Declarația anuală a unui angajator privind taxa federală de șomaj, Formularul 940 al IRS, este un formular anual depus la IRS de către întreprinderile cu unul sau mai mulți angajați. Este folosit pentru a calcula impozitul federal pe șomaj al angajatorului pe baza salariului anual al afacerii.
Înțelegerea Formularului 940 al IRS
În fiecare an, fiecare afacere cu angajați trebuie să depună Formularul 940 pentru a calcula valoarea impozitului pe șomaj care trebuie plătit la nivel federal. Acest impozit pe salarii se bazează pe primii 7.000 de dolari din salariile fiecărui angajat (inclusiv proprietarii de corporații S care primesc un salariu pentru munca prestată pentru afacerile lor).
Formularul este o singură declarație de o pagină care enumeră plățile totale către toți angajații, din care se scad toate plățile scutite de Legea federală privind contribuțiile la asigurări (FICA), cum ar fi anumite beneficii marginale, asigurarea de viață de grup pe termen lung și asistența pentru îngrijirea persoanelor dependente.
Dacă un angajator are angajați în mai multe state, este posibil ca acesta să fie nevoit să completeze, de asemenea, anexa A a formularului 940 pentru a calcula impozitul dacă aceștia se află în state care au o reducere a creditului pentru salarii conform legilor privind indemnizația de șomaj. Această reducere a creditului de 5,4% pentru taxele de șomaj ale statelor rezultă atunci când statele au împrumutat de la guvernul federal pentru a-și acoperi obligațiile privind indemnizațiile de șomaj și nu au rambursat încă aceste sume.
Ce este Formularul 940 și la ce se folosește?
Deși indemnizațiile de șomaj pentru foștii angajați sunt plătite de către state, guvernul federal oferă o garanție. Acest lucru se face prin colectarea impozitului federal pe șomaj pentru a furniza fonduri statelor atunci când este necesar pentru a-și îndeplini obligațiile privind prestațiile. Legea federală privind impozitul pe șomaj (Federal Unemployment Tax Act – FUTA) a creat un impozit pe salarii în acest scop, iar formularul IRS 940 este utilizat pentru a raporta obligația fiscală anuală a angajatorului.
Care este diferența dintre un formular 940 și un formular 941?
Nu confundați formularul 940, care este o declarație anuală a angajatorului pentru impozitul pe șomaj, cu alte declarații ale angajatorului, cum ar fi:
- Formularul 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return (Declarația trimestrială a angajatorului privind impozitul federal), care este utilizat pentru a raporta reținerea la sursă a salariului pentru impozitul pe venit, precum și partea angajaților din impozitele de securitate socială și Medicare (FICA), plus partea angajatorului din FICA.
- Formularul 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Declarația anuală a angajatorului privind impozitul federal pentru angajații din agricultură), care se utilizează în locul formularului 941 pentru a raporta o dată pe an valoarea impozitelor federale pe venit și FICA reținute (partea angajatului și partea angajatorului).
- Formularul 944, Employer’s Annual Federal Tax Return (Declarația anuală a angajatorului privind impozitul federal), care se depune în locul declarațiilor trimestriale ale angajatorului dacă angajatorul este „mic”. Acest lucru se aplică angajatorilor cu obligații fiscale anuale cu impozit federal pe venit reținut, FICA (partea angajatului și a angajatorului) totalizând 1.000 de dolari sau mai puțin.
Întocmirea formularului federal 940
Formularul 940 se depune o dată pe an, indiferent dacă afacerea a concediat lucrători și a fost notificată de către stat că au fost solicitate beneficii de angajare. Acesta poate fi depus pe suport de hârtie sau electronic.
Trebuie să depun Formularul 940 pentru afacerea mea?
O afacere trebuie să depună Formularul 940 dacă a plătit cel puțin 1.000 de dolari în salarii pe parcursul oricărui trimestru calendaristic (din ianuarie până în martie, din aprilie până în iunie, din iulie până în septembrie și din octombrie până în decembrie) în anul curent sau în anul precedent. Rata de bază a impozitului federal pe șomaj este de 6% pe primii 7.000 de dolari din salariul fiecărui angajat pentru întregul an. Cu toate acestea, există un credit pentru impozitele de șomaj de stat de până la 5,4%, ceea ce aduce rata netă de impozitare la 0,6%.
Un angajator cu angajați în mai mult de un stat sau cu o locație într-un stat de reducere a creditului, trebuie să depună anexa A a formularului 940.
Când trebuie depus formularul 940?
Formularul dvs. fiscal 940 trebuie depus la sfârșitul lunii ianuarie care urmează anului în care au fost plătite salariile. Pentru 2019, data scadentă a formularului 940 este 31 ianuarie 2020. Depunerea acestui formular se face anual, chiar dacă este posibil ca plățile de impozit să trebuiască să se facă trimestrial.
Când și unde să trimiteți plata
Chiar dacă formularul 940 se depune o dată pe an, este posibil ca un angajator să fie nevoit să facă depuneri de impozit trimestrial. Dacă impozitul federal pe șomaj este mai mare de 500 de dolari pentru anul calendaristic, trebuie să se facă cel puțin o plată trimestrială. Depunerea trebuie să fie făcută până în ultima zi a lunii următoare sfârșitului trimestrului calendaristic. Astfel, dacă impozitul federal pe șomaj al unui angajator se ridică la 600 de dolari pe baza salariilor pentru lunile ianuarie-martie, impozitul trebuie depus până la 30 aprilie.
Dacă obligația trimestrială este de 500 de dolari sau mai puțin într-un trimestru, aceasta se reportează în trimestrul următor. Dacă obligația pentru primul trimestru al anului este de 400 de dolari, aceasta se reportează și se adaugă la obligația din al doilea trimestru pentru a determina dacă este necesară o plată.
Dacă sunt necesare plăți trimestriale, acestea trebuie depuse la guvernul federal. Acest lucru se poate face prin EFTPS, un program online gratuit și securizat de plată a impozitului federal.
Pentru întreprinderile mici cu 11 angajați sau mai puțin, plata anuală a impozitului va fi suficientă, deoarece pragul de plată trimestrială nu va fi depășit. De exemplu, dacă aveți cinci angajați care primesc compensații în primul trimestru de 10.000 de dolari (doar primii 7.000 de dolari contează), 8.000 de dolari (doar primii 7.000 de dolari contează), 6.000 de dolari, 4.000 de dolari și, respectiv, 1.000 de dolari, nu se datorează nicio plată pentru acest trimestru. Obligația fiscală pentru acest trimestru este de 150 de dolari (25.000 de dolari x 0,006), care este mai mică decât pragul de depunere a plății de 500 de dolari.
Unde depun întreprinderile un formular federal 940?
Formularul 940 se depune la IRS. Dacă depuneți declarația pe suport de hârtie, aceasta trebuie trimisă la adresa menționată în instrucțiunile din formularul 940. Adresa se bazează pe locația angajatorului și pe faptul că formularul este însoțit sau nu de o plată. Adresa se poate schimba de la an la an, așa că aceasta trebuie verificată înainte de a o trimite prin poștă.
Poate fi depus electronic?
Puteți depune formularul 940 în format electronic, iar IRS vă încurajează să faceți acest lucru. Formularele depuse în acest mod se fac prin intermediul programului e-file al IRS. Acest lucru înseamnă cumpărarea unui software aprobat de IRS pentru a completa declarația și a o trimite electronic la agenție. De obicei, există o taxă pentru acest lucru. Alternativ, puteți apela la un profesionist în domeniul fiscal sau la un furnizor de servicii de salarizare.
Cum pot evita penalitățile pentru afacerea mea?
Să vă achitați de responsabilitățile angajatorului pentru impozitul federal pe șomaj vă poate ajuta să evitați orice penalități și dobânzi. Acest lucru înseamnă:
- Întocmirea formularului 940 până la data scadentă (și asigurându-vă că acesta este complet și corect).
- Depunerea sumei totale a impozitului federal pe șomaj datorat atunci când este necesar (și asigurându-vă că depozitele sunt onorate de instituția financiară de la care sunt trase plățile).
Instrucțiuni pentru formularul 940
Formularul 940 este un formular simplu de completat atâta timp cât aveți la îndemână toate informațiile necesare.
- Inscrieți numele afacerii dumneavoastră, adresa și numărul de identificare a angajatorului (EIN). Dacă sunteți un întreprinzător individual, introduceți numele dvs. pe linia „nume”, cu numele dvs. comercial pe linia „denumire comercială”. Nu este necesară nicio înscriere pe rândul „denumire comercială” dacă numele și denumirea comercială ale afacerii sunt identice.
- Indicați tipul de declarație care se depune, dacă este necesar. Aceasta include bifarea unei căsuțe pentru a arăta că este o declarație modificată, o declarație pentru un angajator succesor, o declarație fără obligații fiscale pentru că nu s-au plătit salarii în timpul anului sau dacă afacerea a fost închisă și a încetat să mai plătească salarii (astfel încât Fiscul nu va căuta o declarație nedepusă în anul următor).
- Cifrați impozitul introducând plățile totale către toți angajații, reduceți acest lucru cu plățile scutite de impozit (de ex, plățile angajatorului pentru asigurarea de sănătate, contribuțiile angajatorului la planurile de pensii calificate), apoi introduceți plățile totale către fiecare angajat care depășesc 7.000 de dolari pentru a obține salariile impozabile. Înmulțiți această sumă cu 0,006 pentru a determina impozitul înainte de ajustări.
- Realizați orice ajustări necesare, cum ar fi sumele de reducere a creditelor descrise anterior.
- Determinați impozitul final datorat și dacă există un sold datorat sau o plată în plus pe baza depozitelor efectuate pentru anul respectiv. Dacă orice sold datorat este de 500 $ sau mai mult, acesta trebuie depus (așa cum s-a explicat anterior). În cazul în care soldul datorat este mai mic, plata poate fi efectuată împreună cu declarația. Dacă există o plată excedentară deoarece a fost deja depusă o sumă prea mare, aceasta poate fi rambursată sau aplicată la următoarea declarație (completați Formularul 940-V, Payment Voucher) pentru a vă asigura că plata este creditată în contul dvs. fiscal.
Să țineți evidența taxelor de șomaj
Una dintre responsabilitățile importante ale unui angajator este să țină evidența taxelor de șomaj și să depună formularul fiscal 940 la timp. Aceste responsabilități pot fi simplificate cu ajutorul unui furnizor de servicii de salarizare.
.