Hur man strukturerar en bonusplan för anställda

Bonusar ses som ett bra motivationsverktyg för anställda. Anställda arbetar för att få den ersättning som förhandlas fram för arbetet, men de kommer att vara benägna att göra bättre ifrån sig – att gå längre än vad som förväntas av dem när de utför sina uppgifter enligt arbetsbeskrivningen – om de kan förvänta sig att få mer för det, närmare bestämt en bonus.

Man hör ofta talas om företag som ger bonusar, inte bara för högre produktivitet än genomsnittet och exemplariska prestationer från de anställdas sida, utan också under särskilda perioder av året.

Exempel på detta är särskilda semesterbonusar och bonusar vid årsskiftet, som successivt växer till regelbundna årliga bonusar.

Men bonusar till anställda ses också som ett tveeggat svärd. De är stora motivationsfaktorer, men de kan också bli avmotiverande, särskilt när de anställda blir vana vid dem, till den grad att de anser att de är deras rättighet och något som de kan kräva.

Om man tittar på olika definitioner av ordet ”bonus” kommer man trots allt att hitta ord som ”extra” och ”säsongsbetonad” bifogade.

Om de anställda kommer att motivera eller avmotivera beror på hur ledningen närmar sig hela denna fråga om bonusar från början. Allt börjar med hur de skapar och strukturerar en bonusplan för anställda.

I den här artikeln kommer du att lära dig allt om 1) bonusplaner för anställda och 2) hur man strukturerar en bonusplan för anställda.

BONUSPLANER FÖR ANSTÄLLDA

Med så många olika typer av bonusar som ges till anställda nuförtiden finns det ett behov av att hålla reda på alla dessa och, då och då, utvärdera om de uppnår det de skulle. För detta bör det finnas ett system eller en plan på plats. Det kallas bonusprogram för anställda eller bonusplan för anställda.

En bonusplan för anställda, som också ofta kallas incitamentsplan för anställda, är i huvudsak ett dokument som innehåller företagets plan för utbetalningar av bonusar till de anställda på årlig basis. Detta uppmuntras starkt för företag som regelbundet ger bonusar till sina anställda.

Vikten av bonus- eller incitamentsplaner kan likställas med vikten av bonusar och incitament som ges till anställda. Låt oss titta på några av dem.

• En bonusplan för anställda kommer att motivera de anställda att förbättra sina arbetsprestationer och hjälpa företaget att nå sina mål.
• Ett företag tenderar att vara mer attraktivt för potentiella sökande eller kandidater till ett jobb om de vet att företaget har bonusplaner för sina anställda. Som ett resultat av detta är det mer sannolikt att det lockar till sig mer kvalificerade personer som normalt sett skulle ha avstått från möjligheten.
• Anställda måste vara fullt informerade om sina rättigheter och privilegier, inklusive deras kompensation och förmåner, och det inkluderar de potentiella belöningar som de kan få. Detta kommer att informera dem i förväg om vad de måste göra för att förtjäna dessa belöningar eller bonusar.
• Om det finns en bonusplan på plats kommer företaget att ha bättre möjlighet att kontrollera de belopp som det kommer att betala ut i bonusar till sina anställda. Det kan sätta gränser och göra nödvändiga justeringar om och när det behövs.
• Detta kommer också att hjälpa ledningen när det gäller budgetering och prognostisering av utgifter. Företagets ekonomiska planering kommer definitivt att hänvisa till bonusplanen från tid till annan.

Typer av bonusplaner för anställda

Låt oss nämna några av de vanligaste bonusprogrammen för anställda som används av företag. Bonusplanerna är beroende av vilken särskild typ av bonus som ges.

1. Prestationsbonus: Företaget sätter upp mål som de anställda måste uppnå eller överträffa. När de gör det har de rätt till en motsvarande bonus, som ett erkännande av deras mycket goda prestationer. Denna typ av prestationsbonusplan är utformad för att kontinuerligt ge de anställda ett incitament att prestera bättre än genomsnittet i sina jobb eller tilldelade uppgifter och ansvarsområden. Den ges vanligtvis regelbundet eller fortlöpande, till exempel årligen eller halvårsvis. En annan anledning till att prestationsbonus uppmuntras är för att hålla företagets främsta talanger och kompetenser nöjda.
2. Ad hoc-bonus: När företaget ger en oplanerad eller oväntad bonus som ett sätt att visa sin tacksamhet till de anställda för exceptionella prestationer i ett enstaka projekt eller uppdrag, kallas detta för en ad hoc-bonus. Denna bonusplan är något mer flexibel med tanke på att den till stor del är oplanerad. Det innebär att företaget inte förväntas ha något åtagande i förväg om den; utbetalningen av denna typ av bonus kan trots allt beslutas på plats – när resultaten kommer in. En annan fördel med denna plan är att liten vikt eller betydelse läggs vid beloppet. Det behöver inte vara stort eller betydande för att anses vara effektivt. Bara det faktum att ett belopp – oavsett hur litet – ges är redan något som de anställda kommer att uppskatta.
3. Milstolpsbonus: Milstolps- eller projektbonusplaner omfattar de bonusar som är tidsbundna eller tidsbundna. Dessa är vanligtvis kortsiktiga till sin karaktär, vanligtvis från ett par till flera månader. De är också ofta av högprofilerad karaktär, vilket kräver att de är väldokumenterade och kommuniceras till alla berörda parter.

Elementen i en effektiv bonusplan för anställda

Det finns inget perfekt bonusprogram. Om det fanns det skulle vi inte höra talas om problem med strejker bland anställda, löneförhöjningar och omotiverade anställda.

Det bästa företagen kan göra är att se till att de har ett effektivt bonusprogram för anställda på plats. Ett effektivt bonusprogram bör ha följande inslag:

• Enkelhet. Bonusplanen bör vara enkel och okomplicerad, så att den är tillräckligt lätt att förstå, inte bara för ledningen utan även för de anställda som ska få dem.
• Likvärdighet. Bonusprogrammet bör vara rättvist över hela företaget. Det skulle inte vara rättvist om en avdelning har ett bonusprogram medan de andra inte har det. Om du har ett bonusprogram ska du se till att villkoren gäller för alla, inte bara för ett utvalt antal divisioner eller avdelningar eller, ännu värre, anställda.
• Aktualitet. Detta avser frisläppandet eller beviljandet av bonusarna. Frekvensen kan variera beroende på om specifika milstolpar som fastställts av företaget har uppnåtts, eller beroende på arbetsnivå. Det kan också vara beroende på avdelning. Se bara till att det inte blir några onödiga förseningar. Om bonusen ges som belöning för goda prestationer under en viss period, ge bonusarna i slutet av samma period eller under nästa period. Det skulle verka antiklimax, för att inte säga besviket försenat, om du betalar ut den två eller tre perioder senare.
• Relevans. Den ska vara meningsfull för alla – ledningen och de anställda. Det bör finnas en mening knuten till bonusen, så att den anställde känner en högre grad av tillfredsställelse, eftersom han eller hon vet att de får bonusen för att de förtjänat den.
• Materiell betydelse. Om bonusen är så liten att den nästan är obetydlig kommer de anställda inte att uppskatta den. Faktum är att de flesta av dem kanske till och med kommer att känna sig förolämpade av den, vilket gör att deras motivation att utföra sitt arbete sjunker. Bonusbeloppet måste vara tillräckligt stort eller betydande för att göra skillnad för den anställde. Annars skulle det inte ens betraktas som en bonus eller belöning.

STRUKTURERING AV EN BONUSPLAN FÖR ANSTÄLLDA

Många företag har upplevt att de har haft bonusplaner som misslyckats, och detta misslyckande skylls på en av två saker (eller båda): bonusplanen var dåligt utformad eller så genomfördes den inte på rätt sätt.

Faktorer som man bör ta hänsyn till när man utformar en bonusplan för anställda

• Affärsmål: Vilka är de yttersta målen som företaget vill uppnå? Genom att identifiera dessa mål kan ledningen sedan gå vidare med att identifiera de åtgärder som måste vidtas för att uppnå dem. Om företaget har för avsikt att bli lönsamt och expandera globalt kommer det utan tvekan att inse vikten av sina mänskliga resurser. Att investera i sina mänskliga resurser, t.ex. genom att rekrytera briljanta hjärnor och topptalanger och utbilda dem, kommer att stå högt upp på ledningens prioriteringslista. De anställdas betydelse kommer säkerligen att betonas.
• Affärsmässiga och finansiella begränsningar: Om företagen hade en bottenlös kista med pengar att hämta sina resurser från skulle det inte finnas några problem alls att ta hänsyn till. Detta är dock inte fallet. Små företag, särskilt de som precis har börjat, har kanske inte råd att ge alltför generösa bonusar till sina anställda. Vissa företag kan vara större och ha mer tillgångar, men har ont om pengar som ska betalas ut till de anställda i form av bonusar. Det är möjligt att ett företags kontantreserver är bundna i ett projekt, så att det inte finns någon färdig eller tillgänglig källa för bonusutbetalningar. Detta är bara några av de begränsningar som företagen måste ta hänsyn till när de utformar sin bonusplan för anställda.
• Marknads- och industritrender: Naturligtvis bör företaget också ta hänsyn till den större bilden. Det kan finnas industristandarder som de kan basera sin bonuspolitik för anställda på. I många fall används dessa standarder som ett minimum. Vissa företag kan också vara motiverade att ge sina anställda högre bonusar så att de inte frestas att hoppa av och söka jobb någon annanstans, till exempel hos en av konkurrenterna.
• Anställdas demografi och preferenser: Det är de anställda som kommer att få bonusarna, och det är också de anställda som du strävar efter att belöna och motivera. Därför bör man också ta hänsyn till dem, särskilt deras preferenser. Deras demografi bör också beaktas.
• Önskade resultat och beteenden från de anställda: Detta ligger i linje med anledningen till att företag överhuvudtaget ger bonusar till sina anställda: för att belöna dem för ett väl utfört arbete och för att motivera dem till att göra ännu bättre ifrån sig. När företaget utformar en bonusplan bör det veta exakt vad det vill uppnå, eller vilka resultat det förväntar sig att se när bonusplanen har genomförts. Detta kommer att göra utvärderingen senare mycket enklare, när det är dags för företaget att bedöma om bonusarna verkligen motiverar sina anställda och förbättrar de anställdas prestationer.

Hur man strukturerar bonusplanen för anställda

Nu har vi kommit till den del där vi ska strukturera bonusplanen. Vi har redan gått igenom de viktigaste delarna som ett effektivt bonusprogram för anställda bör ha. Från dessa element kan ledningen redan få en idé om hur de ska gå tillväga för att utforma sina program.

Några första idéer om hur du kan strukturera din bonusplan för anställda finns i den här korta videon.

För att du ska kunna börja strukturera är det dock absolut nödvändigt att du till att börja med har klart för dig varför du skapar bonusplanen för anställda.

Kanske vill du belöna dina anställda och uppmuntra dem till att prestera bättre. Kanske vill du också öka deras moral och befästa deras lojalitet mot företaget. Eller så kan det vara ditt sätt att reagera på hur dina konkurrenter behandlar sina egna anställda, så att du kan hålla ditt eget rykte högt. Dina skäl kommer att diktera hur du ska strukturera planen.

1. Skriv ner bonusplanen för anställda. Vi har redan fastställt att bonusplanen för anställda är ett dokument som innehåller detaljerna i bonusprogrammet. Detaljerna måste skrivas ner skriftligt och därefter kommuniceras till alla anställda, för deras information. Bonusprogrammet kommer inte att vara till någon nytta och kommer inte att ge önskat resultat om det förblir i ledningens händer och de anställda inte känner till vad det innehåller. Detta är också för att undvika missförstånd om företagets policy när det gäller att ge bonusar och incitament till de anställda.
2. Basera bonusen på resultat som är mätbara eller kvantifierbara. Belöningarna måste kunna spåras direkt till mätbara prestationsnormer. Åsikter, som mestadels är subjektiva, är inte godtagbara. Prestationsnormerna måste inte bara vara identifierbara utan också kvantifierbara. De bör vara specifika, så att det är lättare för de anställda och ledningen att omedelbart inse hur bonusarna är beroende av att dessa standarder uppnås.
3. Ge incitament till de anställda att uppfylla målen. Incitamenten bör vara tillräckligt övertygande för att de anställda ska hjälpa företaget att uppfylla sina mål. Det är en realitet att vissa anställda bara arbetar för sina egna intressen. De har sina egna ekonomiska mål (t.ex. köpa ett hus, köpa en bil, bygga upp en pensionsfond) och det är troligt att de fokuserar på det. Om du på något sätt kan få bonusplanen för de anställda att sammanfalla med deras individuella ekonomiska mål skulle det definitivt ge goda resultat, eftersom det är en win-win-situation för de anställda. De kommer att inse att när de hjälper företaget att växa och gå med vinst kommer de också att tjäna mer pengar åt sig själva i form av dessa bonusar.
4. Var tydlig med VAD, VARFÖR och HUR. Mer specifikt måste du vara tydlig med vilken bonus som ges, varför den ges och hur de anställda kan få den, eller vad de anställda bör göra för att ha rätt till bonusarna. Identifiera vad bonusen handlar om. Om du inte tydligt fastställer varför bonusarna ges kan de anställda få en felaktig uppfattning. De kommer att motiveras att göra bättre ifrån sig, ja, men det kan sluta med att de fokuserar sina ansträngningar i fel riktning.
5. Se till att alla får något. I rättvisans anda och för att ge rättvisa bonusar bör bonusen utformas på ett sådant sätt att de lägsta nivåerna är lätta att uppnå. Att sätta de lägsta nivåerna väldigt högt innebär att det finns en chans att vissa av de anställda som inte presterar lika bra som de andra inte får något. Genom att göra detta säkerställer man att alla åtminstone får något, även om det är en minimal summa. Ännu viktigare är att det kommer att motivera de som presterar sämre att ta steget och göra bättre ifrån sig för att få fler bonusar i framtiden.
6. Gör den ekonomiska belöningen till ett tillräckligt starkt incitament. Om det är ett mycket minimalt belopp kommer de anställda inte att känna sig så motiverade som de borde. Vanligtvis uppskattar anställda bonusar som utgör en viss procentandel av deras grundlön eller ersättning, istället för att få ett engångsbelopp.

Detta är den del där ett bonusprogram kan vara en källa till stor frustration bland de anställda. De blir extremt besvikna när de inser att de, efter att ha lagt ner så mycket arbete för att uppnå överlägsna resultat, bara får en liten eller blygsam summa för sina ansträngningar.

Om du har ett säljteam och funderar på att införa en bonusplan för dem, så lär dig av den här presentationen.

Det finns två tillvägagångssätt som vanligen används av företag när de utformar sina bonusplaner för anställda. Dessa tillvägagångssätt bygger på att varje enskild anställd, ett team eller en avdelning uppnår sina mål.

• Per anställd – I det här tillvägagångssättet kretsar planen kring att varje anställd uppnår specifika mål. Bonusen baseras på den anställdes individuella prestationer, så det är nästan helt och hållet upp till den anställde om han eller hon kommer att ha rätt till bonusen eller inte. Om han eller hon inte presterar enligt normerna har han eller hon inte rätt till bonus, eller så har han eller hon kanske rätt till en mindre summa än de som lyckades uppnå sina individuella mål.
• Per team eller avdelning – Varje team eller avdelning har sina egna mål, och de anställda som ingår i teamet eller avdelningen arbetar tillsammans för att uppnå dessa mål. Bonusplanen kan vara strukturerad så att de får incitament när de uppnår dessa mål.

Det ligger i varje företags intresse att ha en väl utformad och välstrukturerad bonusplan för anställda. Företagets ägare och ledning kan tro att dessa planer endast är till fördel för de anställda, men i det långa loppet kommer även administrationen och företagets övergripande resultat att påverkas av hur dessa bonusprogram utformas och därefter genomförs.