Două moduri de a construi diagrame dinamice în Excel

Nota editorului: În videoclip, Brandon Vigliarolo folosește Microsoft Office 365 și parcurge pașii de construire a diagramelor dinamice în Excel. Pașii sunt foarte asemănători cu următorul tutorial realizat de Susan Harkins.

Dacă doriți să avansați dincolo de abilitățile obișnuite de utilizare a foilor de calcul, crearea de diagrame dinamice este un loc bun pentru a începe această călătorie. Cheia este de a defini datele sursă ale graficului ca fiind un interval dinamic. Procedând astfel, graficul va reflecta în mod automat modificările și adăugările la datele sursă. Din fericire, procesul este ușor de implementat în Excel 2007 și 2010, dacă sunteți dispus să folosiți funcția de tabel. În caz contrar, există o metodă mai complexă. Le vom explora pe amândouă.

ÎNVĂȚAȚI MAI MULTE: Prețuri și caracteristici Office 365 Consumer

Metoda tabelului

În primul rând, vom utiliza caracteristica tabel, disponibilă în Excel 2007 și 2010 – veți fi uimit de cât de simplă este. Primul pas este de a crea tabelul. Pentru a face acest lucru, este suficient să selectați intervalul de date și să faceți următoarele:

1. Click pe fila Insert.
2. În grupul Tables, faceți clic pe Table.
3. Excel va afișa intervalul selectat, pe care îl puteți modifica. Dacă tabelul nu are anteturi, asigurați-vă că debifați opțiunea My Table Has Headers (Tabelul meu are anteturi).
4. Clic pe OK și Excel va formata intervalul de date ca un tabel.

Care grafic pe care îl construiți pe tabel va fi dinamic. Pentru a ilustra, creați o diagramă rapidă cu coloane după cum urmează:

1. Selectați tabelul.
2. Click pe fila Insert.
3. În grupul Charts, alegeți prima diagramă în coloană 2-D din meniul derulant Chart.

Acum, actualizați graficul adăugând valori pentru luna martie și urmăriți cum graficul se actualizează automat.

Metoda formulei dinamice

Nu veți dori întotdeauna să vă transformați intervalul de date într-un tabel. Mai mult decât atât, această caracteristică nu este disponibilă în versiunile de Office de dinainte de panglică. Când oricare dintre acestea este cazul, există o metodă de formulare mai complexă. Aceasta se bazează pe intervale dinamice care se actualizează automat, similar cu modul în care o face tabelul, dar numai cu puțin ajutor din partea dumneavoastră.

Utilizând foaia noastră anterioară, veți avea nevoie de cinci intervale dinamice: unul pentru fiecare serie și unul pentru etichete. Urmează instrucțiunile pentru crearea intervalului dinamic pentru etichetele din coloana A. Apoi, utilizați aceste instrucțiuni pentru a crea o etichetă dinamică pentru coloanele B până la E. Pentru a crea intervalul dinamic pentru coloana A, faceți următoarele:

1. Click pe fila Formulas.
2. Click pe opțiunea Define Names din grupul Defined Names.
3. Introduceți un nume pentru intervalul dinamic, MonthLabels.
4. Selectați foaia curentă. În acest caz, aceasta este DynamicChart1. Puteți folosi foaia de lucru, dacă doriți. În general, este mai bine să limitați intervalele la foaia de calcul, cu excepția cazului în care intenționați să le utilizați la nivel de registru de lucru.
5. Introduceți următoarea formulă: =OFFSET(DynamicChart1!$A$2,0,0,0,COUNTA(DynamicChart1!$A:$A))
6. Click OK.

Acum, repetați instrucțiunile de mai sus, creând un interval dinamic pentru fiecare serie folosind următoarele nume de intervale și formule:

Observați că prima referință de interval începe cu rândul 2. Acest lucru se datorează faptului că există un rând de rubrici în rândul 1. Al doilea set de referințe se referă la întreaga coloană, permițând formulei să acomodeze toate valorile din coloană, nu doar un anumit interval. Adăugarea componentei -1 elimină celula de titlu din numărătoare. Prima formulă (pentru etichetele din coloana A) nu are această componentă.

Este important să rețineți că trebuie să introduceți date noi într-un mod contiguu. Dacă săriți rânduri sau coloane, această tehnică nu va funcționa conform așteptărilor.

S-ar putea să vă întrebați de ce am adăugat eticheta Series la fiecare nume de interval. Folosirea numelui, singur, va crea confuzie în Excel. Titlurile seriilor din rândul 1 sunt, de asemenea, nume. Deoarece valorile implicite ale graficului vor utiliza titlurile de etichetă din fiecare coloană pentru fiecare nume de serie, nu puteți utiliza aceste etichete pentru a denumi intervalele dinamice. Nu utilizați aceleași etichete atât pentru titlurile din foaia de calcul, cât și pentru denumirile intervalelor dinamice.

În continuare, inserați o diagramă pe coloane, așa cum ați făcut înainte. Dacă introduceți date noi, graficul nu le va reflecta încă. Acest lucru se datorează faptului că graficul, în mod implicit, face referire la un interval de date specific, DynamicChart1:A1:E3. Trebuie să schimbăm acea referință cu intervalele dinamice pe care tocmai le-am creat, după cum urmează:

1. În grafic, faceți clic dreapta pe orice coloană.
2. Din submeniul rezultat, alegeți Select Data.
3. În lista din stânga, selectați Smith și apoi faceți clic pe Edit. (Vă amintiți de conflictul de denumire pe care l-am menționat? Excel utilizează titlul coloanei (celula B1) pentru a denumi seria.)
4. În caseta de dialog rezultată, introduceți o referință la intervalul dinamic al lui Smith în controlul Series Values. În acest caz, aceasta este =DynamicChart1!SmithSeries.
5. Click OK.

Repetați procesul de mai sus pentru a actualiza celelalte serii pentru a reflecta intervalele lor dinamice: DynamicChart1!JonesSeries; DynamicChart1!MichaelsSeries; și DynamicChart1!HancockSeries.

În continuare, actualizați etichetele axelor graficului (coloana A), după cum urmează:

1. În caseta de dialog Select Data Source, faceți clic pe January (în lista din dreapta).
2. Apoi, faceți clic pe Edit.
3. În caseta de dialog rezultată, faceți referire la intervalul dinamic al etichetei axei, DynamicChart1!MonthLabels.
4. Faceți clic pe OK.

Nu trebuie să actualizați luna februarie; Excel face acest lucru pentru dvs. Acum, începeți să introduceți datele pentru luna martie și urmăriți cum se actualizează automat graficul! Rețineți doar că trebuie să introduceți datele în mod contiguu; nu puteți sări peste rânduri sau coloane.

Această metodă cu formule este mai complexă decât metoda tabelului. Aveți grijă la numirea intervalelor dinamice și la actualizarea referințelor seriilor. Este ușor să introduceți greșeli de scriere. Dacă graficul nu se actualizează, verificați referințele intervalelor.

Pentru o tehnică de diagramă dinamică care urmează o cale diferită, citiți Creați o diagramă dinamică Excel și faceți-vă propriul tablou de bord. Fișele de lucru Excel care demonstrează aceste versiuni de grafice dinamice sunt disponibile pentru a fi descărcate gratuit.

Vedeți și

• Cum să adăugați o listă derulantă într-o celulă Excel (TechRepublic)
• Cum să deveniți un inginer cloud: A cheat sheet (TechRepublic)
• 50 de sfaturi de economisire a timpului pentru a vă accelera munca în Microsoft Office (PDF gratuit) (TechRepublic download)
• Calculator de comparație a costurilor: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
• Microsoft Office s-a schimbat, modul în care îl folosiți ar trebui să se schimbe și el (ZDNet)
• Cele mai bune servicii de cloud pentru întreprinderile mici (CNET)
• Cele mai bune aplicații de liste de sarcini pentru gestionarea sarcinilor pe orice platformă (Download.com)
• Mai multe informații despre Microsoft pe care trebuie să le citiți (TechRepublic on Flipboard)