Ghidul suprem al previziunilor de vânzări

Previziunile de vânzări pot juca un rol major în succesul companiei dvs. (și în dezvoltarea propriei cariere).

Previziunile de vânzări precise le permit vânzătorilor și liderilor de afaceri să ia decizii mai inteligente atunci când stabilesc obiective, angajează, fac bugete, prospectează și alți factori care influențează veniturile.

Dar, în ciuda avantajelor, mulți lideri de vânzări se străduiesc să creeze previziuni de vânzări care să fie cât de cât aproape de realitate.

Am compilat un ghid aprofundat pentru a crea o previziune de vânzări demnă de încredere – mai degrabă decât un wish-cast. Citiți mai departe pentru a învăța și nu ratați șablonul de previziuni de vânzări pe care l-am inclus la sfârșit.

Managerii folosesc previziunile de vânzări ale reprezentanților pentru a estima afacerile pe care echipa lor le va încheia. Directorii utilizează previziunile echipei pentru a anticipa vânzările departamentului. Vicepreședintele de vânzări utilizează previziunile departamentului pentru a proiecta vânzările organizației. Aceste rapoarte sunt de obicei împărtășite cu conducerea companiei, împreună cu membrii consiliului de administrație și/sau acționarii.

De ce este importantă prognoza vânzărilor

Prognozele de vânzări vă permit să depistați problemele potențiale cât încă mai este timp să le evitați sau să le atenuați. De exemplu, dacă observați că echipa dvs. are o tendință de 35% sub cotă, vă puteți da seama ce se întâmplă și puteți corecta cursul.

Poate că concurentul dvs. a început o nouă campanie agresivă de reduceri, sau noul dvs. plan de compensare a vânzărilor încurajează în mod neintenționat un comportament rău.

Descoperirea acestor probleme acum – față de sfârșitul lunii sau al trimestrului – are un impact uriaș.

Previziunile de vânzări intră, de asemenea, în joc pentru o serie de decizii, de la angajare și gestionarea resurselor până la stabilirea obiectivelor și întocmirea bugetului.

Să presupunem că prognoza dvs. de vânzări prezice o creștere de 26% a oportunităților. Pentru a vă asigura că țineți pasul cu cererea, ar trebui să începeți să recrutați. Pe de altă parte, dacă se preconizează că oportunitățile vor scădea, ar fi înțelept să vă întrerupeți eforturile de angajare. În același timp, căutați să măriți cheltuielile de marketing și să investiți în formare în domeniul prospectării pentru reprezentanții dumneavoastră.

În plus, o prognoză de vânzări este un instrument puternic de motivare.

De exemplu, în fiecare săptămână ați putea actualiza prognoza trimestrială de vânzări pentru a vedea dacă echipa dumneavoastră este pe drumul cel bun pentru a-și atinge obiectivul. Ați putea, de asemenea, să creați o prognoză în fiecare zi pentru un reprezentant de vânzări individual pe un plan de performanță pentru a vă asigura că nu rămâne în urmă.

Unul dintre cele mai importante puncte de reținut despre prognozele de vânzări: Ele nu trebuie să fie perfecte pentru a fi valoroase. Previziunile dumneavoastră de vânzări vor fi adesea, dacă nu întotdeauna, ușor diferite de rezultatele dumneavoastră.

Desigur, rezultatele extrem de inexacte sunt problematice – dar dacă folosiți date curate și ați ales metoda corectă (la care vom ajunge), previziunile dumneavoastră de vânzări vă vor ajuta atât să planificați, cât și să stimulați creșterea.

Factori care pot avea un impact asupra previziunilor dvs. de vânzări

Atenție la acești zece factori interni și externi, de care va trebui să țineți cont în previziunile dvs. de vânzări.

Factori interni care pot avea un impact asupra previziunilor dvs. de vânzări

1. Angajări și concedieri

Când vânzătorii vă părăsesc compania – fie pentru că au demisionat, fie pentru că au fost concediați – veniturile vor scădea dacă nu aveți o rezervă de potențiale angajări. Dacă un număr semnificativ de reprezentanți au venit la bord la un moment dat, previziunile dvs. de vânzări ar trebui să prezică un salt mare în afaceri atunci când aceștia au crescut.

2. Schimbări de politici

Nu vă ajustați planul de remunerare a vânzărilor fără să vă ajustați previziunile. Dacă implementați o clawback de patru luni pentru comisioane, de exemplu, veniturile vor scădea pentru că reprezentanții dvs. vor vinde doar celor mai potriviți prospecți. Cu toate acestea, într-un trimestru în care mult mai puțini clienți renunță, profiturile dvs. vor crește.

Ou poate că spuneți că reprezentanții nu pot face reduceri după data de 15 a fiecărei luni. Veți vedea o creștere bruscă a ratelor de încheiere în primele două săptămâni, urmată de mai puține vânzări decât în mod normal.

3. Schimbarea teritoriului

Este nevoie de timp pentru ca reprezentanții să se familiarizeze cu un nou teritoriu și să își construiască portofoliul, așa că așteptați-vă ca rata de încheiere să scadă înainte de a crește din nou (presupunând că v-ați planificat bine noile teritorii).

Factori externi care vă pot afecta previziunile de vânzări

4. Schimbări ale concurenței

În mod surprinzător, ceea ce fac concurenții dvs. va avea un impact asupra ratelor dvs. de câștig. Dacă o altă companie din spațiu își reduce prețurile, este posibil ca reprezentanții dvs. să fie nevoiți să facă reduceri mai agresive sau să riște să piardă afaceri. Pe de altă parte, dacă un concurent iese din afaceri, veți vedea probabil o creștere a cererii.

5. Condițiile economice

Când economia este puternică, cumpărătorii sunt mai predispuși să investească în afacerile lor. Când este slabă, ciclul de vânzări durează de obicei mai mult și există un nivel mai mare de control pentru fiecare achiziție.

6. Schimbări pe piață

Stați la curent cu ceea ce se întâmplă cu clienții cumpărătorului dumneavoastră. De exemplu, dacă vindeți servicii de consultanță hotelurilor, veți fi interesat de o creștere anticipată a turismului.

7. Schimbări în industrie

Dacă o soluție complementară înregistrează o cerere neașteptat de mare, probabil că veți vedea că și vânzările dumneavoastră vor crește. Imaginați-vă că vindeți jeleu. Cu cât mai mult unt de arahide cumpără oamenii, cu atât mai multă jeleu vor cumpăra și ei.

8. Schimbări legislative

Legile și mandatele noi pot fie să vă ajute, fie să vă afecteze afacerea – fie creând cerere pentru produsul dumneavoastră, fie făcând ca potențialii clienți să fie reticenți în a cumpăra ceva nou.

9. Modificări de produs

Dezvoltați o caracteristică foarte solicitată, introduceți un nou model de preț sau oferiți un produs sau serviciu complementar? Aceste schimbări îi pot ajuta pe vânzătorii dvs. să crească dimensiunea medie a contractelor, să scurteze ciclul de vânzări și/sau să câștige mai multe afaceri.

10. Caracterul sezonier

Clienții dvs. ar putea fi mai predispuși să cumpere în anumite perioade ale anului. De exemplu, districtele școlare evaluează de obicei noile achiziții primăvara și decid ce să cumpere în toamnă.

Metode de previzionare a vânzărilor

Nu toate metodele de previzionare a vânzărilor sunt create la fel. Iată câteva dintre cele mai comune modalități de a prognoza vânzările. Am inclus, de asemenea, câteva exemple pentru a ilustra mai bine fiecare metodă de prognoză a vânzărilor.

Opportunity Stage Forecasting

Metoda de prognoză a vânzărilor în stadiul de oportunitate ține cont de diferitele stadii ale procesului de vânzare în care se află fiecare afacere. Cu cât se află mai departe în proces, cu atât este mai probabil ca o afacere să se încheie.

După ce ați ales o perioadă de raportare – de obicei lună, trimestru sau an, în funcție de durata ciclului de vânzări și de cota echipei dvs. de vânzări – pur și simplu înmulțiți valoarea potențială a fiecărei afaceri cu probabilitatea ca aceasta să se încheie.

După ce ați făcut acest lucru pentru fiecare afacere din portofoliu, adunați totalul pentru a obține prognoza dvs. generală.

Deși este relativ ușor să creați o prognoză de vânzări în acest mod, rezultatele sunt adesea inexacte. Această metodă nu ține cont de vechimea unei oportunități.

Cu alte cuvinte, o afacere care lâncezește în pipeline-ul reprezentantului dvs. de trei luni va fi tratată la fel ca una veche de o săptămână – atâta timp cât datele lor de închidere sunt aceleași. Trebuie să aveți încredere în reprezentanții dvs. de vânzări pentru a-și curăța în mod regulat conductele, ceea ce nu este întotdeauna fezabil.

O prognoză de vânzări în stadiul de oportunitate poate, de asemenea, să se bazeze prea mult pe datele istorice. Dacă vă schimbați mesajele, produsele, procesul de vânzări sau orice altă variabilă, afacerile dvs. se vor încheia cu procente diferite în funcție de etapă față de cele din trecut.

pros	contra
Este relativ ușor să stabiliți o prognoză de vânzări. Calculele sale sunt obiective.	Datele inexacte pot duce la previziuni inexacte. Calculele sale nu iau în considerare mărimea sau vârsta fiecărei oportunități.

Exemplu de prognoză a stadiului oportunității

Să spunem că ați stabilit următoarele procente de probabilitate de închidere pe baza pipeline-ului dumneavoastră:

• Apel inițial: 5%
• Calificat: 10%
• Demonstrație de produs: 35%
• Produs de probă: 60%
• Apel final: 80%
• Dezbatere încheiată: 100%

Conform acestui model de prognoză, o afacere de 1.000 de dolari în etapa de demonstrație a produsului are 35% șanse să se încheie. Suma prognozată pentru această afacere ar fi de 350 de dolari.

Lungimea prognozei ciclului de vânzări

Modelul de prognoză a lungimii ciclului de vânzări utilizează vârsta oportunităților individuale pentru a prezice când este probabil ca acestea să se închidă.

Pentru că această tehnică se bazează exclusiv pe date obiective, mai degrabă decât pe feedback-ul reprezentantului, este mai puțin probabil să obțineți o prognoză prea generoasă.

Să presupunem că un agent de vânzări programează o demonstrație cu un prospect înainte ca acesta să fie pregătit. S-ar putea să vă spună că prospectul este aproape de cumpărare – dar această metodă va calcula că este puțin probabil să cumpere pentru că a început să vorbească cu vânzătorul abia acum câteva săptămâni.

În plus, această tehnică poate cuprinde diferite cicluri de vânzări. Un lead normal ar putea avea nevoie de aproximativ șase luni pentru a cumpăra, dar recomandările ar putea avea nevoie, de obicei, de doar o lună, iar lead-urile care provin de la târguri comerciale ar putea avea nevoie de aproximativ opt luni. Puteți pune în balanță fiecare tip de afacere în funcție de durata medie a ciclului de vânzări.

Pentru a obține rezultate precise, va trebui să urmăriți cu atenție modul și momentul în care prospecții intră în canalele oamenilor dumneavoastră de vânzări. Dacă CRM-ul dvs. nu se integrează cu software-ul dvs. de marketing, precum și dacă nu înregistrează automat interacțiunile, reprezentanții dvs. vor petrece mult timp introducând manual datele.

pros	contra
Calculele sale sunt obiective. Puteți integra cu ușurință sursele de lead-uri pentru a prognoza mai bine aceste oportunități.	Calculele sale nu iau întotdeauna în considerare dimensiunea sau tipul fiecărei oportunități. Funcționează numai cu date urmărite cu atenție.

Exemplu de prognoză a duratei ciclului de vânzări

Să spunem că ciclul dvs. mediu de vânzări durează șase luni. Dacă vânzătorul dvs. a lucrat la un cont timp de trei luni, prognoza dvs. ar putea sugera că are 50% șanse să câștige afacerea.

Prognoza intuitivă

Câțiva manageri de vânzări le cer pur și simplu reprezentanților lor să estimeze probabilitatea de a încheia afacerea. Vânzătorul ar putea spune: „Sunt convins că vor cumpăra în termen de 14 zile, iar afacerea va fi în valoare de X”. Aceasta este o prognoză intuitivă a vânzărilor.

Pe de o parte, această metodă ia în considerare opiniile celor mai apropiați de potențiali clienți: Vânzătorii dumneavoastră. Pe de altă parte, reprezentanții sunt în mod natural optimiști și adesea oferă estimări prea generoase.

De asemenea, nu există o modalitate scalabilă de a verifica evaluarea lor. Pentru a vedea dacă un prospect are șansele de a încheia așa cum spune vânzătorul, managerul său de vânzări ar trebui să îi asculte apelurile, să îi urmărească întâlnirile și/sau să îi citească conversațiile.

Această metodă este cea mai valoroasă în fazele incipiente ale unei companii sau ale unui produs, când există aproape zero date istorice.

pros	contra
Se bazează pe opiniile echipei de vânzări, care lucrează cel mai aproape de prospecții dvs. Nu aveți nevoie de date istorice.	Calculele sunt subiective și fiecare reprezentant de vânzări poate prognoza diferit. Nu puteți scala sau replica această metodă.

Exemplu de prognoză intuitivă

Să spunem că doriți să prognozați vânzările pentru afacerea dvs. nou-nouță. Sunteți în funcțiune doar de trei luni și nu aveți date istorice. Aveți doi vânzători în echipă, așa că le cereți să prognozeze vânzările pentru următoarele șase luni pe baza intuiției lor.

Care vânzător examinează afacerile din portofoliul său de vânzări, precum și orice oportunități de prospectare pe care le-a planificat pentru următoarele luni. Pe baza analizei lor, ei prognozează vânzări de 50.000 de dolari pentru următoarele șase luni.

Previziuni istorice

O modalitate rapidă și murdară de a prezice cât de mult veți vinde într-o lună, trimestru sau an este să vă uitați la perioada de timp corespunzătoare și să presupuneți că rezultatele dvs. vor fi egale sau mai mari decât acele rezultate. Aceasta este prognoza istorică a vânzărilor.

Există câteva probleme cu această metodă. În primul rând, nu ia în considerare sezonalitatea. În al doilea rând, presupune că cererea cumpărătorilor este constantă. Dar dacă se întâmplă ceva ieșit din comun, modelul dvs. nu va rezista.

În cele din urmă, cererea istorică ar trebui să fie folosită mai degrabă ca punct de referință decât ca bază a prognozei dvs. de vânzări.

pros	contra
Se bazează pe date istorice dovedite, ceea ce poate fi util pentru piețele stabile. Este rapid și ușor.	Nu ia în considerare sezonalitatea sau schimbările pieței. Nu ia în considerare cererea cumpărătorilor.

Exemplu de prognoză istorică

Să spunem că echipa dvs. a vândut colectiv 80.000 de dolari în venituri lunare recurente (MRR) în octombrie. Pe baza acestei metode, ați presupune că vor vinde 80.000 $ sau mai mult în noiembrie.

Puteți face această predicție mai sofisticată adăugând creșterea dvs. istorică. Dacă în mod constant creșteți vânzările cu 6-8% în fiecare lună, o estimare conservatoare pentru luna noiembrie ar fi de 84.800 de dolari.

Prognoza prin analiză multivariabilă

Metoda cea mai sofisticată de prognoză a vânzărilor – prognoza prin analiză multivariabilă – utilizează analiza predictivă și încorporează mai mulți dintre factorii menționați, cum ar fi durata medie a ciclului de vânzări, probabilitatea de încheiere pe baza tipului de oportunitate și performanța individuală a reprezentantului.

Această prognoză tinde să fie cea mai precisă. Cu toate acestea, necesită o soluție de analiză avansată, ceea ce înseamnă că nu este întotdeauna fezabilă dacă aveți un buget mic.

De asemenea, veți avea nevoie de date curate – dacă reprezentanții dvs. nu sunt dedicați urmăririi progresului și activităților lor de tranzacționare, rezultatele dvs. vor fi inexacte, indiferent cât de bun este software-ul dvs.

pros	contra
Se bazează foarte mult pe date și, prin urmare, este cel mai precis.	Pentru că se bazează atât de mult pe date, necesită o soluție de analiză și/sau un instrument de prognoză, care poate fi costisitor. Reprezentanții de vânzări trebuie să urmărească și să curețe datele în mod constant.

Exemplu de prognoză prin analiză multivariabilă

Imaginați-vă că aveți doi reprezentanți, fiecare dintre ei lucrând la un singur cont. Primul reprezentant are o întâlnire cu departamentul de achiziții programată pentru vineri, în timp ce al doilea reprezentant tocmai a făcut prima prezentare în fața comitetului de achiziții.

Pe baza ratei de câștiguri a primului reprezentant pentru această etapă a procesului de vânzare, combinată cu dimensiunea relativ mare a afacerii preconizate și cu numărul de zile rămase din trimestru, acesta are 40% șanse să încheie afacerea în această perioadă. Acest lucru vă oferă o previziune de 9 600 de dolari.

Cel de-al doilea reprezentant al dvs. se află mai devreme în procesul de vânzare, dar afacerea este mai mică și are o rată de încheiere ridicată. Are, de asemenea, o probabilitate de 40% de a încheia, ceea ce vă oferă o previziune de 6.800 $.

Combinați aceste previziuni și veți obține o previziune de vânzări trimestriale de 16.400 $.

Previziuni de tip pipeline

Metoda de previziune a vânzărilor de tip pipeline poate dura ceva timp – poate prea mult timp – dacă nu aveți un program care să se ocupe de calculele dumneavoastră. Aceasta analizează fiecare oportunitate care se află în prezent în pipeline-ul dvs. și îi calculează șansele de încheiere pe baza unor variabile unice ale companiei, inclusiv rata de câștig a reprezentantului și valoarea oportunității.

Această metodă de prognoză se bazează pe capacitatea dvs. de a furniza date de înaltă calitate. Dacă încurcați cifrele sau folosiți date imperfecte, vă veți trezi cu o prognoză care oferă valoare zero.

Asigurați-vă că reprezentanții dvs. introduc în mod regulat date exacte și la timp în CRM-ul lor pentru a obține cele mai multe informații din această metodă.

pros	contra
Se bazează foarte mult pe date, ceea ce o face una dintre cele mai precise. Tine cont de factorii unici ai fiecărei oportunități.	Se bazează foarte mult pe date și poate fi ușor de distorsionat. Este adesea nevoie de un instrument de prognoză a vânzărilor.

Exemplu de previzionare a pipeline-ului

Dacă echipa dvs. de vânzări încheie de obicei tranzacții în valoare între 5.000 și 8.000 de dolari în termen de 60 de zile, tuturor tranzacțiilor curente din pipeline-ul echipei dvs. li se va acorda o probabilitate mare de încheiere.

Puteți folosi apoi aceste date pentru a calcula previziunile lunare sau trimestriale.

Iată o defalcare a modului de a începe cu previziunile de vânzări. Acești pași vor asigura o prognoză exactă a vânzărilor pentru afacerea dumneavoastră.

Stabiliți un proces de vânzări pentru echipa dumneavoastră.

Dacă echipa dumneavoastră de vânzări nu folosește în mod constant aceleași etape și pași, nu veți putea prezice probabilitatea ca o oportunitate să se încheie. Consultați ghidul nostru pentru construirea unui proces de vânzări pentru a afla cum să creați un proces de vânzări documentat și structurat pe care să îl folosiți atunci când convertiți orice prospect de la un lead la un client.

Procesul dvs. de vânzări va stabili, de asemenea, definiții standard pentru oportunitate, lead, prospect și închidere. Toată lumea trebuie să fie de acord cu privire la momentul și modul de a număra lead-urile care intră și ies din pâlnie.

Stabilește cote individuale și de echipă.

Pentru a evalua performanța, aveți nevoie de o definiție obiectivă a „succesului”. Lucrați cu reprezentanții și liderii dvs. de vânzări pentru a stabili cote de vânzări. Acestea vor servi ca obiective financiare de bază pentru a le compara alături de previziunile dvs. de vânzări.

Investiți într-un instrument de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).

CRM-urile, cum ar fi HubSpot CRM, oferă reprezentanților dvs. de vânzări o bază de date pentru urmărirea oportunităților pentru a vă oferi previziuni precise de încheiere. Datele exacte vor permite o previziune precisă.

Inclusiv dacă afacerea dvs. este nouă, stabilirea unui CRM și obișnuirea reprezentanților dvs. de a folosi unul va fi benefică pentru previziunile viitoare. (Dacă sunteți nou-nouț, consultați șablonul nostru de previzionare a vânzărilor din secțiunea următoare.)

Alegeți o metodă de previzionare a vânzărilor.

După ce v-ați stabilit procesul de vânzări, cota de vânzări și CRM-ul, puteți alege o metodă de previzionare a vânzărilor.

Metoda pe care o alegeți va depinde de câțiva factori, inclusiv de vechimea afacerii dvs., de mărimea echipei dvs. de vânzări și a conductelor, precum și de calitatea datelor dvs. de vânzări și de obiceiurile dvs. de urmărire a datelor.

Dacă afacerea dvs. este nouă sau nu are prea multe date istorice privind vânzările, cea mai bună metodă pentru dvs. ar fi prognoza intuitivă.

Dacă abia începeți cu prognoza vânzărilor și aveți conducte de vânzări ocupate, prognoza stadiului de oportunitate, prognoza duratei ciclului de vânzări. Cu toate acestea, aceste metode prezintă amândouă calcule obiective de prognoză, așa că, dacă sunteți în căutarea unei prognoze mai detaliate specifice pipeline-ului, prognoza de analiză multivariabilă și prognoza pipeline-ului pot fi opțiuni fezabile.

Aceste două funcționează cel mai bine dacă echipa dvs. are date de vânzări impecabile și are obiceiul de a ține la curent cu datele pipeline-ului lor. În cele din urmă, pentru cele mai consistente piețe și industrii, prognoza istorică poate fi un bun model de prognoză.

Urmăriți îndeaproape modelul dvs. de afaceri, echipa de vânzări, urmărirea datelor și industria mai largă înainte de a merge mai departe cu un model de prognoză a vânzărilor.

Țineți-vă echipa de vânzări informată și responsabilă.

Indiferent de metoda de prognoză a vânzărilor pe care o alegeți, țineți-vă reprezentanții de vânzări informați și comunicați des schimbările și deciziile. Acesta este un alt motiv bun pentru a investi într-un CRM – acesta îi ține pe reprezentanții dvs. informați cu privire la fiecare interacțiune cu clienții potențiali și între ei.

Colectați feedback regulat de la echipa dvs. cu privire la ceea ce funcționează și ceea ce nu funcționează. Trageți-i la răspundere pe reprezentanții dvs. pentru performanța lor în raport cu cotele de vânzări și previziunile de vânzări. La urma urmei, ei sunt cei mai apropiați și cei mai familiarizați cu prospecții dvs. și cu performanța generală de vânzări ca și companie.

Sales Forecasting Template

Există o temă comună în toate aceste metode de previzionare a vânzărilor: Datele.

Chiar și cele mai ușoare opțiuni de previzionare se bazează pe cunoașterea numărului de oportunități aflate în pipeline-ul fiecărui reprezentant și a probabilității de încheiere a proiectului acestora.

Pentru a ține evidența tuturor acestor detalii, puteți utiliza un șablon gratuit de previzionare a vânzărilor, cum ar fi tracker-ul nostru pentru pipeline-ul de vânzări.

Acest tracker include:

• O foaie de calcul pentru a urmări ce afaceri sunt garantate, probabile, potențiale și puțin probabile să se încheie în această lună
• O prognoză lunară a veniturilor care se actualizează automat cu informațiile pe care le-ați introdus în prima foaie de calcul
• Un tracker de urmărire a obiectivelor anuale, astfel încât să vă puteți monitoriza progresul

Acest șablon de prognoză a vânzărilor este ideal atunci când sunteți la început de drum. Cu toate acestea, dacă firma dvs. este mai bine stabilită, luați în considerare utilizarea unui CRM în schimb. Un CRM va calcula toate cele de mai sus pe cont propriu – astfel încât nu trebuie să ridicați un deget.

Încercați CRM-ul gratuit al HubSpot. Nu numai că va ține evidența veniturilor dvs. reale și previzionate, dar înregistrează automat fiecare interacțiune cu potențialii clienți – e-mailuri, apeluri și social media – ceea ce face ca abilitatea dvs. de a evalua probabilitatea încheierii unei afaceri să fie și mai precisă.

Începeți astăzi previziunea vânzărilor

Cu o strategie de previziune a vânzărilor bine gândită, puteți fi pregătit pentru viitor – orice ar aduce acesta. Obțineți mai multe strategii simple pentru a crea un model mai bun de prognoză a vânzărilor aici.

Nota editorului: Această postare a fost scrisă inițial în ianuarie 2019 și a fost actualizată pentru a fi mai cuprinzătoare.