De ce să scrieți un plan de gestionare a riscurilor?
În cartea sa, Done Right, Alex Shootman, CEO-ul Workfront, subliniază că nu puteți și nu veți câștiga tot timpul. „Pentru a reuși, trebuie să te confrunți cu riscul eșecului și să fii rezistent la tot ceea ce iese la iveală… Ceea ce mă face să merg mai departe în vremuri grele este faptul că știu că succesul de mâine trăiește de cealaltă parte a eșecului de astăzi. Întotdeauna există o altă șansă de a câștiga.”
Rezistența pe care o descrie Shootman este posibilă datorită managementului riscului de proiect. Întâlnim și planificăm riscurile în fiecare parte a vieții noastre, de la cumpărarea unei asigurări împotriva dezastrelor până la exersarea unui plan de evacuare. Nu putem prezice cu exactitate ce se va întâmpla sau când se va prezenta un risc, dar ne putem folosi experiența, înțelepciunea, cercetarea și previziunea pentru a rămâne cât mai pregătiți posibil și pentru a ne păstra calmul atunci când riscurile se materializează.
Înțelegerea riscurilor de proiect
Pentru a începe să scriem un plan de management al riscurilor, să ne uităm mai întâi la o definiție utilă a riscului de proiect din A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), ediția 2000:
„…un risc este un eveniment sau o condiție incertă care, dacă se produce, are un efect pozitiv sau negativ asupra unui obiectiv al proiectului. Astfel, un risc nu este un eveniment sau o întâmplare care s-a produs deja într-un proiect. Este un eveniment care s-ar putea întâmpla.”
Un lucru care s-a întâmplat deja este o problemă a proiectului la care trebuie să răspundeți în mod activ. Dimpotrivă, un risc de proiect este ceva cu potențial de a se întâmpla și pentru care trebuie să rămâneți pregătit.
Cele 3 elemente ale fiecărui risc
Gregory Becker distinge evenimentul de risc de alte două componente cruciale pentru fiecare risc:
-
Riscul în sine este evenimentul sau condiția care se poate întâmpla. Riscul trebuie să fie clar definit, astfel încât preocuparea să devină reală și să se poată răspunde la ea.
-
Consecința unui risc trebuie, de asemenea, să fie definită, astfel încât echipa dvs. să știe care este miza, amploarea și nivelul de urgență al impactului la care ar putea fi nevoită să răspundă și domeniile proiectului care pot fi afectate.
-
Probabilitatea unui risc trebuie să fie estimată cât mai exact posibil, astfel încât echipa dvs. să aloce o cantitate adecvată și proporțională de timp și energie pentru planificarea, monitorizarea și răspunsul la un risc.
Anticipați riscurile bune și rele
Riscurile pe care doriți să fiți siguri că le anticipați și le planificați sunt cele care pot avea un impact asupra calendarului, bugetului sau calității produselor livrabile. Și, în ciuda conotației adesea negative, riscurile pot avea, de fapt, un impact pozitiv. Există, de exemplu, întotdeauna posibilitatea ca prețurile de pe piață să scadă și să vă plaseze brusc proiectul mult sub buget. Ați planificat cum ați putea realoca banii economisiți?
Distingeți cele 3 tipuri de riscuri
Toate riscurile de proiect sunt neplanificate, dar numai unele sunt imprevizibile. Riscurile se încadrează într-una dintre cele trei categorii de posibilități de cunoaștere:
-
Un risc cunoscut este deja recunoscut de membrii echipei și este prezent încă din primele etape de planificare (voci de opoziție, depășiri de buget, lipsă de materiale, limitări de resurse, etc.). Acestea ar trebui să fie documentate temeinic în planul de gestionare a riscurilor cu mult timp înainte.
-
Un risc necunoscut nu este expus în etapele de planificare și este cunoscut doar de un număr limitat de persoane. Descoperirea acestora ar trebui să fie obiectivul principal al planului dumneavoastră de cercetare și de gestionare a riscurilor.
-
Un risc necunoscut, pe care nimeni nu se poate aștepta în mod rezonabil să îl anticipeze și este, de obicei, o surpriză pentru majoritatea indivizilor (o defecțiune a sistemului, o boală subită, un accident etc.).
Ideea din spatele unui plan de gestionare a riscurilor este de a devansa orice risc potențial – atât bun cât și rău. Este o parte a procesului de planificare a proiectului care ajută echipa dvs. să rămână proactivă, mai degrabă decât reactivă și agitată. Cu cât vă pregătiți mai mult pentru neprevăzut, cu atât mai puține surprize vă vor deraia proiectul.
Whitepaper: Ghidul complet pentru planificarea proiectelor creative
Ebook: 3 Strategii câștigătoare pentru succesul proiectelor IT
Procesul planului de gestionare a riscurilor
Pasul 1: Identificați riscurile potențiale
Împreună cu întreaga echipă și cu toate părțile interesate de proiect, faceți un brainstorming asupra riscurilor potențiale pentru planul de gestionare a riscurilor. Fiecare participant trebuie să analizeze temeinic proiectul din perspectiva rolului său și să identifice tot ceea ce ține de competența sa și care ar putea fi considerat un eveniment sau o condiție de risc. Ce pot vedea din unghiul lor de vedere și pe care alții nu l-ar putea vedea?
În acest brainstorming, încurajați-vă echipa să vorbească despre orice risc potențial și să implice toate părțile interesate. În această etapă, toate ideile ar trebui să fie pe masă. În cele din urmă, depinde de managerul de proiect să distileze și să finalizeze elementele care vor intra în planul de gestionare a riscurilor. Managerul de proiect se va baza, de asemenea, pe cercetări, pe experiența anterioară, pe alți manageri de proiect și pe proiecte similare.
Etapa 2: Evaluați și evaluați riscurile potențiale
În continuare, organizați lista cuprinzătoare de riscuri potențiale în funcție de probabilitate (risc scăzut, moderat și ridicat) și de impact (scăzut, moderat și grav). Aceste informații pot fi compilate în ceea ce se numește un registru de riscuri. Deși nu face parte din faza de planificare a proiectului, gândiți-vă la registrul de riscuri ca la un document viu la care veți reveni și pe care îl veți modifica, eventual, pe parcursul proiectului.
Consiliu profesional: O tehnică proactivă de gestionare a riscurilor este comunicarea. În lucrarea Done Right, Alex Shootman, CEO-ul Workfront, scrie că, din experiența sa:
„…toate proiectele vor avea cel puțin trei dezastre și acestea nu vor fi legate de sarcinile tehnice în cauză. Ele vor fi înrădăcinate în comunicare. Și, de obicei, nu contează cum eviți dezastrul. Este modul în care le gestionați, realizând că dezastrele provin probabil din lipsa de comunicare, neclarități sau eșecul de a împărtăși detalii și decizii vitale la momentul potrivit.”
Pasul 3: Atribuiți responsabilitatea pentru fiecare risc potențial
În repartizarea membrilor echipei pentru a supraveghea riscurile, aveți lista de priorități și știți de câte resurse veți avea nevoie pentru fiecare risc. Membrii desemnați ai echipei vor fi responsabili pentru a trece la acțiune în cazul în care riscul potențial se transformă într-o problemă reală. Atribuirea responsabilității pentru riscuri în planul dvs. de gestionare a riscurilor vă asigură că cineva este mereu cu ochii în patru pentru fiecare problemă și ajută la rezolvarea rapidă și eficientă a problemelor.
Pasul 4: Creați răspunsuri preventive
Managerul de proiect și proprietarul fiecărui risc ar trebui să lucreze împreună și să utilizeze registrul de riscuri pentru a determina răspunsurile adecvate dacă și când un risc devine o problemă. Veți decide care dintre următoarele patru răspunsuri este adecvat:
Evitați: schimbați-vă planurile sau abordarea pentru a elimina riscul.
Transferați: atribuiți riscul unei alte persoane din cadrul echipei, din cadrul companiei sau din exterior (de ex, o companie de asigurări sau un furnizor).
Mitigați: reduceți probabilitatea și/sau impactul amenințării asupra proiectului.
Acceptați: permiteți riscul și gestionați consecințele acestuia.
Planul dvs. de gestionare a riscurilor trebuie să fie vizibil pentru toți membrii echipei, astfel încât toată lumea să știe care sunt riscurile de care trebuie să se ferească și pe cine trebuie să contacteze în cazul în care apare unul dintre acestea. În această eră digitală, vă puteți conecta cu ușurință întreprinderea dvs. cu o singură soluție de gestionare a muncii la nivel de întreprindere.
Pasul 5: Monitorizați în permanență riscurile
În plus față de riscurile pe care le-ați identificat deja în planul dvs. de gestionare a riscurilor, este inevitabil să apară noi riscuri. Aici intră în joc un sistem de gestionare a riscurilor, precum și monitorizarea și controlul permanent al riscurilor de către dumneavoastră. Gestionarea riscurilor necesită urmărirea și raportarea evenimentelor declanșatoare care necesită inițierea planului (planurilor) dvs. de răspuns. Și va însemna să analizați riscul în raport cu evaluarea dvs. inițială pentru învățare și planificare viitoare.
Planificarea riscurilor este o parte complexă și continuă a unui management solid al proiectului. Este imposibil de prezis tot ceea ce va merge prost, dar existența unui sistem în vigoare atunci când apar probleme vă va îmbunătăți cu siguranță șansele de succes și va îmbunătăți proiectele viitoare. În plus, practica de anticipare a riscurilor nu va face decât să vă încurajeze echipa să rămână flexibilă și să nu se teamă să încerce lucruri noi.
Whitepaper: The High Cost of Chaos
Whitepaper: The Unnerving Cost of IT Project Management
Începeți cu planificarea riscurilor
În timp, un management eficient al riscurilor de proiect poate reduce cheltuielile generale și vă poate face echipele să lucreze mai inteligent. Managerii de proiect vor primi ajutorul de care au nevoie pentru a stinge incendiile, iar problemele care ar fi putut fi majore vor fi reduse la mici hopuri pe drum. După cum sfătuiește Shootman în Done Right, „acceptați că, dacă vă străduiți să obțineți lucruri extraordinare, nu veți reuși întotdeauna. Dar acceptați, de asemenea, că nu deveniți grozav la realizarea unei lucrări extraordinare evitând riscurile, surprizele sau greșelile”.
Workfront simplifică procesul de creare a unui plan de gestionare a riscurilor proiectului. Colaborați cu echipa dvs. într-o singură locație, sporind comunicarea și transparența pe tot parcursul proiectului. Toată lumea va putea să ofere contribuții și să urmărească împreună potențialele probleme, minimizând numărul de riscuri care se transformă în dezastre. Dacă sunteți gata să începeți să planificați riscurile pentru următorul dvs. proiect, faceți un tur al produsului astăzi.
.