollsystemet där produkten/processen kontrolleras för överensstämmelse med kvalitetsstandarderna.

En produkt eller process kan ha mer än en kontrollpunkt inom systemet. När du identifierar flyktpunkten kan du arbeta för att förbättra eller upprätta ett system för att se till att om problem uppstår så kommer de inte att gå oupptäckta.

För att förstå hur problemet rymde och för att identifiera flyktpunkten:

• Se över processen; fokusera på den del av processen där grundorsaken inträffade
• Detektera om det finns ett kontrollsystem för att upptäcka problemet

Om inget sådant existerar, måste utvecklingen av ett nytt kontrollsystem övervägas som en del av problemlösningen. Om det för närvarande finns ett kontrollsystem:

• Identifiera den kontrollpunkt som ligger närmast grundorsaken
• Detektera om kontrollpunkten är kapabel att upptäcka problemet

Om kontrollsystemet inte är kapabelt måste utvecklingen av ett förbättrat system vara en del av problemlösningen. Om kontrollpunkten kan upptäcka problemet är kontrollpunkten den verifierade räddningspunkten. Välj och verifiera permanenta korrigerande åtgärder för grundorsaken och flyktpunkten.

Välj den bästa permanenta korrigerande åtgärden för att avlägsna grundorsaken och välj den bästa permanenta korrigerande åtgärden för att eliminera flyktpunkten. Kontrollera att båda besluten kommer att vara framgångsrika när de genomförs utan att orsaka oönskade effekter.

Steg för val av permanenta korrigerande åtgärder (PCA):

• Utarbeta beslutskriterier, t.ex. vad som är genomförbart
• Identifiera möjliga åtgärder
• Välj den lämpligaste permanenta korrigerande åtgärden (PCA)
• Testa och verifiera den permanenta korrigerande åtgärden
• Uppvärdera ICA & PCA för utrymningspunkten

Plan för korrigerande åtgärder – förhindra upprepning

Modifiera nödvändiga system, policyer, metoder och rutiner för att förhindra att detta problem och liknande problem upprepas.

Implementera &Validera permanenta korrigerande åtgärder

Planera och implementera valda permanenta korrigerande åtgärder. Ta bort den tillfälliga inneslutningsåtgärden och övervaka de långsiktiga resultaten. Steg för genomförande av PCA:

• Utarbeta handlingsplan för PCA
• genomföra PCA-planen
• Ta bort ICA:n
• Utvärdera PCA:n för flyktpunkt
• Utför validering
• bekräfta med kunden att symtomet har avlägsnats

Förmedla rekommendationer för systemiska förbättringar vid behov:

• Genomgång av problemets historia
• Analysera hur problemet uppstod och hur det kunde undkomma
• Identifiera berörda parter
• Identifiera möjligheter för liknande problem att uppkomma och undkomma
• Identifiera rutiner och procedurer som gjorde det möjligt för problemet att uppkomma
• Identifiera rutiner och procedurer som gjorde det möjligt för problemet att uppkomma
• Identifiera rutiner och procedurer som gjorde det möjligt för problemet att uppkomma. problemet kunde komma ut till kunden
• Analysera hur liknande problem kan åtgärdas
• Identifiera och välj lämpliga förebyggande åtgärder
• Verifiera förebyggande åtgärder och deras effektivitet
• Utarbeta en handlingsplan
• Införliva förebyggande åtgärder
• Presenterar systemiska förebyggande rekommendationer till processägaren.

Seriösa konsekvenser kan uppstå när de underliggande symptomen inte åtgärdas, när den snabba lösningen accepteras som en slutlig, permanent lösning. Överdriven förlitan på inneslutning eller nödåtgärder kommer att skapa en upprepad cykel. Problembegränsning är ett beroende som bara blir värre tills grundorsakerna hittas och åtgärdas.

ISO 9001 klausuler – ACT

• 10.2 Avvikelser i ISO 9001
• 10.2 Vad är avvikelser
• 10.2 Korrigerande åtgärder
• 10.3 Kontinuerlig förbättring

.