Acest tutorial acoperă:
Ce sunt legăturile externe sau referințele?
Când creați formule în Excel și vă referiți la un punct de date dintr-un alt registru de lucru, Excel creează o legătură către acel registru de lucru.
Atunci formula dumneavoastră poate arăta așa cum se arată mai jos:
Rețineți că partea evidențiată în galben este legătura externă (numită și referință externă). Această parte a formulei îi spune lui Excel să meargă la acest registru de lucru (Score.xlsx) și să se refere la celula specificată din registrul de lucru.
Beneficiul de a avea o legătură externă în formula dvs. este că o puteți actualiza automat atunci când datele din registrul de lucru legat se schimbă.
Cu toate acestea, dezavantajul este că trebuie să aveți întotdeauna disponibil acel registru de lucru legat. Dacă ștergeți fișierul de registru de lucru legat, îi schimbați numele sau îi schimbați locația folderului, datele nu se vor actualiza.
Dacă lucrați cu un registru de lucru care conține linkuri externe și trebuie să îl partajați cu colegii/clienții, este mai bine să eliminați aceste linkuri externe.
Dar, dacă aveți o mulțime de formule, să faceți acest lucru manual vă poate înnebuni.
Cum să găsiți legăturile și referințele externe în Excel
Iată câteva tehnici pe care le puteți folosi pentru a găsi rapid legăturile externe în Excel:
- Utilizarea funcției Find and Replace.
- Utilizarea opțiunii Edit Links.
Să vedem cum funcționează fiecare dintre aceste tehnici.
Find External Links using Find and Replace
Casele cu legături externe conțin numele registrului de lucru cu care se leagă. Aceasta ar însemna că referința ar avea numele de fișier cu extensia .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Potem folosi acest lucru pentru a găsi toate legăturile externe.
Iată care sunt pașii pentru a găsi legături externe în Excel folosind Find and Replace:
- Selectați toate celulele.
- Apăsați fila Home -> Editing -> Find & Select -> Find.
- În caseta de dialog Find and Replace, introduceți *.xl* în câmpul ‘Find what’.
- Click pe Find All.
Aceasta va găsi și va afișa toate celulele care au legături externe în ele.
Acum puteți selecta toate aceste celule (selectați prima înregistrare, țineți apăsată tasta Shift și apoi selectați ultima înregistrare) și convertiți formulele în valori.
Găsiți legăturile externe folosind opțiunea Edit Links
Excel are acest instrument încorporat care va găsi toate referințele externe.
Iată pașii pentru a găsi legăturile externe folosind opțiunea Edit Links:
- Apăsați fila Data.
- În grupul Connections, faceți clic pe Edit Links. Se deschide caseta de dialog Edit Links (Editare legături) care va lista toate registrele de lucru la care se face referire.
- Click pe Break Links (Întrerupeți legăturile) pentru a converti toate celulele legate în valori.
Să știți că, odată ce ați întrerupt legăturile, puteți anula acest lucru. Ca cea mai bună practică, creați o copie de rezervă înainte de a face acest lucru.
Încă primiți promptul de legături externe?
Cîteodată, este posibil să găsiți și să eliminați toate legăturile externe, dar să primiți în continuare un prompt așa cum se arată mai jos:
Nu înnebuniți și nu începeți să înjurați Excel.
Atunci, dacă primiți promptul de actualizare a legăturilor, verificați și următoarele pentru legături externe:
- Named Ranges
- Conditional Formatting
- Data Validation
- Shapes
- Chart Titles
Utilizarea ‘Find and Replace’ sau ‘Edit Links’, așa cum se arată mai sus, nu ar identifica legăturile externe în aceste caracteristici menționate mai sus.
Iată care sunt pașii pentru a găsi legături externe în aceste locuri:
- Named Ranges: Mergeți la fila Formula și faceți clic pe Name Manager. Acesta vă va afișa toate intervalele numite din registrul de lucru. Puteți verifica coloana „Refers to” (Se referă la) pentru a depista referințele externe.
- Conditional Formatting (Formatare condiționată): Singurul mod în care o legătură externă poate ajunge în Formatarea condiționată este prin intermediul formulei personalizate. Mergeți la fila Home -> Conditional Formatting -> Manage Rules. În Conditional Formatting Rules Manager (Managerul de reguli de formatare condiționată), verificați formulele pentru linkuri externe.
- Data Validation (Validare date): Este posibil ca lista derulantă de validare a datelor să se refere la un interval denumit care, la rândul său, are legături externe. Verificarea intervalelor numite ar trebui să rezolve și această problemă.
- Forme: Dacă utilizați forme care sunt legate de celule, verificați dacă acestea au legături externe. Iată o modalitate rapidă de a trece prin toate formele:
- Presați tasta F5. Se va deschide caseta de dialog Go to Dialog Box.
- Click pe Special.
- În caseta de dialog Go To Special, selectați Objects.
- Click OK. Acest lucru ar selecta toate formele. Acum puteți folosi tasta Tab pentru a trece prin acestea.
- Chart Titles: Selectați titlul graficului și verificați în bara de formule dacă se referă la un link extern.
Puteți afla mai multe despre linkurile externe din aceste tutoriale:
- Finding External Links in Excel – Contextures Blog.
- Finding External Links – Microsoft Excel Support.
Există, de asemenea, un add-in disponibil pentru a găsi linkuri externe în Excel. Faceți clic aici pentru a afla mai multe și pentru a descărca add-in-ul.
Vă pot plăcea și următoarele tutoriale Excel: