Definiție: Un formular de cerere de cumpărare este un document utilizat de un departament pentru a solicita departamentului de achiziții să comande materiale sau mărfuri. Cu alte cuvinte, acest formular este folosit de departamente pentru a notifica departamentul de achiziții că este nevoie de materii prime pentru producție sau că este nevoie de marfă pentru departamentul de vânzări.
Ce înseamnă cerere de achiziție?
Pentru a preveni frauda, managerilor de departamente nu li se permite, de obicei, să plaseze comenzi direct la furnizori și consumabile în numele companiei. În schimb, un alt departament creativ numit departamentul de achiziții plasează de fapt comenzile la vânzătorii terți. Formularele de cerere de achiziție sunt folosite de managerii de departament pentru a informa departamentul de achiziții ce materiale sunt necesare.
Când un manager de departament vede că materialele sunt pe sfârșite, el sau ea completează un formular de cerere care include o dată, numele managerului, cantitatea, numerele de model, detalii despre comandă și furnizorul. Formularul de cerere este doar un pas în procesul de comandă al unui sistem de bonuri valorice. Să analizăm un scurt exemplu de funcționare a unuia dintre aceste sisteme.
Exemplu
În primul rând, un departament care trebuie să comande materiale creează un formular de cerere de cumpărare. Acest formular notifică departamentul de achiziții că este nevoie de materiale. Departamentul de achiziții poate aproba, modifica sau refuza cererea din partea celuilalt departament. În cazul în care comanda este aprobată, departamentul de achiziții va crea o comandă de achiziție.
Acest formular de comandă este trimis furnizorului, notificându-l că cumpărătorul dorește să achiziționeze bunuri. Dacă vânzătorul acceptă comanda, acesta produce și livrează bunurile împreună cu o factură. Departamentul de recepție despachetează bunurile și livrează raportul de recepție departamentului de contabilitate care are deja factura și comanda de achiziție. Când toate aceste documente sunt în concordanță, departamentul de contabilitate poate emite un aviz de aprobare a facturii către casierie, indicând că se poate face o plată către furnizor.
Știu. Pare un proces lung și anevoios. Este, dar este, dar este pus în aplicare pentru a preveni achizițiile frauduloase și pentru a proteja activele companiei de comenzi necorespunzătoare.