13 garanterade metoder för att bli en bättre skribent – snabbt

Kommunikationsförmåga är viktigare än någonsin, men vad händer om din grammatik inte riktigt håller måttet?

För femtio år sedan skulle du ha gått över till din kollegas skrivbord eller ringt upp till andra våningen för att ställa en fråga. Nu är det vanligt att du skickar e-post, snabbmeddelanden eller sms till dina kollegor, oavsett om de sitter i nästa kub eller är en halv värld bort.

Den här förändringen i den grundläggande kommunikationen har gjort att skrivkunskaperna är avgörande för att man ska bli lyssnad på.

Ett ökande antal anställda ”arbetar med människor som de aldrig har träffat och kommunicerar med dem till stor del via e-post”, säger Will Ellet, adjungerad professor i skrivande vid Brandeis International Business School, till CNBC.

Oavsett vilket format din skriftliga kommunikation tar måste den vara klar och koncis. Missförstånd kan leda till kostsamma misstag. Med tanke på att den genomsnittlige yrkesutövaren skickar och tar emot mer än 100 e-postmeddelanden per dag har ingen tid att läsa struliga meddelanden som inte snabbt kommer till saken.

Vi skulle alla kunna behöva en liten uppfräschning av våra färdigheter i affärsmässigt skrivande. Och tack vare ett stort utbud av gratis kurser och resurser på nätet kan vi förbättra vår grammatik och vårt skrivande bekvämt från våra egna skrivbordsstolar – utan att spendera ett öre.

För att komma igång har vi sammanställt en lista med tips för att snabbt förbättra din skriftliga kommunikationsförmåga. Kolla in dem. (Och om du letar efter mer finns här en utmärkt lista över användbara webbplatser och verktyg som tar upp vanliga grammatikfrågor och fel.)

Utveckla en daglig skrivvana.

Övning ger färdighet, så avsätt bara 10 eller 15 minuter varje dag för att skriva fritt. Fritt skrivande är en hälsosam daglig vana som gör att du kan få ner dina tankar på papper (eller dator) utan att behöva oroa dig för att skissera eller korrekturläsa dina idéer. Se det som en dagbok, men fokusera ditt dagliga inlägg på personlig utveckling eller ett ämne som du vill bli – eller ses som – en expert på.

När du har skrivit färdigt varje dag kan du sedan använda ett verktyg som Grammarly för att upptäcka fel och komma ihåg dem till nästa dag.

Sök att läsa varje dag.

Förutom att skriva varje dag är en daglig läsvana också avgörande för att öka ditt ordförråd och utöka din skrivrepertoar.

Var dock selektiv med dina läsval. Även om läsning i allmänhet hjälper dig att ta till dig nya synvinklar kan innehållet du läser ha störst inverkan på vad du får ut av det. Enligt en studie från University of Florida kan läsning av akademiska tidskrifter och litterär skönlitteratur faktiskt göra dig kapabel att genomföra mer komplexa skrivprojekt än att läsa enkelt, kurerat eller popkulturellt webbinnehåll.

Så, packa in en roman tillsammans med din lunch eller bläddra i en tidning. Även branschbloggar kan vara en bra källa till kvalitetsskrivande (om vi säger det själva).

Kapitalisera när du ska.

Märk dig hur University of Florida publicerade den studie som det hänvisades till i det föregående tipset. Och lägg märke till hur ”University of Florida” skrivs med versaler.

Det kan tyckas pedantisk att lära dig grundläggande grammatikregler, men det är inte alltid tydligt vad som förtjänar att skrivas med versaler och vad som inte förtjänar det. Här är två typer av texter som du alltid bör undersöka noga när du skriver med versaler:

• Egentliga substantiv. Om det är ett officiellt namn på en person, en stad, ett företag, en produkt, en bok, en publikation, ett land, en kontinent, en statlig yrkestitel eller en skola (vi saknar säkert några på den här listan) ska du skriva det med versal. Dessa ord hänvisar till specifika personer, platser eller saker och bör skrivas med versaler för att återspegla detta.
• Titelbokstav. När du titulerar en ny berättelse, bok, artikel eller till och med ett nytt avsnitt i en artikel behöver du stor bokstavsbeteckningar för att särskilja den. Detta innebär att ämnesrader för e-post, rubriker för blogginlägg och till och med titlar för rapporter ska skrivas med versaler. Kolla in Associated Press Stylebook för att lära dig ett populärt sätt att göra det.

Undvik att använda utropstecken.

Ofta förlitar vi oss för mycket på utropstecken som en krycka.

”Be inte interpunktionen att göra ett ords jobb”, varnar Beth Dunn, chefsförfattare och redaktör i HubSpot:s produktteam. ”Det urvattnar ditt budskap.” Istället föreslår hon att man arbetar på att få våra ord att förmedla mer exakt vad du vill säga. När du är osäker på om du ska använda ett utropstecken kan du konsultera det här flödesschemat.

Tänk alltid på din målgrupp.

Du kan vara avslappnad med dina arbetskamrater och kollegor, men när du kommunicerar med ledningen eller kunder är det en bra idé att skriva med en mer formell grammatik.

Håll dig i minnet att ”formell” inte nödvändigtvis behöver betyda stillastående eller gammalmodig. Det innebär snarare att du bör använda sammandragningar sparsamt (”det är” i stället för ”det är”), välja dina hälsningsord med omsorg (”hello” och ”hi” är mer formellt än ”hey”) och välja din humor klokt.

Det är mycket svårare att förmedla tonen i form av ord än vad det är personligen – de typer av formalitet som beskrivs ovan är hur du kan kompensera för detta och se till att din publik inte känner sig respektlös.

Skippa utfyllnadsfraserna och modeorden.

Svårt formulerade fraser som ”på grund av att” bör bytas ut mot deras enklare, mer raka synonymer. (I det här fallet räcker ”eftersom” till.)

Vissa modeord må vara trendiga, men det betyder inte nödvändigtvis att de är effektiva när det gäller att kommunicera idéer på ett tydligt sätt. Ta bort dem från din affärskommunikation om du inte är säker på att alla förstår exakt vad ”synergi” betyder.

Anmäl dig till en gratis skrivkurs online.

Du skulle bli förvånad över vad du kan lära dig av en gratis skrivkurs online. Massivt öppna online-kurser (MOOC) blir bara fler och fler, och du kan hitta gratis kurser som erbjuds av Coursera, Udemy och edX samt universitet som Harvard, Stanford och MIT.

Använd skrivmallar.

Mallar kan spara dig en hel del tid och arbete. Om du regelbundet måste skicka ut liknande brev eller PM kan du skapa en mall med anpassningsbara fält. Du kan alltid anpassa din kommunikation med en mening eller två.

Här finns 78 kostnadsfria mallar för innehållsskapande för e-böcker, pressmeddelanden, SlideShares, infografik med mera som hjälper dig att komma igång.

Säkerställ att du tilltalar människor på rätt sätt.

Förhindra att du råkar förolämpa någon av misstag genom att trippelkolla namn, kön, personliga pronomen och titlar.

Dustin Wax på Lifehack skriver: ”Om du inte är säker på stavningen av någons namn, deras yrkestitel (och vad den betyder) eller deras kön, antingen a) kolla med någon som vet (som deras assistent), eller b) när det gäller kön, använd ett könsneutralt språk.”

Studiera vanligt missbrukade ord och fraser.

Och gör aldrig fel.

Är det ”peek”, ”peak” eller ”pique”? Vilket är korrekt: ”först till kvarn” eller ”först till kvarn”? Det finns en hel del vanligt missbrukade ord och fraser som du bör känna till.

Vad är till exempel skillnaden mellan ”that” och ”which”? Kort sagt, ”att” introducerar väsentlig information, det vill säga sådant som skulle förvandla din mening till nonsens om du tog bort det. Det får inget kommatecken. Å andra sidan introducerar ”som” icke-essentiell information och föregås av ett kommatecken. (För en ingående förklaring, läs det här inlägget från Grammar Girl.)

När du är osäker kan du göra en snabb Google-sökning. Det är värt det.

Släpp ordet ”very” från ditt ordförråd.

Florence King skrev en gång: ”’Very’ är det mest värdelösa ordet i det engelska språket och kan alltid komma ut. Mer än värdelöst är det förrädiskt eftersom det alltid försvagar det som det är tänkt att stärka.”

Du skulle bli förvånad över den skillnad som det gör i ditt skrivande att ta bort ordet ”mycket”. Här är några exempel:

• Mjukvaran byggdes av en mycket passionerad grupp ingenjörer.
• Jag är mycket förväntansfull inför vårt nästa projekt.
• Den data som marknadsföringsteamet fick var mycket vägledande för webbplatstrafiken från förra månaden.

I alla tre meningarna ovan urvattnar ”mycket” styrkan i det ord som följer efter det. Läs nu varje mening utan ”mycket”. Låter de inte mycket bättre?

Om du vill att dina texter ska tala till din publik ska du inte lägga till ”mycket” – lägg till ett bättre adjektiv. När du lägger till ”mycket” ger du adjektivet ett betyg som det inte behöver.

Läs ditt skrivande högt.

Innan du skickar något viktigt, läs igenom det snabbt högt. Det kan verka lite konstigt, men att läsa ditt skrivande högt är ett av de mest effektiva sätten att fånga upp stavfel, grammatikfel och besvärliga formuleringar.

Sök efter feedback från dina kollegor.

Detta är kanske det viktigaste tipset av alla för att bli en bättre skribent. Om du läser ditt eget skrivande tillräckligt många gånger blir det plötsligt bara en vägg av ord som spelas upp i ditt huvud utan någon egentlig mening. Det bästa sättet att ta reda på hur ditt skrivande kommer att falla dina läsare i smaken är att låta någon annan läsa det.

Om du låter dina kolleger och kollegor ge dig feedback på ditt skrivande får du en inblick i hur andra människor – som alla har olika erfarenheter och sätt att tolka saker och ting – uppfattar dina idéer. Ett stycke som du tyckte var kristallklart kan till exempel förvirra din direkta medarbetare totalt. Ju oftare du tar emot denna kritik, desto bättre kommer du att kunna förstärka din röst och identifiera dig med din publik.

De här tipsen för självstudier i egen takt kommer att hjälpa dig att förbättra din skriv- och kommunikationsförmåga på nolltid.

Originellt publicerat Oct 2, 2018 8:08:00 PM, uppdaterat October 03 2018