©
damircudic
Îți folosești cel mai bine timpul?
Este sfârșitul unei alte zile de lucru aglomerate și, chiar dacă ați venit devreme la birou și ați plecat târziu, nu aveți senzația că ați realizat ceva semnificativ.
Este prea ușor să se întâmple acest lucru. Confruntat cu întâlniri nesfârșite, cu întreruperi frecvente și cu sarcini urgente de ultim moment, puteți fi cu ușurință ocupat toată ziua fără să faceți niciun progres în proiectele și obiectivele de mare prioritate.
De aceea este atât de important să știți cum să vă programați timpul în mod corespunzător. În acest articol, vom analiza pașii pe care îi puteți urma pentru a face acest lucru, făcându-vă astfel timp pentru munca care contează cu adevărat, lăsând în același timp timp timp timp pentru dezvoltarea personală, familie și prieteni.
Importanța programării
Programarea este arta de a vă planifica activitățile astfel încât să vă puteți atinge obiectivele și prioritățile în timpul pe care îl aveți la dispoziție. Când este făcută eficient, vă ajută:
- Înțelegeți ce puteți realiza în mod realist cu timpul dumneavoastră.
- Asigurați-vă că aveți suficient timp pentru sarcinile esențiale.
- Adaugați timp de rezervă pentru „neprevăzut.”
- Evitați să vă ocupați de mai mult decât puteți face față.
- Lucrați în mod constant pentru a vă atinge obiectivele personale și profesionale.
- Aveți suficient timp pentru familie și prieteni, pentru exerciții fizice și hobby-uri.
- Realizați un bun echilibru între viața profesională și cea privată.
Timpul este singura resursă pe care nu o putem cumpăra, dar adesea îl irosim sau îl folosim ineficient. Programarea vă ajută să vă gândiți la ceea ce doriți să realizați într-o zi, săptămână sau lună și vă menține pe drumul cel bun pentru a vă atinge obiectivele.
Cum să vă programați timpul
Stabiliți un moment regulat pentru a vă face programarea – la începutul fiecărei săptămâni sau luni, de exemplu.
Există o serie de instrumente diferite din care puteți alege. Un mod simplu și ușor de a ține un program este să folosiți un pix și hârtie, organizându-vă timpul cu ajutorul unui planificator săptămânal. (Faceți clic aici pentru un șablon de planificator care poate fi descărcat gratuit pentru a începe.)
Puteți utiliza, de asemenea, aplicații și software, cum ar fi Google Calendar®, MS Outlook® și Business Calendar. Alegeți un instrument de planificare care se potrivește situației dumneavoastră, structurii actuale a locului de muncă, gusturilor personale și bugetului dumneavoastră.
Cel mai important lucru atunci când vă alegeți planificatorul este că vă permite să introduceți datele cu ușurință și vă permite să vizualizați un interval de timp adecvat (zi/săptămână/lună) la nivelul de detaliu de care aveți nevoie.
După ce v-ați hotărât ce instrument doriți să folosiți, pregătiți-vă planificatorul în felul următor:
Pasul 1: Identificați timpul disponibil
Începeți prin a stabili timpul pe care doriți să îl puneți la dispoziție pentru munca dumneavoastră.
Cât timp petreceți la locul de muncă ar trebui să reflecte concepția postului dvs. de muncă și obiectivele dvs. personale în viață.
De exemplu, dacă vă străduiți să fiți promovat, ar putea fi prudent să lucrați peste orele normale în fiecare zi pentru a vă arăta dedicarea. Dacă, pe de altă parte, doriți să aveți suficient timp pentru activități în afara muncii, ați putea decide să faceți orele alocate și nu mai mult.
Pasul 2: Programați acțiunile esențiale
În continuare, blocați acțiunile pe care trebuie neapărat să le faceți pentru a face o treabă bună. Acestea vor fi adesea lucrurile în raport cu care veți fi evaluat.
De exemplu, dacă gestionați oameni, asigurați-vă că aveți suficient timp disponibil pentru a vă ocupa de problemele personale ale membrilor echipei, de coaching și de nevoile de supervizare. De asemenea, acordați timp pentru a comunica cu șeful dumneavoastră și cu persoanele cheie din jurul dumneavoastră.
Pasul 3: Programați activitățile cu prioritate ridicată
Revizuiți lista de lucruri de făcut , și programați activitățile cu prioritate ridicată și urgente, precum și sarcinile esențiale de întreținere care nu pot fi delegate sau evitate.
Încercați să le aranjați pentru momentele din zi în care sunteți cel mai productiv – de exemplu, unele persoane sunt cel mai energizate și eficiente dimineața, în timp ce altele se concentrează mai eficient după-amiaza sau seara. (Articolul nostru „Este aceasta o sarcină de dimineață?” vă poate ajuta să vă identificați cele mai bune momente ale zilei.)
Pasul 4: Programați timp pentru situații neprevăzute
În continuare, programați ceva timp suplimentar pentru a face față situațiilor neprevăzute și urgențelor. Experiența vă va spune cât de mult trebuie să acordați – în general, cu cât munca dumneavoastră este mai imprevizibilă, cu atât mai mult timp de contingență va fi necesar. (Dacă nu vă programați acest timp, urgențele se vor întâmpla în continuare și veți ajunge să lucrați până târziu.)
Ai găsit acest articol util?
Puteți învăța alte 63 de abilități de gestionare a timpului, ca aceasta, înscriindu-vă în Clubul Instrumentelor Minții.
Înscrieți-vă astăzi în Clubul Instrumentelor Minții!
Obțineți buletinul informativ gratuit
Învățați noi abilități de carieră în fiecare săptămână, plus primiți un caiet de lucru bonus pentru managementul timpului, gratuit!
> Citiți Politica noastră de confidențialitate
Interruperile frecvente vă pot consuma timpul. Învățând cum să le gestionați, puteți reduce cantitatea de timp de rezervă pe care trebuie să o puneți deoparte. Unele întreruperi vor fi greu de prevăzut, dar lăsarea unui spațiu liber în programul dumneavoastră vă oferă flexibilitatea de care aveți nevoie pentru a reorganiza sarcinile și a răspunde la problemele importante pe măsură ce acestea apar.
Pasul 5: Programați timp discreționar
Spațiul pe care l-ați lăsat în planificatorul dumneavoastră este „timp discreționar”: timpul care este disponibil pentru a vă realiza prioritățile și pentru a vă atinge obiectivele. Treceți în revistă lista de activități prioritare și obiectivele personale , evaluați timpul de care aveți nevoie pentru a le realiza și programați-le.
Pasul 6: Analizați-vă activitățile
Dacă, în momentul în care ajungeți la pasul cinci, constatați că aveți puțin sau deloc timp discreționar disponibil, trebuie să parcurgeți din nou pașii doi, trei și patru și să vă întrebați dacă toate sarcinile pe care le-ați introdus sunt absolut necesare. S-ar putea ca unele lucruri să poată fi delegate sau abordate într-un mod mai eficient din punct de vedere al timpului.
Unul dintre cele mai importante moduri în care vă puteți construi succesul este prin maximizarea efectului de pârghie pe care îl puteți obține cu timpul dumneavoastră. Creșteți cantitatea de muncă pe care o puteți finaliza delegând altor persoane, externalizând sarcini cheie sau utilizând tehnologia pentru a automatiza cât mai mult posibil din munca dvs. Acest lucru vă va elibera pentru a vă atinge obiectivele.
Dacă descoperiți că timpul dvs. discreționar este încă limitat, atunci este posibil să fie nevoie să vă renegociați volumul de muncă sau să cereți ajutor . Folosiți programul dvs. nou pregătit ca dovadă a angajamentelor dvs. grele. Acest lucru îi demonstrează șefului dvs. cât de bine organizat sunteți și s-ar putea să-l facă mai receptiv la cererea dvs.!
Puncturi cheie
Programarea este procesul prin care planificați modul în care vă veți folosi timpul. Făcându-l bine vă poate maximiza eficiența și vă poate reduce nivelul de stres.
Să urmați acest proces în șase pași pentru a vă pregăti programul:
- Identificați timpul pe care îl aveți la dispoziție.
- Blocați sarcinile esențiale pe care trebuie să le îndepliniți pentru a avea succes la locul de muncă.
- Programați sarcinile urgente de mare prioritate și activitățile vitale de „menaj”.
- Blocați timp de contingență adecvat pentru a face față evenimentelor imprevizibile și întreruperilor.
- Programați activitățile care abordează prioritățile și obiectivele dvs. personale în timpul rămas.
- Analizați-vă activitățile pentru a identifica sarcinile care pot fi delegate, externalizate sau tăiate cu totul.
Este important ca programul dvs. să facă timp pentru obiectivele dvs. profesionale și personale. Dacă vă rămâne puțin sau deloc timp discreționar atunci când ajungeți la pasul cinci, revizuiți-vă sarcinile pentru a vedea dacă le puteți face diferit – în caz contrar, echilibrul dintre viața profesională și cea personală va avea de suferit.
Descărcați fișa de lucru