Företag har vanligtvis en policy för expensing (det vill säga att för närvarande dra av i stället för att avskriva) objekt som kostar mindre än ett tröskelbelopp. Det är helt enkelt inte värt besväret att skriva av billiga föremål under många år. De belopp som företag fastställer som tröskelvärden för avskrivning varierar kraftigt. Hittills har IRS inte gett någon vägledning om vad tröskelvärdet bör vara, och det var alltid möjligt att IRS skulle kunna hävda att en skattebetalares tröskelvärde var för högt. Detta har dock ändrats. I nya föreskrifter från IRS fastställs denna praxis med tröskelvärden för kostnadsuttag i lagen genom att en ny safe harbor för de minimis-företag införs. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f).) För första gången har IRS också fastställt maximala belopp i dollar som kan kostnadsföras som ”de minimis” (latin för ”mindre eller oviktigt”). Denna safe harbor blev tillgänglig för alla skattebetalare den 1 januari 2014. Dessutom har användbarheten av safe harbor ökat avsevärt för de flesta skattebetalare eftersom IRS har ökat det belopp som kan dras av av mindre skattebetalare från 500 dollar till 2 500 dollar.
Exempel: Alice köper två datorer till sitt företag för 2 000 dollar vardera för en total kostnad på 4 000 dollar enligt fakturan. Genom att använda de minimis safe harbor kan hon dra av hela kostnaden på 4 000 dollar under ett enda år, förutsatt att kraven för att använda safe harbor är uppfyllda.
Vad kan dras av
De minimis safe harbor används oftast för att dra av kostnaden för materiella personliga egendomar (enheter av egendom) som du använder i ditt företag. Komponenter som anskaffas för att underhålla eller reparera en enhet av materiell egendom – det vill säga reservdelar – är också avdragsgilla enligt de minimis safe harbor om de ligger inom de minimis-gränsen. Denna kategori omfattar inte komponenter som förvärvas som en del av en enhet av egendom – till exempel originalmotorn i en bil. Alla föremål med en ekonomisk livslängd på 12 månader eller mindre måste dras av enligt de minimis safe harbor om kostnaden ligger inom de minimis-gränsen.
Denna safe harbor kan inte användas för att dra av kostnaden för mark eller inventarier (föremål som innehas för försäljning till kunder).
Maximalt belopp för de minimis-avdrag
Det maximala beloppet som du kan dra av enligt de minimis safe harbor beror på om ditt företag har en ”tillämplig finansiell redovisning” för året. Detta innefattar ett certifierat bokslut som utarbetats av en auktoriserad revisor. Det innefattar också ett bokslut (annat än en skattedeklaration) som ditt företag lämnar in till SEC eller en annan statlig eller federal myndighet (inte IRS) – t.ex. ett formulär 10-K eller en årlig redogörelse till aktieägarna. Endast större företag eller företag som är börsnoterade lämnar vanligtvis in sådana uttalanden.
Certifierade finansiella uttalanden från CPA kostar vanligtvis minst flera tusen dollar, och få små företag har sådana. Om du inte har ett sådant bokslut får du använda de minimis safe harbor endast för egendom vars kostnad inte överstiger 2 500 dollar per faktura, eller 2 500 dollar per artikel enligt vad som framgår av fakturan. Detta belopp var 500 dollar i den ursprungliga versionen av förordningen, men IRS höjde det till 2 500 dollar från och med 2016. Dessutom säger IRS att den inte kommer att ifrågasätta en tidigare användning av beloppet 2 500 dollar under förutsättning att kraven är uppfyllda.
Om kostnaden överstiger 2 500 dollar per faktura (eller artikel) får ingen del av kostnaden dras av genom att använda de minimis safe harbor. Om du har ett tillämpligt bokslut kan du öka beloppet per artikel eller per faktura upp till 5 000 dollar.
Exempel: Alice i exemplet ovan köpte två datorer till sitt företag för 2 000 dollar vardera för en total kostnad på 4 000 dollar enligt fakturan. Alice har bokföringsrutiner på plats i början av året för att kostnadsföra belopp som betalats för egendom som kostar mindre än 2 500 dollar, och Alice behandlar de belopp som betalats för datorerna som en utgift i sin bokföring. De belopp som betalats för datorerna uppfyller kraven för de minimis safe harbor. Alice kan för närvarande dra av hela beloppet som en vanlig och nödvändig företagskostnad.
För att avgöra om kostnaden för en vara överstiger tröskelvärdet på 2 500 eller 5 000 dollar måste du inkludera alla ytterligare kostnader som finns på samma faktura som den materiella egendomen – till exempel leverans- och/eller installationsavgifter. Du behöver dock inte inkludera ”ytterligare kostnader för att förvärva eller producera” egendomen som ”inte ingår i samma faktura som den materiella egendomen”. Den bästa strategin är att låta sådana extra kostnader ingå i en separat faktura.
När du gör detta val gäller det för alla kostnader som du ådrar dig och som kvalificerar sig för de minimis safe harbor. Du kan inte välja vilka poster du vill inkludera. Du måste också inkludera poster som annars skulle vara avdragsgilla som material och förnödenheter.
Kvalificering för safe harbor
För att kvalificera sig för denna safe harbor för de minimis-utgifter måste en skattebetalare:
- inrätta före den första dagen i beskattningsåret (1 januari för skattebetalare med kalenderår) ett bokföringsförfarande som kräver att den ska kostnadsföra belopp som betalats för egendom som antingen (1) kostar mindre än ett visst belopp i dollar och/eller (2) har en ekonomisk livslängd på 12 månader eller mindre, och
- göra en faktisk behandling av sådana belopp som för närvarande avdragsgilla utgifter i sin bokföring och redovisning.
Om du har ett ”tillämpligt bokslut” och vill kvalificera dig för att använda 5 000 US-dollar gränsen för de minimis-avdrag måste ditt bokföringsförfarande vara skriftligt och undertecknat före den 1 januari under skatteåret. Om du inte har någon sådan redovisning och endast kvalificerar dig för gränsen på 2 500 dollar behöver du inte lägga ditt förfarande skriftligt (även om du fortfarande kan göra det). Men den bör ändå vara på plats före den 1 januari skatteåret.
Att utnyttja safe harbor
För att dra nytta av de minimis safe harbor måste du göra ett val tillsammans med din skattedeklaration varje år.