goco-logo

Runt om i världen har hierarkin länge varit känd som den standardiserade organisationsstrukturen.

Organisationer, från nystartade företag till multinationella företag, börjar dock betrakta plattare, mer jämlika strukturer som mycket effektivare än hierarkier.

I dagens alltmer snabba affärsmiljö experimenterar företagen med en rad olika decentraliserade strukturer. I vissa fall utgör decentralisering den fullständiga kulmen på organisationens vision, i andra fall är det ett svar på förändrade tider.

Hur decentralisering ser ut

Centraliserade organisationer har en tydlig befälsordning som går genom nivåerna i deras hierarki. Även om decentraliserade organisationer kan ha en hierarki delegerar de beslutsfattandet till enskilda team och ger dem möjlighet att vidta åtgärder på egen hand. I en decentraliserad organisation sker beslutsfattandet så långt ner i befälskedjan som möjligt, förklarar O. C. Ferrell, John Fraedrich och Linda Ferrell i Business Ethics 2009 Update: Ethical Decision Making and Cases.

Teamen måste fortfarande se till att deras åtgärder överensstämmer med en överenskommen vision och en bredare plan. De kan dock skapa sina egna regler och bestämma sina individuella processer och nå samförstånd om dem i teamet.

Avdelningar i ett decentraliserat företag kan självständigt hantera alla aspekter av sin verksamhet eller bara vissa av dem, säger Carl S. Warren, James M. Reeve och Jonathan Duchac i boken Accounting. De kan finnas i samma byggnad eller över ett stort geografiskt område.

Inget företag är helt centraliserat eller decentraliserat, hävdar Andrew J. DuBrin i Essentials of Management. Istället finns det grader av båda. Vilken grad av decentralisering som är rätt för ett företag beror på företagets storlek, kultur och strategi.

Franchises förkroppsligar en kombination av centralisering och decentralisering, säger DuBrin. Subway ger till exempel lokala butiker kontroll över anställning, men ett centraliserat huvudkontor fattar beslut om saker som meny och marknadsföring, förklarar han.

Johnson & Johnson, som är välkänt för sin decentraliserade struktur, har över 200 enheter som fungerar självständigt. Vissa fokuserar på särskilda komponenter i en produkt, vilket kräver samarbete mellan sådana enheter.

En mer extrem nivå av decentralisering som syftar till att eliminera hierarkin helt och hållet kommer vanligtvis inte att fungera för ett massivt företag, enligt Forbes. Detta kallas ofta för en ”platt” struktur och brukar fungera bäst för mindre nystartade företag och medelstora företag. Spelföretaget Valve har anammat den här strukturen genom att eliminera jobbtitlar och låta anställda arbeta med eller ta initiativ till vilket projekt som helst. En sådan struktur kan ge upphov till mycket kreativitet i ett ungt företag, men den kommer förmodligen att behöva anpassas i takt med att företaget växer.

Decentraliseringens rötter

De dominerande samhällsinstitutionerna – nämligen regeringen, militären och kyrkan – har länge haft en centraliserad struktur, så det är naturligt att företagen följde efter och anammade centralisering som standard.

I takt med att det teambaserade arbetssättet har fått större spridning i företagsvärlden har företagen arbetat för att skapa mer egalitära strukturer som modellerar värderingar om lagarbete och individuellt inflytande.

Militärens egna rörelser mot decentralisering av stridsenheter har också gett lärdomar för företagsvärlden. Under Irakkriget, när al-Qaida-styrkorna vann slag, gick den amerikanska armén över till att ge högt utbildade stridsenheter möjlighet att fatta sina egna beslut i realtid. Deras ökade smidighet lönade sig, liksom deras anslutning till en centraliserad informationshubb.

Det är dock knappast så att decentralisering är ett nytt koncept. Enligt BusinessNews Publishing tenderar branscher att gå fram och tillbaka mellan att vara mer centraliserade och mer decentraliserade beroende på en rad samhälleliga krafter.

De tidiga järnvägsbolagen i USA var till stor del decentraliserade och denna struktur fungerade ganska bra för dem, förklarar Gerrit Broekstra i Building High-Performance, High-Trust Organizations. Ändå varade detta inte särskilt länge. Enligt Broekstra skulle banksektorns fokus på en centraliserad struktur i stort sett utrota decentraliseringen från den amerikanska industrin i slutet av 1800-talet.

Vision och fördelar

Att ta steg mot decentralisering kan ge stora resultat när ett företag fastställer rätt nivå av decentralisering för sin verksamhet.

• Flexibilitet: Decentraliserade organisationer har en stor flexibilitet jämfört med centraliserade organisationer. De kan anpassa sig till förändringar eller fatta beslut snabbt, i stället för att låta varje beslut gå igenom en rigorös byråkratisk granskning. Numera sker förändringarna för snabbt för att hierarkiska organisationer ska kunna reagera på dem.
• Förmåga till informationsbearbetning: Nya och framväxande system samlar ständigt in stora mängder användardata och information om företagets resultat. En centraliserad ledning kan helt enkelt inte reagera effektivt på sådan information i rätt tid. Specialiserade team med smala fokusområden är mycket smidigare.
• Ökad arbetsmoral: Decentralisering ger fler anställda möjlighet att ta steget in i ledarroller, vilket ger dem en känsla av egenmakt. I sin tur kan organisationen dra nytta av att ha en uppsjö av ledare med egenmakt i stället för ett fåtal utvalda.

• Utveckling av expertis: Som ett resultat av detta smala fokus har chefer i divisioner i ett decentraliserat företag expertis i att leda inom ett visst verksamhetsområde.

• Felminimering: Enligt William Weldon, tidigare ordförande och VD för Johnson & Johnson, ”Problemet med centralisering är att om en person gör ett misstag kan det lamslå hela organisationen”. I ett decentraliserat företag, hävdar han, ”behöver man inte oroa sig för att göra ett enda stort misstag.”

• Förmåga att identifiera styrkor och svagheter: Decentralisering hjälper också företagen att identifiera var misstag och framgångar inträffar. År 1999 skrev Forbes om ett mycket framgångsrikt decentraliserat företag som hette Illinois Tool Works. Företaget var uppdelat i en rad enheter som var och en hanterade en annan funktion, och företaget delade upp enheterna ytterligare om de började prestera mycket bättre än konkurrenterna eller hamna på efterkälken. Decentraliseringen gjorde det möjligt för företaget att exakt fastställa vad som fungerade och vad som inte fungerade, baserat på enskilda enheters framgångar och misslyckanden.

• Förlitar sig på lokal insikt: Decentralisering är vettigt i en globaliserad värld eftersom lokala talanger har större insikt om hur de ska marknadsföra sig till och hantera sitt eget folk. I Japan driver lokala affärsmän Johnson & Johnsons verksamhet av just detta skäl.

• Förmåga att hantera motgångar: Decentraliserade företag är mer ”recessionssäkra”, enligt en nyligen genomförd studie. Istället för att en centraliserad VD gör aggressiva nedskärningar och stänger fabriker, tar den lokala personalen tag i saken och hittar sätt att öka produktiviteten.

Utmaningar i samband med decentralisering

Företag som arbetar med decentralisering bör förhandla om följande utmaningar:

• Genomföra förändringar: Att genomföra organisatoriska förändringar i ett decentraliserat företag kan ta lång tid eftersom det kanske inte finns ett snabbt, tydligt eller accepterat system för att genomföra sådana förändringar.
• Samordning mellan grupper: Detta utgör en primär utmaning för decentraliserade organisationer. I sådana företag kan grupperna bli informationssilos. Lösningen är att utveckla individers förmåga att samarbeta mellan team.

• Redundans av roller: Dessutom kan decentralisering leda till överflödiga roller mellan olika avdelningar. Olika försäljnings- eller kundtjänstpersonal kan anställas för olika avdelningar i stället för att en enda uppsättning personal ska uppfylla denna funktion. Det är inte nödvändigtvis ett problem om de är effektivare än en centraliserad uppsättning personal, men ett företag måste utvärdera om det är fördelaktigt att undvika sådan överlappning.

• Sociala konsekvenser: Ferrell, Fraedrich och Ferrell pekar på potentiella konsekvenser av decentralisering för företagens sociala ansvar. Det är möjligt att team på lägre nivå som har befogenhet att fatta beslut om något som påverkar samhället inte kommer att fatta de mest etiska eller informerade besluten, vilket påverkar hela företagets rykte. Övervakning av sådana beslut eller att ha personer med relevant expertis i sådana team kan potentiellt avhjälpa detta problem.

Decentraliserade autonoma organisationer

Decentralisering kan gå ett steg längre: decentraliserade autonoma organisationer. En sådan organisation är ett stort system (eller ett system med potential att bli stort) som anpassar sig till användarnas behov, spårar utgifter och preferenser och fördelar vinster utan behov av centraliserad tillsyn.

I sådana organisationer gör något som kallas ”blockkedjeteknik” det möjligt för systemet att fungera helt utan centraliserad förvaltning. Systemet har en mekanism för att generera återkopplingsslingor om användarnas preferenser så att det kan anpassa produkter, tjänster eller till och med systemregler efter deras behov.

Blockkedjetekniken har också förmågan att skydda användarnas integritet, eftersom ingen centraliserad myndighet behöver ha tillgång till deras information.

Den här tekniken håller ett elektroniskt register över användardata och transaktioner som inte kräver någon centraliserad redovisning. Bitcoin är ett av de bästa exemplen. Valutan fungerar helt utan en centraliserad bank och spårar automatiskt vad alla användare skickar och tar emot.

Dessa organisationer kan fördela vinsterna till användarna i hela nätverket snarare än till en centraliserad hubb, enligt Forbes.

Dessa system befinner sig fortfarande på försöksstadiet, men vissa företag följer delvis ett sådant ramverk – Uber är ett exempel.

Evolutionsteorin kan anses utgöra grunden för dessa organisationer. Genom valet av medlemmar utvecklas en produkt eller tjänst med tiden; den ses aldrig som ”färdig”.

Fungerar decentralisering både för befintliga företag och för nystartade företag?

Det kan krävas uthållighet för att decentralisera ett företag som funnits länge, eftersom hierarkiska strukturer är djupt förankrade i företagsvärlden. Många företag har dock framgångsrikt tagit djärva steg mot att decentralisera sin verksamhet. I slutändan, eftersom sådana organisationer tenderar att ha många erfarna anställda som är redo att ta på sig större ledarroller, kan decentralisering avsevärt öka deras moral och kapacitet.

Företagen bör noggrant utvärdera vilken grad av decentralisering som kommer att fungera för deras storlek. Extrem decentralisering är inte nödvändigtvis bättre.

Zappos, till exempel, tog ett steg mot något som kallas holacracy, som gör sig av med centraliserad hierarki genom att eliminera titlar och chefer. Anställda började dock lämna företaget i stora skaror (och tog företaget på köpet) på grund av förvirring och minskad motivation – det fanns trots allt ingen karriärstege att klättra på, rapporterar The Atlantic. Det återstår att se om tidvattnet kommer att vända för Zappos experiment med holacracy.

Att skapa och ge mindre divisioner beslutsbefogenheter samtidigt som man behåller den centraliserade företagsövervakningen kan vara ett klokare drag för de flesta stora företag.

Till exempel decentraliserade Unilever i takt med att det expanderade, och dess divisioner runt om i världen fungerade som ”självförsörjande enheter” som kunde reagera effektivt på lokala marknadsförhållanden. Företaget har dock inte gjort sig av med huvudkontor och befattningsbeteckningar ännu.

Startups kanske är för små för att ha mycket att decentralisera, men det är aldrig för tidigt att börja planera hur strukturen ska utvecklas i takt med att företaget växer. Genom att lägga upp en plan innan företaget expanderar kan man försäkra sig om att de svåra besluten inte behöver fattas just när verksamheten blomstrar och nya medarbetare kommer ombord. Det är viktigt att veta var de passar in innan de anländer.

Om du funderar på att ändra din organisationsstruktur, fråga dig själv hur den ska se ut när företaget fortsätter att expandera. Föreställ dig hur den kan förändras fem eller tio år framåt i tiden. Du blir smidigare och kan ta vara på möjligheter när du är beredd att delegera på ett bra sätt.