Private Wiki: Cum să creezi unul atractiv din punct de vedere vizual?

Creați un wiki și experimentați puterea colaborării la distanță.

Am auzit cu toții de Wikipedia, pagina la care apelează oamenii atunci când vor să învețe despre ceva nou sau să citească un subiect necunoscut. Misiunea Wikipedia este de a crea o resursă cuprinzătoare de cunoștințe și este creată cu ajutorul wiki-urilor. ‘Wikis’ pot fi utilizate într-o varietate de moduri și devin rapid tehnologia căutată pentru gestionarea cunoștințelor și colaborarea la distanță.

Știați că lucrătorul mediu din domeniul cunoașterii petrece aproape 2,5 ore pe zi, adică aproximativ 30% din ziua de lucru, căutând informații?

Un alt studiu a constatat că aproape 20% din timpul de lucru al unui angajat – echivalentul a 1 zi într-o săptămână de lucru – este irosit în căutarea informațiilor necesare pentru a-și face treaba!

Organizațiile trebuie să adune cunoștințe, să organizeze informații din mai multe surse, să împărtășească experiențe și să ofere perspective pentru a le permite angajaților lor să își facă treaba în mod eficient. Potrivit McKinsey & Company, o bază de cunoștințe interne care poate fi căutată poate crește productivitatea angajaților cu 35%. O modalitate prin care companiile reușesc să creeze această bază de cunoștințe este folosirea wiki-urilor – pagini care organizează informații și pot fi partajate cu mai mulți utilizatori.

Dacă doriți să stocați munca companiei sau să gestionați informații personale, acest articol vă va prezenta ce este un wiki, avantajele și dezavantajele acestuia. De asemenea, vă explicăm cum să creați un wiki și cum să începeți să îl folosiți în mod eficient în cadrul companiei dumneavoastră.

Ce este un wiki?

Numele „Wiki” a fost dat de creatorul primului wiki Ward Cunningham. Este o formă prescurtată a cuvântului hawaiian „wiki- wiki”, care înseamnă rapid.

Un wiki este o pagină web care poate fi editată de mai mulți utilizatori folosind un simplu browser web și o conexiune la internet. Wiki-urile sunt o modalitate rapidă și ușoară de a crea depozite de informații, de a căuta informații și de a lucra în colaborare pe aceeași pagină.

Wikipedia definește wiki-urile ca fiind „O publicație de text editată și gestionată în mod colaborativ de propriul public direct cu ajutorul unui browser web”. Acest lucru înseamnă că wiki-urile pot fi create și editate de oricine are acces la pagina web.

Un wiki tipic poate conține mai multe pagini pe o temă și servește drept centru de cunoștințe pentru mai mulți contribuitori.

Tipuri de wiki-uri

Potem împărți diferitele tipuri de wiki-uri în funcție de scopul creării și de gradul de colaborare urmărit. Intenția dvs. este de a crea un centru de cunoștințe la care să aibă acces întreaga lume sau un director personal în care să vă căutați fișierele? Doriți să limitați persoanele care pot adăuga sau edita conținut? Să discutăm cele 3 tipuri principale de wikis:

1. Wikis publice – Wikis create pentru a servi ca un centru de informații în care oricine poate crea și edita conținut se numesc wikis publice. Acestea sunt deschise colaborării cu toată lumea. Wikis-urile populare, cum ar fi Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel, sunt accesibile publicului.
2. Wikis private – Wikis-urile private sunt utilizate de companii ca bază internă de cunoștințe, pentru a gestiona informațiile interne, permițând echipelor să împărtășească cu ușurință cunoștințe și să lucreze împreună. Este un loc în care echipa dvs. poate stoca documente despre politicile companiei, procese, ghiduri, PSO (Proceduri standard de operare), proiecte, liste de produse, fluxuri de lucru, autentificări partajate, liste de verificare etc. Gândiți-vă la ea ca la o Wikipedia internă făcută în privat pentru compania dvs. Vom analiza în detaliu wiki-urile private în acest articol.
3. Wiki personal – Puteți utiliza wiki-urile și ca wiki personal pentru a nota notițe, ca bază de cunoștințe, jurnal, instrument pentru scriitori sau chiar pentru gestionarea proiectelor.

Avantajele wiki-urilor

La început, un wiki poate fi o modalitate eficientă de a aduna și distribui informații. Acesta poate îmbunătăți colaborarea la distanță între membrii echipei și poate oferi o modalitate ușoară de a avea o echipă pe aceeași pagină. Unele dintre avantajele cheie ale wiki-urilor sunt următoarele:

• Cineva poate crea un wiki
• Este ușor pentru oricine să editeze un wiki
• Simplu de învățat și de utilizat
• Este ușor de actualizat informațiile
• Echipele pot lucra împreună pe o singură pagină web
• Părtășesc și colaborează ușor la documente
• Pot urmări modificările efectuate și să se revină la versiunea anterioară
• Structură flexibilă pentru a crea un wiki în funcție de nevoile dumneavoastră
• O gamă largă de software pentru wiki din care puteți alege
• Costuri reduse de gestionare

Vom trece în detaliu despre wiki-urile private, adesea numite wiki-uri interne sau wiki-uri de companie. Un wiki privat, sau un wiki intern, funcționează ca un hub central de informații pentru a gestiona și împărtăși toate cunoștințele și informațiile companiei.

Citește mai mult: Care este cel mai bun mod de a crea un wiki intern

Aveți nevoie de un wiki privat?

Înainte de a începe cu software-ul wiki, este important să identificați scopul creării wiki-ului dumneavoastră. Care sunt beneficiile creării unui wiki și ale împărtășirii cunoștințelor în acest mod?

Faceți o listă a diferitelor departamente, persoane, resurse de informații necesare și necesitatea ca oamenii să colaboreze.

Să analizăm principalele motive pentru care compania dvs. ar putea avea nevoie de un wiki privat:

• Aveți o echipă la distanță care trebuie să colaboreze?
• Doriți să creați un hub de cunoștințe pentru toți angajații?
• Cercetați o modalitate simplă, dar puternică de a crea și edita documente împreună?
• Doriți să facilitați comunicarea și discuțiile în jurul documentelor?
• Echipa dvs. are nevoie să caute și să acceseze rapid informații?
• Aveți nevoie de o modalitate rapidă de a importa și exporta informații interne sau externe?
• Doriți să vedeți toate etapele de scriere și editare a unui document?
• Cercetați o modalitate rapidă de a integra sau instrui angajații?

Dacă ați răspuns afirmativ la majoritatea întrebărilor de mai sus, citiți în continuare pentru a afla cum să selectați un software wiki bun.

Must-Haves într-un software wiki privat

Un wiki pe care îl creați va fi folosit de mai multe părți interesate pentru a vă asigura că are toate caracteristicile potrivite de care aveți nevoie.

Să discutăm despre caracteristicile pe care trebuie să le aibă wiki-ul companiei dvs.:

1. Editor colaborativ – Software-ul dvs. wiki trebuie să susțină colaborarea în timp real, astfel încât echipa dvs. să poată edita același document împreună. De asemenea, ar trebui să puteți adăuga conținut media bogat, cum ar fi imagini, videoclipuri, fișiere etc.
2. Structură și dosare organizate – Spațiile de lucru facilitează colaborarea, partajarea informațiilor și asigură accesul membrilor echipei sau al clienților potriviți la acestea. De asemenea, ar trebui să vă puteți organiza wiki-urile în dosare pentru o structură organizată îngrijită și solidă.
3. Stocarea și partajarea activelor companiei – Un wiki ar trebui să aibă o bibliotecă de conținut pentru a salva imagini, fișiere și conținut digital pe care le adăugați la wiki-ul dvs. intern, astfel încât toți să le poată accesa și reutiliza cu ușurință.
4. Opțiuni bogate de încorporare – Ar trebui să puteți încorpora cu ușurință link-uri web, fișiere media, fișiere cloud cu ușurință pentru a crea documente interactive.
5. Căutare – Căutarea este un factor cheie pentru a face wiki-urile ușor de utilizat. Un wiki ar trebui să permită oricui să caute cu ușurință în documente și ar fi un bonus dacă ar putea căuta și în conținutul din interiorul documentelor.
6. Comentarii- Dacă aveți nevoie de ajutor în cadrul unui wiki sau dacă aveți întrebări despre acesta, ar trebui să puteți face rapid un comentariu inline fără a părăsi documentul.
7. Interconectarea documentelor – Trebuie să puteți interconecta documentele în jurul diferitelor subiecte și subiecte pentru ca totul să funcționeze împreună, facilitând schimbul de cunoștințe.
8. Permisiuni & niveluri de acces – Wiki-ul dvs. intern trebuie să aibă capacitatea de a seta niveluri de permisiune pentru a vă asigura că informațiile pot fi accesate de către persoanele potrivite.

Citește mai mult: Care este cel mai bun mod de a împărtăși cercetarea cu echipa dumneavoastră?

De ce Bit este cel mai bun mod de a crea un wiki?

Pentru a crea wiki-uri, aveți nevoie de un instrument competent care vă poate ajuta să creați, să partajați și să colaborați cu părțile interesate și să realizați munca în mod eficient. Aici intervine Bit!

Bit.ai este un instrument de gestionare a documentației și a cunoștințelor din noua eră, care ajută echipele să colaboreze, să partajeze, să urmărească și să gestioneze toate cunoștințele companiei într-un singur loc.

Cu Bit puteți adăuga cu ușurință imagini, foi de calcul, Google Slides, videoclipuri YouTube, PDF-uri, hărți, diagrame, grafice și multe altele la wiki-urile dvs. pentru a le face uimitoare din punct de vedere vizual.

Caracteristici cheie

1. Editor colaborativ în timp real – Bit acceptă colaborarea în timp real, astfel încât echipa dvs. să poată edita același document împreună. Platforma este bogată în funcții, dar are un design simplu și o interfață intuitivă, ceea ce face ca un utilizator nou să poată naviga ușor. De asemenea, puteți adăuga conținut media bogat, cum ar fi imagini, videoclipuri, fișiere etc.
2. Spații de lucru și dosare organizate – Bit vă aduce toate informațiile într-un singur loc, permițându-vă să organizați informațiile în spații de lucru și dosare. Spațiile de lucru pot fi create în jurul proiectelor, echipelor, departamentelor și clienților. Toți cei adăugați la un spațiu de lucru pot accesa și colabora la conținutul acestuia. În interiorul fiecărui spațiu de lucru, puteți crea un număr nelimitat de wiki-uri și puteți accesa biblioteca de conținut.
3. Biblioteca de conținut – Bit are o bibliotecă de conținut la nivelul spațiului de lucru, unde puteți stoca și partaja activele companiei. Puteți salva imagini, fișiere și conținut digital cu ușurință pentru ca întreaga echipă să poată fi accesate în orice moment.
4. Opțiuni de încorporare bogate – Bit.ai se integrează cu peste 100+ aplicații web (Ex: YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, etc) pentru a ajuta echipele să împletească informații în wiki-urile lor dincolo de text și imagini.
5. Căutare inteligentă – Bit are o funcționalitate de căutare foarte robustă care permite oricui să găsească rapid informații. Puteți căuta dosare, fișiere, documente și conținut în interiorul documentelor dvs. în toate spațiile de lucru.
6. Comentariu inline și apelare – Puteți face comentarii inline în cadrul unui document și puteți trimite un ping unui utilizator din spațiul de lucru. Bit are capacitatea de a trimite notificări prin e-mail pentru comentariile făcute pe un document. Puteți, de asemenea, să evidențiați textul și să folosiți @mention pentru a marca pe cineva pe orice text dintr-un document.
7. Interconectarea documentelor – Bit permite utilizatorilor să creeze un număr nelimitat de documente și să le interconecteze pentru a crea wiki-uri care extind baza de cunoștințe. Pur și simplu evidențiați cuvintele și aveți opțiunea de a crea un nou document.
8. Permisiune & acces partajat – Bit acceptă caracteristici precum urmărirea documentelor, încărcare în cloud, șabloane, blocarea documentelor, expirarea documentelor, protecția prin parolă, restricții de acces la fișiere, etc. care ajută la păstrarea în siguranță a informațiilor importante ale companiei dumneavoastră.

Cum să creați un wiki folosind Bit?

Dacă ați decis că un wiki este alegerea potrivită pentru dumneavoastră și căutați să creați rapid un wiki cu o interfață simplă, cu integrări excelente și fără dureri de cap de codare! Iată cum puteți începe cu ușurință cu unul:

Pasul 1: Creați un cont Bit

Direcționați-vă pe pagina de pornire a Bit.ai și faceți clic pe Get Started for Free sau Sign Up pentru a începe. Introduceți adresa dvs. de e-mail pentru a vă înscrie. Odată intrat, vă puteți crea profilul.

Pasul 2: Creați un spațiu de lucru

După ce v-ați înregistrat, veți fi dus la tabloul dvs. de bord, veți dori să mergeți la secțiunea spațiu de lucru! Faceți clic pe butonul „Create Workspace” din dreapta. Se va afișa o fereastră pop-up care vă va solicita să adăugați un nume pentru noul dvs. spațiu de lucru.

Puteți crea un spațiu de lucru în jurul unei echipe, al unui departament, al unui proiect mare, al unui client, al unui partener etc. și îl puteți numi în mod corespunzător.

Pasul 3: Adăugați membri ai echipei

Bit permite membrilor echipei dvs. să colaboreze în timp real și să lucreze împreună. Puteți invita alte persoane din compania dvs. să vi se alăture în interiorul unui spațiu de lucru și să colaboreze cu cunoștințele, proiectele, documentele și conținutul din interiorul spațiului de lucru.

Este o modalitate ușoară de a gestiona proiecte, de a crea prezentări, de a face brainstorming, de a păstra PSO-uri, de a crea planuri și, cel mai important, de a partaja informații și cunoștințe despre companie!

Etapa 4: Creați documentul dorit

După ce vă aflați în spațiul de lucru, faceți clic pe butonul „Create New”. Veți obține un document Bit gol, gata de utilizare!

Partea A: Wiki intern

Să urmați aceste instrucțiuni pentru a interconecta documentele:

1. Deschideți un document Bit și începeți să scrieți.

👉🏼2. Evidențiați orice parte a textului dumneavoastră.

👉🏼3. Veți vedea că apare o bară de instrumente de formatare. Faceți clic pe „Link to Document.”

👉🏼4. Începeți să căutați orice document cu acest spațiu de lucru.

👉🏼5. După ce îl găsiți, îl puteți adăuga la documentul dvs. și veți vedea că textul pe care l-ați evidențiat inițial are acum un hyperlink care duce utilizatorul la acel document.

Partea B: Wiki extern

6. 👉🏼 Din meniul derulant selectați „Share.”

7. 👉🏼Și se va deschide fereastra pop-up de activare a partajării. Faceți clic pe ‘Turn on Sharing’.

👉🏼8. Copiați linkul live, luați codul de încorporare sau creați un link care poate fi urmărit pentru a partaja acest document.

Final Takeaways

Wikis sunt pagini de colaborare care pot ajuta compania dvs. să partajeze cunoștințe, să discute idei și să colaboreze de la distanță. Înainte de a crea un wiki; definiți în mod clar scopul afacerii, posibilele cazuri de utilizare și cerințele de partajare.

În mod corespunzător, selectați apoi tipul adecvat de wiki și software-ul wiki pentru a face treaba. Introduceți protocoale de securitate și reguli clare de utilizare. Asigurați-vă că creați un dosar organizat sau o structură de legătură, astfel încât echipele dvs. să poată extinde cunoștințele într-un mod productiv.

.