Managementul evenimentelor implică supervizarea întregii logistici care conduce la și în timpul unui eveniment, fie că este vorba de o conferință, o nuntă sau orice altă adunare organizată. Managerii de evenimente execută planurile evenimentului prin gestionarea personalului, a finanțelor, a relațiilor cu vânzătorii și multe altele.
În cadrul profesiei de organizator de evenimente, titlurile de locuri de muncă sunt la fel de diverse și numeroase ca și serviciile oferite și, adesea, poate fi dificil să le diferențiezi pe unele de altele. Acest lucru poate fi o provocare atunci când pregătiți un portofoliu de planificare de evenimente, când căutați un loc de muncă sau când lucrați cu un client care nu are o înțelegere corectă a funcției și responsabilităților dumneavoastră. Aflați mai multe despre ce presupune managementul evenimentelor și dacă este potrivit pentru dumneavoastră.
Ce este managementul evenimentelor?
Managementul evenimentelor include o varietate de funcții pentru executarea evenimentelor la scară largă, care ar putea include conferințe, convenții, concerte, expoziții comerciale, festivaluri și ceremonii. Implică gestionarea logisticii generale a evenimentului, colaborarea cu personalul și efectuarea managementului de proiect al evenimentului în ansamblul său.
Datoriile suplimentare ar putea include gestionarea bugetului și a echipelor de persoane responsabile pentru fiecare funcție, precum și supravegherea execuției evenimentului. Managerii de evenimente supraveghează, de asemenea, serviciile tuturor furnizorilor și profesioniștilor externi, inclusiv ale organizatorilor de evenimente.
Cum funcționează managementul evenimentelor
Responsabilitățile specifice ale unui manager de evenimente ar putea include:
- Selectarea și rezervarea locurilor de desfășurare
- Coordonarea furnizorilor externi
- Angajarea vorbitorilor sau a divertismentului
- Agențierea transportului și a parcării
- Obținerea permiselor necesare și a asigurărilor corespunzătoare
- Conformitate. cu standardele de sănătate și siguranță
- Elaborarea planurilor de urgență pentru situații neprevăzute
- Gestionarea situațiilor de criză și a situațiilor la eveniment
- Proiectarea unui plan de securitate
- Monitorizarea evenimentului
Această listă nu este în niciun caz exhaustivă. În funcție de amploarea evenimentului și de ceilalți profesioniști angajați, responsabilitățile postului pot varia. În esență, managerul de evenimente este responsabil de coordonarea întregii logistici necesare pentru un eveniment.
Rolul serviciilor de management al evenimentelor
Firmele de management al evenimentelor sunt frecvent angajate pentru a planifica și a executa întâlniri de companie și evenimente speciale la scară largă. În timp ce nunțile și concertele sunt evenimente obișnuite pentru un profesionist în domeniul managementului de evenimente, evenimentele sportive, reuniunile și petrecerile mari sunt, de asemenea, ocazii care pot beneficia de managementul evenimentelor.
Entitățile guvernamentale, organizațiile non-profit, asociațiile și corporațiile folosesc toate companiile de management de evenimente pentru a coordona evenimente și întâlniri importante. Funcția de management al evenimentelor poate fi adesea găsită în cadrul unui departament de marketing sau de relații publice al unei corporații sau ca parte a personalului lor de evenimente speciale.
Abilități pentru a reuși
Ca și în cazul majorității funcțiilor de planificare a evenimentelor, managementul evenimentelor necesită abilități organizatorice excelente pentru a reuși. Abilitatea de a face mai multe lucruri în același timp și de a jongla cu multe părți în mișcare este esențială și, împreună cu această organizare de top, este nevoie de abilități eficiente de gestionare a timpului.
Capacitatea de a stabili priorități și de a rămâne la locul de muncă este ceea ce duce la un eveniment de succes. Managementul evenimentelor necesită să vezi viziunea evenimentului până la execuție, ceea ce necesită perseverență, creativitate și flexibilitate.
Pentru că managementul proiectelor este un element cheie și implică gestionarea nu numai a funcțiilor, ci și a echipelor de oameni, abilitățile interpersonale sunt, de asemenea, importante. Interacțiunea cu persoane de la toate nivelurile unei organizații face parte din muncă, așa că faptul de a fi confortabil, amabil și un bun comunicator va contribui în mare măsură la dezvoltarea acestor relații.
Managementul evenimentelor vs. Planificarea evenimentelor
Deși sunt foarte strâns legate, managementul evenimentelor și planificarea evenimentelor îndeplinesc două funcții diferite. În termeni simpli, planificatorii de evenimente creează viziunea și multe dintre planurile preliminare pentru un eveniment, în timp ce managerii execută detaliile înainte și în timpul acestuia.
Astfel spus, managerii de evenimente pot, de asemenea, planifica aspecte ale evenimentelor, iar planificatorii de evenimente pot gestiona anumite componente ale procesului de planificare a evenimentelor. Cei doi lucrează cot la cot, iar responsabilitățile lor se pot suprapune. Multe persoane pot îndeplini ambele roluri, în special dacă își conduc propria afacere sau lucrează într-o companie mică de planificare a evenimentelor. Cu toate acestea, pregătirea și abilitățile necesare pentru fiecare poziție sunt oarecum distincte.
Iată câteva exemple ale unora dintre diferențele cheie:
| Manageri de evenimente | Planificatori de evenimente |
|---|---|
| Facerea de rezervări de locații | Alegerea temei evenimentului și a concept |
| Coordonarea cu vânzătorii | Selectarea unui loc de desfășurare |
| Angajarea și gestionarea personalului | Planificarea meniului |
| Pe-managementul la fața locului în timpul evenimentului | Agențierea divertismentului sau a vorbitorilor invitați |
Key Takeaways
- Managementul evenimentelor reprezintă supravegherea multor detalii administrative pentru evenimente precum conferințele, festivaluri sau nunți.
- Un manager de evenimente lucrează cu personalul și furnizorii pentru a se asigura că evenimentul este executat conform planului.
- În timp ce planificatorii de evenimente tind să lucreze la conceptul general al evenimentului, managerii de evenimente se ocupă de detaliile execuției acestuia.
- Managerii de evenimente trebuie să fie organizați, pricepuți cu oamenii și flexibili, printre altele.
.