Ce este o comandă de lucru? O comandă de lucru simplă explicată

O comandă de lucru este o sarcină sau o lucrare pentru un client care poate fi programată și atribuită cuiva. Termenul este utilizat în mod obișnuit în industria serviciilor de teren, unde ordinele de lucru sau lucrările sunt atribuite tehnicienilor de teren. Ordinele de lucru atribuie tehnicienilor de teren diferite sarcini, cum ar fi instalări de echipamente, reparații sau lucrări de întreținere

De obicei, Ordinele de lucru sunt rezultatul unei solicitări a clientului. Cu toate acestea, în multe cazuri, Ordinele de lucru pot fi o acțiune de urmărire a unei inspecții sau a unui audit efectuat anterior. Iată câteva exemple care semnifică un ordin de lucru real:

1. O inspecție a unei proprietăți poate indica necesitatea mai multor reparații- acoperișuri, instalații sanitare, amenajări peisagistice, electrice etc. Aici fiecare reparație poate fi un ordin de lucru individual.
2. O evaluare a sănătății și securității ocupaționale ( inspecție OSHA) indică necesitatea de a înlocui semnalizarea, de a schimba iluminatul, de a îndepărta materialele periculoase, de a decongestiona scările etc. – fiecare dintre aceste elemente, ar putea fi un ordin de lucru.
3. O verificare planificată a întreținerii echipamentelor de producție indică necesitatea de a schimba piese, de a adăuga lubrifianți și de a regla componentele – ceea ce poate fi unul sau mai multe ordine de lucru.

Un ordin de lucru oferă o descriere a detaliilor unei lucrări. Atribuțiile ordinelor de lucru pot fi simple. Un ordin de lucru simplu necesită doar cele cinci elemente indicate cu auriu în figura de mai jos. Toate celelalte elemente sunt opționale.
Utilizarea formularelor și a șabloanelor ajută la gestionarea lor cu ușurință.

De exemplu, formularele nu sunt obligatorii, dar unul sau mai multe formulare pot fi utilizate pentru a organiza sau documenta activitățile cu liste de verificare personalizate și reutilizabile. Formularele pot conține pagini care pot fi utilizate pentru a da „logică” elementelor dintr-un formular care vor fi prezentate.

Alte elemente opționale, afișate în verde, cum ar fi o estimare (sau o ofertă), pot fi incluse într-o comandă de lucru. Atunci când un set comun de elemente opționale sunt utilizate frecvent, acestea pot fi grupate ca parte a unui Șablon denumit pentru a accelera includerea lor în Ordinul de lucru.

Un ordin de lucru simplu definit

Următorul exemplu din industria de gestionare a proprietăților rezidențiale vă va oferi o idee aproximativă despre cum se planifică și se execută un ordin de lucru simplu prin intermediul unui software de gestionare a forței de muncă.

Considerați exemplul de mai jos, din industria de gestionare a proprietăților rezidențiale.

1. Joe, supervizorul echipei, primește o solicitare din partea unui client pentru asistență în ceea ce privește amenajarea peisagistică în incinta sa.
2. Joe creează un Ordin de lucru și îl atribuie lui Tim, care lucrează în echipa lui Joe. Există mai multe modalități de a atribui un Ordin de lucru – prin apel telefonic, SMS sau prin utilizarea unui software profesional de Ordine de lucru, cum ar fi ReachOut. Folosind un instrument precum ReachOut, lui Joe îi este mai ușor să identifice o dată și o oră corespunzătoare și, de asemenea, să îi dea lui Tim adresa, codul de blocare și alte informații de care ar putea avea nevoie pentru a finaliza Ordinul de lucru.
3. Tim înregistrează informațiile de la Joe și, la data convenită, se deplasează cu mașina pe proprietatea clientului pentru a efectua lucrările de amenajare peisagistică programate, cum ar fi curățarea molozului. Un software pentru comenzi de lucru precum ReachOut se poate asigura că Tim ajunge la locația exactă a clientului la data prefixată în calendar cu un set de instrucțiuni. ReachOut lucrează cu Maps pentru a-l ajuta pe Tim să găsească cea mai bună rută către proprietatea clientului. ReachOut trimite, de asemenea, notificări, astfel încât Tim să primească un memento în timp util cu privire la ordinul de lucru.
4. În cele mai multe companii profesionale de servicii pe teren, tehnicienii de teren precum Tim completează un formular cu informații despre lucrările executate la proprietate. Un astfel de formular poate include – orele de intrare și de ieșire, o listă de verificare pentru lucrare și câteva note. Unele companii pot cere clienților să semneze formularul, pentru a confirma că lucrarea a fost efectuată. Toate aceste informații pot fi capturate pe hârtie sau cu ajutorul unei aplicații de gestionare a comenzilor de lucru pe smartphone-ul lui Tim. Folosind ReachOut, Tim poate, de asemenea, să facă fotografii cu coordonate GPS, pentru a furniza dovada lucrării, dacă este necesar.
5. După ce ordinul de lucru este executat de Tim, Joe poate factura clientul pentru o treabă bine făcută. Un software pentru comenzi de lucru precum ReachOut ajută la crearea și trimiterea cu ușurință a facturilor către clienți.

Transformare cu software-ul pentru comenzi de lucru

În mod tradițional, comenzile de lucru erau atribuite prin apeluri telefonice. Instrucțiunile și formularele erau gestionate cu ajutorul hârtiei și stiloului. Unele companii folosesc laptopuri pentru a înregistra formularele. Cu toate acestea, în zilele noastre, întreprinderile de servicii trec la un software pentru comenzi de lucru și la un software de gestionare a serviciilor pe teren, precum ReachOut. Disponibil sub forma unui backend web și a unei aplicații mobile însoțitoare, ReachOut permite tehnicienilor de teren să primească instrucțiuni, formulare, notificări, adrese prin intermediul smartphone-urilor sau tabletelor.

„Este timpul ca întreprinderile de servicii să avanseze cu tehnologia, iar implementarea unui software pentru comenzi de lucru este un pas în acest proces. Nivelul de comoditate pe care îl aduce împreună cu îmbunătățirea eficienței și optimizarea fluxului de lucru ajută să se facă mai multe lucruri în mai puțin timp, alături de un plus de satisfacție a clienților.” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Pot adăuga cu ușurință informații despre lucrare, pot adnota imagini, pot lua semnăturile clienților și își pot gestiona cu ușurință propriile lucrări. Astfel de sisteme le oferă supervizorilor posibilitatea de a-și gestiona echipele de oriunde din lume. În plus, ReachOut permite, de asemenea, proprietarilor de afaceri să creeze mai multe echipe cu supervizori diferiți.

Ordinele de lucru sunt esența unei organizații. Prin urmare, menținerea unui sistem de comenzi de lucru simplificat și fără probleme devine necesar pentru a asigura creșterea unei organizații. Un software inteligent pentru comenzi de lucru, precum ReachOut, nu numai că ușurează menținerea comenzilor de lucru, dar previne, de asemenea, risipa de timp și bani.

Citește mai departe:

• Adaugarea unei comenzi de lucru
• Asignarea/dispunerea unei comenzi de lucru
• Completarea comenzilor de lucru online
• Ce este un pachet de comenzi de lucru

.

• Vederea principală a comenzii de lucru
• Cum se personalizează setările comenzii de lucru
• Cum se modifică starea unei comenzi de lucru
• și multe altele

.