Cum să faci un ghid de referință rapidă excelent

Ce este un ghid de referință rapidă

Un ghid de referință rapidă este orice documentație care oferă un set de instrucțiuni condensate de una sau două pagini despre cum se utilizează un produs. Acestea pot fi foarte detaliate sau foarte simple, în funcție de ceea ce este necesar.

Practic fiecare produs necesită un anumit tip de documentație pentru a ajuta clienții să înțeleagă cum să îl folosească. În funcție de produs, uneori aceste ghiduri de utilizare sau manuale de produs pot avea sute de pagini, cu pagini pline de blocuri lungi de text.

Cu alte cuvinte, ele pot fi destul de descurajante, mai ales pentru noii utilizatori.

Evident, aveți nevoie de o documentație care să acopere tot ceea ce poate face produsul dumneavoastră. Dar, uneori, clienții dvs. vor doar să știe ceva fără a fi nevoiți să parcurgă o tonă de conținut pentru a-l găsi.

Un ghid de referință rapidă este o modalitate perfectă de a le oferi utilizatorilor dvs. o multitudine de informații accesibile rapid, într-un mod ușor de digerat și atractiv.

Iată ce veți afla:

• De ce este important?
• Elementele esențiale pentru a crea un ghid de referință rapidă excelent.
• Cum să realizați un ghid de referință rapidă în șase pași simpli.
• Tipuri comune de ghiduri de referință rapidă.
• Ghid de referință rapidă ce trebuie făcut și ce nu trebuie făcut.

De ce este important?

Sunt utile mai ales atunci când un produs sau un serviciu are o serie de funcții diferite sau avansate, dar poate fi operat și mai simplu.

De exemplu, în urmă cu câțiva ani, mi-am îmbunătățit aragazul de bază cu un model mai frumos, mai avansat. În timp ce cuptorul de pe vechea sobă era practic pornit sau oprit cu setări de temperatură, cel nou a venit cu tot felul de caracteristici noi.

Exista o setare obișnuită de Coacere, precum și Coacere cu convecție, Prăjire, Prăjire, Panificație și multe altele. În plus, cel nou are butoane și un afișaj digital, în timp ce cel vechi era doar un buton pe care îl roteai pentru a-l porni și pentru a seta temperatura.

Acum, am copt o pâine sau două la vremea mea, dar să fim sinceri. De cele mai multe ori când îmi folosesc cuptorul încălzesc rulouri de pizza sau prăjesc niște pâine cu usturoi, așa că folosesc mai ales setarea obișnuită de coacere.

Din fericire, producătorul a furnizat un ghid de pornire rapidă (unul dintre cele mai comune tipuri de ghiduri de referință rapidă) pentru a mă ajuta să fac coacerea de bază. În câțiva pași scurți, am știut exact ce trebuie să fac pentru a utiliza cuptorul pentru cea mai elementară funcție a sa.

Apoi, când am vrut să lucrez cu funcțiile mai avansate, am putut să mă adâncesc în manualul complet al produsului.

Ghidurile de referință rapidă permit utilizatorilor dvs. să găsească rapid și ușor informațiile de care au nevoie pentru a îndeplini o anumită sarcină sau un set de sarcini. Ele nu înlocuiesc un manual complet al utilizatorului, dar reprezintă o modalitate suplimentară fantastică de a furniza informații.

Din fericire, Snagit face foarte simplă crearea unui ghid de referință rapidă.

Iată tot ce trebuie să știți despre realizarea unui ghid de referință rapidă de înaltă calitate, în cel mai scurt timp.

Un ghid de pornire rapidă este un ghid de referință rapidă?

Răspunsul rapid: Da!

După cum am menționat mai sus, un ghid de pornire rapidă este unul dintre cele mai comune tipuri de ghiduri de referință rapidă. Așadar, deși nu toate ghidurile de referință rapidă sunt ghiduri de pornire rapidă, toate ghidurile de pornire rapidă sunt ghiduri de referință rapidă.

Este logic?

Cum să faci un ghid de referință rapidă în șase pași simpli

Și, dacă nu ai instrumentele potrivite, aici lucrurile pot deveni foarte complicate. Poate fi consumator de timp să încerci să pui totul într-un document Microsoft Word, de exemplu.

Și dacă nu ai acces la un designer profesionist, să te asiguri că ghidul tău de referință rapidă arată grozav poate fi un pic descurajant.

Dar nu trebuie să fie așa.

Vă voi dezvălui un mic secret: când vine vorba de proiectarea unui conținut excelent, șabloanele Snagit 2020 sunt superputerea mea.

Acestea oferă modele cu aspect profesional pe care le puteți folosi pentru a crea ghiduri rapide de instrucțiuni cu ușurință drag-and-drop.

Snagit 2020 vine echipat cu șabloane, dar puteți descărca, de asemenea, zeci de alte șabloane cu TechSmith Assets for Snagit.

Șabloanele Snagit vă permit să creați o serie de diferite tipuri de how-tos, documente de proces, tutoriale și multe altele.

Dar, pentru acest exemplu, să spunem că am vrut să creez un ghid de referință rapidă pentru cinci dintre cele mai comune instrumente din Snagit.

Pasul 1: Întoarceți-vă în Snagit. Faceți capturi de ecran

În primul rând, faceți toate capturile de ecran de care aveți nevoie și faceți orice adnotări (săgeți, text etc.) pe care doriți să le includeți în grafic.

Pasul 2. Creați-vă șablonul

Apoi, în editorul Snagit, alegeți Create > Create Image from Template.

Pasul 3. Alegeți un șablon

Selectați șablonul pe care doriți să îl utilizați. Există o mulțime de șabloane de ghiduri de referință rapidă din care puteți alege.

Pentru acest exemplu, am ales Peisajul de bază în 5 pași. Acest șablon este conceput ca un ghid pas cu pas, dar este perfect și pentru acest lucru.

Pași 4. Adăugați imagini

Din tava din partea de jos a editorului Snagit (tava Imagini recente), trageți capturile de ecran în locurile din șablon.

Pasul 5. Redimensionați imaginile

Redimensionați sau ajustați în alt mod capturile de ecran după cum este necesar.

Etapa 6. Adăugați conținut scris

Adaugați descrierile dvs. în secțiunile corespunzătoare în spațiul din dreapta șablonului și adăugați un titlu în căsuța de titlu.

Și ați terminat!

Mi-a luat mai mult timp să scriu pașii decât mi-a luat să creez acest mic ghid de referință rapidă.

După aceea, puteți să îl salvați, să distribuiți un link sau să îl imprimați pentru a-l pune pe birou.

Tipuri comune de ghiduri de referință rapidă

Există o serie de tipuri diferite de ghiduri de referință rapidă, așa că trebuie să știți exact de ce are nevoie publicul dumneavoastră înainte de a crea unul.

Publicul dumneavoastră are nevoie de o modalitate rapidă și ușoară de a începe să utilizeze cele mai de bază caracteristici ale produsului dumneavoastră? Atunci doriți să creați un ghid de inițiere rapidă.

Ou, poate că au nevoie de o referință unică pentru a înțelege UX-ul software-ului dumneavoastră? Ce ziceți de un glosar de termeni comuni? Sau o prezentare generală a caracteristicilor de bază ale produsului dumneavoastră?

Orice, imaginați-vă că utilizatorii dumneavoastră trec de la un software la al dumneavoastră. De ce informații ar putea avea nevoie pentru a face tranziția mai ușoară? Gândiți-vă la lucruri cum ar fi diferențele dintre arborele de meniuri, pictogramele, denumirile funcțiilor etc.

Toate aceste lucruri (și mult mai multe) pot fi realizate cu un ghid de referință rapidă.

Dar, evident, toate acestea sunt aplicații foarte diferite. Aflați nevoile și așteptările publicului dvs. și apoi creați conținutul de care acesta are nevoie pentru a reuși.

1. Ghid de inițiere rapidă
   Ajutați-i pe utilizatorii dvs. să se familiarizeze rapid cu produsul dvs.
2. Ghiduri de bază sau de sarcini de bază
   Similare unui ghid de inițiere rapidă, dar oferă o prezentare generală a modului de utilizare a celor mai de bază sau a celor mai importante caracteristici ale produsului sau serviciului dvs.
3. Ghid pentru caracteristici mai avansate
   După ce utilizatorii dumneavoastră sunt pregătiți să treacă la un nou nivel, utilizați un ghid de referință rapidă pentru a le face cunoștință cu alte funcționalități sau caracteristici.
4. Ghid pentru modificări ale produsului
   S-a actualizat recent software-ul dumneavoastră? Folosiți un ghid de referință rapidă pentru a vă conduce utilizatorii prin modificări.
5. How-to pas cu pas
   Aveți un proces pe care trebuie să îl explicați? Arătați-l!
6. Manual de utilizare pentru produse cu caracteristici sau funcționalități limitate
   Dacă produsul dvs. nu necesită un manual uriaș, un ghid de referință rapidă poate fi toată documentația de care aveți nevoie.

Elemente esențiale pentru a crea un ghid de referință rapidă sau un ghid de pornire rapidă excelent

Cunoașteți-vă publicul și nevoile acestuia

Cu cât scriu mai multe astfel de bloguri, cu atât mai mult devin conștient de teme consistente. Crearea conținutului pe care publicul tău îl dorește (și nu neapărat ceea ce vrei tu să îi spui) este una dintre cele mai consistente.

După cum se observă în acest articol despre cum să creați un conținut mai eficient de educare a clienților, există o serie de modalități de a afla exact care este acesta, inclusiv forumurile online, sondajele clienților sau chiar de la propriul personal de asistență tehnică.

Indiferent de modul în care îl obțineți, furnizarea de conținut pe care clienții dvs. îl doresc și de care au nevoie va contribui în mare măsură la asigurarea succesului materialelor dvs. de referință rapidă.

Simplicitatea este cheia

Principalul scop al unui ghid de referință rapidă este de a face informația ușor și ușor accesibilă, așa că asigurați-vă că este simplu de înțeles.

Utilizați elemente vizuale

Evitați pe cât posibil blocurile uriașe de text În schimb, folosiți elemente vizuale, cum ar fi capturi de ecran cu marcaje, pictograme sau fotografii de produs – și doar suficient text pentru a vă asigura că punctele dvs. sunt clare.

Includeți doar informațiile esențiale

Căutați-le pe una sau două pagini. Nu încercați să acoperiți totul din manualul dvs. complet de utilizare. Gândiți-vă la asta – un ghid de referință rapidă care are nevoie de un cuprins probabil că nu este chiar atât de rapid.

Alegeți cele mai importante informații pentru a îndeplini o anumită sarcină sau care transmit altfel ceea ce doriți să arătați. Reduceți conceptele complexe la forma lor cea mai elementară.

Știți ce să lăsați înăuntru și ce să omiteți. Nu uitați, puteți oricând să creați un alt ghid de referință rapidă pentru a acoperi alte subiecte importante.

Utilizați o punere în pagină simplă și ușor de urmărit

Dacă ghidul dvs. de referință rapidă nu este atractiv din punct de vedere vizual și ușor de urmărit, utilizatorii dvs. nu-l vor găsi util.

Nu trebuie să creați o operă de artă totală pentru a realiza un bun ghid de referință rapidă. Uneori, o simplă captură de ecran adnotată cu săgeți, text etc. poate fi suficientă pentru ca cineva să obțină informațiile de care are nevoie.

Contenit vizual

Simt că nu pot sublinia suficient acest lucru: Ghidul dvs. de referință rapidă pur și simplu nu va fi la fel de eficient, atrăgător și util cum poate fi fără imagini bune, pictograme, capturi de ecran sau alte elemente vizuale.

Imaginile atrag privirea și ajută la furnizarea de puncte de ancorare pentru conținutul dvs., ajutându-i pe utilizatorii dvs. să identifice rapid și ușor punctele importante de informații.

De fapt, cercetarea noastră Value of Visuals a constatat că oamenii învață mai bine cu imagini și text față de text singur.

Puteți afla totul despre cât de valoroasă poate fi comunicarea vizuală cu acest infografic minunat.

Și, ați auzit vreodată termenii o imagine valorează cât o mie de cuvinte? Ei bine, se pare că cel mai bun mod de a arăta ceva este de fapt să îl ARĂTAȚI.

O imagine bună poate transmite o tonă de informații și poate ajuta la reducerea densității textului din conținutul dvs. și îl face mai ușor de utilizat.

Amicii noștri de la Venngage au mai multe informații despre importanța conținutului vizual.

Ghid de referință rapidă do and don’ts

Nu toate ghidurile de referință rapidă vor fi la fel de simple ca cel pe care l-am creat eu. Unele vor avea nevoie de mai mult text, altele vor avea nevoie de mai multe imagini. Unele vor avea nevoie de machete mai complexe. În funcție de subiect, acesta poate fi mai lung.

Există o gamă largă de tipuri de ghiduri de referință rapidă și de utilizări ale acestora și ar fi imposibil să le acoperim pe toate aici. Dar, există câteva lucruri comune de făcut și de nefăcut care sunt destul de universale:

Fă

1. Căutați să fie cât mai scurt posibil. Una până la două pagini este cel mai bine.
2. Utilizați elemente vizuale, cum ar fi capturi de ecran adnotate, pictograme, imagini de produs sau UX, etc.
3. Utilizați o punere în pagină sensibilă, ușor de urmărit, cu titluri și subtitluri clare, după cum este necesar.
4. Cunoașteți-vă audiența și ceea ce au nevoie.
5. Faceți-o să fie de sine stătătoare. Utilizatorii nu ar trebui să fie nevoiți să se uite în manualul dvs. pentru a înțelege ghidul dvs. de referință rapidă.

Nu

1. Încadrați prea multe informații. Nu încercați să încadrați întregul manual de utilizare în acest ghid.
2. Făceți fonturile atât de mici încât nimeni nu le poate citi fără un microscop electronic.
3. Repetă informații în mod inutil.

Începeți să creați ghiduri impresionante de referință rapidă cu Snagit 2020

Ghidurile de referință rapidă sunt o modalitate excelentă de a le oferi utilizatorilor și clienților dvs. instrucțiuni rapide și la îndemână pentru cele mai comune caracteristici ale produsului sau serviciului dvs.

De la capturi de ecran și editare de imagini la șabloane și active de imagine, Snagit 2020 facilitează incredibil de mult crearea de ghiduri de referință rapidă utile, atrăgătoare și atrăgătoare din punct de vedere vizual