Universitetet kräver en kontroll av brottslig bakgrund, inklusive en kontroll av registret över sexualförbrytare, för sökande till anställning, nuvarande anställda och universitetsanställda i enlighet med universitetets policy och statliga och federala krav. Vilken typ av kontroll som utförs varierar beroende på vilken befattning det rör sig om. Referenskartan nedan kan hjälpa dig att avgöra vilken typ av bakgrundskontroll som krävs.
Bakgrundskontroller i Workday
När krävs en bakgrundskontroll?
Detta är en kort sammanfattning av kraven på bakgrundskontroll. För en detaljerad förklaring av kraven, se informationen nedan eller se universitetspolicyn.
En bakgrundskontroll av kriminalhistoria kan krävas när:
- En sökande (finalist) eller nuvarande anställd har ingen bakgrundskontroll i registret.
- En nuvarande anställd ansöker om en tjänst och den kontroll som finns i registret är mer än 12 månader gammal.
- En tidigare anställd har ett avbrott i tjänsten på mer än 6 månader, oavsett hur gammal den tidigare kontrollen i akten är.
- En tidigare anställd har ett avbrott i tjänsten på mindre än 6 månader, men den tidigare kontrollen är mer än 12 månader gammal.
- En nuvarande anställd flyttar till en ny befattning och den tidigare kontrollen var hos ett annat kollegium, en annan dekan eller VP-enhet.
- En nuvarande eller tidigare anställd flyttar till en tjänst som kräver en leverantörskontroll och det finns ingen leverantörskontroll i registret.
- En studentanställd är inte inskriven på varje lång termin eller har en bakgrundskontroll som är mer än 60 månader gammal.
- En studentanställd flyttar till en tjänst som inte är student.
Om du tror att en bakgrundskontroll har utlösts av någon annan anledning än de som anges ovan, kontakta HR Records på [email protected] eller 512-471-5127.
Sökande
Du måste begära en kontroll av brottslig bakgrund på alla sökande eller slutkandidater till en tjänst före anställning. Detta inkluderar:
- Studenter, lärare, klassificerade och administrativa/professionella (A&P), och tillfälliga anställningar
- Lönade eller obetalda närstående positioner som
- Kräver patientvård
- Barnvård eller kontakt med minderåriga
- Direkt tillgång till informationsresurser eller teknik för informationsresurser
- Access till läkemedel, kontrollerade substanser, kontanter, checkar eller kreditkort.
- Aktuella anställda när de ansöker om en annan tjänst vid universitetet
- Om den tidigare kontrollen inte omfattade alla kontroller som krävs för den nya tjänsten
- Om den nuvarande anställde ansöker om en tjänst som ingår i en annan deans eller vicerektors portfölj, och den tidigare kontrollen utfördes för mer än ett år sedan.
Alla nödvändiga kontroller måste vara genomförda innan den anställde börjar arbeta.
Aktuell anställd
När nuvarande anställda ansöker om en tjänst vid universitetet omfattas de nuvarande anställda av samma krav som andra sökande. Du måste begära en ny bakgrundskontroll när:
- En nuvarande anställd flyttar till en ny tjänst under en annan dekan eller vicerektor och den tidigare bakgrundskontrollen är mer än ett år gammal
- En anställd återvänder till anställning efter ett uppehåll i tjänsten på sex månader eller längre
- En anställd återvänder till anställning efter ett uppehåll på mindre än sex månader, om bakgrundskontrollen som finns i akten utfördes för mer än ett år sedan
- Bakgrundskontrollen som finns i akten innehöll inte alla de typer av kontroller som krävs.
HR-kontakter eller delegater för HR-kontakt kan söka efter bakgrundskontrollhistoriken för en aktuell eller tidigare anställd under fliken Utilities i systemet Background Check Administration (BCA).
En HR-kontakt eller HR-kontaktdelegat för den anställande avdelningen skapar en begäran i systemet Background Check Administration (BCA) och ber den sökande att godkänna bakgrundskontrollen. När begäran om bakgrundskontroll har godkänts begär personalavdelningen den sökandes officiella kriminalregister och kontaktar den anställande avdelningen när det officiella registret har granskats.
Onlineförfrågan och -auktorisation
En HR-kontakt eller HR-kontaktdelegat använder online-systemet för administration av bakgrundskontroller (BCA) för att initiera kontrollen och uppmanar den sökande eller den anställde att auktorisera kontrollen. Den anställde får ett e-postmeddelande med en länk till onlinesystemet.
Pappersformulär för godkännande
Om den sökande eller den anställde föredrar att inte lämna informationen elektroniskt kan de ladda ner och fylla i formuläret för kontroll av brottslig bakgrund (PDF). En HR-kontakt eller delegat kan sedan lägga in begäran och godkännandet i Background Check Administration-systemet.
För mer information om Background Check Administration-systemet kan du ladda ner BCA Overview (PDF).
Criminal History Review
Den rekryterande avdelningen kan granska alla brottsliga anteckningar som den sökande har uppgett och ta hänsyn till relevanta brottsliga anteckningar i rekryteringsbeslutet. Den sökande bör dock inte uteslutas förrän det officiella kriminalregistret har begärts och granskats av personalavdelningen. Personalavdelningen kommer att granska all information som finns i det officiella kriminalregistret och meddela resultaten till den anställande avdelningen.
Relevans för arbetets krav
Information om fällande domar måste övervägas från fall till fall med hänsyn till brottets typ och svårighetsgrad, hur lång tid som har förflutit sedan brottet, och om brottet är relevant för de arbetsuppgifter som ingår i tjänsten. En person kan inte automatiskt uteslutas från anställning på grund av att han eller hon har en tidigare fällande dom.
Se sidan Granska brottshistoria och relevans för arbetets krav för detaljerad information innan du diskvalificerar en kandidat på grund av brottshistoria.
Verifiering av den sökandes identitet
En representant för den anställande avdelningen måste verifiera den sökandes identitet innan en bakgrundskontroll kan begäras. Normalt görs detta genom att titta på ett foto-ID som den sökande tillhandahåller. Om den sökande inte kan tillhandahålla verifieringen personligen, be den sökande att fylla i ett formulär för identifiering och verifiering av sökande (PDF).
Detta steg krävs enligt Fair Credit Reporting Act och syftar till att förhindra att information lämnas ut om den inte har godkänts av individen.
Address Discrepancies
Universitetet följer Federal Trade Commissions (FTC) bestämmelser, 16 CFR Part 681. Om universitetet underrättas om en adressdiskrepans under en bakgrundskontroll kommer universitetet att följa FTC:s riktlinjer.
Kostnad och typ av bakgrundskontroll som krävs
Sexförbrytarregistret
Alla bakgrundskontroller av brottslig bakgrund kommer att inkludera en sökning i den nationella databasen för sexualförbrytare (National Sex Offender Registry).
Texas DPS
Om den sökande eller anställde endast har bott i delstaten Texas under de senaste sju åren kommer kontrollen av brottshistoria att ske genom Texas Department of Public Safety (DPS).
Nationell (leverantörs)kontroll
Den rekryterande avdelningen kan begära en kontroll av en leverantör vid varje anställning, även om det inte är nödvändigt. Leverantören kommer att samla in information för delstaten Texas och alla andra delstater där personen var bosatt. En kontroll av leverantören krävs:
- Om personen har bott utanför delstaten Texas under de senaste sju åren krävs en nationell kontroll genom leverantören
- Om personen är 25 år eller yngre krävs en kontroll av leverantören om personen har bott utanför Texas någon gång sedan han/hon fyllde 17 år
- För alla fakultetsanställningar, administrativa och yrkesmässiga tjänster (A&P, kod 1000) och andra specifika tjänster.
Se referenstabellen nedan för att avgöra vilken typ av kontroll som ska utföras.
Kostnad
Kostnaden för bakgrundskontrollen kommer att faktureras den anställande avdelningen. Observera ökningen av vår kostnad från och med den 1 juni 2020.
- Kontroll av delstaten Texas (DPS): 10,00 dollar
- Kontroll av det nationella registret över sexualförbrytare: 6,00 dollar
- Kontroll av leverantören, som inkluderar kontroll av registret över sexualförbrytare: 40 dollar.00, plus eventuella ytterligare avgifter från de stater eller organ som tillhandahåller information
Ungdomsläger och barnomsorgsanläggningar
Nedan följer en sammanfattning av kraven för ungdomsläger och barnomsorgsanläggningar. För en detaljerad förklaring av kraven hänvisas till universitetspolicyn.
Bakgrundskontroller för ungdomsläger
Drivare av ungdomsläger måste se till att alla anställda, volontärer och studerande observatörer, som regelbundet eller ofta kommer att vistas på lägret, genomgår en kontroll av brottslig bakgrund. Volontärer och studentobservatörer som inte är föremål för en kontroll får inte ha oövervakad tillgång till lägerdeltagare. En ny bakgrundskontroll krävs varje år.
Internationell bakgrundskontroll genom leverantören kan behövas om arbetstagaren har bott utanför USA någon gång sedan 14 års ålder.
Utbildning i barnskydd för ungdomsläger
Alla anställda, volontärer och personal vid ett ungdomsläger eller program för minderåriga är skyldiga att genomgå en utbildning och en undersökning för att öka deras känslighet för varningssignaler på sexuella övergrepp och sexuellt ofredande av barn i enlighet med avsnitt 51 i Texas Education Code.976.
Utbildnings- och examinationsprogrammet krävs för läger/program för minderåriga som uppfyller ALLA följande kriterier:
- Har rum på UT Austins campus ELLER drivs av UT Austin var som helst;
- Har fritids-, idrotts-, religions- eller utbildningsaktiviteter för lägerdeltagarna/deltagarna; och
- Har lägerdeltagare/deltagare som är minderåriga (under 18 år) och som inte är anställda av UT Austin.
För mer information, se webbplatsen för programmet för skydd av ungdomar.
Bakgrundskontroller för barnomsorgsanläggningar
Barnomsorgsanläggningar måste se till att kontroller av brottslig bakgrund genomförs innan personen tillåts arbeta, assistera eller närvara vid anläggningen och därefter minst vartannat år för:
Anläggningen kommer att använda sig av följande källor vid genomförandet av en bakgrundskontroll:
- The Texas DPS name-based criminal background check
- Federal Bureau of Investigation fingerprint-based criminal background check
- A Department of Family and Protective Services (DFPS) central registry check
- A sex offender registration check
- En lämplig nationell eller internationell säljarkontroll för alla som har bott utanför delstaten Texas sedan 17 års ålder.
Valfria bakgrundskontrolltjänster
Human Resources kan hjälpa till att verifiera den sökandes anställningshistorik och utbildning. För att begära denna tjänst ska den anställande avdelningen skapa en begäran i Background Check Administration (BCA) och faxa ett formulär Background Check Request for Education and Employment Verification till Human Resources. Ange på förfrågningsformuläret vilken verifiering som behövs.
Employment Verification
Employment Verification omfattar verifiering av anställningsdatum, titel och löneinformation hos upp till tre tidigare arbetsgivare (inom de senaste sju åren).
Verifiering av utbildning
Verifiering av utbildning omfattar verifiering av examen(er), licens(er) eller certifiering(er).
Kostnad
Kostnaden för verifiering av utbildnings- och anställningsinformation kommer att vara säljarens standardtaxa plus eventuella avgifter som tas ut av de organ som tillhandahåller informationen.
- Utbildning 11,55 dollar per examen
- Arbete 11,55 dollar per arbetsgivare
- Plus eventuella ytterligare avgifter från de stater eller organ som tillhandahåller information.
Referensschema för bakgrundskontroller
En kontroll av det nationella registret över sexualförbrytare krävs alltid och utförs automatiskt i samband med alla bakgrundskontroller av kriminalhistoria.
*Om den sökande eller den anställde har bott utanför delstaten Texas under de senaste sju åren krävs en kontroll av leverantören. Om den sökande/anställde är 25 år eller yngre krävs en kontroll av leverantören om han eller hon har bott utanför Texas någon gång sedan 17 års ålder.
| Position | Typ av kontroll(er) som krävs |
|---|---|
| Klassificerad | Texas DPS* |
| A&P eller kod 1000 | Vendor |
| Faculty | Vendor |
| Student | Texas DPS* |
| Fritidsanställd | Texas DPS eller Leverantör |
| Anställd på ungdomsläger eller volontär | Texas DPS* |
| Arbetare vid barnomsorgsinrättningar | Texas DPS*, FBI, DFPS |
| Anställd vid en organisation som är ansluten till UT (om den är säkerhetskänslig) | Texas DPS* |
| Adjunkt/klinisk arbetstagare (följer fakultetens krav) | Vendor |
| Oberoende entreprenör (om | Vendor |
| Anställd hos entreprenör (om den är säkerhetskänslig) | Texas DPS* |
| Anställd hos statlig myndighet | Texas DPS* |
| Visiting Researcher/Scholar (följer fakultetens krav) | Varumärke |
| Forskare (följer fakultetens krav) | Varumärke |
| Visiterande studentarbetare (om det anges som säkerhetskänsligt) | Texas DPS* |
| Volontär (om den är säkerhetskänslig) | Texas DPS* |
| Besökare (om det krävs enligt lag) | Texas DPS* |
| Andra universitetsanknutna befattningar (om den är säkerhetskänslig) | Texas DPS* |