Att organisera en viktminskningsutmaning på din arbetsplats är både roligt och jobbigt. Förhoppningsvis kommer det roliga du har att väga tyngre än det arbete och de timmar du måste lägga ner för att organisera en trevlig och framgångsrik utmaning.
Att organisera innebär att du måste rekrytera hjälp. Börja tidigt med att få deltagarna och gruppledarna på plats innan evenemanget börjar. Att ordna hierarkin och flödesschemat för uppgifterna är din första uppgift som koordinator för Office Weight Loss Challenge.
Välj lagledarna och hjälp dem att välja ut sitt lag av frivilliga deltagare.
Att vara värd för utmaningen innebär att du får sista ordet om vad den ska handla om. Det kan vara allt från bara ett lopp för att se vem som kan gå ner mest i vikt till ett heltäckande hälsoarrangemang som innefattar fitness, välbefinnande, utbildning, teamevenemang, insamling av pengar samt massor av skoj och priser.
Driva en tävling som bara handlar om att gå ner i vikt är inte att rekommendera eftersom det kan bli mycket ohälsosamt och skadligt.
Vilka uppgifter och ansvarsområden har organisatören av Office Weight Loss Challenge?
Du (värden) och resten av teamet kan dela upp ansvaret för att säkerställa en smidig utmaning. Som arrangör är det upp till dig att se till att folk utför de uppgifter som behövs i tid.
Hur väljer man en arrangör för en viktminskningstävling?
Det finns några grundläggande egenskaper som arrangören bör ha. Den person som ansvarar för evenemanget bör vara någon som är en bra organisatör och delegatör. Eftersom detta kommer att vara en arbetsplatsutmaning föreslår jag att det är bäst att inte låta en arbetsledare eller någon från ledningen sköta den. Att ha en chef som ansvarig för ett ”roligt” evenemang kan ta död på motivationen väldigt snabbt.
Om allt annat misslyckas bör någon från HR (Human Resources), OH (Occupational Health) eller liknande kunna ta detta ansvar och inte störa.
Som ansvarig är det upp till dig att bygga upp teamet, delegera uppgifter och ta fram en tidsplan. Att anordna en rolig och (till synes) lättsam viktminskningstävling på kontoret kräver planering och tid.
Det är viktigt att samla ihop ett bra team som kan hjälpa dig. Laget bidrar till att främja en känsla av ansvarstagande, kamratskap och ger dig en pool av resurser när det gäller brainstormingaktiviteter, utmaningar och utmärkelser.
Värden kommer att behöva följande:
För att komma igång måste du se till att du har chefens välsignelse för att få anordna en utmaning på jobbet. Se till att de känner till och godkänner allt som det kommer att innebära. Detta inkluderar vad du förväntar dig att företaget ska erbjuda i form av matchade prisbidrag, tid och utrymme för fitness och hälsosamma aktiviteter samt företagssponsring.
När du väl har ledningens samarbete och välsignelse måste du få ut budskapet och bygga upp din lista över intresserade deltagare, lagledare och frivilliga.
Du behöver inte nödvändigtvis andras hjälp, men det ÄR en hel del att göra. Försök att hitta personer som är duktiga på de uppgifter som behövs, och om det är möjligt, låt personerna välja den eller de uppgifter som de tycker bäst om och är bäst på.
För att planera en utmaning på jobbet krävs särskilda planeringsfärdigheter som gör att alla bitar passar ihop i tid. Du (organisatören) är den person som ansvarar för att schemalägga kommitténs möten och för att kombinera alla resurser som de bidrar med.
Promota utmaningen
Du kommer att behöva någon som ansvarar för att marknadsföra evenemanget och som fungerar som kontaktperson (t.ex. marknadsföring och PR). Denna person kommer att ansvara för att skicka och besvara lagets e-postmeddelanden, förse dig med uppdateringar eftersom du kommer att upprätthålla ledartavlan.
Om du inkluderar externt uppsökande arbete för välgörenhetssponsring kan du överväga att lägga till ytterligare en person i denna roll så att de kan fokusera enbart på samhällsengagemang.
Hantera pengarna
En person bör hantera pengarna. Detta kommer att kräva detaljerade räkenskaper för pengar in och pengar ut. Detta inkluderar deltagaravgifter och inköp som t.ex. lagets T-shirts och priser. Om du inkluderar en insamlingsaktivitet måste den också redovisas.
Planering av evenemang
Du måste ha en evenemangssamordnare. Denna person kommer att schemalägga rummet/rummen för veckomöten, invägningar och spel. De kommer också att ansvara för att hitta särskilda lokaler för ytterligare tillfällen vid behov.
Dessa aktiviteter kan omfatta allt från att planera restaurangbokningar för utmaningens ”äta ute”-vecka till att planera en vandringsrutt för ”stegutmaningen”.
Kommunikation
Som värd kommer du också att vara huvudkoordinator med ansvar för den löpande kommunikationen, tidslinjerna och leveranserna.
Förutsätt inte att bara för att någon har gått med på att något ska vara färdigt till nästa fredag så kommer det att bli så. Vissa människor är inte bekväma med att säga ”nej” och kan ha gått med på att göra något som de egentligen inte ville göra. Det åligger dig att se till att alla uppgifter levereras färdiga och i tid.
Konfidentialitet
För varje Weight Loss Challenge krävs en person som övervakar den veckovisa invägningen. Du måste respektera att detta är en känslig fråga för vissa personer. Diskretion och förtroende måste garanteras för deltagarna. Personalsjuksköterskan eller hälsokoordinatorn kommer troligen att vara det mest uppenbara valet för denna position.
Det mesta
Andra saker som du kommer att behöva ansvara för som organisatör är:
- Säkerställ att alla deltagare har verifierat sin lämplighet för att delta. Det kan vara ett bra tillfälle att uppmuntra dem att gå till sin läkare för en årlig kontroll.
- Publicera reglerna för viktminskningsutmaningen och se till att alla får ett exemplar.
- Om du ska ha specialister som kommer till kontoret för att prata om kost och motion bör de intervjuas och bokas i god tid. Det är inte alla personliga tränare som är bekanta med kontorsfitness eller med överviktiga personer. Likaså är det inte alla näringsexperter som kan hjälpa personer med särskilda kostbehov. Alla som du tar in för ett föredrag kommer att få frågor och troligen få göra demonstrationer, så de måste vara erfarna, kunniga och sympatiska.
Motivera dem att marknadsföra sin verksamhet och erbjuda specialpriser till utmanarna. Denna korsvisa marknadsföring kan vara tillräckligt lockande för att de ska komma gratis. - När man väl kommit överens om vilken typ av poängsättning som ska användas är det ert ansvar att publicera och verifiera veckotalen. Du behöver inte göra invägningarna, men du behöver veckotalen (pund eller procent). Om du lägger till poäng för aktiviteter samlar du in dessa från gruppledarna.
- Du kommer att vara ansvarig för att skicka ut gruppens e-postmeddelanden, veckobrev och lägga upp uppdateringar på topplistorna. Du kommer att vara den FÖRSTA som får veta vilka finalisterna och vinnarna är. Delegera eller dela inte denna information före den ceremoniella avtäckningen.
- Skapa en e-postlista för utmaningar på arbetsplatsen som är särskilt avsedd för denna kommunikation. Du bör ha lagen och lagledarna på olika listor. Skicka ut uppdateringar och påminnelser. Du behöver inte påminna alla om en händelse, men påminn lagledarna om att påminna sitt lag.
Att vara ansvarig kräver att du är något avlägsnad från grupperna om det uppstår en tvist som kräver avgörande. Du kanske vill välja en opartisk person som ska vara den slutliga domaren. Förmodligen inte någon från ledningen.
För att hålla saker och ting roliga och rättvisa kan ledningen och cheferna bara slappna av från sina ledarroller och vara en del av ett Weight Loss Challenge Team.
Ditt uppdrag, om du väljer att acceptera det.
Jag har knappt ens skrapat på ytan av vad som krävs för att vara värd för och organisera en rolig och framgångsrik Weight Loss Challenge för arbetsplatsen. Det låter verkligen mycket som arbete, eller hur? Som arrangör är det ditt jobb att sätta dig ner och se till att det blir ett roligt och framgångsrikt evenemang för alla andra!
När du gör det kommer folk att prata om dig och den roliga tid de hade i flera år framöver!
Om du vill ha lite vägledning har vi en verktygslåda för arrangörer som innehåller allt du behöver. Det är bara att anmäla sig här