În mod obișnuit, întreprinderile au o politică de expensare (adică deduc în prezent în loc să amortizeze) a obiectelor care costă mai puțin de o sumă limită. Pur și simplu nu merită deranjul de a deprecia articolele cu costuri reduse pe parcursul mai multor ani. Suma pe care întreprinderile o stabilesc ca prag de expensare variază foarte mult. Până acum, IRS nu a oferit nicio îndrumare cu privire la ceea ce ar trebui să fie pragul și a fost întotdeauna posibil ca acesta să argumenteze că pragul unui contribuabil este prea ridicat. Totuși, acest lucru s-a schimbat. Noile reglementări ale IRS consacră în lege această practică a pragului de expensare prin stabilirea unui nou „safe harbor” de minimis. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f)). De asemenea, pentru prima dată, IRS a creat sume maxime în dolari care pot fi trecute în cheltuieli ca fiind „de minimis” (din latină pentru minor sau inconsecvent). Acest „safe harbor” a devenit disponibil pentru toți contribuabilii la 1 ianuarie 2014. Mai mult, utilitatea sferei de siguranță a fost mult sporită pentru majoritatea contribuabililor, deoarece IRS a mărit suma care poate fi dedusă de contribuabilii mai mici de la 500 de dolari la 2.500 de dolari.
Exemplu: Alice cumpără două calculatoare pentru afacerea sa la 2.000 $ fiecare, pentru un cost total de 4.000 $, așa cum reiese din factură. Utilizând sfera de siguranță de minimis, ea poate deduce întreaga cheltuială de 4.000 de dolari într-un singur an, cu condiția ca cerințele pentru utilizarea sferei de siguranță să fie îndeplinite.
Ce se poate deduce
Securitatea de minimis este cel mai adesea utilizată pentru a deduce costul articolelor de proprietate personală tangibilă (unități de proprietate) pe care le utilizați în afacerea dumneavoastră. Componentele achiziționate pentru a întreține sau a repara o unitate de proprietate corporală – adică piesele de schimb – sunt, de asemenea, deduse în cadrul sferei de minimis dacă se încadrează în limita de minimis. Această categorie nu include componentele care sunt achiziționate ca parte a unei unități de proprietate – de exemplu, motorul original al unui automobil. Orice element cu o durată de viață economică utilă de 12 luni sau mai puțin trebuie să fie dedus în cadrul sferei de siguranță de minimis dacă costul se încadrează în limita de minimis.
Această sferă de siguranță nu poate fi utilizată pentru a deduce costul terenurilor sau al stocurilor (elemente deținute pentru a fi vândute clienților).
Suma maximă de minimis
Suma maximă pe care o puteți deduce în cadrul sferei de siguranță de minimis depinde de faptul dacă afacerea dvs. are o „situație financiară aplicabilă” pentru anul respectiv. Aceasta include o situație financiară certificată întocmită de un expert contabil. Aceasta include, de asemenea, o declarație financiară (alta decât o declarație fiscală) pe care afacerea dumneavoastră o depune la SEC sau la o altă agenție de stat sau federală (fără a include IRS) – de exemplu, un formular 10-K sau o declarație anuală către acționari. Numai corporațiile mai mari sau întreprinderile care sunt cotate la bursă depun, de obicei, astfel de declarații.
Declarațiile financiare certificate de CPA costă, de obicei, cel puțin câteva mii de dolari, iar puține întreprinderi mici le au. Dacă nu aveți o astfel de declarație financiară, puteți utiliza sfera de siguranță de minimis numai pentru bunurile al căror cost nu depășește 2.500 de dolari pe factură sau 2.500 de dolari pe articol, așa cum este justificat de factură. Această sumă era de 500 de dolari în versiunea inițială a regulamentului, dar IRS a crescut-o la 2.500 de dolari începând cu 2016. În plus, IRS spune că nu va contesta o utilizare anterioară a sumei de 2.500 de dolari, cu condiția ca cerințele să fie îndeplinite.
Dacă costul depășește 2.500 de dolari pe factură (sau articol), nicio parte din cost nu poate fi dedusă prin utilizarea sferei de siguranță de minimis. Dacă aveți o declarație financiară aplicabilă, atunci puteți crește suma per articol sau per factură până la 5.000 de dolari.
Exemplu: Alice din exemplul de mai sus a cumpărat două calculatoare pentru afacerea sa la 2.000 de dolari fiecare, pentru un cost total de 4.000 de dolari, după cum indică factura. Alice dispune de proceduri contabile la începutul anului pentru a trece pe cheltuieli sumele plătite pentru bunuri cu un cost mai mic de 2 500 de dolari, iar Alice tratează sumele plătite pentru calculatoare ca pe o cheltuială în registrele și evidențele sale contabile. Sumele plătite pentru calculatoare îndeplinesc cerințele pentru sfera de siguranță de minimis. În prezent, Alice poate deduce întreaga sumă ca o cheltuială de afaceri obișnuită și necesară.
Pentru a determina dacă costul unui articol depășește pragul de 2.500 USD sau 5.000 USD, trebuie să includeți toate costurile suplimentare care se regăsesc pe aceeași factură cu bunul material – de exemplu, taxele de livrare și/sau de instalare. Cu toate acestea, nu sunteți obligat să includeți „costurile suplimentare de achiziție sau de producție” a bunului care „nu sunt incluse în aceeași factură cu bunul corporal”. Cea mai bună strategie este ca aceste costuri suplimentare să fie incluse pe o factură separată.
Când faceți această alegere, ea se aplică tuturor cheltuielilor pe care le suportați și care se califică pentru sfera de siguranță de minimis. Nu puteți selecta și alege ce elemente doriți să includeți. De asemenea, trebuie să includeți elemente care, în caz contrar, ar fi deductibile ca materiale și consumabile.
Calificarea pentru sfera de siguranță
Pentru a se califica pentru această sferă de siguranță a cheltuielilor de minimis, un contribuabil trebuie:
- să stabilească înainte de prima zi a anului fiscal (1 ianuarie pentru contribuabilii din anul calendaristic) o procedură contabilă care să îi impună să treacă în cheltuieli sumele plătite pentru bunuri fie (1) care costă mai puțin de o anumită sumă în dolari și/sau (2) cu o durată de viață economică utilă de 12 luni sau mai puțin, și
- să trateze efectiv aceste sume ca fiind cheltuieli deductibile în prezent în registrele și evidențele sale.
Dacă aveți o „situație financiară aplicabilă” și doriți să vă calificați pentru a utiliza limita de minimis de 5.000 de dolari, procedura dvs. contabilă trebuie să fie în scris și semnată înainte de 1 ianuarie a anului fiscal. Dacă nu aveți o astfel de declarație și vă calificați doar pentru limita de 2.500 de dolari, nu trebuie să vă puneți procedura în scris (deși puteți totuși să faceți acest lucru). Dar ar trebui totuși să fie în vigoare înainte de 1 ianuarie a anului fiscal.
Credeți sfera de siguranță
Pentru a beneficia de sfera de siguranță de minimis, trebuie să depuneți o alegere împreună cu declarația fiscală în fiecare an.
.