Vad är en budgetavvikelse?
En budgetavvikelse är ett periodiskt mått som används av myndigheter, företag eller privatpersoner för att kvantifiera skillnaden mellan budgeterade och faktiska siffror för en viss redovisningskategori. En gynnsam budgetavvikelse hänvisar till positiva avvikelser eller vinster; en ogynnsam budgetavvikelse beskriver negativa avvikelser, vilket indikerar förluster eller underskott. Budgetavvikelser uppstår eftersom prognosmakare inte kan förutsäga framtida kostnader och intäkter med fullständig noggrannhet.
Budgetavvikelser kan uppstå i stort sett på grund av antingen kontrollerade eller okontrollerbara faktorer. Till exempel är en dåligt planerad budget och arbetskostnader kontrollerbara faktorer. Okontrollerbara faktorer är ofta externa och uppstår från händelser utanför företaget, till exempel en naturkatastrof.
Key Takeaways
- En budgetavvikelse är en redovisningsterm som beskriver fall där de faktiska kostnaderna är antingen högre eller lägre än de standardiserade eller beräknade kostnaderna.
- En ogynnsam, eller negativ, budgetavvikelse tyder på ett budgetunderskott, vilket kan uppstå på grund av att intäkterna uteblir eller kostnaderna blir högre än beräknat.
- Avvikelser kan uppstå av interna eller externa orsaker och inkluderar mänskliga fel, dåliga förväntningar och förändrade affärsmässiga eller ekonomiska förhållanden.
Förståelse av budgetavvikelser
Det finns tre primära orsaker till budgetavvikelser: fel, förändrade affärsmässiga förhållanden och ouppfyllda förväntningar.
- Fel från skaparna av budgeten kan uppstå när budgeten sammanställs. Det finns ett antal orsaker till detta, bland annat felaktig matematik, användning av fel antaganden eller att förlita sig på inaktuella eller dåliga uppgifter.
- Förändrade affärsvillkor, bland annat förändringar i den allmänna ekonomin eller i den globala handeln, kan orsaka budgetavvikelser. Det kan vara en ökning av råvarukostnaderna eller så kan en ny konkurrent ha kommit in på marknaden och skapat prispress. Politiska och regulatoriska förändringar som inte har prognostiserats korrekt ingår också i denna kategori.
- Budgetavvikelser kommer också att uppstå när ledningsgruppen över- eller underpresterar förväntningarna. Förväntningar är alltid baserade på uppskattningar och projekt, som också bygger på värdena för de indata och antaganden som är inbyggda i budgeten. Som ett resultat av detta är avvikelser vanligare än vad företagsledare vill att de ska vara.
Betydelsen av en budgetavvikelse
En avvikelse bör på lämpligt sätt anges som ”gynnsam” eller ”ogynnsam”. En gynnsam avvikelse är en avvikelse där intäkterna är högre än budgeterat eller där kostnaderna är lägre än beräknat. Resultatet kan bli större intäkter än vad som ursprungligen förutsågs. Omvänt uppstår en ogynnsam avvikelse när intäkterna understiger det budgeterade beloppet eller kostnaderna är högre än beräknat. Som ett resultat av avvikelsen kan nettoresultatet bli lägre än vad ledningen ursprungligen förväntade sig.
Om avvikelserna anses vara väsentliga kommer de att undersökas för att fastställa orsaken. Därefter kommer ledningen att få i uppdrag att se om den kan åtgärda situationen. Definitionen av väsentlig är subjektiv och skiljer sig åt beroende på företaget och avvikelsens relativa storlek. Men om en väsentlig avvikelse kvarstår under en längre tid måste ledningen sannolikt utvärdera sin budgeteringsprocess.
Budgetavvikelse i en flexibel budget jämfört med en statisk budget
En flexibel budget gör det möjligt att göra ändringar och uppdateringar när de antaganden som använts för att utforma budgeten förändras. En statisk budget förblir däremot densamma även om antagandena ändras. Den flexibla budgeten möjliggör således en större anpassningsförmåga till förändrade omständigheter och bör resultera i mindre budgetavvikelser, både positiva och negativa.
Till exempel, om man antar att produktionen minskas, kommer de rörliga kostnaderna också att bli lägre. Med en flexibel budget återspeglas detta, och resultaten kan utvärderas på denna lägre produktionsnivå. Med en statisk budget förblir den ursprungliga produktionsnivån oförändrad, och den resulterande avvikelsen är inte lika avslöjande. Det är värt att notera att de flesta företag använder en flexibel budget just av denna anledning.
Exempel på ogynnsam avvikelse
Som exempel kan vi säga att ett företags försäljning budgeterades till 250 000 dollar för årets första kvartal. Företaget genererade dock endast 200 000 dollar i försäljning eftersom efterfrågan minskade bland konsumenterna. Den ofördelaktiga avvikelsen skulle vara 50 000 dollar, eller 20 %.
Samma sak, om kostnaderna beräknades till 200 000 dollar för perioden men i själva verket var 250 000 dollar, skulle det bli en ofördelaktig avvikelse på 50 000 dollar, eller 25 %.