Jeśli jesteś profesjonalistą i chcesz być postrzegany jako profesjonalista, musisz mieć profesjonalny adres e-mail. To ma sens, prawda?
Wyobraź sobie, że znajdujesz usługę, której potrzebujesz, a następnie zdajesz sobie sprawę, że ich służbowy adres e-mail to Jeśli jesteś klientem, niestandardowy adres e-mail, taki jak ten, na pewno nie pomoże zdobyć Twojego zaufania.
To jest tak proste; wszystko, co musisz zrobić, to postawić się w sytuacji klientów i stworzyć profesjonalny adres e-mail, który nie sprawi, że Twoja firma będzie wydawać się zupełnie nieprofesjonalna lub nawet będzie oszustwem.
Amelia wie dokładnie, jak skonfigurować i obsługiwać profesjonalne e-maile, które są przeznaczone do wysyłania do Twoich klientów. Niezależnie od tego, co to może być – e-mail z umówionym spotkaniem lub przypomnieniem, możesz uzyskać pomoc.
How to Create a Professional Email Address
Make your email address look like this dapper fellow.
Przejrzyjmy szybko kilka rzeczy, które powinieneś zrobić podczas tworzenia profesjonalnego adresu e-mail (i kilka, których powinieneś unikać, gdy tylko jest to możliwe).
Użyj nazwy swojej marki
Podczas tworzenia e-maili biznesowych, nigdy nie powinieneś po prostu używać generatora nazw e-maili i mieć to za sobą. Musisz umieścić trochę myśli do niego.
Jedną z najlepszych rzeczy do zrobienia jest przy użyciu nazwy swojej marki, aby Twoja marka łatwo rozpoznawalne. W ten sposób istnieje większa szansa, że klienci będą faktycznie czytać twoje e-maile, jeśli chodzi o wysyłanie promocji i podobne, zamiast oznaczać je jako spam.
Obsługa klienta
Po uruchomieniu witryny internetowej i zapewnieniu ludziom wszystkich podstawowych informacji kontaktowych, możesz oczekiwać, że obsługa klienta skontaktuje się z tobą najbardziej.
Z tego powodu, powinieneś faktycznie używać słów „obsługa klienta” jako część swojego e-maila. Jeśli to zrobisz, klienci natychmiast zrozumieją, z kim rozmawiają.
Użyj własnej domeny
Kupno własnej domeny jest świetnym pomysłem, jeśli chcesz, aby Twoja firma wydawała się bardziej profesjonalna.
Domeny na zamówienie są tańsze niż kiedykolwiek i pomogą ustanowić zaufanie między Tobą a Twoimi klientami. Twoi klienci natychmiast poczują się pewniej w twojej pracy, jeśli uwierzą, że bierzesz to, co robisz na poważnie.
Use Names Rather than Nicknames and Numbers
Whenever possible, you should try to avoid using nicknames, numbers, and similar for professional emails. Używanie imienia i nazwiska jest zawsze lepsze.
Oto kilka przykładów, jak zrobić profesjonalny adres e-mail z imieniem i nazwiskiem:
Pełne nazwisko + Twoja nazwa domeny =
Możesz również wprowadzić znaki specjalne, jeśli Twoja nazwa jest już zajęta, ale to nie powinno być problemem, jeśli używasz własnej domeny. Jednakże, jeśli tak się stanie, można utworzyć niestandardowy e-mail, jak to –
Pierwsze imię + Twoja nazwa domeny =
Używanie tylko imię jest dobrym pomysłem, ponieważ mimo, że jest profesjonalny, to również pozostawia osobiste połączenie z klientem. Jednakże, może to stać się problemem, jeśli masz więcej pracowników o tym samym nazwisku, w którym to przypadku, należy użyć jednego z następujących 2 formatów:
Pierwsze imię i nazwisko + Twoja nazwa domeny =
Pierwsze imię i nazwisko + Twoja nazwa domeny =
Use Generic Names for Special Services
Choć używanie nazw osobowych jest świetne do nawiązywania relacji na bardziej osobistym poziomie z klientami, istnieją pewne przypadki, w których powinieneś wybrać nazwy ogólne.
W niektórych przypadkach, klienci będą chcieli skontaktować się z określonym działem lub oddziałem firmy. Oni nie będą wiedzieć, że jest to e-mail firmy, która należy do szefa sprzedaży. Zamiast tego, trzeba będzie zrobić to jasne, wybierając nazwę rodzajową.
Oto kilka profesjonalnych przykładów adresów e-mail z nazwami rodzajowymi:
Jest to biznesowy format adresu e-mail do wykorzystania w celu zapewnienia ogólnych informacji i odpowiedzi na ogólne pytania. Ludzie będą od razu wiedzieć, co to znaczy lub, w przypadku otrzymania e-maila, będą wiedzieć, kto to jest od.
Mówiliśmy o tym trochę wcześniej, ale posiadanie oddzielnego adresu e-mail do obsługi klienta jest zawsze dobrym pomysłem. To będzie prawdopodobnie najbardziej używany adres e-mail firmy.
Pamiętasz przykład Liam Smith, szef sprzedaży? Jeśli Liam używa adresu e-mail, to może nie być najlepszy profesjonalny adres e-mail dla biznesu. Klienci nie wiedzą, że Liam jest szefem sprzedaży, nie wiedzą, że muszą się z nim skontaktować, jeśli mają pytania związane ze sprzedażą.
Prawdopodobnie już teraz rozumiesz, kiedy i dlaczego używać nazw ogólnych zamiast nazw osobowych.
Rzeczy do uniknięcia
Teraz, gdy rozmawialiśmy o rzeczach, które powinieneś zrobić przy wyborze dobrych nazw e-mail, wspomnijmy również o rzeczach, których powinieneś unikać.
Numery i pseudonimy
Nie, że numery i pseudonimy są w jakikolwiek sposób obraźliwe lub złe, ale proste konto e-mail zawsze będzie bardziej profesjonalne.
Możesz sprawdzić ponownie pomysły adresów e-mail wymienionych powyżej, aby zobaczyć różne odmiany biznesowego adresu e-mail, które można wykorzystać, jeśli więcej osób w firmie mają to samo nazwisko.
Tytuły, stanowiska i różne regalia
Więc ciężko pracowałeś nad uzyskaniem stopnia inżyniera i teraz chcesz, aby wszyscy wiedzieli, że jesteś rzeczywiście wykwalifikowany do wykonywania pracy, którą wykonujesz.
Po tym wszystkim, jeśli ludzie widzą nazwy e-maili takie jak , będą wiedzieć, że jesteś profesjonalistą. Lub będą one?
Okazuje się, że – NIE. Klienci w rzeczywistości nie dbają o to w ogóle. Mając to na uwadze, powinieneś zawsze unikać używania tytułów, stanowisk i różnych regaliów.
Znaki charakteru seksualnego lub płci
Są nazwy, które są powszechnie używane zarówno przez mężczyzn jak i kobiety. Na przykład, jeśli otrzymasz e-mail od , nie możesz być w 100% pewien, że Avery jest mężczyzną.
Jednakże nie oznacza to, że powinieneś używać znaków płci, gdy zdecydujesz się na profesjonalny adres e-mail. Zamiast tego, możesz łatwo wyjaśnić to w podpisie email.
Personalne przekonania, rasa, religia, itp.
Twoja rasa, religia, osobiste przekonania i podobne nie mają nic wspólnego z twoją zdolnością do wykonywania pracy. Odnoszenie się do nich w adresach e-mail nie jest profesjonalne.
Teraz, gdy wiemy jak stworzyć profesjonalny adres e-mail, skupmy się na tym, jak pisać profesjonalne e-maile.
Jak wysłać profesjonalnego e-maila
Teraz, gdy widzieliśmy pomysły na profesjonalny adres e-mail, porozmawiajmy o kilku innych ważnych elementach najlepszego biznesowego e-maila.
Profesjonalna odpowiedź
Możesz mieć najwspanialszą nazwę domeny e-mailowej na świecie, ale nie przyniesie ci to nic dobrego, jeśli twoja odpowiedź nie jest również profesjonalna. Odpowiadaj na zapytania klientów w sposób terminowy i zawsze utrzymuj profesjonalną komunikację.
Bezpieczeństwo
Jeśli prowadzisz biznes, musisz się upewnić, że twoje konto e-mail jest tak bezpieczne, jak to tylko możliwe. Rozważ użycie dodatkowych opcji bezpieczeństwa, takich jak te dostarczone przez Twoją usługę hostingową… lub po prostu użyj G-Suite. Jeśli chodzi o blokowanie prób włamań i tym podobnych, nigdy nie można być zbyt ostrożnym.
Spam
Jeśli chcesz, aby Twoje e-maile były faktycznie czytane, a nie automatycznie oznaczane jako spam, musisz o tym pomyśleć jeszcze przed skonfigurowaniem adresu e-mail.
Musisz się upewnić, że klienci rozpoznają nazwę Twojej marki i wiedzą, od kogo pochodzą e-maile. Z tego powodu, użyj nazwy swojej marki jako część adresu e-mail. Preferably, użyj go do niestandardowej nazwy domeny.
Mając fajne nazwy e-mail jest … Cóż, fajne, ale nie zawsze jest to najlepszy sposób, aby przejść. Musisz swoją nazwę e-maila odzwierciedlać pewien poziom profesjonalizmu i musisz dopasować ją do swojej strony internetowej, produktów, profili społecznych itp. Jeśli tak nie jest, będziesz po prostu wypełnienie ludzi folderów spamu raz zaczniesz wysyłać promocje.
Kończąc myśli na temat tworzenia profesjonalnego adresu e-mail
W artykule powyżej, wyjaśniliśmy, jak stworzyć biznesowy e-mail i profesjonalne nazwy e-mail. Wskazówki, które wspomnieliśmy nie mają na celu ograniczenia kreatywności w jakikolwiek sposób. Jednakże, jeśli chcesz kreatywne nazwy e-mail, należy zawsze zachować je profesjonalne i uniknąć przechodzenia na górę.
To zależy od firmy do firmy i nie każda firma musi iść z tego samego podejścia przy tworzeniu profesjonalnego e-maila. Mając to na uwadze, rozważyć porady, które daliśmy ci, a następnie zobaczyć dla siebie, która droga jest właściwa dla Ciebie i Twojej firmy.
Jest również kilka wskazówek na temat tworzenia e-maili biznesowych za darmo z istniejącej domeny.
Jeśli podobało Ci się czytanie tego artykułu o tym, jak stworzyć profesjonalny adres e-mail, powinieneś również przeczytać te:
- Wyzwania biznesowe, które konsultanci muszą wiedzieć, jak naprawić
-
Jak zostać konsultantem i oferować porady biznesowe
-
Jak zmniejszyć współczynnik porzucania koszyka na swojej stronie internetowej do rezerwacji
.