Cunoașterea modului de calculare a costului forței de muncă este esențială dacă doriți să conduceți o operațiune profitabilă, deoarece forța de muncă este de departe cea mai mare cheltuială cu care se confruntă majoritatea întreprinderilor. Costurile specifice variază în funcție de industrie, dar, în majoritatea domeniilor, reprezintă aproximativ 60% din cheltuielile totale. În martie 2020, lucrătorul mediu neguvernamental a costat angajatorii 37,73 dolari pe oră lucrată. Pentru lucrătorii guvernamentali, această cifră sare la 52,45 dolari pe oră.
Dacă nu aveți o formulă fiabilă de calcul a costului forței de muncă, nu aveți cum să știți cât costă de fapt fiecare angajat suplimentar organizația dumneavoastră. Fără aceste informații, este imposibil să vă proiectați cu exactitate capacitățile actuale și viitoare de angajare. Nu puteți stabili corect prețul bunurilor sau serviciilor dvs. dacă nu cunoașteți costul forței de muncă asociate cu producerea acestora.
În timp ce calcularea costurilor forței de muncă poate părea simplă, multe întreprinderi adoptă o abordare prea restrânsă, contabilizând doar costul salariilor angajaților. Acest lucru face parte din formula costului forței de muncă, dar adevăratul cost al forței de muncă include întreaga gamă de cheltuieli asociate cu atragerea, îmbarcarea, formarea și păstrarea angajaților dumneavoastră. Aceasta include, de asemenea, impozitele pe salarii, pachetele de beneficii și alte cheltuieli asociate angajaților, cum ar fi spațiul și echipamentele.
În cele ce urmează, vom vorbi mai mult despre importanța de a ști cum să calculați costul forței de muncă în mod temeinic și precis și vă vom oferi o defalcare fiabilă a fiecărei cheltuieli pe care ar trebui să o luați în considerare.
De ce să calculați costul forței de muncă?
Nu ați semna un contract pentru un nou spațiu de birouri fără să faceți calculele pentru a vedea dacă vă puteți permite chiria lunară, nu-i așa? La fel, nu ar trebui să angajați un nou angajat înainte de a evalua pe deplin dacă beneficiile angajării acestuia vor depăși costul financiar.
În timp ce companiile se dezvoltă, multe au probleme atunci când își supraestimează nevoile de personal și subestimează costul real al forței de muncă. În cel mai bun caz, acest lucru sfârșește prin a afecta profiturile și, în cel mai rău caz, duce la necesitatea de a concedia oameni.
Utilizarea unei formule de calcul a costului forței de muncă vă oferă o cifră precisă în dolari pentru ceea ce fiecare oră de muncă costă în mod direct organizația dumneavoastră. Cu această cifră în minte, este mult mai ușor să calculați câți angajați cu normă întreagă și cu jumătate de normă vă puteți permite să aduceți la bord, decât să ghiciți.
Cunoașterea costurilor forței de muncă vă ajută să stabiliți prețuri optime, ceea ce vă maximizează profiturile. Dacă vă subestimați costurile cu forța de muncă, veți stabili prețuri prea mici și vă veți trezi cu marje care nu sunt fezabile pentru a rămâne în afaceri. Dacă supraestimați costurile forței de muncă, veți stabili prețuri prea mari și nu veți putea concura eficient pe piață. Costurile cu forța de muncă ar trebui să fie luate în considerare alături de costul bunurilor vândute atunci când decideți cât de mult să cereți.
În cele din urmă, calcularea costurilor cu forța de muncă vă ajută să identificați scurgerile de venituri care vă mănâncă veniturile. Câteva exemple includ utilizarea telefonului mobil al angajaților, kilometrajul vehiculului companiei și costurile de angajare. Monitorizarea tendințelor de cheltuieli în aceste domenii vă poate ajuta, de asemenea, să semnalați eventualele fraude.
Cum să calculați costul forței de muncă
Acum că am stabilit de ce este important să obțineți o citire exactă a costului forței de muncă, iată șase categorii de cheltuieli pe care trebuie să le luați în considerare în formula costului forței de muncă.
Recrutarea
Începeți să acumulați costuri cu forța de muncă chiar înainte de a vă angaja primul angajat. La urma urmei, întreținerea unui site web, promovarea anunțurilor de locuri de muncă, participarea la târguri de locuri de muncă și desfășurarea altor activități de recrutare costă bani. Unele roluri de nișă vă pot costa mai mult pentru a le ocupa, în timp ce alte roluri, cum ar fi posturile entry-level, pot costa mai puțin. Suma medie pe care o costă atragerea unui angajat pentru orice rol este cunoscută sub numele de cost per angajare.
Costurile de recrutare se calculează prin însumarea tuturor cheltuielilor dvs. de recrutare internă și externă. Unele cheltuieli comune de recrutare pe care trebuie să le includeți în calculul dvs. sunt taxele pentru agențiile de recrutare, verificarea antecedentelor, testarea antidrog, târgurile de carieră, crearea și întreținerea paginii dvs. de carieră și taxele plătite recrutorilor.
Salarii
Aceasta este cea mai evidentă cheltuială cu angajații și este destul de simplă. Acesta este costul total al salariilor sau al remunerațiilor orare pe care le plătiți tuturor angajaților dumneavoastră.
Asigură-te că, indiferent de unitatea de timp pe care o folosești pentru a măsura costurile salariale – de obicei, analizarea costului de angajare pentru un an întreg este cea mai simplă – folosești același interval de timp pentru toate celelalte categorii prezentate aici.
Beneficii și asigurări de sănătate
Beneficiile angajaților sunt o altă cheltuială majoră legată de forța de muncă. Din costul de 37,73 dolari pe oră al angajaților, despre care v-am vorbit mai devreme, 11,82 dolari au fost reprezentați de beneficii. Asta înseamnă aproximativ 30%.
În general, cu cât aveți mai mulți angajați, cu atât beneficiile dvs. vor costa mai puțin per angajat. Primele de asigurare de sănătate, contribuțiile angajatorului la pensie, taxele de administrare a programului de pensionare, timpul liber plătit și plățile suplimentare, cum ar fi orele suplimentare, toate ar trebui să fie incluse în calculul beneficiilor dumneavoastră.
Impozite pe muncă
Pentru fiecare persoană pe care o angajați, compania dumneavoastră suportă o sarcină fiscală. Aceasta este compusă din impozitul federal pe venit, impozitele de securitate socială și Medicare și șomaj. Impozitele federale pe venit sunt reținute din salariul angajatului, așa că nu le includem aici (deoarece sunt deja acoperite ca parte a categoriei de salarii de mai sus).
Impozitele de securitate socială și Medicare sunt, de asemenea, reținute din salariile angajaților, dar angajatorul este responsabil pentru plata unei sume corespunzătoare pe lângă acestea. Taxele federale de șomaj sunt plătite strict de către angajator. Pentru a calcula partea dvs. de cheltuieli pentru fiecare dintre aceste impozite, utilizați îndrumările de la IRS prezentate aici.
Formare
Angajații noi nu sunt de obicei productivi încă de la început. Mai degrabă, veți cheltui ceva timp și bani pentru a-i instrui, iar aceste costuri ar trebui să fie luate în considerare în cheltuielile cu forța de muncă. Potrivit unui raport al revistei Training, întreprinderile americane cheltuiesc în medie 1.075 de dolari pe angajat pentru instruire.
Când adunați costurile de instruire, luați în considerare deplasările, materialele de instruire, echipamentele, software-ul și alte programe digitale, precum și plata pentru ajutor extern. Dacă doriți să fiți super precis, puteți include și pierderea de productivitate, adică suma de bani pe care nu o câștigați pentru că angajatul nu este încă pe deplin productiv. Aceste cifre ar putea fi mai ușor de obținut în anumite domenii, cum ar fi vânzările, în timp ce în altele, cum ar fi afacerile bazate pe servicii, nu sunt la fel de cuantificabile.
Cheltuieli generale
Sunteți probabil familiarizați cu cheltuielile generale, cum ar fi chiria și utilitățile, și s-ar putea să vă gândiți că acestea reprezintă o cheltuială separată de costurile cu forța de muncă. De fapt, însă, cheltuielile generale sunt direct legate de numărul de angajați pe care îi aveți. Cu cât angajați mai mulți oameni, de exemplu, cu atât aveți nevoie de mai multe birouri și de mai mulți metri pătrați de spațiu, așa că cel mai logic este să includeți cheltuielile generale ca parte a costurilor cu forța de muncă.
Câteva elemente care trebuie luate în considerare în costurile generale includ costul spațiului fizic de lucru (ipotecă sau chirie), impozitele pe proprietate, utilitățile, consumabilele de birou, echipamentele și întreținerea. Dacă puneți la dispoziția angajaților vehicule ale companiei, telefoane mobile, laptopuri sau alte dispozitive pentru uzul angajaților, acestea ar trebui, de asemenea, să fie incluse.
Costuri suplimentare de luat în considerare
În plus față de costurile periodice, recurente, acoperite mai sus, nu uitați să luați în calcul costurile flexibile, cum ar fi forța de muncă sezonieră sau temporară și costurile unice care apar doar ocazional, cum ar fi primele de sărbători.
De asemenea, luați în considerare costul contractorilor, cum ar fi graficienii independenți sau consultanții, ținând cont de faptul că aceste cheltuieli ar putea de fapt să scadă pe măsură ce adăugați angajați (cum ar fi dacă aduceți un grafician intern pentru a elimina nevoia de externalizare).
Formula costului forței de muncă
După ce v-ați ocupat de toate categoriile de mai sus, este timpul să le adunați.
- Pentru a calcula costul real al forței de muncă, adunați cheltuielile din categoriile de mai sus și împărțiți suma la numărul de angajați pe care îi aveți. Acest lucru vă va da costul pe angajat pe an (sau orice unitate de timp pe care ați stabilit-o).
- În continuare, doriți să împărțiți acest cost pe ore. Pentru a face acest lucru, împărțiți costul pe angajat de la pasul 1 la numărul de ore lucrate pe an. Presupunând o săptămână de lucru de 40 de ore cu două săptămâni de concediu plătit, majoritatea angajaților lucrează aproximativ 2.000 de ore pe an.
- Acesta este costul real al forței de muncă pe oră.
Utilizând această cifră, puteți face cu ușurință calculele pentru a înțelege cât va adăuga fiecare angajat suplimentar cu normă întreagă sau cu jumătate de normă la foaia dvs. de cheltuieli în fiecare an și, la rândul său, pentru a vedea dacă este o cheltuială fezabilă.
Quickbooks oferă un instrument gratuit excelent pentru a vă ajuta să efectuați acest calcul în mod digital. Îl puteți găsi aici.
Obțineți ajutorul unui expert care să vă ajute să vă cartografiați viitorul plan de recrutare a personalului
Cum puteți vedea, sunt multe de luat în considerare atunci când decideți câte persoane trebuie să angajați și ce roluri să prioritizați. Dacă nu reușiți să vă prognozați în mod corespunzător nevoile de personal, puteți avea ca rezultat profituri pierdute și o productivitate întârziată. 4 Corner Resources vă poate ajuta să trasați un plan de angajare a personalului care să răspundă nevoilor organizației dvs. și care să aibă sens pentru bugetul dvs.
Vă vom ajuta să cântăriți beneficiile angajaților cu normă întreagă față de opțiunile alternative, cum ar fi munca cu fracțiune de normă, temporară și contractuală, pentru a determina cea mai bună strategie de dotare cu personal pentru situația dvs. actuală și pentru creșterea viitoare. De asemenea, oferim o suită completă de servicii de salarizare pentru a vă ajuta să abordați sarcini plictisitoare, dar necesare, cum ar fi ofertele de asigurări și beneficii.
Contactați-ne astăzi și lăsați-ne să începem să construim o strategie de angajare adaptată afacerii dumneavoastră.