Varför skriva en riskhanteringsplan?
I sin bok Done Right påpekar Alex Shootman, vd för Workfront, att man varken kan eller vill vinna hela tiden. ”För att lyckas måste du möta risken för misslyckande och vara motståndskraftig mot vad som än kommer från vänster … Det som håller mig igång i tuffa tider är vetskapen om att morgondagens framgång lever på andra sidan dagens misslyckande. Det finns alltid en ny chans att vinna.”
Den motståndskraft som Shootman beskriver möjliggörs av projektriskhantering. Vi möter och planerar för risker i varje del av våra liv, från att köpa en katastrofförsäkring till att öva på en evakueringsplan. Vi kan inte förutsäga exakt vad som kommer att hända eller när en risk kommer att dyka upp, men vi kan använda vår erfarenhet, visdom, forskning och framsynthet för att vara så förberedda som möjligt och behålla lugnet när riskerna uppstår.
Förståelse av projektrisker
För att börja skriva en plan för riskhantering ska vi först titta på en användbar definition av projektrisk från A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 2000 Edition:
”…en risk är en osäker händelse eller ett osäkert tillstånd som, om det inträffar, har en positiv eller negativ effekt på ett projektmål. En risk är således inte en händelse eller händelse som redan har drabbat ett projekt. Det är en händelse som kan inträffa.”
Ett som redan har inträffat är ett projektproblem som du måste reagera aktivt på. En projektrisk är däremot något som har potential att inträffa och som du måste vara beredd på.
De tre beståndsdelarna i varje risk
Gregory Becker skiljer riskhändelsen från två andra avgörande beståndsdelar i varje risk:
-
Risken i sig är den händelse eller det tillstånd som kan inträffa. Risken bör vara tydligt definierad så att oron blir verklig och kan bemötas.
-
Konsekvensen av en risk måste också definieras så att ditt team vet vad som står på spel, omfattningen och hur brådskande den påverkan är som de kan behöva reagera på och vilka projektområden som kan påverkas.
-
Sannolikheten för en risk måste uppskattas så noggrant som möjligt så att ditt team avsätter en lämplig och proportionerlig mängd tid och energi för att planera för, övervaka och reagera på en risk.
Förutse bra och dåliga risker
Risker som du vill vara säker på att förutse och planera för är de som kan påverka tidslinjen, budgeten eller kvaliteten på leveranserna. Och trots den ofta negativa konnotationen kan risker faktiskt ha en positiv inverkan. Det finns till exempel alltid en möjlighet att marknadspriserna sjunker och att ditt projekt plötsligt hamnar långt under budget. Har du planerat hur du kan omfördela de sparade pengarna?
Underkänna de tre typerna av risker
Alla projektrisker är oplanerade, men bara vissa är oförutsägbara. Risker faller in i en av tre kategorier av kännbarhet:
-
En känd risk är redan erkänd av teammedlemmarna och finns tidigt i planeringsstadiet (oppositionsröster, budgetöverskridanden, materialbrist, resursbegränsningar etc.). Dessa bör dokumenteras noggrant i din riskhanteringsplan i god tid.
-
En okänd risk är inte fastställd i planeringsstadierna och är endast känd av ett begränsat antal personer. Att upptäcka dessa bör vara huvudfokus för din forskning och riskhanteringsplan.
-
En okänd risk, som ingen rimligen kan förväntas förutse och som vanligtvis är en överraskning för de flesta individer (ett systemfel, plötslig sjukdom, olycka etc.).
Tanken bakom en riskhanteringsplan är att ligga steget före alla potentiella risker – både bra och dåliga. Det är en del av projektplaneringsprocessen som hjälper ditt team att vara proaktiva snarare än reaktiva och skramlande. Ju mer du förbereder dig för det oväntade, desto mindre kommer eventuella överraskningar att spåra ur projektet.
Whitepaper: Den kompletta guiden för att planera kreativa projekt
Ebook: The Complete Guide to Planning Creative Projects
Ebook: 3 Winning Strategies for IT Project Success
Process för riskhanteringsplan
Steg 1: Identifiera potentiella risker
Med hela teamet och alla projektintressenter ska du brainstorma potentiella risker för din riskhanteringsplan. Varje deltagare bör noggrant överväga projektet utifrån sin roll och identifiera allt inom deras ansvarsområde som skulle kunna ses som en riskhändelse eller ett risktillstånd. Vad kan de se från sin synvinkel som andra kanske inte ser?
I denna brainstorming bör du uppmuntra ditt team att tala om potentiella risker och involvera alla intressenter. I det här skedet bör alla idéer ligga på bordet. Det är i slutändan upp till projektledaren att destillera och slutföra de punkter som kommer att ingå i riskhanteringsplanen. Projektledaren kommer också att använda sig av forskning, tidigare erfarenheter, andra projektledare och liknande projekt.
Steg 2: Utvärdera och bedöma potentiella risker
Nästan ska du organisera din omfattande lista över potentiella risker efter sannolikhet (låg, måttlig och hög risk) och konsekvens (låg, måttlig och allvarlig). Denna information kan sammanställas i ett så kallat riskregister. Även om det inte är en del av projektplaneringsfasen, tänk på riskregistret som ett levande dokument som du kommer att återkomma till och eventuellt ändra under projektets gång.
Pro tips: En proaktiv riskhanteringsteknik är kommunikation. I Done Right skriver Workfronts vd Alex Shootman att enligt hans erfarenhet:
”…alla projekt kommer att ha minst tre katastrofer och de kommer inte att vara relaterade till de tekniska uppgifterna. De kommer att ha sina rötter i kommunikationen. Och det är oftast inte hur man undviker katastrofen som spelar roll. Det är hur du hanterar dem och inser att katastroferna troligen beror på felkommunikation, otydlighet eller underlåtenhet att dela med sig av viktiga detaljer och beslut i rätt tid.”
Steg 3: Tilldela ägarskap för varje potentiell risk
När du tilldelar teammedlemmar för att övervaka risker ska du ha din lista prioriterad och veta hur många resurser du behöver för varje risk. De utsedda teammedlemmarna kommer att ansvara för att agera om den potentiella risken blir ett verkligt problem. Genom att tilldela riskansvaret i din riskhanteringsplan säkerställer du att någon alltid håller ett öga på varje problem och hjälper till att lösa problemen snabbt och effektivt.
Steg 4: Skapa förebyggande svar
Projektledaren och ägaren av varje risk bör samarbeta och använda riskregistret för att fastställa lämpliga svar om och när en risk blir ett problem. Ni bestämmer vilka av följande fyra reaktioner som är lämpliga:
Förhindra: ändra dina planer eller ditt tillvägagångssätt för att eliminera risken.
Transferera: tilldela risken till någon annan inom teamet, inom företaget eller utanför (t.ex, ett försäkringsbolag eller en leverantör).
Mindra: minska hotets sannolikhet och/eller inverkan på projektet.
Acceptera: tillåta risken och hantera dess konsekvenser.
Din plan för riskhantering bör vara synlig för alla teammedlemmar, så att alla vet vilka risker de ska hålla utkik efter och vem de ska kontakta om någon av dem uppstår. I denna digitala tidsålder kan du enkelt koppla ihop ditt företag med en enda arbetshanteringslösning för företag.
Steg 5: Övervaka riskerna kontinuerligt
Förutom de risker som du redan har identifierat i din riskhanteringsplan kommer nya risker att dyka upp. Det är här ett riskhanteringssystem kommer in i bilden, liksom din kontinuerliga övervakning och kontroll av risker. Riskhantering kräver spårning och rapportering av utlösande händelser som kräver att du inleder din(a) åtgärdsplan(er). Och det kommer att innebära att risken analyseras mot din ursprungliga bedömning för lärande och framtida planering.
Riskplanering är en komplex och fortlöpande del av en solid projektledning. Det är omöjligt att förutse allt som kommer att gå fel, men om du har ett system på plats när problem uppstår kommer du säkerligen att öka dina chanser att lyckas och förbättra framtida projekt. Att förutse risker kommer dessutom att uppmuntra ditt team att förbli flexibelt och inte vara rädd för att prova nya saker.
Whitepaper: Den höga kostnaden för kaos
Whitepaper: Den oroväckande kostnaden för IT-projekthantering
Kom igång med riskplanering
Effektiv projektriskhantering kan med tiden minska omkostnaderna och få dina team att arbeta smartare. Projektledarna kommer att få den hjälp de behöver för att släcka bränder, och problem som kunde ha blivit större kommer att reduceras till mindre ojämnheter på vägen. Som Shootman rekommenderar i Done Right: ”Acceptera att om du strävar efter det extraordinära kommer du inte alltid att lyckas. Men acceptera också att du inte blir bra på att utföra extraordinärt arbete genom att undvika risker, överraskningar eller misstag.”
Workfront förenklar processen att skapa en riskhanteringsplan för projekt. Samarbeta med ditt team på en plats och öka kommunikationen och transparensen under hela projektet. Alla kommer att kunna ge input och hålla utkik efter potentiella problem tillsammans, vilket minimerar antalet risker som förvandlas till katastrofer. Om du är redo att börja planera risker för ditt nästa projekt, ta en produktvisning idag.