Hur man gör en bra snabbreferensguide

Vad är en snabbreferensguide

En snabbreferensguide är en dokumentation som innehåller en eller två sidor med komprimerade instruktioner om hur man använder en produkt. De kan vara mycket detaljerade eller mycket enkla, beroende på vad som behövs.

Nästan alla produkter kräver någon form av dokumentation för att hjälpa kunderna att förstå hur de ska använda den. Beroende på produkten kan dessa användarhandböcker eller produktmanualer ibland vara hundratals sidor långa med sidor fulla av långa textblock.

Med andra ord kan de vara ganska avskräckande, särskilt för nya användare.

Självklart behöver du dokumentation som täcker allt som din produkt kan göra. Men ibland vill dina kunder bara veta något utan att behöva vada genom en massa innehåll för att hitta det.

En snabbreferensguide är ett perfekt sätt att ge dina användare en mängd snabbt tillgänglig information på ett lättförståeligt och engagerande sätt.

Här är vad du kommer att lära dig:

• Varför är det viktigt?
• De viktigaste elementen för att skapa en bra snabbreferensguide.
• Hur man gör en snabbreferensguide i sex enkla steg.
• Gängse typer av snabbreferensguider.
• Dos och don’ts för snabbreferensguider.

Varför är det viktigt?

De är särskilt användbara när en produkt eller tjänst har ett antal olika eller avancerade funktioner, men också kan användas på ett enklare sätt.

För några år sedan uppgraderade jag till exempel min enkla spis med en snyggare, mer avancerad modell. Medan ugnen på den gamla spisen i princip var på eller av med temperaturinställningar, kom min nya med alla möjliga nya funktioner.

Det fanns en vanlig bakningsinställning, liksom konvektionsbakning, stekning, brödsäkring med mera. Dessutom har den nya knappar och en digital avläsning medan den gamla bara var en ratt man vred på för att slå på den och ställa in temperaturen.

Nu har jag bakat en brödlimpa eller två i mina dagar, men låt oss vara ärliga. För det mesta när jag använder min ugn värmer jag upp pizzabröd eller rostar lite vitlöksbröd, så jag använder oftast den vanliga bakinställningen.

Turligtvis tillhandahöll tillverkaren en snabbstartguide (en av de vanligaste typerna av snabbreferensguider) för att hjälpa mig att göra grundläggande bakning. I några korta steg visste jag exakt vad jag behövde göra för att använda ugnen för dess mest grundläggande funktion.

När jag sedan ville arbeta med de mer avancerade funktionerna kunde jag fördjupa mig i den fullständiga produkthandboken.

Med hjälp av snabbreferensguider kan dina användare snabbt och enkelt hitta den information de behöver för att utföra en specifik uppgift eller en uppsättning uppgifter. De ersätter inte en fullständig användarhandbok, men de utgör ett fantastiskt kompletterande sätt att leverera information.

Tacksamt nog gör Snagit det superenkelt att skapa en snabbreferensguide.

Här finns allt du behöver veta för att göra en högkvalitativ snabbreferensguide på nolltid.

Är en snabbstartguide en snabbreferensguide?

Det snabba svaret: Som vi har nämnt ovan är en snabbstartguide en av de vanligaste typerna av snabbreferensguider. Så även om inte alla snabbreferensguider är snabbstartguider är alla snabbstartguider snabbreferensguider.

Sinnas det?

Så gör du en snabbreferensguide i sex enkla steg

Och om du inte har de rätta verktygen är det här som det kan bli riktigt knepigt. Det kan till exempel vara tidskrävande att försöka lägga in allt i ett Microsoft Word-dokument.

Och om du inte har tillgång till en professionell designer kan det vara lite skrämmande att se till att din snabbreferensguide ser bra ut.

Men så behöver det inte vara.

Jag ska avslöja en liten hemlighet för dig: När det gäller att utforma bra innehåll är Snagit 2020-mallarna min superkraft.

De ger dig professionella mönster som du kan använda för att skapa snabba instruktionsböcker med drag-och-släpp-glädje.

Snagit 2020 levereras med mallar, men du kan också ladda ner dussintals fler med TechSmith Assets for Snagit.

Med hjälp av Snagit-mallar kan du skapa en rad olika typer av instruktionsböcker, processdokument, handledningar med mera.

Men låt oss säga att jag i det här exemplet vill skapa en snabbguide för fem av de vanligaste verktygen i Snagit.

Steg 1. Ta dina skärmdumpar

Först tar du alla skärmdumpar du behöver och gör eventuella anteckningar (pilar, text etc.) som du vill inkludera i grafiken.

Steg 2. Skapa din mall

I Snagit-redigeraren väljer du sedan Skapa > Skapa bild från mall.

Steg 3. Välj en mall

Välj den mall du vill använda. Det finns gott om mallar för snabbguide att välja mellan.

I det här exemplet valde jag Basic 5 Steps Landscape. Den här mallen är avsedd som en steg-för-steg-guide, men den är perfekt även för detta.

Steg 4. Lägg till bilder

Från facket längst ner i Snagit-redigeraren (facket Senaste bilder) drar du dina skärmdumpar till platshållarna i mallen.

Steg 5. Ändra storlek på bilderna

Omställ eller justera dina skärmdumpar efter behov.

Steg 6. Lägg till skriftligt innehåll

Lägg till dina beskrivningar i motsvarande avsnitt i utrymmet till höger om mallen och lägg till en titel i titelfältet.

Och du är klar!

Det tog mig längre tid att skriva ut stegen än vad det tog att skapa den här lilla snabbreferensguiden.

Efteråt kan du dela spara den, dela ut en länk eller skriva ut den för att lägga den på ditt skrivbord.

Gängse typer av snabbreferensguider

Det finns ett antal olika typer av snabbreferensguider, så du vill veta exakt vad din målgrupp behöver innan du skapar en.

Behövs det ett snabbt och enkelt sätt för din målgrupp att komma igång med att använda din produkts mest grundläggande funktioner? Då vill du skapa en snabbstartguide.

Och kanske behöver de en enda referens för att förstå din programvaras UX? Vad sägs om en ordlista med vanliga termer? Eller en översikt över produktens huvudfunktioner?

Och tänk dig att dina användare flyttar från en programvara till din. Vilken information kan de behöva för att underlätta övergången? Tänk på saker som skillnader i menyträden, ikoner, funktionsnamn osv.

Alla dessa saker (och mycket mer) kan åstadkommas med en snabbreferensguide.

Men det är uppenbart att alla dessa är mycket olika tillämpningar. Lär dig din målgrupps behov och förväntningar och skapa sedan det innehåll som de behöver för att lyckas.

1. Snabbstartguide
   Hjälp dina användare att snabbt komma igång med din produkt.
2. Guider för kärn- eller grundläggande uppgifter
   Liknande en snabbstartguide, men ger en översikt över hur man använder din produkts eller tjänsts mest grundläggande eller centrala funktioner.
3. Guide till mer avancerade funktioner
   När dina användare är redo att ta saker och ting till en ny nivå kan du använda en snabbguide för att introducera dem till andra funktioner eller egenskaper.
4. Guide till produktändringar
   Har din programvara nyligen uppdaterats? Använd en snabbreferensguide för att guida användarna genom ändringarna.
5. Steg-för-steg-beskrivning
   Har du en process som du behöver förklara? Visa den!
6. Användarmanual för produkter med begränsade funktioner
   Om din produkt inte kräver en stor manual kan en snabbreferensguide vara all dokumentation du behöver.

Väsentliga delar för att skapa en bra snabbreferens- eller snabbstartsguide

Känn din målgrupp och deras behov

Jo fler av dessa bloggar jag skriver, desto mer blir jag medveten om genomgående teman. Att skapa det innehåll som din publik vill ha (och inte nödvändigtvis det du vill berätta för dem) är ett av de mest konsekventa.

Som noteras i den här artikeln om hur man skapar effektivare innehåll för kundutbildning finns det ett antal sätt att ta reda på exakt vad det är, inklusive onlineforum, kundundersökningar eller till och med från din egen tekniska supportpersonal.

Oavsett hur du får fram det, kommer det att vara mycket viktigt att leverera innehåll som dina kunder vill ha och behöver för att säkerställa att ditt snabbreferensmaterial blir en framgång.

Simplicity is key

Den stora poängen med en snabbreferensguide är att göra informationen lätt och lättillgänglig, så se till att den är enkel att förstå.

Använd visuellt material

Undvik stora textblock så mycket som möjligt Använd i stället visuella element som skärmdumpar med markeringar, ikoner eller produktfoton – och precis tillräckligt med text för att se till att dina punkter är tydliga.

Inkludera endast väsentlig information

Håll det till en eller två sidor. Försök inte att täcka in allt från din fullständiga användarhandbok. Tänk på det – en snabbreferensguide som behöver en innehållsförteckning är förmodligen inte så snabb.

Välj den viktigaste informationen för att utföra en viss uppgift eller som på annat sätt förmedlar det du vill visa. Koka ner komplexa begrepp till deras mest grundläggande form.

Vissa vad du ska ha med och vad du ska utelämna. Kom ihåg att du alltid kan skapa en annan snabbreferensguide för att täcka andra viktiga ämnen.

Använd en enkel och lätt att följa layout

Om din snabbreferensguide inte är visuellt tilltalande och lätt att följa kommer användarna inte att tycka att den är användbar.

Du behöver inte skapa ett totalt konstverk för att göra en bra snabbreferensguide. Ibland kan en enkel skärmdump kommenterad med pilar, text osv. räcka för att ge någon den information de behöver.

Visuellt innehåll

Jag känner att jag inte kan betona detta nog: Din snabbreferensguide kommer helt enkelt inte att vara så effektiv, engagerande och användbar som den kan vara utan bra bilder, ikoner, skärmdumpar eller andra visuella element.

Bilder drar ögat till sig och bidrar till att skapa förankringspunkter för ditt innehåll, vilket hjälper dina användare att snabbt och enkelt identifiera viktiga informationspunkter.

I själva verket visade vår forskning om värdet av visuellt material att människor lär sig bättre med bilder och text jämfört med enbart text.

Du kan lära dig allt om hur värdefull visuell kommunikation kan vara med den här grymma infografiken.

Och har du någonsin hört uttrycken en bild är värd tusen ord? Det visar sig att det bästa sättet att visa något är att faktiskt visa det.

En bra bild kan förmedla massor av information och bidra till att minska texttätheten i ditt innehåll och göra det mer användarvänligt.

Våra vänner på Venngage har lite mer information om vikten av visuellt innehåll.

Snabbreferensguider – vad man bör och inte bör göra

Inte alla snabbreferensguider kommer att vara lika enkla som den som jag skapade. Vissa kommer att behöva mer text, andra kommer att behöva fler bilder. Vissa kommer att behöva mer komplexa layouter. Beroende på ämnet kan den bli längre.

Det finns många olika typer och användningsområden för snabbreferensguider, och det skulle vara omöjligt att ta upp dem alla här. Men det finns några vanliga dos och don’ts som är ganska universella:

Do

1. Håll den så kort som möjligt. En till två sidor är bäst.
2. Använd visuellt material som kommenterade skärmdumpar, ikoner, produkt- eller UX-bilder osv.
3. Använd en förnuftig, lättöverskådlig layout med tydliga rubriker och underrubriker vid behov.
4. Känn din målgrupp och vad den behöver.
5. Få den att stå på egna ben. Användarna ska inte behöva leta i handboken för att förstå din snabbreferensguide.

Inkludera inte

1. för mycket information. Du försöker inte få in hela din användarhandbok i denna enda guide.
2. Gör teckensnitten så små att ingen kan läsa dem utan ett elektronmikroskop.
3. Upprepa information i onödan.

Förbered dig på att skapa fantastiska snabbreferensguider med Snagit 2020

Snabbreferensguider är ett utmärkt sätt att ge dina användare och kunder snabba och behändiga instruktioner för de vanligaste funktionerna i din produkt eller tjänst.

Från skärmdumpar och bildredigering till mallar och bildtillgångar gör Snagit 2020 det otroligt enkelt att skapa användbara, engagerande och visuellt tilltalande snabbreferensguider