Consumer Compliance Outlook

Consumer Compliance Outlook

av Richele S. Brady, f.d. granskare, Federal Reserve Bank of San Francisco

Denna artikel publicerades första gången 20091, då vi gick igenom vanliga efterlevnadsproblem i samband med krav på escrow accounting enligt förordning X och diskuterade rutiner som instituten skulle kunna tänka sig för att hjälpa till att förhindra brott mot escrow accounting.

Sedan artikeln publicerades för första gången fortsätter Federal Reserve att observera problem med escrow accounting under efterlevnadsundersökningar, inklusive överträdelser till följd av användning av programvara från tredje part för att utföra escrow-beräkningar, vilket inte tidigare diskuterades. Följaktligen uppdaterar vi artikeln för att gå igenom vanliga överträdelser av escrow-redovisning, diskutera sätt att minska riskerna när man förlitar sig på programvara från tredje part och ge en översikt över en ändring av förordning X från 2013 som lade till ett krav på escrow-redovisning för tvångsplacerade försäkringar för bostadshypotek.

SEKROW COMPLIANCE ISSUES

Federal Reserve Systems granskningsdata för statliga medlemsbanker visar att flera av förordning X:s krav på escrow-redovisning förekommer bland de vanligaste överträdelserna, bland annat följande:

• Förståelse av redovisningsmetoder för escrow-positioner;
• Förbereda escrow disclosure statements;
• Bestämma escrow-depositionsbelopp;
• Säkerställa att de årliga analyserna resulterar i korrekta kontosaldon; och
• Kompliktfrågor till följd av att man använder sig av säljare.

Vi diskuterar dessa frågor nedan.

Metoder för redovisning av spärrkonton

När finansiella institut upprättar och förvaltar spärrkonton måste de göra följande:2

• Gör en analys av ett escrow-konto, innan ett escrow-konto upprättas, för att fastställa det belopp som låntagaren måste sätta in på escrow-kontot vid upprättandet och storleken på låntagarens periodiska inbetalningar till escrow-kontot;3
• Utarbeta och överlämna ett första escrow-kontoutdrag till låntagaren;4
• Göra en analys av det lånebaserade kontot i slutet av varje beräkningsår för det lånebaserade kontot för att fastställa låntagarens månatliga inbetalningar på det lånebaserade kontot för nästa beräkningsår;5
• Använda den ursprungliga och den årliga analysen av det lånebaserade kontot för att fastställa om det föreligger ett överskott, en brist eller ett underskott och justera kontot;6 och
• Förbereda och överlämna ett årligt utlåtande över det lånebaserade kontot till låntagaren.7

Dessa escrow-uppgifter måste utföras i enlighet med de redovisningsregler som anges i avsnitt 17 i förordning X (12 C.F.R. §1024.17). Dessutom begränsar förordningen de belopp som får hållas på escrow-konton samt särskilda krav på innehållet i de första och årliga redovisningarna. Särskilt värt att notera är kravet i § 1024.17(c)(4) att långivarna ska göra en sammanlagd analys i stället för en analys av en enskild post när de utför kontoanalysen. En analys av en enskild post redovisar varje depåpost separat, medan en samlad analys tar hänsyn till kontot som helhet för att beräkna om depåkontotets medel är tillräckliga. Den sistnämnda regeln har skapat förvirring, vilket har lett till att felaktiga belopp har hållits på de låsta kontona.

Initial Escrow Account Analysis and Disclosure

Den initiala analysen av det låsta kontot och informationsutlåtandet lägger grunden för det låsta kontot. Därför är det viktigt att beakta följande när kontot upprättas:

• Initial Escrow Account Analysis. Överensstämmelse med reglerna för aggregerad redovisning är nödvändig för att korrekt beräkna de erforderliga escrowbeloppen. Fel kan uppstå till följd av en kombination av att man förlitar sig för mycket på automatiska system för att utföra de nödvändiga beräkningarna och att personalen inte är tillräckligt insatt i reglerna. Exempel på specifika orsaker är:
• Initial Escrow Deposits. Enligt förordningen ska förvaltaren göra en analys av spärrkontot innan ett spärrkonto upprättas.8 Överdebiteringar i samband med insamling av första spärrdepositioner uppstår ofta på grund av fel i denna första analys. Förvaltaren får debitera låntagaren ett belopp som är tillräckligt för att betala avgifter för den egendom som utgör säkerhet för lånet, t.ex. skatter och försäkringar, som kan hänföras till perioden från och med det datum då dessa betalningar senast betalades fram till den första betalningsdagen, med målet att uppnå ett nollsaldo i slutet av det år då spärrkontot beräknas. Serviceföretaget får dock inte debitera låntagaren en kudde som är större än en sjättedel av den beräknade totala summan av årliga betalningar från spärrkontot.

Andra beräknings- eller systeminmatningsfel kan resultera i fel i spärrkontots insättningsbelopp. Några exempel är:

• Användning av felaktiga buffertbelopp som överstiger de lagstadgade begränsningarna;
• Inhämtning av överskottsmedel när en fastighetsskatt betalas vid avvecklingen;
• Inkludering av hypoteksförsäkringspremier (MI) i buffertbeloppen när MI-premierna betalas månadsvis;
• Användning av felaktiga utbetalningsdatum vid prognostisering av aktiviteten, t.ex. användning av förfallodagen i stället för de förväntade utbetalningsdatumen;
• Underlåtenhet att specificera separata poster på spärrkontot; och
• Rundning av justeringar till ett jämnt dollarbelopp.

Annual Escrow Account Analysis and Statement

Såväl som fel i den första escrow-analysen ofta orsakar fel i den första escrow-depositionen, kan fel i den årliga konto-analysen också leda till felaktiga beräkningar, vilket ofta resulterar i felaktiga överskotts-, brist- eller underskottsbelopp. Några typiska orsaker är:

• Användning av felaktiga utbetalningsdatum vid prognostisering av aktiviteten för nästa år (t.ex, att ändra datum för beräknade utbetalningar kan resultera i felaktiga prognoser av kontosaldon);
• Prognostisera överskott, underskott eller brister baserat på felaktiga kontosaldon;
• Analysera ett spärrkonto baserat på en beräkningsperiod som är längre än 12 månader;
• Säkerställa att en grundlig granskning av försäkrings- och/eller skatteräkningar genomförs för korrekt prognostisering av utbetalningsbeloppen för det kommande året;
• Håller felaktiga kuddbelopp som överskrider lagstadgade krav eller lägre begränsningar i hypotekslånedokumenten; och
• Underlåter att återbetala låntagaren/låntagarna överskottsbelopp som överskrider 50 dollar, där så krävs enligt § 1024.17(f)(2)(i). Detta gäller inte om en betalning inte tas emot inom 30 dagar från förfallodagen.9

På samma sätt beror felaktiga årliga escrow-utlåtanden i allmänhet på att information saknas, t.ex. att inte alla obligatoriska delar ingår, eller på fel i den årliga analysen. Exempel på information som ofta saknas eller är felaktig i det årliga utlåtandet är:

• Rörelsen till att det prognostiserade låga saldot (dvs, kudde) inte uppnåddes;
• De totala beloppen som betalades in till och ut från spärrkontot under föregående år; och
• En eller flera uppskattade betalningar eller utbetalningar som saknas i kontoanalysen.

Innehållet i den årliga redogörelsen för spärrkontot

Servicerare är i allmänhet skyldiga10 att tillhandahålla en årlig redogörelse för spärrkontot som innehåller en kontohistorik, som återspeglar aktiviteten på spärrkontot under det år då spärrkontot beräknades, och en prognos för aktiviteten på kontot under nästa år11 .

Kontohistoriken kan vara ofullständig på grund av byte av förvaltare under lånets löptid. När ändringar i förvaltningen sker är det viktigt att den nya förvaltaren ser till att den får kontohistoriken från den tidigare förvaltaren.

Risker med att använda programvara från tredje part för att utföra escrow-beräkningar

En del finansinstitut förlitar sig på programvara från tredje part för att utföra escrow-beräkningar och skapa de obligatoriska upplysningarna. Programvaruleverantörer, liksom alla andra leverantörer, måste hanteras korrekt för att minska risken för överträdelser. I en tidigare artikel diskuterade Outlook denna fråga:

”Många banker använder leverantörsprogramvara för att generera konsumentupplysningar för olika låne- och insättningsprodukter. Efter ändringar av upplysningsbestämmelserna under de senaste åren har vissa leverantörer underlåtit att uppdatera sin programvara, vilket har resulterat i olika fel på upplysningsblanketterna. Problem av detta slag uppstår när bankledningen förlitar sig enbart på säljaren utan att göra en egen oberoende granskning av upplysningskraven för att se till att de nödvändiga ändringarna genomförs. ”12

Finansiella institut kan dessutom regelbundet kontrollera att säljarens programvara utför korrekt escrow-beräkningar som en kontroll.

Att det finns ytterligare escrow-krav för låntagare med Hazard Insurance: §1024.17(k)(5)

I ett regelverk från 2013 som genomförde Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act13 lade Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) till en bestämmelse om tvångsplacerad försäkring som gäller för låntagare med spärrkonton för betalning av riskförsäkringar.14 När en låntagare är mer än 30 dagar försenad med sin betalning av bolånet förbjuder förordningen generellt sett en låneförvaltare att köpa tvångsplacerad försäkring. I stället måste förvaltaren betala premien för den befintliga försäkringen från låntagarens spärrkonto, även om spärrkontot inte har tillräckliga medel för att täcka premien, såvida inte förvaltaren är en ”liten förvaltare” och uppfyller vissa villkor eller är ”oförmögen att betala ut medel” (båda dessa frågor diskuteras nedan).15 Om en förvaltare förskotterar medel enligt denna bestämmelse kan den begära återbetalning från låntagaren.16

Före denna ändring kunde förvaltare tillåta att en riskförsäkring upphörde att gälla när låntagaren var mer än 30 dagar försenad med sitt lån och ersätta den med en tvångsplacerad försäkring, som ofta är dyrare.17 I ingressen till den slutliga regeln förklarade BCFP sin oro över denna praxis:

En tvångsplacerad försäkring ger i allmänhet betydligt mindre täckning för en låntagares egendom till en betydligt högre premiekostnad än en riskförsäkring som låntagaren har skaffat sig, vilket diskuteras nedan i samband med § 1024.37. … När en förvaltare tar emot räkningar för låntagarens riskförsäkring i samband med förvaltningen av ett spärrkonto, skadar en förvaltare som väljer att inte förskottera till en låntagares spärrkonto för att bibehålla låntagarens riskförsäkring, vilket gör att försäkringen förfaller, och som sedan förskotterar ett mycket större belopp till låntagarens spärrkonto för att skaffa sig en tvångsplacerad försäkring på ett oskäligt sätt låntagaren. Avsnitt 1024.17(k)(5) … skyddar låntagare från obefogad tvångsplacering av försäkringar när en förvaltare inte har en rimlig grund för att ålägga låntagaren denna avgift.
– 78 Fed. Reg. at 10712

”Unable to Disburse Funds”

Förbudet i avsnitt 1024.17(k)(5) mot att köpa en tvångsplacerad försäkring gäller inte när en förvaltare är ”oförmögen att betala ut medel”

Detta inträffar när en förvaltare har rimliga grunder att tro att: 1) låntagarens försäkring sägs upp (eller inte förnyas) av andra skäl än utebliven betalning, eller 2) fastigheten är tom. BCFP inkluderade undantaget för obebyggda fastigheter eftersom många riskförsäkringar inte täcker förluster på obebyggda fastigheter.

Kommentaren till regeln ger exempel på situationer där en förvaltare har en rimlig grund för att tro att en låntagares försäkring sägs upp av andra skäl än utebliven betalning: (1) när en låntagare meddelar en förvaltare att låntagaren har sagt upp sin riskförsäkring och förvaltaren inte har fått meddelande om annan riskförsäkring, (2) när en förvaltare får ett meddelande om uppsägning eller utebliven förnyelse från låntagarens försäkringsbolag innan betalning förfaller till betalning för låntagarens riskförsäkring, eller (3) när en förvaltare inte får något meddelande om betalning senast den dag då låntagarens riskförsäkring löper ut18 . När något av dessa villkor föreligger skulle en förvaltare kunna köpa en tvångsplacerad försäkring enligt § 1024.17(k)(5).

Små förvaltare undantag

Ett begränsat undantag gäller för ”små förvaltare” enligt definitionen i 12 C.F.R. § 1026.41(e)(4)(ii). Små förvaltare kan erhålla en tvångsplacerad försäkring, även om den lilla förvaltaren kan betala ut medel från låntagarens spärrkonto, förutsatt att kostnaden för låntagaren är lägre än det belopp som den lilla förvaltaren skulle behöva betala ut för att behålla låntagarens befintliga riskförsäkring.

Hantering av risker med spärrkonton

Institutioner som erbjuder spärrkonton kan hantera risker genom att granska system för spärrkonton och upplysningar för att se till att kraven i 12 C.F.R. §1024.17 uppfylls. Genom att analysera de problem med escrowredovisning som diskuteras i den här artikeln och deras orsaker när du påbörjar den här processen kan du se till att du inte gör samma misstag. Långivare som innehar eller förvaltar lån med escrowkonton kan också överväga följande metoder för att hjälpa till att hantera riskerna:

• Förstå skillnaderna mellan analyser av enstaka poster och aggregerade analyser. Denna distinktion är en nyckelfaktor för att uppfylla kraven på redovisning av depåkonton.
• Driva regelbunden utbildning av personalen om kraven på depåkonton och inkludera utbildning om korrekt användning av den programvaruplattform som används för att generera upplysningar om depåkonton.
• Utför regelbundna systemtester för att se till att systemen utför analyser av depåkonton på ett korrekt sätt.
• Se över hypotekslånedokumenten för att hitta formuleringar om kuddgränser och se till att systemen uppfyller antingen de lagstadgade eller de avtalsenliga kuddgränserna, beroende på vilka som är lägst.
• Utarbeta policyer och förfaranden för krav på spärrkonton.
• Gör regelbundna granskningar och revisioner av efterlevnaden som omfattar redovisning av spärrmedel samt utdrag från spärrmedelskonton.
• Periodiskt kontrollera att leverantörens beräkningar är korrekta och att leverantören genomför lagstadgade ändringar av spärrmedelskraven.
• Samma sak, uppföljning efter en systemuppdatering eller uppgradering av programvara för att säkerställa att parametrar inte oavsiktligt ändrades vilket resulterade i ett tidigare obefintligt problem.

KONKLUSION

Den potentiella påverkan på konsumenter och de associerade riskerna för långivare gör att det är särskilt viktigt att uppfylla kraven på inledande och årliga escrow account statements. Även om den här artikeln ger en del praktisk information för att hjälpa instituten att hantera riskerna, tar den inte uttömmande upp alla regler som rör escrow-redovisning, och inte heller alla de komplexa reglerna för escrow-redovisning. Specifika problem och frågor bör tas upp med den kontaktperson som ansvarar för konsumentfrågor på din centralbank eller med din primära tillsynsmyndighet.

Endnote

1 Richele Brady, ”Escrow Accounting Rules: Är du förenlig med reglerna?” (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)

2 Kraven på escrowbokföring finns i 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 Kravet på escrow statement gäller inte om lånet är i betalningsinställelse eller tvångsförvaltning eller om låntagaren har ansökt om konkurs. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd och Mark Jennings, ”Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14 februari 2013)

14 78 Fed. Reg. på 10714