Denna handledning täcker:
Vad är externa länkar eller referenser?
När du skapar formler i Excel och hänvisar till en datapunkt i en annan arbetsbok skapar Excel en länk till den arbetsboken.
Så din formel kan se ut som nedan:
Notera att den del som är gulmarkerad är den externa länken (även kallad extern referens). Denna del av formeln säger till Excel att gå till den här arbetsboken (Score.xlsx) och hänvisa till den angivna cellen i arbetsboken.
Fördelen med att ha en extern länk i formeln är att du automatiskt kan uppdatera den när uppgifterna i den länkade arbetsboken ändras.
Nackdelen är dock att du alltid måste ha den länkade arbetsboken tillgänglig. Om du tar bort den länkade arbetsboksfilen, ändrar dess namn eller ändrar mappens placering, uppdateras inte uppgifterna.
Om du arbetar med en arbetsbok som innehåller externa länkar och du måste dela den med kollegor/klienter är det bättre att ta bort de här externa länkarna.
Om du har många formler kan det dock göra dig galen att göra det här manuellt.
Hur man hittar externa länkar och referenser i Excel
Här är ett par tekniker som du kan använda för att snabbt hitta externa länkar i Excel:
- Användning av Sök och ersätt.
- Användning av alternativet Redigera länkar.
Vi ska se hur var och en av dessa tekniker fungerar.
Hitta externa länkar med hjälp av Sök och ersätt
Celler med externa länkar innehåller namnet på den arbetsbok som den är länkad till. Detta skulle innebära att referensen har filnamnet med tillägget .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Vi kan använda detta för att hitta alla externa länkar.
Här är stegen för att hitta externa länkar i Excel med hjälp av Hitta och ersätta:
- Välj alla celler.
- Gå till fliken Hem -> Redigering -> Hitta & Välj -> Hitta.
- I dialogrutan Hitta och ersätta skriver du *.xl* i fältet ”Hitta vad”.
- Klicka på Hitta alla.
Detta kommer att hitta och visa alla celler som innehåller externa länkar.
Nu kan du markera alla dessa celler (markera den första posten, håll Shift-tangenten intryckt och markera sedan den sista posten) och konvertera formlerna till värden.
Hitta externa länkar med hjälp av alternativet Redigera länkar
Excel har det här inbyggda verktyget som hittar alla externa referenser.
Här är stegen för att hitta externa länkar med hjälp av alternativet Redigera länkar:
- Gå till fliken Data.
- I gruppen Anslutningar klickar du på Redigera länkar. Dialogrutan Redigera länkar öppnas och listar alla arbetsböcker som det hänvisas till.
- Klicka på Bryt länkar för att konvertera alla länkade celler till värden.
Visa att när du bryter länkarna kan du ångra det. Som bästa praxis bör du skapa en säkerhetskopia innan du gör detta.
Får du fortfarande frågan om externa länkar?
Ibland kan det hända att du hittar och tar bort alla externa länkar, men ändå får en uppmaning som visas nedan:
Du behöver inte bli galen och börja svära på Excel.
Om du får uppmaningen att uppdatera länkar, kontrollera också följande för externa länkar:
- Named Ranges
- Conditional Formatting
- Data Validation
- Shapes
- Chart Titles
Om du använder ”Find and Replace” (Sök och ersätt) eller ”Edit Links” (Redigera länkar) som visas ovan, identifierar du inte externa länkar i dessa ovan nämnda funktioner.
Här är stegen för att hitta externa länkar på dessa ställen:
- Namngivna intervall: Gå till fliken Formel och klicka på Namnhanteraren. Den visar dig alla namngivna intervall i arbetsboken. Du kan kontrollera kolumnen ”Refererar till” för att upptäcka externa referenser.
- Villkorlig formatering: Det enda sättet som en extern länk kan hamna i villkorlig formatering är genom den anpassade formeln. Gå till fliken Hem -> Villkorlig formatering -> Hantera regler. Kontrollera formlerna för externa länkar i Hanteraren för regler för villkorlig formatering.
- Datavalidering: Det är möjligt att rullgardinslistan för datavalidering hänvisar till ett namngivet intervall som i sin tur har externa länkar. Om du kontrollerar namngivna intervall bör även detta problem åtgärdas.
- Former: Om du använder former som är kopplade till celler ska du kontrollera om dessa har externa länkar. Här är ett snabbt sätt att gå igenom alla former:
- Tryck på F5-tangenten. Då öppnas dialogrutan Gå till.
- Klicka på Special.
- I dialogrutan Gå till special väljer du Objekt.
- Klicka på OK. Detta skulle välja alla figurer. Nu kan du använda Tab-tangenten för att växla mellan dessa.
- Diagramtitlar: Välj diagramtiteln och kontrollera i formellfältet om den hänvisar till en extern länk.
Du kan lära dig mer om externa länkar i de här handledningarna:
- Hitta externa länkar i Excel – Contextures Blog.
- Hitta externa länkar – Microsoft Excel Support.
Det finns också en tilläggsmodul för att hitta externa länkar i Excel. Klicka här för att läsa mer och ladda ner tillägget.
Du kanske också gillar följande Excel-handledningar: