©
damircudic
Använder du din tid på bästa sätt?
Det är slutet på ännu en hektisk arbetsdag och trots att du kom till kontoret tidigt och gick sent känner du inte att du har åstadkommit något viktigt.
Det är alldeles för lätt att detta händer. När du ställs inför oändliga möten, frekventa avbrott och brådskande uppgifter i sista minuten kan du lätt vara upptagen hela dagen utan att göra några framsteg med högprioriterade projekt och mål.
Det är därför det är så viktigt att veta hur du ska planera din tid på rätt sätt. I den här artikeln tittar vi på de steg du kan ta för att göra detta och på så sätt få tid för det arbete som verkligen är viktigt, samtidigt som det fortfarande finns tid för personlig utveckling, familj och vänner.
Vikten av schemaläggning
Skemaläggning är konsten att planera dina aktiviteter så att du kan uppnå dina mål och prioriteringar under den tid du har till förfogande. När det görs effektivt hjälper det dig:
- Att förstå vad du realistiskt sett kan uppnå med din tid.
- Säkerställ att du har tillräckligt med tid för viktiga uppgifter.
- Insätt tid för oförutsedda händelser.
- Undvik att ta på dig mer än vad du kan hantera.
- Arbeta stadigt mot dina personliga och karriärmässiga mål.
- Har du tillräckligt med tid för familj och vänner, motion och hobbies.
- Att uppnå en bra balans mellan arbete och privatliv.
Tid är den enda resursen som vi inte kan köpa, men vi slösar ofta bort den eller använder den ineffektivt. Schemaläggning hjälper dig att tänka på vad du vill uppnå under en dag, vecka eller månad och håller dig på rätt spår för att nå dina mål.
Hur du schemalägger din tid
Sätt en regelbunden tid för att göra din schemaläggning – till exempel i början av varje vecka eller månad.
Det finns ett antal olika verktyg att välja mellan. Ett enkelt och lätt sätt att hålla ett schema är att använda penna och papper och organisera din tid med hjälp av en veckoplanerare. (Klicka här för en gratis nedladdningsbar planeringsmall för att komma igång.)
Du kan också använda appar och programvaror som Google Calendar®, MS Outlook® och Business Calendar. Välj ett planeringsverktyg som passar din situation, den nuvarande strukturen i ditt arbete, din personliga smak och din budget.
Det viktigaste när du väljer din planerare är att den låter dig mata in data på ett enkelt sätt och gör det möjligt för dig att se ett lämpligt tidsspann (dag/vecka/månad) med den detaljnivå som du behöver.
När du har bestämt dig för vilket verktyg du vill använda förbereder du ditt schema på följande sätt:
Steg 1: Identifiera tillgänglig tid
Start med att fastställa den tid du vill göra tillgänglig för ditt arbete.
Hur mycket tid du spenderar på jobbet bör återspegla utformningen av ditt jobb och dina personliga mål i livet.
Om du till exempel strävar efter att bli befordrad kan det vara klokt att jobba mer än normalt varje dag för att visa din hängivenhet. Om du å andra sidan vill ha gott om tid för aktiviteter utanför arbetet kan du bestämma dig för att göra dina tilldelade timmar och inte mer.
Steg 2: Planera in viktiga åtgärder
Nästan ska du blockera in de åtgärder som du absolut måste vidta för att göra ett bra jobb. Det är ofta dessa saker som du bedöms utifrån.
Om du till exempel leder människor ska du se till att du har tillräckligt med tid för att hantera teammedlemmarnas personliga frågor, coachning och tillsynsbehov. Avsätt också tid för att kommunicera med din chef och viktiga personer i din omgivning.
Steg 3: Schemalägg högprioriterade aktiviteter
Se över din lista över saker att göra och schemalägg högprioriterade och brådskande aktiviteter, samt viktiga underhållsuppgifter som inte kan delegeras eller undvikas.
Försök att ordna dessa under de tider på dagen då du är mest produktiv – vissa människor är till exempel mest energiska och effektiva på morgonen, medan andra fokuserar mer effektivt på eftermiddagen eller kvällen. (Vår artikel ”Är detta en morgonuppgift?” kan hjälpa dig att identifiera dina bästa tider på dagen.)
Steg 4: Planera in tid för oförutsedda händelser
Nästan, planera in lite extra tid för att hantera oförutsedda händelser och nödsituationer. Erfarenheten visar hur mycket du ska avsätta – i allmänhet gäller att ju mer oförutsägbart ditt jobb är, desto mer tid för oförutsedda händelser behöver du. (Om du inte planerar in denna tid kommer nödsituationer ändå att inträffa och du kommer att arbeta sent.)
Finner du den här artikeln användbar?
Du kan lära dig ytterligare 63 tidshanteringsfärdigheter, som denna, genom att gå med i Mind Tools Club.
Gå med i Mind Tools Club idag!
Få det kostnadsfria nyhetsbrevet
Lär dig nya karriärkunskaper varje vecka, plus att du får en arbetsbok om tidshantering som bonus, gratis!
Läs vår integritetspolicy
Frekventa avbrott kan äta upp din tid. Om du lär dig att hantera dem kan du minska den tid du behöver avsätta för oförutsedda händelser. Vissa avbrott kommer att vara svåra att förutse, men genom att lämna lite öppet utrymme i ditt schema får du den flexibilitet du behöver för att omorganisera uppgifter och reagera på viktiga frågor när de dyker upp.
Steg 5: Planera in diskretionär tid
Det utrymme som du har kvar i din planerare är ”diskretionär tid”: tid som är tillgänglig för att leverera dina prioriteringar och uppnå dina mål. Se över din prioriterade ”To-Do-lista” och dina personliga mål , utvärdera den tid du behöver för att uppnå dem och planera in dem.
Steg 6: Analysera dina aktiviteter
Om du när du kommer till steg fem upptäcker att du har lite eller ingen diskretionär tid till förfogande, måste du gå tillbaka till steg två, tre och fyra och ifrågasätta om alla de uppgifter som du har lagt in är absolut nödvändiga. Det kan vara så att vissa saker kan delegeras eller hanteras på ett mer tidseffektivt sätt.
Ett av de viktigaste sätten att skapa framgång är att maximera den hävstångseffekt du kan uppnå med din tid. Öka mängden arbete du kan utföra genom att delegera till andra personer, lägga ut viktiga uppgifter på entreprenad eller använda teknik för att automatisera så mycket av ditt arbete som möjligt. Detta kommer att frigöra dig för att uppnå dina mål.
Om du upptäcker att din diskretionära tid fortfarande är begränsad kan du behöva omförhandla din arbetsbelastning eller be om hjälp . Använd ditt nyligen utarbetade schema som bevis för dina tunga åtaganden. Det visar din chef hur välorganiserad du är och kan göra honom eller henne mer mottaglig för din begäran!
Nyckelpunkter
Planering är den process genom vilken du planerar hur du ska använda din tid. Om du gör det på ett bra sätt kan du maximera din effektivitet och minska din stressnivå.
Följ denna process i sex steg för att förbereda ditt schema:
- Identifiera den tid du har till förfogande.
- Blockera in de viktiga uppgifter som du måste utföra för att lyckas med ditt jobb.
- Splanera in brådskande uppgifter med hög prioritet och viktiga ”hushållsaktiviteter”.
- Blocka in lämplig beredskapstid för att hantera oförutsägbara händelser och avbrott.
- Skemalägg de aktiviteter som rör dina prioriteringar och personliga mål under den tid som återstår.
- Analysera dina aktiviteter för att identifiera uppgifter som kan delegeras, läggas ut på entreprenad eller strykas helt och hållet.
Det är viktigt att ditt schema ger tid till dina professionella och personliga mål. Om du har lite eller ingen diskretionär tid kvar när du når steg fem, se över dina uppgifter för att se om du kan göra dem annorlunda – annars kommer balansen mellan arbete och privatliv att bli lidande.
Ladda ner arbetsbladet