Dacă așteptați o duzină de verișori sau câteva sute de rude, planificarea unei reuniuni de familie semnificative, memorabile și distractive este o provocare. Este nevoie de timp, abilități organizatorice și simțul umorului. Acești 10 pași vă vor ajuta să faceți din reuniunea dvs. un succes – și să vă păstrați sănătatea mintală.
Faceți un plan.
Începeți prin a alege o dată și o locație. Planificatorul profesionist Bill Gunkel de la Reunions Unlimited vă recomandă să începeți planificarea cu cel puțin 12 luni înainte. Cel mai bun prim pas, spune el, este să trimiteți chestionare membrilor familiei pentru a obține păreri despre când, unde și ce își doresc.
Reuniți un comitet pentru a selecta trei date și locații posibile. Trimiteți chestionare prin care cereți membrilor familiei să clasifice opțiunile. Deși nu puteți satisface nevoile tuturor, un sondaj este cel mai bun instrument pentru a afla ce funcționează pentru majoritatea rudelor.
Recrutați și delegați.
Nici o singură persoană nu poate gestiona toate aspectele unei reuniuni de familie. Înconjurați-vă de membri ai comitetului capabili și entuziaști. În calitate de președinte, veți supraveghea evenimentul, vă veți ocupa de comunicarea între comitete, veți coordona voluntarii – și ocazional veți juca rolul de pacificator.
Pentru evenimente mici, cu 20 sau 30 de persoane, veți avea nevoie doar de câțiva voluntari. Evenimentele mari necesită mai mulți voluntari și comitete.
Locuri de muncă la reuniune
- Director financiar: se ocupă de contul curent al reuniunii, menține bugetul, face achiziții
- Legătura cu cazarea: găsește locuri de cazare și negociază reducerile de grup
- Director de alimentație: lucrează cu firma de catering sau se ocupă de potluck
- Ofițer de corespondență: comunică cu membrii familiei
- Ofițerul de rezervări: urmărește cine vine
- Aprovizionarea cu suveniruri: adună suveniruri pentru a le expune
- Comitetul de primire: face etichete cu numele, agende și indicatoare; se ocupă de înregistrare; ajută oamenii să se amestece
Directorul de divertisment: organizează activități pentru o varietate de vârste
Creează un centru de comandă.
O reuniune generează birocrație: Chiar și cu subcomitete, președintele reuniunii are nevoie de copii ale informațiilor pertinente, cum ar fi contractele cu vânzătorii de alimente, informații actualizate despre înregistrare și detalii despre cazare.
Puteți păstra totul într-un simplu dosar sau puteți dori dosare separate pentru fiecare comitet într-o cutie de dosare. Păstrați-vă înregistrările organizate – vă veți referi la ele de multe ori
Construiți un buget.
Costul poate fi un factor important în ceea ce privește participarea, spune Katy Anderson, proprietar al Reunion Masters din San Jose, California. „Păstrați costurile la un nivel scăzut sau încercați să oferiți familiei suficient timp înainte de a face bugetul.” Ea recomandă între 12 și 18 luni.
Dați o idee despre preț în prima comunicare despre reuniune. Pentru reuniunile mai scumpe, cum ar fi croazierele, Anderson sugerează să oferiți opțiuni de plată lunară.
Într-o actualizare ulterioară, să cereți fiecărei familii să contribuie cu o anumită sumă de bani de pornire este o modalitate bună de a compensa costurile de pornire. Obțineți mai mult aluat cu proiecte de strângere de fonduri și includeți actualizări financiare în corespondență.
Pregătiți-vă un plan de rezervă.
Dacă reuniunea dvs. va fi în aer liber, rezervați un pavilion care poate găzdui toți participanții în caz de vreme neașteptată. Împachetați câteva jocuri de societate sau meșteșuguri pe care copiii le pot face înăuntru.
Dă de veste.
Înviați invitațiile cât mai devreme posibil. Dacă doriți să le trimiteți prin poștă, puteți opta pentru un simplu fluturaș, un card sau o carte poștală sau un buletin informativ de familie elaborat. O opțiune ecologică este o invitație transmisă prin e-mail de la Evite sau Punchbowl.
Între timp, mergeți online pentru a transmite informații și a incita interesul. Puteți crea o pagină privată de eveniment pe Facebook și să invitați oamenii să se alăture, sau să puneți pe cineva să se ocupe de trimiterea unor simple actualizări prin e-mail din când în când. O altă idee este să folosiți un site web centrat pe familie, cum ar fi Geni, ca un centru de mesaje.
Includeți trivia de familie în comunicările dumneavoastră! Încurajați rudele să trimită povești, idei și actualizări pentru corespondență. Această implicare duce adesea la o participare mai bună.
Oferiți ceva pentru toată lumea.
Oferiți o gamă de activități pentru a satisface vârste și interese variate. De asemenea, puteți avea ieșiri opționale, cum ar fi golf, excursii la mall sau excursii la situri istorice.
Pentru copii, urmăriți un amestec de activități în aer liber și în interior. Adolescenții pot organiza jocurile copiilor mai mici.
Începeți în forță.
Linda Johnson Hoffman, autoarea cărții The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), sugerează activități de spargere a gheții pentru a da startul reuniunii. „Implicarea tuturor încă de la sosire este esențială pentru a da tonul potrivit”, spune ea.
Activități pentru a sparge gheața
- Puneți un comitet de primire să-i întâmpine pe oaspeții care sosesc.
- Creați un arbore genealogic în alb și puneți fiecare membru să își completeze informațiile.
- Furnizați o agendă de activități pentru ca nimeni să nu fie lăsat pe dinafară.
- Creați bannere de bun venit
- Dăruiți obiecte gratuite, cum ar fi pixuri imprimate sau caiete de notițe, la înregistrare
Părtășiți povestea familiei dumneavoastră.
Nu contează cât de diferite sunt rudele dumneavoastră, moștenirea familiei dumneavoastră este un lucru pe care îl aveți cu toții în comun. Sărbătoriți-o prin așezarea fotografiilor vechi și a amintirilor. Încorporează mâncare, muzică și decorațiuni din patria strămoșească a familiei tale.
Utilizați ocazia pentru a face un album foto de familie (toată lumea aduce poze și creează o pagină), o carte cu povești de familie, un filmuleț cu imagini de la reuniune sau o carte de rețete de familie.
Mențineți ritmul.
După reuniune, planificați să păstrați legătura până la următoarea. Buletinele de știri de familie și site-urile web sunt excelente pentru acest lucru. Recrutați voluntari pentru a trimite un buletin informativ, creați și monitorizați o pagină pe Geni sau Facebook, sau construiți un site web frumos pentru istoria familiei (vă putem arăta cum)!
Lecturi conexe
O versiune a acestui articol a apărut în numărul din aprilie 2001 al revistei Family Tree Magazine.
Să entuziasmați întreaga familie cu privire la strămoși cu cartea noastră electronică Best Family History Projects!
Aceste proiecte de istorie a familiei vă vor ajuta să vă folosiți cercetările în moduri noi și interesante, cu sfaturi și strategii pentru a vă publica genealogia într-un raport sau blog, pentru a tipări arbori genealogici decorativi, pentru a vă salva cercetările în cloud și multe altele.
Cumpărați acum
.