Ten samouczek obejmuje:
Czym są łącza zewnętrzne lub odwołania?
Gdy tworzysz formuły w Excelu i odwołujesz się do punktu danych w innym skoroszycie, Excel tworzy łącze do tego skoroszytu.
Więc Twoja formuła może wyglądać tak, jak pokazano poniżej:
Zauważ, że część zaznaczona na żółto to łącze zewnętrzne (zwane również odwołaniem zewnętrznym). Ta część formuły mówi programowi Excel, aby przeszedł do tego skoroszytu (Score.xlsx) i odwołał się do określonej komórki w tym skoroszycie.
Zaletą posiadania łącza zewnętrznego w formule jest to, że można ją automatycznie aktualizować, gdy zmienią się dane w połączonym skoroszycie.
Jednakże wadą tego rozwiązania jest to, że zawsze musisz mieć dostępny ten połączony skoroszyt. Jeśli usuniesz plik połączonego skoroszytu, zmienisz jego nazwę lub zmienisz lokalizację folderu, dane nie będą aktualizowane.
Jeśli pracujesz z skoroszytem, który zawiera zewnętrzne łącza i musisz udostępnić go współpracownikom/klientom, lepiej jest usunąć te zewnętrzne łącza.
Jednakże, jeśli masz dużo formuł, robienie tego ręcznie może doprowadzić cię do szaleństwa.
Jak znaleźć zewnętrzne łącza i odwołania w Excelu
Oto kilka technik, których możesz użyć, aby szybko znaleźć zewnętrzne łącza w Excelu:
- Używanie funkcji Znajdź i zamień.
- Używanie opcji Edytuj łącza.
Zobaczmy, jak działa każda z tych technik.
Znajdowanie łączy zewnętrznych za pomocą funkcji Znajdź i zamień
Komórki z łączami zewnętrznymi zawierają nazwę skoroszytu, do którego się odwołują. Oznaczałoby to, że odnośnik miałby nazwę pliku z rozszerzeniem .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Możemy to wykorzystać do znalezienia wszystkich odnośników zewnętrznych.
Oto kroki, które należy wykonać, aby znaleźć odnośniki zewnętrzne w programie Excel przy użyciu funkcji Znajdź i zamień:
- Zaznacz wszystkie komórki.
- Przejdź do karty Strona główna -> Edycja -> Znajdź & Wybierz -> Znajdź.
- W oknie dialogowym Znajdź i zamień wpisz *.xl* w polu „Znajdź co”.
- Kliknij Znajdź wszystko.
W ten sposób zostaną znalezione i pokazane wszystkie komórki, w których znajdują się linki zewnętrzne.
Teraz możesz zaznaczyć wszystkie te komórki (wybierz pierwszy rekord, przytrzymaj klawisz Shift, a następnie wybierz ostatni rekord) i przekonwertować formuły na wartości.
Znajdź łącza zewnętrzne za pomocą opcji Edytuj łącza
Excel ma to wbudowane narzędzie, które znajdzie wszystkie zewnętrzne odniesienia.
Oto kroki, aby znaleźć zewnętrzne łącza za pomocą opcji Edytuj łącza:
- Przejdź do zakładki Dane.
- W grupie Połączenia kliknij polecenie Edytuj łącza. Otworzy to okno dialogowe Edytuj łącza, w którym zostanie wyświetlona lista wszystkich skoroszytów, do których się odwołujemy.
- Kliknij na Przerwij łącza, aby przekonwertować wszystkie połączone komórki na wartości.
Uważaj, że po przerwaniu łączy nie można tego cofnąć. Jako najlepsza praktyka, utwórz kopię zapasową przed wykonaniem tego.
Nadal otrzymujesz monit o łączach zewnętrznych?
Czasami możesz znaleźć i usunąć wszystkie łącza zewnętrzne, ale nadal otrzymywać monit, jak pokazano poniżej:
Nie szalej i nie zaczynaj przeklinać Excela.
Jeśli więc otrzymujesz monit o aktualizację linków, sprawdź również następujące elementy dla linków zewnętrznych:
- Named Ranges
- Conditional Formatting
- Data Validation
- Shapes
- Chart Titles
Używanie „Find and Replace” lub „Edit Links”, jak pokazano powyżej, nie zidentyfikowałoby linków zewnętrznych w tych wyżej wymienionych funkcjach.
Oto kroki, aby znaleźć linki zewnętrzne w tych miejscach:
- Zakresy nazwane: Przejdź do zakładki Formuła i kliknij na Menedżer nazw. To pokaże Ci wszystkie nazwane zakresy w skoroszycie. Możesz sprawdzić kolumnę „Odnosi się do”, aby dostrzec zewnętrzne odniesienia.
- Formatowanie warunkowe: Jedynym sposobem, w jaki link zewnętrzny może wylądować w Formatowaniu warunkowym, jest formuła niestandardowa. Przejdź do zakładki Strona główna -> Formatowanie warunkowe -> Zarządzaj regułami. W Menedżerze reguł formatowania warunkowego sprawdź formuły dla linków zewnętrznych.
- Walidacja danych: Możliwe jest, że lista rozwijana Sprawdzanie poprawności danych odnosi się do zakresu nazwanego, który z kolei posiada łącza zewnętrzne. Sprawdzenie Nazwanych Zakresów powinno zająć się również tym problemem.
- Kształty: Jeśli używasz kształtów, które są połączone z komórkami, sprawdź je pod kątem zewnętrznych linków. Oto szybki sposób, aby przejść przez wszystkie kształty:
- Naciśnij klawisz F5. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Przejdź do.
- Kliknij na Special.
- W oknie dialogowym Przejdź do Special wybierz Objects.
- Kliknij OK. Spowoduje to zaznaczenie wszystkich kształtów. Teraz możesz użyć klawisza Tab, aby przechodzić między nimi.
- Chart Titles: Wybierz tytuł wykresu i sprawdź na pasku formuły, czy odnosi się on do łącza zewnętrznego.
Możesz dowiedzieć się więcej o Łączach zewnętrznych z tych samouczków:
- Znajdowanie łączy zewnętrznych w Excelu – Contextures Blog.
- Znajdowanie łączy zewnętrznych – Microsoft Excel Support.
Dostępny jest również dodatek do wyszukiwania łączy zewnętrznych w Excelu. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej i pobrać dodatek.
You May Also Like the Following Excel Tutorials: