Att veta hur man beräknar arbetskostnader är viktigt om du vill driva en lönsam verksamhet, eftersom arbetskraft är den överlägset största utgiften för de flesta företag. Specifika kostnader varierar beroende på bransch, men inom de flesta områden står den för cirka 60 % av de totala kostnaderna. I mars 2020 kostade den genomsnittliga icke-statliga arbetstagaren arbetsgivarna 37,73 dollar per arbetad timme. För statligt anställda stiger den siffran till 52,45 dollar per timme.
Om du inte har en tillförlitlig formel för arbetskraftskostnader finns det inget sätt att veta hur mycket varje ytterligare anställd faktiskt kostar din organisation. Utan denna information är det omöjligt att korrekt beräkna din nuvarande och framtida anställningskapacitet. Du kan inte korrekt prissätta dina varor eller tjänster om du inte känner till kostnaden för den arbetskraft som är förknippad med att producera dem.
Och även om det kan tyckas enkelt att beräkna arbetskraftskostnader, har många företag ett alltför snävt tillvägagångssätt och redovisar endast kostnaden för de anställdas löner. Detta är en del av arbetskraftskostnadsformeln, men din verkliga arbetskraftskostnad omfattar alla kostnader som är förknippade med att attrahera, ta in, utbilda och behålla dina anställda. Detta inkluderar även löneskatter, förmånspaket och andra kostnader som är kopplade till de anställda, t.ex. utrymme och utrustning.
Här kommer vi att prata mer om vikten av att veta hur man beräknar arbetskraftskostnaden grundligt och korrekt och ge dig en tillförlitlig uppdelning av varje utgift du bör faktorisera.
Varför beräkna arbetskraftskostnad?
Du skulle inte skriva under ett kontrakt för ett nytt kontorsutrymme utan att räkna ut om du hade råd med månadshyran, eller hur? På samma sätt bör du inte anställa en ny anställd innan du helt och hållet har bedömt om fördelarna med att anställa dem kommer att uppväga den ekonomiska kostnaden.
När företagen växer får många problem när de överskattar sina personalbehov och underskattar den verkliga kostnaden för arbetskraft. I bästa fall slutar det med att vinsten försämras, och i värsta fall leder det till att man tvingas avskeda folk.
Användning av en arbetskostnadsformel ger dig en exakt dollarsiffra för vad varje arbetstimme direkt kostar din organisation. Med denna siffra i åtanke är det mycket lättare att räkna ut hur många heltids- och deltidsanställda du har råd att ta in, i stället för att gissa.
Vid dina arbetskostnader kan du fastställa optimala priser, vilket maximerar din vinst. Om du underskattar dina arbetskostnader kommer du att sätta för låga priser och hamna på marginaler som inte är genomförbara för att fortsätta verksamheten. Om du överskattar arbetskostnaderna kommer du att sätta för höga priser och inte kunna konkurrera effektivt på marknaden. Arbetskostnader bör beaktas tillsammans med kostnaden för sålda varor när du bestämmer dig för hur mycket du ska ta betalt.
För det sista hjälper beräkning av dina arbetskostnader dig att identifiera de intäktsläckor som äter upp dina intäkter. Några exempel är de anställdas mobiltelefonanvändning, milkostnader för företagsbilar och hyreskostnader. Att övervaka utgiftstrender inom dessa områden kan också hjälpa dig att flagga för potentiella bedrägerier.
Hur man beräknar arbetskostnader
Nu när vi har fastställt varför det är viktigt att få en exakt läsning av din arbetskostnad, här är sex kategorier av utgifter som du måste ta med i din arbetskostnadsformel.
Rekrytering
Du börjar få lönekostnader redan innan du anställer din första medarbetare. Det kostar trots allt pengar att underhålla en webbplats, marknadsföra platsannonser, delta i jobbmässor och genomföra andra rekryteringsaktiviteter. Vissa nischade roller kan kosta dig mer att tillsätta, medan andra roller, t.ex. tjänster på nybörjarnivå, kan kosta mindre. Det genomsnittliga beloppet som det kostar att attrahera en anställd för en viss roll kallas kostnad per anställning.
Rekryteringskostnader beräknas genom att summera alla dina interna och externa rekryteringskostnader. Några vanliga rekryteringskostnader som du kan inkludera i din beräkning är avgifter för platsannonser, bakgrundskontroller, drogtester, karriärmässor, installation och underhåll av din karriärsida samt avgifter till rekryterare.
Löner
Detta är den mest uppenbara kostnaden för anställda och den är ganska okomplicerad. Detta är den totala kostnaden för löner eller timlöner som du betalar till alla dina anställda.
Se till att oavsett vilken tidsenhet du använder för att mäta lönekostnader – vanligast är att titta på kostnaden för anställning under ett helt år – så använder du samma tidsram för alla de andra kategorierna som beskrivs här.
Förmåner och sjukförsäkringar
Förmåner för anställda är en annan stor arbetsrelaterad kostnad. Av de 37,73 dollar per timanställd som vi berättade om tidigare utgjordes 11,82 dollar av förmåner. Det är ungefär 30 procent.
I allmänhet gäller att ju fler anställda du har, desto mindre kostar förmånerna per anställd. Sjukförsäkringspremier, arbetsgivarens pensionsavgifter, administrativa avgifter för pensionsprogrammen, betald ledighet och tilläggslöner som övertid bör alla ingå i din beräkning av förmåner.
Arbetsgivaravgifter
För varje person du anställer bär ditt företag en skattebörda. Denna består av federal inkomstskatt, socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatt samt arbetslöshetsskatt. Federala inkomstskatter innehålls från den anställdes lön, så vi tar inte med dem här (eftersom de redan täcks som en del av kategorin löner ovan).
Socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatter innehålls också från de anställdas löner, men arbetsgivaren ansvarar för att betala ett motsvarande belopp utöver detta. De federala arbetslöshetsskatterna betalas strikt av arbetsgivaren. För att beräkna din andel av utgiften för var och en av dessa skatter använder du den vägledning från IRS som beskrivs här.
Utbildning
Nyanställda är vanligtvis inte produktiva direkt från början. Du kommer snarare att spendera tid och pengar på att utbilda dem, och dessa kostnader bör räknas in i dina arbetskraftskostnader. Enligt en rapport från Training Magazine spenderar amerikanska företag i genomsnitt 1 075 dollar per anställd på utbildning.
När du räknar ihop dina utbildningskostnader ska du ta hänsyn till resor, utbildningsmaterial, utrustning, programvara och andra digitala program samt betalning för extern hjälp. Om du vill vara superprecis kan du också inkludera produktivitetsförlust, dvs. den summa pengar som du inte tjänar eftersom den anställde inte är fullt produktiv ännu. Dessa siffror kan vara mer lättillgängliga inom vissa områden, t.ex. försäljning, medan de inte är lika kvantifierbara inom andra, t.ex. tjänstebaserade företag.
Overhead
Du är förmodligen bekant med overheadkostnader som hyra och allmännyttiga tjänster, och du kanske tänker att dessa är en separat kostnad från arbetskostnaderna. Faktum är dock att dina omkostnader är direkt kopplade till antalet anställda du har. Ju fler personer du anställer, desto fler skrivbord behöver du till exempel och desto mer kvadratmeter utrymme behöver du, så det är mest logiskt att inkludera overheadkostnader som en del av arbetskostnaderna.
Den som bör räknas in i dina omkostnader är kostnaden för ditt fysiska arbetsutrymme (lån eller hyra), fastighetsskatt, allmännyttiga tjänster, kontorsmaterial, utrustning och underhåll. Om du tillhandahåller företagsbilar, mobiltelefoner, bärbara datorer eller andra enheter som de anställda får använda bör dessa också inkluderas.
Övriga kostnader att ta hänsyn till
Förutom de regelbundna, återkommande kostnader som behandlas ovan får du inte glömma att räkna in flexibla kostnader, som säsongsbetonad eller tillfällig arbetskraft, och engångskostnader som bara dyker upp då och då, som semesterbonusar.
Tänk också på kostnaderna för entreprenörer, som frilansande grafiska formgivare eller konsulter, och tänk på att dessa kostnader faktiskt kan sjunka i takt med att du anställer fler medarbetare (t.ex. om du anställer en egen grafisk formgivare för att eliminera behovet av outsourcing).
Lönekostnadsformel
När du har behandlat alla kategorier ovan är det dags att summera dem.
- För att beräkna din verkliga arbetskostnad summerar du utgifterna i kategorierna ovan och delar summan med antalet anställda du har. På så sätt får du kostnaden per anställd och år (eller vilken tidsenhet som helst som du har bestämt dig för).
- Därefter vill du dela upp denna kostnad per timme. För att göra detta dividerar du kostnaden per anställd från steg 1 med antalet arbetade timmar per år. Om man utgår från en 40-timmars arbetsvecka med två veckors betald semester arbetar de flesta anställda ungefär 2 000 timmar per år.
- Detta är din verkliga arbetskostnad per timme.
Med hjälp av denna siffra kan du enkelt räkna ut hur mycket varje ytterligare hel- eller deltidsanställd kommer att lägga till i din kostnadsredovisning varje år och i sin tur se om det är en genomförbar utgift.
Quickbooks erbjuder ett fantastiskt kostnadsfritt verktyg som hjälper dig att utföra denna beräkning digitalt. Du hittar det här.
Få experthjälp med att kartlägga din framtida personalplan
Som du ser finns det mycket att ta hänsyn till när du ska bestämma hur många personer du behöver anställa och vilka roller du ska prioritera. Om du misslyckas med att korrekt prognostisera ditt personalbehov kan det leda till förlorad vinst och eftersatt produktivitet. 4 Corner Resources kan hjälpa dig att kartlägga en personalplan som uppfyller din organisations behov och som är vettig för din budget.
Vi hjälper dig att väga fördelarna med heltidsanställda mot alternativa alternativ som deltidsanställda, tillfälliga och kontraktsanställda för att fastställa den bästa personalstrategin för din nuvarande situation och framtida tillväxt. Vi erbjuder också ett komplett utbud av lönetjänster för att hjälpa dig att ta itu med tråkiga men nödvändiga uppgifter som försäkringar och förmåner.
Kontakta oss redan idag och låt oss börja bygga upp en anställningsstrategi som är skräddarsydd för ditt företag.