10 steg för att organisera en lyckad familjeträff

Oavsett om du väntar ett dussin kusiner eller flera hundra släktingar är det en utmaning att planera en meningsfull, minnesvärd och rolig familjeträff. Det kräver tid, organisationsförmåga och ett sinne för humor. De här 10 stegen hjälper dig att göra din återförening framgångsrik – och hålla dig vid gott mod.

Gör en plan.

Start med att välja ett datum och en plats. Den professionella planeraren Bill Gunkel från Reunions Unlimited rekommenderar att ni börjar planera minst 12 månader i förväg. Det bästa första steget, säger han, är att skicka ut frågeformulär till familjemedlemmarna för att få input om när, var och vad de vill ha.

Samla ihop en kommitté för att välja ut tre möjliga datum och platser. Skicka ut frågeformulär där du ber familjemedlemmarna att rangordna alternativen. Även om du inte kan tillgodose allas behov är en enkät det bästa verktyget för att ta reda på vad som fungerar för de flesta anhöriga.

Rekrytera och delegera.

Ingen person kan hantera alla aspekter av en familjeåterförening. Omge dig med kompetenta och entusiastiska kommittémedlemmar. Som ordförande övervakar du evenemanget, sköter kommunikationen mellan kommittéerna, samordnar de frivilliga – och spelar ibland fredsmäklare.

För små evenemang med 20 eller 30 personer behöver du bara några få frivilliga. Stora evenemang kräver fler volontärer och kommittéer.

Jobb vid återförening

• Ekonomichef: hanterar återföreningens checkkonto, upprätthåller budgeten, gör inköp
• Lodging liaison: hittar boende och förhandlar om grupprabatter
• Food director: samarbetar med cateringfirman eller hanterar potluck
• Korrespondensansvarig: Underhållningsansvarig: organiserar aktiviteter för olika åldrar
• Reservationsansvarig: ser vem som kommer
• Inköp av minnesföremål: samlar in minnesföremål för visning
• Välkomstkommitté: gör namnbrickor, agendor och skyltar, sköter registreringen, hjälper folk att mingla

Skapa en ledningscentral.

En återförening ger upphov till pappersarbete: Även om det finns underkommittéer behöver mötesordföranden kopior av relevant information, t.ex. kontrakt med matleverantörer, uppdaterad registreringsinformation och uppgifter om logi.

Du kan förvara allt i en enkel mapp, eller så vill du ha separata mappar för varje kommitté i en arkivlåda. Håll dina dokument organiserade – du kommer att hänvisa till dem ofta

Upprätta en budget.

Kostnaden kan vara en stor faktor för deltagandet, säger Katy Anderson, ägare till Reunion Masters i San Jose, Kalifornien. ”Håll kostnaderna nere eller försök att ge familjen gott om tid för att lägga upp en budget.” Hon rekommenderar 12 till 18 månader.

Ge en uppfattning om priset i den första kommunikationen om återföreningen. För dyrare sammankomster, t.ex. kryssningar, föreslår Anderson att man erbjuder månatliga betalningsalternativ.

I en senare uppdatering är det ett bra sätt att kompensera startkostnaderna att be varje familj att skjuta till en viss summa startpengar. Få mer deg med insamlingsprojekt och inkludera ekonomiska uppdateringar i utskick.

Förbered en reservplan.

Om din återförening kommer att äga rum utomhus, reservera en paviljong som kan ta emot alla deltagare i händelse av oväntat väder. Packa med några brädspel eller pyssel som barnen kan göra inomhus.

Förmedla information.

Sänd inbjudningar så tidigt som möjligt. Om du vill posta dem kan du välja en enkel flygblad, ett kort eller vykort eller ett genomarbetat familjebrev. Ett miljövänligt alternativ är en inbjudan som levereras via e-post från Evite eller Punchbowl.

Men gå under tiden ut på nätet för att förmedla information och väcka intresse. Du kan skapa en privat evenemangssida på Facebook och bjuda in folk att gå med, eller ge någon ansvaret för att skicka enkla e-postuppdateringar då och då. En annan idé är att använda en familjecentrerad webbplats som Geni som ett nav för meddelanden.

Inkludera familjevitsar i din kommunikation! Uppmuntra släktingar att skicka historier, idéer och uppdateringar till utskicken. Detta engagemang leder ofta till bättre deltagande.

Ange något för alla.

Bjud på en rad olika aktiviteter för att möta olika åldrar och intressen. Ni kan också ha valfria utflykter som golf, köpcentrumutflykter eller utflykter till historiska platser.

För barnen bör ni sträva efter en blandning av utomhus- och inomhusaktiviteter. Tonåringar kan organisera de yngre barnens lekar.

Starta med en smäll.

Linda Johnson Hoffman, författare till The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), föreslår isbrytare för att inleda återföreningen. ”Att få alla att engagera sig när de anländer är viktigt för att sätta rätt ton”, säger hon.

Isbrytande aktiviteter

• Låt en välkomstkommitté hälsa på de ankommande gästerna.
• Skapa ett tomt släktträd och låt varje medlem fylla i sin information.
• Förbered en dagordning med aktiviteter så att ingen lämnas utanför.
• Skapa välkomstbanners
• Giv bort gratisartiklar, t.ex. tryckta pennor eller anteckningsblock, vid registreringen

Delar med dig av din familjs historia.

Oavsett hur olika dina släktingar är så är ditt familjearv en sak som ni alla har gemensamt. Fira det genom att ställa fram gamla foton och minnessaker. Införliva mat, musik och dekorationer från din familjs förfäders hemland.

Använd tillfället till att göra ett familjefotoalbum (alla tar med sig bilder och skapar en sida), en bok med familjeberättelser, en video med bilder från återföreningen eller en familjereceptbok.

Håller igång dynamiken.

Efter återträffen, planera för att hålla kontakten fram till nästa återträff. Familjenyhetsbrev och webbplatser är bra för detta. Rekrytera frivilliga för att skicka ett nyhetsbrev, skapa och övervaka en sida på Geni eller Facebook, eller bygg en vacker webbplats för familjehistoria (vi kan visa dig hur)!

Relaterad läsning

En version av den här artikeln publicerades i aprilnumret 2001 av Family Tree Magazine.

.