Att ta emot en ny hyresgäst i din fastighet kan vara en hektisk upplevelse, men om du förbereder en checklista med frågor som du måste se till innan din hyresgäst kan flytta in kan du göra upplevelsen mindre stressig.
Varje hyresvärd har olika behov och olika regler för sina hyresfastigheter, och hyresvärdarna måste ofta uppfylla olika krav i enlighet med sina respektive delstaters lagar för hyresvärdar och hyresgäster. Att anpassa listan till din delstat kan vara till hjälp, men gör din hemläxa först så att du är säker på att du förstår din delstats lagar.
Vad är en checklista för nya hyresgäster?
En checklista för en ny hyresgäst är egentligen inget annat än en rad punkter med uppgifter och frågor som måste slutföras och åtgärdas innan hyresgästen kan ta fastigheten i besittning. Listan kan användas i flera situationer.
Till exempel måste du hitta nya hyresgäster till alla tillgängliga hyreslägenheter när du köper en ny hyresfastighet. Om en hyresgästs hyresavtal är på väg att löpa ut och hon har meddelat att hon tänker säga upp hyresavtalet måste du hitta en ny hyresgäst för att fylla den lediga lägenheten. Du måste leta efter en ny hyresgäst om du måste vräka någon på grund av att han eller hon har brutit mot villkoren i sitt hyresavtal … och du måste vidta rättsliga åtgärder för att få till stånd denna vräkning.
Vad du ska inkludera
Det exakta innehållet i din checklista för nya hyresgäster kommer att bero på dina specifika rutiner för att kontrollera hyresgästerna, hur ingående ditt hyresavtal är och vilka steg som krävs för att få dem att flytta in. Du kan och bör skapa en lista som är unik för din hyresfastighet.
Din stat kan till exempel kräva att du ger en hyresgäst ett skriftligt meddelande om att du har tagit emot och deponerat hennes säkerhetsdeposition. Detta bör ingå i din checklista om din stat har ett sådant krav. Du behöver inte lämna några upplysningar om blyfärg till din nya hyresgäst om din fastighet byggdes efter 1978, så du kan låta bli att ta med den här punkten på listan om din byggnad uppfyller kraven.
En allmän checklista kan delas in i fem grundläggande kategorier:
- Steg 1-8: Screening av hyresgäster
- Steg 9-16: Hyresförfaranden
- Steg 17- 19: Ekonomiska överväganden
- Steg 20- 24: Förberedelse av fastigheten
- Om tillämpligt: Eventuella extra krav i ditt hyresavtal eller för en specifik hyresgäst
Exempel på checklista för ny hyresgäst
Hyresgästens namn:________________________________________
Husets adress:_____________________________________
Enhetsnummer:_________________________________________
Inflyttningsdatum:________________________________________
1._____ Mottagit hyresansökan
2._____ Startat en ny fysisk mapp för hyresgästen
3._____ Startat en ny digital mapp för hyresgästen
4._____ Bakgrundskontroll genomförd
5._____ Kreditkontroll genomförd
6._____ Formulär för verifiering av anställning
7._____ Formulär för verifiering av tidigare hyresvärd
8._____ Kopior av baksidan och framsidan av hyresgästens ID-kort
9._____ Förklarade alla regler och förfaranden för hyresgästen
10.____ Förklarade nödförfaranden för hyresgästen
11.____ Hyresgästen har undertecknat hyresavtalet
12.____ Hyresgästen har undertecknat tillägg till hyresavtalet
__________________________Vilka tillägg?
13.____ Datum då hyresavtalet undertecknades
14.____ Datum då hyresavtalet börjar
15.____ Datum då hyresavtalet slutar
16._____ Har gett hyresgästen dina kontaktuppgifter
17.____ Erhållit hela säkerhetsdepositionen via certifierad metod
__________Datum för erhållen säkerhetsdeposition
18.____ Erhållit hela första månadshyran via certifierad metod
__________Datum för erhållen första månadshyra
19. ____Hyresgästen har tecknat en försäkring för hyresgästen
20.____ Reparerat eventuella skador på fastigheten
21.____ Rengjort fastigheten
22.____ Hyresgästen har undertecknat checklistan för hyreslägenhetens skick
23.____ Bytt ut dörrlås (i förekommande fall)
24.____ Överfört alla nyttigheter till hyresgästens namn (om tillämpligt)
Nytta:________ Datum för överföring:____________
Nytta:________ Datum för överföring:____________
Nytta:________ Datum för överföring:____________
Om tillämpligt
1._______ Fastigheten har inspekterats för intyg om beboelighet
________ Inspektionsdatum
2._______ Erhållen deposition för att hålla avtalet och nödvändiga medel
3. _______ Pet Addendum Signed
4.________ Pet Deposit Received
5.________ Lead Disclosure Warning Signed (For Property Built Before 1978)
6.________ Gave Tenant ”Protect Your Family from Lead Paint” Pamphlet
7.________ Section 8 Paperwork Received
_________Spoke With Section 8 Case Worker
____Y/N__ Section 8 Inspection Occurred ________Date of Inspection
__________Security Deposit Received From Section 8 Tenant
Date All Items Completed:___________________________
Hyresvärdens/fastighetsförvaltarens signatur:_______________________
Välkomna dina nya hyresgäster
Du är inte klar än. Nu är det dags att ta det viktiga sista steget och officiellt välkomna dina hyresgäster. Det är naturligtvis inget krav, men det är en väldigt trevlig grej.
Överväg att göra det i ett brev med all relevant information som du förmodligen redan har tagit upp, men som en ny hyresgäst gärna vill ha nära till hands. Vilken är en bra tidpunkt för honom att flytta in? Om ni inte redan har gjort det, hur kan han gå tillväga för att flytta allmännyttiga tjänster till sitt eget namn? Kontaktuppgifter till alla tjänsteleverantörer kommer också att vara mycket uppskattat.
Berätta för honom hur och var han ska betala hyran och hur han ska nå dig i händelse av ett underhållsproblem eller en nödsituation. Ett brustet rör kan inte vänta till morgonen. När är det dags för sophämtning? Var finns närmaste bensinstation eller närbutik?
Med andra ord, komprimera din egen checklista till en sammanfattning med höjdpunkter som din hyresgäst kommer att behöva när han installerar sig. Och för din egen skull, ta en sista bild av lokalerna innan du överlämnar dem till din hyresgäst, så att du har ett bevis på det skick i vilket du levererade dem.