Google Docs este una dintre puținele aplicații online de care depind profund pentru munca mea de zi cu zi. La fel ca milioane de alți oameni, îl folosesc pentru a scrie, edita, colabora și pentru a-mi arhiva documentele.
Nu se poate discuta despre confortul pe care îl oferă Google Docs, indiferent dacă sunteți un scriitor profesionist, un manager de cont, un cercetător academic sau doar o persoană oarecare care își inventariază gândurile.
Dar, ca orice altă piesă de tehnologie utilă, Google Docs poate cauza probleme nedorite de securitate și confidențialitate. Confortul oferit de Google Docs îi determină adesea pe utilizatori să lase garda jos și să ignore problemele de securitate. Dacă folosiți Google Docs pentru a stoca secrete de afaceri, următorul roman best-seller sau o viitoare lucrare de cercetare premiată, iată câteva sfaturi care vă vor asigura că documentele dvs. sunt în siguranță.
Câteva note despre securitatea Google Docs
Înainte de a ne adânci în sfaturile noastre de securitate Google Docs, sunt necesare câteva clarificări. În acest articol voi discuta despre modalități de a vă proteja Google Docs împotriva accesului neautorizat.
Nu vom discuta despre faptul că Google vă va scana documentele și vă va extrage datele pentru a-și antrena algoritmii de inteligență artificială sau pentru a servi reclame personalizate. Presupun că știi deja că atunci când nu plătești, tu ești produsul.
Nici nu este vorba de un discurs despre faptul că Google împărtășește datele tale cu agențiile guvernamentale. Și aceasta este o problemă pentru o postare separată despre drepturile digitale și reglementarea confidențialității.
Și, în cele din urmă, nu voi discuta despre incidentele de securitate și încălcările de date de la centrele de date ale Google. Acestea sunt preocupări reale, dar, din experiența mea, Google are unele dintre cele mai solide practici de securitate. Cele mai multe incidente de securitate în ceea ce privește Google Docs se întâmplă din cauza neglijenței utilizatorilor și a utilizării greșite a propriilor caracteristici de securitate ale Google.
Dacă doriți să vă sustrageți spionajului și supravegherii corporative sau guvernamentale, citiți articolul nostru despre criptarea întregii vieți. Dacă sunteți interesat să vă păstrați Google Docs în siguranță, citiți mai departe.
Nota: Toate sfaturile din această postare se aplică, de asemenea, la Google Sheets și Slides.
Nu folosiți partajarea linkurilor din Google Docs decât dacă este absolut necesar
Una dintre cele mai mari caracteristici ale Google Docs este partajarea cu colegii și colaborarea asupra lor. Google acceptă două moduri de partajare: partajarea legăturilor și partajarea individuală.
Participarea individuală necesită să acordați în mod explicit acces fiecărui utilizator care ar trebui să aibă acces la document. Atunci când activați partajarea linkurilor, oricine are linkul către Google Doc va putea să îl acceseze.
După cum am văzut anterior în aceste pagini, partajarea linkurilor din Google Docs este un dezastru pentru confidențialitate. Chiar dacă aveți grijă să partajați linkul către document doar cu persoanele relevante, există mai multe modalități prin care persoanele neinvitate pot avea acces la Google Doc. De exemplu, atunci când faceți clic pe un link din textul Google Doc, sistemul de analiză al site-ului web către care sunteți redirecționat va înregistra URL-ul documentului dumneavoastră. Proprietarul va putea apoi să vă deschidă Google Doc.
Utilizarea greșită a partajării legăturilor din Google Docs este un exemplu perfect de „securitate prin obscuritate” care a mers prost.
În multe cazuri, utilizatorii activează partajarea legăturilor deoarece persoanele cu care doresc să lucreze nu au un cont Google. În modul de partajare explicită, Google Docs cere ca fiecare utilizator care dorește să acceseze un document să aibă un cont Google.
În acest caz, cred în continuare că compromisul de securitate al activării partajării legăturilor în Google Docs nu merită comoditatea de a-l pune rapid la dispoziția unui coleg. Din fericire, Google nu vă obligă să aveți Gmail sau G Suite pentru a avea un cont Google. Oricine poate crea unul cu adresa de e-mail personală sau corporativă existentă în câțiva pași simpli.
În cazul în care colegul (colegii) dvs. nu poate (pot) sau nu dorește (doresc) să creeze un cont Google pentru a accesa Google Doc, vă sugerez să îl descărcați ca document Microsoft Word (.docx) și să i-l trimiteți ca atașament de e-mail. Acest lucru vă va lipsi de posibilitatea de a colabora asupra documentului, dar vă va asigura că Google Docs este securizat împotriva accesului neautorizat.
De ce are Google Docs partajarea legăturilor? Personal, găsesc foarte puține cazuri în care vreau să activez partajarea linkurilor. Dar în cazurile în care aveți un document public, cum ar fi un comunicat de presă sau un anunț, atunci utilizarea partajării linkurilor este justificată. Dar chiar și pentru astfel de cazuri, există de obicei un loc mai bun pentru a publica documentul, cum ar fi site-ul web al companiei dumneavoastră.
Bottom line: Partajarea linkurilor din Google Docs este foarte nesigură! Folosiți-o cu moderație, dacă o folosiți vreodată.
Utilizați Google Groups dacă doriți să partajați în masă
Utilizatorii îmi spun uneori că activează partajarea legăturilor atunci când trebuie să partajeze mai multe documente Google Docs cu mai multe persoane, chiar dacă acestea conțin informații confidențiale și private. Scuza lor pentru a compromite securitatea documentelor lor este că nu există o modalitate eficientă de a partaja documentul cu atât de multe persoane. Acest lucru este valabil mai ales pentru liber-profesioniști și pentru persoanele care nu au un domeniu corporativ și nu au G Suite sau alte instrumente pentru a crea grupuri de lucru corporative.
Google, totuși, are deja un instrument vechi care vă poate ajuta să creați și să gestionați grupuri de lucru. Google Groups, care a fost lansat în 2001, și-a pierdut mult din popularitate în ultimii ani. Dar este în continuare un instrument foarte util pentru colaborarea prin utilizarea versiunii gratuite a Google Docs, Drive și a altor instrumente de creativitate ale Google.
Pentru a evita activarea partajării de link-uri și subminarea confidențialității și securității Google Docs, puteți crea un Grup Google și adăugați toate persoanele cu care doriți să colaborați. Puteți avea grupuri diferite pentru diferite sarcini și proiecte. De fiecare dată când doriți să colaborați la un nou document, în loc să tastați manual sau să copiați/lipiți toate adresele de e-mail ale colegilor dvs. (sau să activați sau funcția de „partajare a legăturilor”, care este un coșmar pentru securitate), pur și simplu partajați-l cu adresa de e-mail a grupului sau grupurilor relevante. Aceasta va oferi acces tuturor persoanelor care sunt membre ale acelor grupuri, fără a compromite securitatea documentului dvs. Google Doc.
Pentru a vă asigura că Google Groups nu compromite securitatea Google Docs, vă rugăm să luați următoarele măsuri:
Gestionați Google Groups în mod regulat. Dacă o persoană nu mai face parte din echipă, eliminați-o din Grupul Google. Acest lucru va revoca imediat accesul lor de la toate Google Docs partajate cu acel grup. Asigurați-vă întotdeauna că mențineți Grupurile Google actualizate pentru a evita ca utilizatorii vechi să profite de accesul lor rămas la Google Docs.
De asemenea, asigurați-vă că Grupurile dvs. nu sunt publice, cu excepția cazului în care intenționați în mod explicit ca acestea să fie astfel. Recomandarea mea personală este să setați vizibilitatea Grupului dvs. pe „numai membri” și politica de aderare pe „numai pe bază de invitație”. Astfel, vă veți asigura că aveți control total asupra securității documentelor Google Docs și cine are acces la ele.
Google Groups este un instrument foarte util care poate reduce costurile generale de gestionare a securității Google Docs, oferindu-vă un centru central de administrare a accesului.
Dezactivați drepturile de partajare a editorului
În mod implicit, dacă acordați unui utilizator drepturi de editare a Google Docs, acesta va putea să partajeze documentul de către alți utilizatori. Acest lucru poate crea premisele unor greșeli de securitate accidentale (sau intenționate). Editorii ar putea ajunge să partajeze documentul cu persoane care nu ar trebui să aibă acces la acesta.
Ca o bună practică de securitate a drepturilor minime, Google ar trebui să elimine acest drept și să îl activeze numai dacă un utilizator dorește în mod explicit să acorde drepturi de gestionare a accesului editorilor săi. Din fericire, îl puteți dezactiva. Îl puteți găsi în setările avansate de partajare. Activând caseta de selectare „Prevent editors from changing access and adding new people” (Împiedicați editorii să modifice accesul și să adauge persoane noi), vă veți asigura că editorii dvs. nu pot oferi persoanelor neinvitate acces la documentul dvs.
Dacă tot ați făcut-o, vă sugerez să activați și caseta de selectare „Disable options to download, print and copy…” (Dezactivați opțiunile de descărcare, imprimare și copiere…). Deși nu poate împiedica privitorii să vă fure documentele, cu siguranță le va îngreuna situația.
Păstrați-vă contul Google securizat
Una dintre măsurile cheie ignorate pentru a vă proteja Google Docs este păstrarea securizată a contului Google. Un Gmail nesigur care cade victimă unui atac de phishing sau spear-phishing le va oferi imediat hackerilor acces la toate documentele dumneavoastră Google Docs. (Deși, sincer, dacă Gmail-ul dvs. este piratat, probabil că veți avea probleme mai mari de care să vă faceți griji decât securitatea Google Docs.)
Alegerea unei parole puternice pentru contul dvs. Google este un bun punct de plecare pentru a vă securiza Google Docs. Parolele lungi și complexe, parolele unice și utilizarea managerilor de parole sunt câteva dintre tehnicile care vă vor face contul mai robust împotriva deturnării. De asemenea, dacă vă veți gestiona Google Docs în deplasare, fiți foarte atenți dacă decideți să vă conectați la rețele wi-fi publice din biblioteci, hoteluri și cafenele. Atacurile de ascultare și atacurile de tip „man-in-the-middle” ar putea permite hackerilor să vă fure parola și să obțină acces la documentele dumneavoastră.
Recomandarea mea personală este să activați autentificarea cu doi factori și să vă securizați contul cu o cheie fizică, cum ar fi YubiKey, pe care Google o suportă de câțiva ani deja. Având o cheie de securitate fizică, vă veți asigura că documentele Google Docs rămân în siguranță chiar dacă vreun hacker reușește să vă fure parola.
Un cont Google securizat este o parte inseparabilă a protejării documentelor Google Docs. Fără acesta, niciunul dintre ceilalți pași pe care i-am menționat nu vă poate proteja documentele confidențiale de accesul neautorizat.
Acest articol este republicat din TechTalks, blogul care explorează modul în care tehnologia rezolvă probleme… și creează altele noi. Dați-le like pe Facebook și urmăriți-i aici jos:
.