Reguli de contabilitate Escrow: Sunteți în conformitate?

Consumer Compliance Outlook

De Richele S. Brady, fost examinator, Federal Reserve Bank of San Francisco

Acest articol a fost publicat pentru prima dată în 20091 , când am analizat problemele comune de conformitate legate de cerințele de contabilitate escrow în temeiul Regulamentului X și am discutat practicile pe care instituțiile le-ar putea lua în considerare pentru a ajuta la prevenirea încălcărilor privind contabilitatea escrow.

De la prima publicare a articolului, Rezerva Federală continuă să observe probleme legate de contabilitatea escrow în timpul examinărilor de conformitate, inclusiv încălcări care rezultă din utilizarea unui software terț pentru efectuarea calculelor escrow, care nu a fost discutat anterior. În consecință, reîmprospătăm articolul pentru a trece în revistă încălcările comune ale sistemului escrow, pentru a discuta modalitățile de atenuare a riscurilor atunci când se apelează la un software terț și pentru a oferi o prezentare generală a unui amendament din 2013 la Regulamentul X, care a adăugat o cerință de contabilitate escrow pentru asigurările plasate forțat pentru creditele ipotecare rezidențiale.

Elemente de conformitate cu escrow

Datele de examinare ale Sistemului Rezervei Federale pentru băncile membre de stat indică faptul că mai multe dintre cerințele de escrow din Regulamentul X apar printre încălcările comune, inclusiv următoarele:

Înțelegerea metodelor de contabilitate escrow;
Pregătirea declarațiilor de informare escrow;
Determinarea sumelor depozitelor escrow;
Asigurarea faptului că analizele anuale au ca rezultat solduri corecte ale conturilor; și
Îndeplinirea problemelor de conformitate rezultate din utilizarea furnizorilor.

Discutam aceste probleme mai jos.

Metode de contabilizare a conturilor escrow

Când stabilesc și mențin conturile escrow, instituțiile financiare trebuie să facă următoarele:2

Realiza o analiză a contului escrow, înainte de a stabili un cont escrow, pentru a determina suma pe care împrumutatul trebuie să o depună în contul escrow la început și valoarea plăților periodice ale împrumutatului în contul escrow;3
Pregătiți și livrați împrumutatului un extras de cont escrow inițial;4
Realizează o analiză a contului de garanție la încheierea fiecărui an de calcul al contului de garanție pentru a determina plățile lunare ale împrumutatului în contul de garanție pentru următorul an de calcul;5
Utilizează analizele inițiale și anuale ale contului de garanție pentru a determina dacă există un excedent, o lipsă sau o deficiență și ajustează contul;6 și
Pregătește și transmite împrumutatului un extras anual al contului de garanție.7

Aceste sarcini de escrow trebuie să fie efectuate în conformitate cu normele contabile prevăzute în secțiunea 17 din Regulamentul X (12 C.F.R. §1024.17). În plus, regulamentul limitează sumele care pot fi deținute în conturile escrow, precum și cerințele specifice privind conținutul declarațiilor inițiale și anuale. De remarcat, în special, cerința de la §1024.17(c)(4) conform căreia creditorii trebuie să efectueze o analiză agregată mai degrabă decât o analiză a unui singur element atunci când efectuează analiza contului. O analiză cu un singur element ia în considerare fiecare element de escrow separat, în timp ce o analiză agregată ia în considerare contul ca întreg pentru a calcula suficiența fondurilor din contul de escrow. Această din urmă regulă a generat confuzii care au dus la menținerea unor sume incorecte în conturile escrow.

Analiza inițială a contului escrow și declarația de informare

Analiza inițială a contului escrow și declarația de informare stabilesc bazele contului escrow. Prin urmare, este important să se ia în considerare următoarele la stabilirea contului:

Analiza inițială a contului escrow. Respectarea normelor contabile agregate este necesară pentru a calcula cu exactitate sumele escrow necesare. Erorile pot rezulta dintr-o combinație de încredere excesivă în sistemele automatizate pentru efectuarea calculelor necesare și de un personal care nu cunoaște suficient de bine regulile. Exemple de cauze specifice includ:
Depozite escrow inițiale. Regulamentul impune administratorului să efectueze o analiză a contului escrow înainte de a înființa un cont escrow.8 Suprataxarea în colectarea depozitelor escrow inițiale apare adesea din cauza unor erori în această analiză inițială. Administratorul poate percepe de la împrumutat o sumă suficientă pentru a plăti taxele pentru proprietatea care garantează împrumutul, cum ar fi impozitele și asigurările, care pot fi atribuite perioadei de la data la care aceste plăți au fost plătite ultima dată până la data plății inițiale, cu scopul de a obține un sold zero preconizat pentru sfârșitul anului de calcul al contului escrow. Cu toate acestea, administratorul nu poate percepe de la debitor o amortizare mai mare de o șesime din totalul estimat al plăților anuale din contul escrow.

Alte erori de calcul sau de introducere în sistem pot duce la erori în ceea ce privește sumele depuse în contul escrow. Câteva exemple includ:

Utilizarea unor sume de amortizare incorecte care depășesc limitele regulamentare;
Colectarea unor fonduri în exces atunci când o rată a impozitului pe proprietate este plătită la decontare;
Includerea primelor de asigurare ipotecară (MI) în sumele de amortizare atunci când primele MI sunt plătite lunar;
Utilizarea unor date de plată incorecte în proiectarea activității, cum ar fi utilizarea datei de scadență mai degrabă decât a datelor de plată anticipate;
Neefectuarea unei detalieri a elementelor separate ale contului escrow; și
Reducerea ajustărilor la o sumă pară în dolari.

Analiză și declarație anuală a contului escrow

La fel cum erorile din analiza inițială a contului escrow cauzează adesea erori în depozitul escrow inițial, erorile din analiza anuală a contului pot duce, de asemenea, la calcule incorecte, ceea ce duce adesea la sume incorecte de excedent, lipsă sau deficit. Unele cauze tipice includ:

Utilizarea unor date de plată incorecte în proiectarea activității pentru anul următor (de ex, schimbarea datelor de plăți proiectate poate avea ca rezultat proiecții ale soldurilor conturilor care sunt incorecte);
Proiectarea excedentelor, deficitelor sau a lipsurilor pe baza unor solduri de cont incorecte;
Analiza unui cont de garanție pe baza unei perioade de calcul mai mare de 12 luni;
Asigurarea unei revizuiri amănunțite a facturilor de asigurare și/sau a facturilor fiscale pentru o proiecție precisă a sumelor de plată pentru anul următor;
Menținerea unor sume de amortizare incorecte care depășesc cerințele de reglementare sau limitări mai mici plasate în documentele de împrumut ipotecar; și
Nu rambursarea către debitor(i) a sumelor excedentare care depășesc 50 de dolari, în cazul în care acest lucru este cerut de §1024.17(f)(2)(i). Acest lucru nu se aplică în cazul în care o plată nu este primită în termen de 30 de zile de la data scadentă.9

În mod similar, declarațiile anuale incorecte de escrow sunt, în general, rezultatul unor informații lipsă, cum ar fi neincluderea tuturor elementelor obligatorii, sau al unor erori în analiza anuală. Exemple de informații care lipsesc adesea sau sunt incorecte în declarația anuală includ:

Motivul pentru care soldul scăzut preconizat (de ex, pernă) nu a fost atins;
Sumele totale plătite în și din contul escrow în anul precedent; și
Una sau mai multe plăți sau plăți estimate care lipsesc din analiza contului.

Conținutul declarației anuale a contului escrow

În general, administratorii sunt obligați10 să furnizeze o declarație anuală a contului escrow care să includă un istoric al contului, care să reflecte activitatea din contul escrow pe parcursul anului de calcul al contului escrow, precum și o proiecție a activității din cont pentru anul următor.11

Istoricitatea contului poate fi incompletă din cauza schimbării administratorilor în timpul duratei de viață a împrumutului. Atunci când au loc schimbări de administrare, este important ca noul administrator să se asigure că primește istoricul contului de la administratorul anterior.

Riscuri legate de utilizarea unui software terț pentru efectuarea calculelor escrow

Câteva instituții financiare se bazează pe un software terț pentru a efectua calculele escrow și pentru a crea comunicările necesare. Furnizorii de software, la fel ca orice alt furnizor, trebuie să fie gestionați în mod corespunzător pentru a reduce riscul de încălcări. Într-un articol anterior, Outlook a discutat această problemă:

„Multe bănci utilizează software de furnizor pentru a genera informații pentru consumatori pentru diverse produse de împrumut și de depozit. După modificările aduse reglementărilor privind divulgarea informațiilor în ultimii ani, unii furnizori nu au reușit să își actualizeze software-ul, ceea ce a dus la diverse erori pe formularele de divulgare. Problemele de această natură apar atunci când conducerea băncii se bazează exclusiv pe furnizor, fără a efectua propria revizuire independentă a cerințelor de divulgare a informațiilor pentru a se asigura că modificările necesare sunt puse în aplicare. „12

În plus, instituțiile financiare pot verifica periodic dacă software-ul furnizorului efectuează corect calculele escrow, ca măsură de control.

Additional Escrow Requirements for Borrowers with Hazard Insurance: §1024.17(k)(5)

Într-o reglementare din 2013 de punere în aplicare a Legii Dodd-Frank de reformă a pieței de pe Wall Street și de protecție a consumatorilor13 , Biroul de protecție financiară a consumatorilor (BCFP) a adăugat o dispoziție privind asigurarea forțată care se aplică împrumutaților cu conturi escrow pentru plata asigurării de risc.14 Atunci când un împrumutat are o întârziere de peste 30 de zile la plata ipotecii, regulamentul interzice, în general, unui administrator de credite să achiziționeze o asigurare forțată. În schimb, cu excepția cazului în care administratorul este un „mic administrator” și îndeplinește anumite condiții sau este „incapabil să deburseze fonduri” (ambele sunt discutate în continuare), administratorul trebuie să plătească prima pentru polița existentă din contul escrow al împrumutatului, chiar dacă contul escrow nu are fonduri suficiente pentru a acoperi prima.15 În cazul în care un administrator avansează fonduri în temeiul acestei dispoziții, acesta poate solicita rambursarea de la împrumutat.16

Înainte de acest amendament, administratorii puteau permite ca o poliță de risc să expire atunci când debitorii aveau mai mult de 30 de zile de întârziere la plata ipotecii și să o înlocuiască cu o poliță de asigurare plasată forțat, care este adesea mai scumpă.17 În preambulul normei finale, BCFP și-a explicat îngrijorarea cu privire la această practică:

Asigurarea plasată cu forța oferă, în general, o acoperire substanțial mai mică pentru proprietatea împrumutatului, la un cost de primă substanțial mai mare decât o poliță de asigurare de risc obținută de împrumutat, după cum se discută mai jos în legătură cu §1024.37. … Atunci când un administrator primește facturi pentru asigurarea de risc a împrumutatului în legătură cu administrarea unui cont escrow, un administrator care alege să nu avanseze în contul escrow al unui împrumutat rău-platnic pentru a menține asigurarea de risc a împrumutatului, permițând ca această asigurare să expire, și apoi avansează o sumă mult mai mare în contul escrow al împrumutatului pentru a obține o poliță de asigurare forțată prejudiciază în mod nerezonabil un împrumutat. Secțiunea 1024.17(k)(5) … protejează împrumutații de plasarea forțată nejustificată a asigurării atunci când un administrator nu are o bază rezonabilă pentru a impune această taxă unui împrumutat.
– 78 Fed. Reg. at 10712

„Unable to Disburse Funds”

Prohibiția din secțiunea 1024.17(k)(5) împotriva achiziționării de asigurări plasate forțat nu se aplică atunci când un servicer este „în imposibilitatea de a plăti fonduri.”

Acest lucru se întâmplă atunci când un servicer are o bază rezonabilă pentru a crede că: 1) asigurarea împrumutatului este anulată (sau nu este reînnoită) din alte motive decât neplata; sau 2) proprietatea este vacantă. BCFP a inclus această excepție pentru proprietățile vacante deoarece multe polițe de asigurare împotriva riscurilor nu acoperă pierderile pe proprietățile vacante.

Comentarul la regulă oferă exemple de situații în care un administrator are o bază rezonabilă pentru a crede că asigurarea unui debitor este anulată din alte motive decât neplata: (1) atunci când un debitor notifică administratorul că acesta a anulat asigurarea de risc și administratorul nu a primit o notificare cu privire la o altă asigurare de risc, (2) atunci când administratorul primește o notificare de anulare sau de nereînnoire de la compania de asigurări a debitorului înainte ca plata asigurării de risc a debitorului să fie datorată, sau (3) atunci când administratorul nu primește o notificare de plată până la data de expirare a poliței de asigurare de risc a debitorului.18 În cazul în care oricare dintre aceste condiții este prezentă, un administratorul ar putea achiziționa o asigurare forțată în temeiul §1024.17(k)(5).

Excepție pentru administratorii mici

O excepție limitată se aplică „administratorilor mici”, astfel cum sunt definiți în 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii). Micii administratori pot obține o asigurare forțată, chiar dacă micul administrator este în măsură să deblocheze fonduri din contul escrow al împrumutatului, cu condiția ca costul pentru împrumutat să fie mai mic decât suma pe care micul administrator ar trebui să o deblocheze pentru a menține polița de asigurare de risc existentă a împrumutatului.

Gestionarea riscurilor legate de conturile escrow

Instituțiile care oferă conturi escrow pot gestiona riscurile prin revizuirea sistemelor de contabilitate escrow și a informațiilor furnizate pentru a asigura conformitatea cu cerințele din 12 C.F.R. §1024.17. Analiza problemelor de contabilitate escrow discutate în acest articol și a cauzelor acestora, atunci când începeți acest proces, vă va ajuta să vă asigurați că nu veți face aceleași greșeli. Creditorii care dețin sau administrează credite cu conturi escrow ar putea, de asemenea, să ia în considerare următoarele practici pentru a ajuta la gestionarea riscurilor:

Înțelegeți diferențele dintre analizele cu un singur element și cele agregate. Această distincție este un factor-cheie în respectarea cerințelor de contabilitate escrow.
Realizați periodic cursuri de formare a personalului cu privire la cerințele privind conturile escrow și includeți cursuri de formare cu privire la utilizarea corectă a platformei software utilizate pentru a genera informații privind conturile escrow.
Realizați teste periodice ale sistemului pentru a vă asigura că sistemele efectuează cu acuratețe analizele conturilor escrow.
Revizuiți documentele de împrumut ipotecar pentru a verifica dacă există formulări referitoare la limitele de amortizare și asigurați-vă că sistemele respectă fie limitele de amortizare de reglementare, fie limitele de amortizare contractuale, oricare dintre acestea sunt mai mici.
Elaborați politici și proceduri pentru cerințele privind conturile escrow.
Realizați revizuiri și audituri periodice de conformitate care includ contabilitatea escrow, precum și extrasele de cont escrow.
Verificarea periodică a corectitudinii calculelor furnizorului și a implementării de către acesta a modificărilor de reglementare a cerințelor escrow.
În mod similar, urmărirea după o reîmprospătare a sistemului sau o actualizare a software-ului pentru a se asigura că parametrii nu au fost modificați din greșeală, ceea ce a dus la o problemă inexistentă anterior.

CONCLUZIE

Impactul potențial asupra consumatorilor și riscurile asociate pentru creditori fac ca respectarea cerințelor privind declarațiile inițiale și anuale privind contul escrow să fie deosebit de importantă. Deși acest articol oferă unele informații practice pentru a ajuta instituțiile să gestioneze riscurile, el nu abordează în mod exhaustiv toate normele legate de conturile escrow și nici toate complexitățile normelor privind conturile escrow. Problemele și întrebările specifice ar trebui să fie adresate persoanei de contact în materie de conformitate cu consumatorii din cadrul băncii dumneavoastră de rezervă sau autorității dumneavoastră de reglementare principale.

Nota de final

1 Richele Brady, „Escrow Accounting Rules: Sunteți în conformitate?” (Consumer Compliance Outlook, al doilea trimestru 2009)

2 Cerințele referitoare la escrow apar în 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 Cerința privind declarația escrow nu se aplică în cazul în care împrumutul este în stare de nerambursare sau de executare silită sau dacă împrumutatul a declarat faliment. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd și Mark Jennings, „Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14 februarie 2013)

14 78 Fed. Reg. la 10714

Arquidia Mantina